Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân viên tổng vụ?

Nhân viên tổng vụ là một vị trí công việc trong một tổ chức, công ty hoặc doanh nghiệp. Công việc của Nhân viên tổng vụ liên quan đến quản lý và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hành chính, nhân sự, tài chính và các hoạt động văn phòng khác. Nhân viên tổng vụ thường chịu trách nhiệm về việc xử lý hồ sơ nhân viên, quản lý lương thưởng, thực hiện các quy trình hành chính, quản lý và duy trì các hợp đồng, quản lý tài liệu và hỗ trợ các hoạt động chung trong cơ quan hoặc công ty.

Lộ trình thăng tiến của Nhân viên tổng vụ

Nhân viên tổng vụ cũng có thể phát triển nền các vị trí cao và 1 lộ trình thăng tiến tiếng, lộ trình của một Nhân viên tổng vụ như sau:

Nhân viên tổng vụ ( 0 - 2 năm )

Là vị trí đầu tiên để bạn lắm rõ các công việc của Nhân viên tổng vụ là chịu trách nhiệm về các công việc hỗ trợ và đảm bảo sự thuận tiện và sạch sẽ trong một tổ chức, công ty hoặc cơ sở và từ đó để phát triển nên các vị trí cao hơn

Chuyên viên tổng vụ ( 2 - 3 năm )

Chuyên viên tổng vụ là một vị trí công việc trong các tổ chức, doanh nghiệp hoặc công ty, có trách nhiệm quản lý và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các hoạt động hành chính và quản lý tổng thể của tổ chức. Chuyên viên tổng vụ có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau như quản lý hồ sơ nhân viên, xử lý các vấn đề liên quan đến pháp lý, hỗ trợ trong quản lý tài chính và kế toán, quản lý hợp đồng, quản lý văn phòng, và quản lý các hoạt động hàng ngày khác của tổ chức. Công việc của chuyên viên tổng vụ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của tổ chức.

Trưởng phòng tổng vụ ( 4 - 5+ năm)

Trưởng phòng tổng vụ là một vị trí quản lý trong một tổ chức, công ty hoặc cơ quan. Người đảm nhận vai trò này thường là người đứng đầu và có trách nhiệm giúp đỡ trưởng phòng tổng vụ trong việc quản lý, điều hành và tổ chức các hoạt động của tổ phòng tổng vụ. Vị trí này thường cần có kiến thức chuyên môn về quản lý, kế toán, tài chính và các vấn đề liên quan đến tổ chức và quản lý.

Yêu cầu tuyển dụng của một Nhân viên tổng vụ

Vì không chuyên môn hóa trong một bộ phận nào nên nhiều người vẫn lầm tưởng rằng công việc tổng vụ rất dễ dàng. Nhưng sự thật không phải thế. Công việc của Nhân viên tổng vụ đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm khác nhau để có thể hoàn thành tốt các đầu việc.

Vậy, kỹ năng cần có của Nhân viên tổng vụ là gì? Cùng tìm hiểu ngay dưới đây:

Kiến thức

• Am hiểu về pháp luật: Nhân viên tổng vụ phải thực hiện các đầu việc liên quan đến hợp đồng lao động, chế độ đãi ngộ, lương thưởng cũng như bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Thế nên, họ phải có sự am hiểu nhất định về pháp luật để từ đó có cơ sở để tạo nên những bản hợp đồng chính xác; đồng thời giải quyết các thắc mắc, khiếu nại một cách thấu tình đạt lý.
• Kiến thức ngoại ngữ: Nhân viên tổng vụ cần khả năng ngoại ngữ ở mức căn bản để giao tiếp với những đối tác nước ngoài, hay thậm chí là nhân viên người nước ngoài trong các tập đoàn đa quốc gia.

