Công việc của Nhân viên tổng vụ là gì?

Yêu cầu tuyển dụng của một Nhân viên tổng vụ

Vì không chuyên môn hóa trong một bộ phận nào nên nhiều người vẫn lầm tưởng rằng công việc tổng vụ rất dễ dàng. Nhưng sự thật không phải thế. Công việc của Nhân viên tổng vụ đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm khác nhau để có thể hoàn thành tốt các đầu việc.

Vậy, kỹ năng cần có của nhân viên tổng vụ là gì? Cùng tìm hiểu ngay dưới đây:

Yêu cầu bằng cấp và kiến thức chuyên môn 

• Am hiểu về pháp luật: Nhân viên tổng vụ phải thực hiện các đầu việc liên quan đến hợp đồng lao động, chế độ đãi ngộ, lương thưởng cũng như bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Thế nên, họ phải có sự am hiểu nhất định về pháp luật để từ đó có cơ sở để tạo nên những bản hợp đồng chính xác; đồng thời giải quyết các thắc mắc, khiếu nại một cách thấu tình đạt lý.
• Kiến thức ngoại ngữ: Nhân viên tổng vụ cần khả năng ngoại ngữ ở mức căn bản để giao tiếp với những đối tác nước ngoài, hay thậm chí là nhân viên người nước ngoài trong các tập đoàn đa quốc gia.

Yêu cầu về kỹ năng

• Kỹ năng sử dụng máy tính (Word, Excel, Powerpoint, Access): Không chỉ làm việc với con người, công việc của Nhân viên tổng vụ còn đòi hỏi họ phải có kỹ năng tin học để tra cứu thông tin một cách nhanh chóng. Họ còn phải thông thạo các phần mềm văn phòng như Word, Excel, Powerpoint, Access,… để soạn thảo hợp đồng, tính lương thưởng, trình chiếu các buổi training/sharing trong nội bộ, v.v
• Làm việc nhóm và làm việc độc lập: Nhân viên tổng vụ phải có cả kỹ năng làm việc độc lập lẫn làm việc nhóm thật tốt để giải quyết được rất nhiều đầu việc khác nhau.
• Khả năng giao tiếp: Chính khả năng truyền đạt thông tin tốt sẽ giúp họ truyền tải thông tin đến nhân sự một cách chuẩn xác, rõ ràng. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp còn là công cụ để họ dễ dàng kết nối với tất cả mọi người trong công việc. Từ đó, công việc sẽ diễn ra ổn thỏa và suôn sẻ hơn.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Với tính chất công việc bao gồm rất nhiều đầu việc đa dạng, bạn sẽ cần biết quản lý thời gian biểu và bản thân để có thể hoàn thành mọi công việc một cách chu toàn.

Các yêu cầu khác 

• Kinh nghiệm làm việc tại các văn phòng hành chính: Như đã nói bên trong, công việc của Nhân viên tổng vụ đòi hỏi họ phải làm việc với nhiều bộ phận liên quan như nhân sự, hành chính văn phòng. Chính vì thế, kinh nghiệm làm việc tại văn phòng hành chính hay phòng thư ký, trợ lý sẽ giúp họ làm việc một cách hiệu quả hơn.

Lộ trình thăng tiến của Nhân viên tổng vụ

Mức lương bình quân của Nhân viên tổng vụ có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm công việc, địa điểm và điều kiện thị trường lao động.

• Nhân viên hành chính: 7 - 10 triệu đồng/tháng
• Nhân viên hành chính nhân sự: 8 - 10 triệu đồng/tháng
• Nhân viên nhân sự: 7 - 10 triệu đồng/tháng

Nhân viên tổng vụ có thể phát triển nền các vị trí cáo và 1 lộ trình thăng tiến tiếng, lộ trình của một Nhân viên tổng vụ như sau:

