Nhân Viên Văn Thư có khoảng lương bao nhiêu?

1. Nhân viên văn thư là gì?

Nhân viên văn thư hay còn gọi là nhân viên hành chính văn thư là người chịu trách nhiệm tiếp nhận, quản lý và lưu trữ toàn bộ văn bản nhập và xuất trong đơn vị hành chính. Họ sẽ là người nhận thư từ, hồ sơ để xử lý và báo cáo với cấp trên hay những phòng ban khác liên quan. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực.

Mô tả công việc:

Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu

• Công việc chính của một nhân viên văn thư là quản lý hồ sơ của công ty bằng việc tiếp nhận tất cả văn bản, thư từ và hồ sơ được chuyển đến cơ quan, doanh nghiệp và quản lý  tất cả những giấy tờ văn bản được gửi đi từ cơ quan. Họ được quyền xử lý nhanh những loại giấy tờ cần thiết để mở sổ hoạt động và theo dõi. Bước đầu sau khi tiếp nhận hồ sơ, họ cần lưu thông tin để nhập vào sổ, đóng dấu và gắn thêm những mã số phân biệt thời gian gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Dù là văn bản gửi đến, gửi đi hay văn bản nội bộ thì nhân viên văn thư lưu trữ đều cần quan tâm và tận dụng kỹ năng quản lý hồ sơ. 
• Trong khi những tổ chức xử lý các loại báo cáo và hồ sơ thì văn thư sẽ theo dõi và giám sát tới khi nào hoàn tất những văn bản hồ sơ. Nhân viên văn thư sẽ phải có kỹ năng lập kế hoạch để tổ chức lưu trữ văn bản, dữ liệu và thông tin. Họ đảm nhận vai trò nhập dữ liệu bằng máy tính, soạn thảo công văn và quyết định thông báo tới những đơn vị hành chính nội bộ liên quan. 
• Nhiều trường hợp, nhân viên văn thư cần phải in ấn và photo những tài liệu cần thiết cho cơ quan để gửi đến đối tác hay những doanh nghiệp đồng hành. Văn thư lưu trữ cũng là người bảo quản những con dấu của công ty, con dấu của lãnh đạo, lưu trữ bản sao và bản gốc của các loại văn bản để báo cáo cho cấp trên. 

Quản lý tài sản của công ty 

• Không chỉ quản lý hồ sơ, nhân viên văn thư còn chịu trách nhiệm bảo quản tài sản của công ty. Họ là người lên danh sách những văn phòng phẩm mà mỗi phòng ban cần để sử dụng và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm cần mua theo tháng. 
• Bên cạnh đó, nhân viên văn thư sẽ phải theo dõi, thống kê những vật dụng, lên kế hoạch để bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc thuộc sở hữu của công ty theo quý, hay năm. Hoạt động kiểm tra thường xuyên giúp cho nhân viên văn thư nắm được bao quát tình hình và bổ sung vật dụng khi cần thiết. 

Làm nhiệm vụ lễ tân 

Nhân viên văn thư lưu trữ cũng là người chịu trách nhiệm trả lời điện thoại của khách hàng hay đối tác gọi đến, trao đổi và nói chuyện với khách hàng, đồng thời truyền tải nội dung cần thiết cho lãnh đạo. Ngoài ra, họ sẽ là người chịu trách nhiệm tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn cũng như giới thiệu về tổ chức của công ty. Những cuộc họp nội bộ của doanh nghiệp, những cuộc họp bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng cũng là một phần công việc của văn thư lưu trữ. 

Quản lý hồ sơ nhân sự 

Bên cạnh những công việc trên, tùy vào mô hình doanh nghiệp mà trách nhiệm của nhân viên văn thư có thể là lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho một vài phòng ban trong công ty. Khi có những nhân viên thử việc, họ cũng là người theo sát mức độ làm việc hiệu quả của nhân viên, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký hợp đồng lao động với nhân viên mới. 

Lên bảng lương, thưởng hàng tháng 

Mỗi tháng, Nhân viên văn thư lưu trữ cũng chịu trách nhiệm chấm công cho nhân viên và lập bảng chấm công cho nhân sự để phục vụ hoạt động tính lương, thưởng cho lãnh đạo ký duyệt. Sau đó, nhân viên văn thư sẽ phối hợp với nhân viên kế toán để chi trả lương cho nhân viên. Tính chất công việc của nhân viên văn thư tương tự với nhân viên hành chính, nên thường được gộp chung vào bộ phận hành chính nhân sự để hỗ trợ nhau hoàn thành công việc. Vì vậy, với mỗi đơn vị hành chính, nhân viên văn thư còn được gọi với cái tên hành chính văn thư. 