Kỹ năng, kinh nghiệm

• Kỹ năng sử dụng máy tính (Word, Excel, Powerpoint, Access): Không chỉ làm việc với con người, công việc của Nhân viên tổng vụ còn đòi hỏi họ phải có kỹ năng tin học để tra cứu thông tin một cách nhanh chóng. Họ còn phải thông thạo các phần mềm văn phòng như Word, Excel, Powerpoint, Access,… để soạn thảo hợp đồng, tính lương thưởng, trình chiếu các buổi training/sharing trong nội bộ, v.v.
• Kinh nghiệm làm việc tại các văn phòng hành chính: Như đã nói bên trong, công việc của Nhân viên tổng vụ đòi hỏi họ phải làm việc với nhiều bộ phận liên quan như nhân sự, hành chính văn phòng. Chính vì thế, kinh nghiệm làm việc tại văn phòng hành chính hay phòng thư ký, trợ lý sẽ giúp họ làm việc một cách hiệu quả hơn.
• Làm việc nhóm và làm việc độc lập: Nhân viên tổng vụ phải có cả kỹ năng làm việc độc lập lẫn làm việc nhóm thật tốt để giải quyết được rất nhiều đầu việc khác nhau.
• Khả năng giao tiếp: Chính khả năng truyền đạt thông tin tốt sẽ giúp họ truyền tải thông tin đến nhân sự một cách chuẩn xác, rõ ràng. Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp còn là công cụ để họ dễ dàng kết nối với tất cả mọi người trong công việc. Từ đó, công việc sẽ diễn ra ổn thỏa và suôn sẻ hơn.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Với tính chất công việc bao gồm rất nhiều đầu việc đa dạng, bạn sẽ cần biết quản lý thời gian biểu và bản thân để có thể hoàn thành mọi công việc một cách chu toàn.

Học gì để làm Nhân viên tổng vụ

Nhân viên tổng vụ được ví như 1 mama bao hàm mọi thứ cho công ty vậy để là một mama giỏi bạn nên học gì trau dồi những kỹ năng nào:

Học về quản lý tổng thể: Bạn nên tìm hiểu về các nguyên tắc quản lý tổng thể, quản lý dự án, quản lý tài chính và quản lý nhân sự. Điều này giúp bạn hiểu rõ về các khía cạnh quản lý cơ bản và kỹ năng cần thiết.

• Kỹ năng tìm hiểu về lĩnh vực liên quan: Nhân viên tổng vụ thường làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Hãy tìm hiểu về lĩnh vực mà bạn quan tâm, như tài chính, nhân sự, quản lý hợp đồng, luật pháp, v.v. Điều này giúp bạn có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực mà bạn muốn làm việc.
• Kỹ năng quản lý: Hãy cải thiện kỹ năng quản lý của bạn, bao gồm quản lý thời gian, quản lý dự án, quản lý xung đột và quản lý nhân sự. Bạn có thể tham gia các khóa học, đọc sách hoặc tìm kiếm các nguồn tài liệu trực tuyến để học hỏi và phát triển kỹ năng này.
• Tìm cơ hội thực tập để lấy kinh nghiệm: Để có thêm kinh nghiệm và áp dụng kiến thức đã học, hãy tìm kiếm cơ hội thực tập trong các công ty hoặc tổ chức liên quan. Thực tập giúp bạn áp dụng kiến thức thực tế và xây dựng mạng lưới chuyên môn.

Các trường đào tạo Nhân viên tổng vụ tốt nhất Việt Nam hiện nay?

Công việc tổng vụ không yêu cầu nhiều về bằng cấp nhưng một số bằng cấp nhưng nếu bạn có bằng  liên quan đến quản lý thì đó là một lợi thế của bạn ví dụ như:

• Đại học Kinh tế Quốc dân (NEU)
• Đại học Ngoại thương (FTU)
• Đại học Quốc gia TP.HCM (HCMUT)
• Đại học FPT (FPTU)
• Đại học RMIT

Nghề Nhân viên tổng vụ đóng vai trò quan trọng trong quản lý và vận hành các hoạt động liên quan đến nhân sự và hành chính trong một công ty. Với khả năng quản lý tài liệu, xử lý thông tin nhân viên và hỗ trợ các quy trình hành chính, Nhân viên tổng vụ đóng góp vào sự suôn sẻ và hiệu quả của môi trường làm việc. Đồng thời, nghề này cũng đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ và khả năng làm việc đa nhiệm để đáp ứng nhu cầu của công ty và nhân viên.