1. Thực tập sinh tổng vụ

Mức lương: 4 - 5 triệu/tháng

Kinh nghiệm làm việc: 0 - 1 năm

Thực tập sinh tổng vụ là sinh viên hoặc người mới ra trường đang tham gia chương trình thực tập tại bộ phận tổng vụ của doanh nghiệp. Mục đích của chương trình thực tập là giúp sinh viên tích lũy kinh nghiệm thực tế, nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn liên quan đến công việc tổng vụ, đồng thời cũng là cơ hội để doanh nghiệp đánh giá tiềm năng của thực tập sinh và có thể tuyển dụng họ vào vị trí chính thức sau khi kết thúc chương trình. Các công việc chính tại vị trí này sẽ là hỗ trợ các nhân viên tổng vụ trong các công việc hành chính văn phòng như ( soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ,..), tham gia vào các hoạt động tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân viên,..

>> Đánh giá: Thực tập sinh tổng vụ có cơ hội nắm vững các quy trình hành chính, chính sách nhân sự và quy định pháp lý, từ đó tích luỹ kiến thức và kỹ năng quản lý. Thực tập sinh tổng vụ có cơ hội làm việc cùng với nhiều phòng ban và cấp quản lý khác, mở rộng mạng lưới giao tiếp và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ trong tổ chức.

2. Nhân viên tổng vụ

Mức lương: 8 - 12 triệu/tháng

Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm

Nhân viên tổng vụ là một vị trí công việc trong một tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp. Công việc của Nhân viên tổng vụ liên quan đến quản lý và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hành chính, nhân sự, tài chính và các hoạt động văn phòng khác. Nhân viên tổng vụ thường chịu trách nhiệm về việc xử lý hồ sơ nhân viên, quản lý lương thưởng, thực hiện các quy trình hành chính, quản lý và duy trì các hợp đồng, quản lý tài liệu và hỗ trợ các hoạt động chung trong cơ quan hoặc công ty. Công việc chính tại vị trí này là thực hiện tất cả những thủ tục có liên quan đến nhân sự. Công việc tổng vụ là gì chi tiết sẽ bao gồm: những quyết định tuyển dụng và luân chuyển công tác, lên nội dung cho thông báo nội bộ, mức lương tổng vụ xây dựng những quy định và các tiêu chuẩn làm việc, chuẩn bị hợp đồng lao động cho những người lao động trong công ty,..

>> Đánh giá: Nhân viên tổng vụ có cơ hội góp phần vào việc xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả và hỗ trợ sự phát triển của cả nhân viên và công ty. Nhân viên tổng vụ có thể tiến xa hơn trong sự nghiệp, từ các vị trí quản lý nhân sự, chuyên viên tuyển dụng đến cấp quản lý cao hơn.

3. Chuyên viên tổng vụ

Mức lương: 12 - 17 triệu/tháng

Kinh nghiệm làm việc: 3 - 6 năm

Chuyên viên tổng vụ là người đảm nhiệm các công việc chuyên môn trong lĩnh vực hành chính nhân sự tại một doanh nghiệp, tổ chức. So với nhân viên tổng vụ, chuyên viên tổng vụ có trình độ chuyên môn cao hơn, kinh nghiệm dày dặn hơn, và phụ trách những công việc phức tạp hơn. Các công việc chính tại vị trí này là tuyển dụng, đào tạo, đánh giá năng lực, thăng tiến, kỷ luật nhân viên, xây dựng và áp dụng bảng lương, thưởng, phụ cấp, chế độ đãi ngộ cho nhân viên,..

>> Đánh giá: Chuyên viên Tổng vụ là một vị trí có sức hút lớn, đặc biệt trong các doanh nghiệp lớn và đa quốc gia. Sức hút của nghề còn đến từ việc được tiếp xúc và phối hợp với nhiều phòng ban, tạo cơ hội phát triển kỹ năng quản lý và mở rộng mạng lưới quan hệ trong doanh nghiệp.

