Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân Viên Văn Thư?

>> Đánh giá: Tổ trưởng phòng văn thư có sức hút nhờ vào vai trò quan trọng trong việc quản lý và tổ chức tài liệu, thông tin và quy trình hành chính. Họ đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả, duy trì hệ thống lưu trữ chính xác và hỗ trợ các bộ phận khác. Khả năng tổ chức, quản lý và giải quyết vấn đề của họ tạo ra giá trị cao, làm nổi bật và tạo cơ hội thăng tiến trong nghề.

>> Đánh giá: Trưởng phòng văn thư thường có thu nhập hợp lý nhờ vào trách nhiệm quản lý và tổ chức tài liệu, quy trình hành chính. Họ điều phối công việc, đảm bảo hệ thống lưu trữ và thông tin chính xác. Mức thu nhập phản ánh sự quan trọng của vai trò này trong việc duy trì sự hiệu quả và tổ chức trong công việc văn thư.

Yêu cầu tuyển dụng nhân viên văn thư  

Yêu cầu bằng cấp và kiến thức chuyên môn 

Dù tính chất công việc không quá khó khăn nhưng Nhân viên văn thư vẫn cần được đào tạo bài bản về chuyên môn với những kỹ năng văn phòng bổ trợ cho công việc. Công việc chuyên môn của văn thư lưu trữ gồm những công việc gì và kinh nghiệm làm việc bổ trợ để họ thành thạo với công việc hơn. 

Không chỉ quản lý hồ sơ mà công việc của một nhân viên văn thư còn liên quan đến những hoạt động khác như giao tiếp với từng phòng ban. Chính vì vậy mà nhân viên văn thư lưu trữ cần có kỹ năng giao tiếp, biết cách truyền đạt thông tin để hỗ trợ những phòng ban khác hiểu được thông tin và hoàn thành công việc. Có xuất thân và được đào tạo bài bản tại các trường đại học có ngành hay chuyên ngành quản trị văn phòng, lưu trữ thông tin về sẽ được đánh giá cao và ưu tiên hơn

Yêu cầu về kỹ năng

- Kỹ năng sắp xếp: Đơn vị hành chính như văn phòng là nơi làm việc khá bận rộn nên để thực hiện tốt công việc chuyên môn của mình, nhân viên văn thư cần biết cách sắp xếp và quản lý công việc một cách hợp lý để tiết kiệm thời gian cho chính họ và toàn thể phòng ban. Một ngày, một doanh nghiệp có rất nhiều tài liệu, chứng từ cần sắp xếp nên nếu không có kỹ năng quản lý hồ sơ thì nhân viên văn thư sẽ biến không gian làm việc thành một mớ lộn xộn. Để hoạt động tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả thì nhân viên văn thư có thể tận dụng một vài công nghệ phần mềm để hoàn thành công việc nhanh chóng.

- Kỹ năng tin học văn phòng: Với một nhân viên văn phòng, đặc biệt là nhân viên văn thư thì kỹ năng tin học văn phòng là vô cùng cần thiết. Khi công nghệ thông tin phát triển, con người làm bạn với máy tính, điện thoại, thì những phần mềm hỗ trợ con người làm việc hiệu quả hơn như word, excel là không thể thiếu.

- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Như đã mô tả về công việc của nhân viên văn thư, vị trí này đảm nhiệm rất nhiều công việc. Chính vì thế, đôi khi sẽ gặp phải các vấn đề xảy ra ngoài ý muốn. Do đó, trong vai trò là nhân viên văn thư, bạn cần phải có kỹ năng linh hoạt và tư duy nhạy bén để có thể đảm bảo các hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng.

- Khả năng giao tiếp: Đây là yếu tố rất quan trọng đối với những ai mong muốn làm việc ở vị trí nhân viên văn thư, càng giỏi giao tiếp đến đâu, khả năng thành công càng cao đến đấy... Vì thế, để làm được điều này, nhân viên văn thư phải biết cách truyền đạt một cách dễ hiểu, hải có kỹ năng giao tiếp, thuyết trình để trình bày rõ ràng mọi thứ, ghi điểm trong mắt khách hàng. 

- Khả năng ngoại ngữ: Thành thạo ngoại ngữ như Anh, Trung, Nhật,... sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong việc giao tiếp và làm việc với đối tác. Ngoài ra, nó còn giúp bạn đọc hiểu các tài liệu nước ngoài liên quan đến cách chăm sóc các khách hàng là người nước ngoài,...

- Đam mê: Để theo đuổi việc làm ngành Quản trị văn phòng  lâu dài thì bạn cần phải có đam mê và sự kiên định bởi công việc này không hề dễ dàng mà đòi hỏi nhiều kỹ năng tổng hợp.

- Tinh thần ham học hỏi: Khoa học công nghệ có những bước tiến phát triển mới, nếu không có sự nhanh nhạy nắm bắt, ham học hỏi thì nhân viên văn thư sẽ không thể giỏi được. Để nâng cao chất lượng chuyên môn thì nhân viên văn thư luôn phải nâng cao trình độ chuyên môn của mình. Do đó, hãy tích cực trau dồi thêm kiến thức và kinh nghiệm để phát triển tương lai hơn nhé!

- Tinh thần mạnh mẽ: Trong công việc nhân viên văn thư sẽ không thể tránh khỏi những chuyện làm cho mình bị căng thẳng. Do làm việc quá nhiều không có thời gian nghỉ ngơi. Đặc thù của của nhân viên văn thư là bạn phải có một tinh thép, không được sợ hãi và chịu được áp lực công việc.

- Rèn luyện tính cẩn thận: Tính cẩn thận là một trong những đức tính rất cần thiết mà những người làm ngành quản trị văn phòng nói chung, làm nhân viên văn thư nói riêng cần phải có.

- Luôn chăm chỉ và chịu khó trong công việc: Với những tổng hợp công việc của ngành Quản trị văn phòng ở trên thì chắc hẳn rằng bạn cũng đã thấy được sự vất vả của nghề này. Do đó, nếu không có sự chịu khó, chịu khổ thì bạn khó có thể hoàn thành tốt công việc được giao.

5 bước giúp Nhân viên văn thư thăng tiến nhanh trong trong công việc

>> Xem thêm: 

Việc làm của Nhân viên văn thư mới cập nhật

Công việc Nhân Viên Nhân Sự lương cao

Công việc Nhân viên lễ tân mới cập nhật

Việc làm Nhân viên Thư viện mới cập nhật