4. Trưởng phòng tổng vụ

Mức lương: 17 - 25 triệu/tháng

Kinh nghiệm làm việc: Từ 6 năm trở lên

Trưởng phòng tổng vụ là người đứng đầu bộ phận tổng vụ của một doanh nghiệp, tổ chức. Trưởng phòng tổng vụ có trách nhiệm quản lý, điều hành tất cả các hoạt động hành chính nhân sự trong doanh nghiệp, tổ chức, đồng thời đề xuất chiến lược, phương hướng phát triển cho bộ phận tổng vụ. Công việc chính tại vị trí này là lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động hành chính nhân sự, quản lý bộ phận tổng vụ, báo cáo kết quả hoạt động của bộ phận tổng vụ cho ban lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức, tư vấn cho ban lãnh đạo doanh nghiệp, tổ chức về các vấn đề liên quan đến nhân sự,..

>> Đánh giá: Với trách nhiệm giám sát quy trình, điều phối nhân sự và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, vị trí này đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo xuất sắc và khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng. Việc tiếp xúc với ban lãnh đạo và ảnh hưởng đến chiến lược vận hành của công ty, tạo cơ hội thăng tiến cao.

5 bước giúp Nhân viên tổng vụ thăng tiến nhanh trong trong công việc

Nâng cao kiến thức chuyên môn và kỹ năng quản lý hành chính

Để trở thành một Nhân viên tổng vụ xuất sắc, bạn cần liên tục cập nhật và mở rộng kiến thức về các quy trình hành chính, nhân sự, và quản lý vận hành. Tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về quản trị văn phòng, tổ chức sự kiện và quản lý tài chính cơ bản sẽ trang bị cho bạn những kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả. Đồng thời, việc hiểu biết về các quy định pháp lý liên quan đến lao động, bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân sẽ giúp bạn cung cấp tư vấn chính xác và hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty.

Chủ động trong công việc và giải quyết vấn đề

Sự chủ động trong công việc là chìa khóa để thể hiện giá trị của bạn. Hãy chủ động tìm kiếm và đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình làm việc để nâng cao hiệu suất và hiệu quả của bộ phận tổng vụ. Ví dụ, việc số hóa các quy trình hành chính hoặc triển khai hệ thống quản lý thông tin có thể giúp công việc trở nên trơn tru hơn. Đồng thời, khả năng phản ứng nhanh chóng với các tình huống phát sinh là rất quan trọng, giúp bạn giải quyết các vấn đề về quản lý nhân sự, hành chính và cơ sở vật chất một cách hiệu quả.

Xây dựng mối quan hệ tốt với các phòng ban khác

Trong vai trò Nhân viên tổng vụ, việc tương tác hiệu quả với các phòng ban khác là rất quan trọng. Hãy tích cực phối hợp và hỗ trợ các bộ phận khác để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Xây dựng mối quan hệ tốt và duy trì sự giao tiếp mở với các phòng ban không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng hơn mà còn tạo cơ hội để bạn được biết đến và đánh giá cao trong tổ chức.

Phát triển kỹ năng giao tiếp và quản lý thông tin

Kỹ năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp bạn thành công trong vai trò Nhân viên tổng vụ Bạn cần truyền đạt thông tin một cách chính xác và dễ hiểu để đảm bảo rằng các phòng ban và đối tác nắm rõ các quy trình và yêu cầu. Ngoài ra, quản lý và xử lý thông tin một cách tổ chức và hiệu quả sẽ giúp bạn duy trì trật tự và giảm thiểu sai sót trong công việc hàng ngày.

Chứng tỏ khả năng quản lý và đề xuất cải tiến

Để thăng tiến trong sự nghiệp, bạn cần chứng tỏ khả năng quản lý đội nhóm hoặc các dự án nội bộ. Hãy chủ động nhận các nhiệm vụ lớn và thể hiện khả năng tổ chức, điều phối và lãnh đạo. Đồng thời, đừng ngần ngại đề xuất các ý tưởng cải tiến quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận tổng vụ. Sự chủ động trong việc tìm kiếm và thực hiện các cải tiến sẽ giúp bạn nổi bật hơn và mở ra cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.

>> Khám phá thêm:

Việc làm Nhân viên tổng vụ đang tuyển dụng

Việc làm Nhân viên nhân sự đang tuyển dụng

Việc làm Trưởng phòng hành chính nhân sự đang tuyển dụng