2. Mức lương của Nhân viên văn thư theo trình độ

Mức lương của Nhân viên văn thư cũng giống như mức lương của các công việc khác nên ở mỗi trình độ bằng cấp khác nhau thì Nhân viên văn thư lại nhận được những mức lương khác nhau:

Mức lương của Nhân viên văn thư với trình độ Cao đẳng:

Mức lương dao động trung bình từ 4.000.000 – 6.500.000 đồng/tháng, tùy thuộc vào khu vực địa lý, kinh nghiệm và kỹ năng cụ thể.

Mức lương của Nhân viên văn thư với trình độ Đại học:

Mức lương dao động trung bình từ 5.500.000 – 7.500.000 đồng/tháng, tùy thuộc vào khu vực địa lý, kinh nghiệm và kỹ năng cụ thể.

Mức lương của Nhân viên văn thư với trình độ Cao học :

Mức lương dao động trung bình từ 7.000.000 – 10.000.000 đồng/tháng, tùy thuộc vào khu vực địa lý, kinh nghiệm và kỹ năng cụ thể.

Ngoài ra, một số Nhân viên văn thư có trình độ cao đẳng nhưng có nhiều kinh nghiệm làm việc và kỹ năng xuất sắc có thể có mức lương cao hơn Nhân viên văn thư có trình độ đại học hoặc cao học nhưng ít kinh nghiệm hơn.

>> Xem thêm: Việc làm của Nhân viên văn thư mới cập nhật

3. Mức lương Nhân viên văn thư theo số năm kinh nghiệm

Hiện nay, có rất nhiều thông tin về việc tuyển dụng Nhân viên văn thư, trong những thông tin tuyển dụng đó đều có đính kèm theo thông tin về mức lương Nhân viên văn thư. Điều đó giúp cho các bạn có được những cơ hội để biết được mức lương của mình ra sao. Trong phần này, chúng tôi sẽ giúp các bạn có thể nắm được mức lương cơ bản của Nhân viên văn thư theo số năm kinh nghiệm:

Mức lương Thực tập sinh phòng văn thư

Mức lương Nhân viên văn thư 

Nhân viên văn thư là người được thuê để thực hiện các công việc liên quan đến công tác văn phòng, như quản lý, sắp xếp và xử lý các tài liệu, thư từ, hồ sơ, hoặc các công việc văn phòng khác. Công việc của nhân viên văn thư thường bao gồm nhập liệu, lưu trữ tài liệu, phân loại thư từ, hỗ trợ trong việc chuẩn bị hồ sơ, và các nhiệm vụ văn phòng cơ bản khác. Với mức lương từ 5.000.000 - 7.000.000 đồng/tháng.

Mức lương Tổ trưởng phòng văn thư 

Mức lương Trưởng phòng văn thư 

4. Mức lương Nhân viên văn thư theo khu vực

Mức lương Nhân viên văn thư TP.Hồ Chí Minh

Mức lương trung bình cho Nhân viên văn thư tại TP. Hồ Chí Minh trong khoảng 6.000.000 – 8.000.000 đồng/tháng. Với mức tăng trưởng kinh tế cao trong cả nước thì mức thu nhập Nhân viên văn thư ở Hồ Chí Minh cũng dẫn đầu.

Mức lương Nhân viên văn thư tại Hà Nội

Mức lương trung bình cho Nhân viên văn thư tại Hà Nội trong khoảng 5.000.000 - 7.500.000 đồng/tháng. Đây là mức lương cao so với các tỉnh thành khác trong cả nước, chỉ xếp sau TP. Hồ Chí Minh.

Mức lương Nhân viên văn thư tại Đà Nẵng

Mức lương trung bình cho Nhân viên văn thư tại Đà Nẵng trong khoảng 4.000.000 – 6.000.000 đồng/tháng. Thấp hơn so với Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. 

Mức lương Nhân viên văn thư tại Bình Dương

Mức lương trung bình cho Nhân viên văn thư tại Bình Dương trong khoảng 4.500.000 – 6.500.000 đồng/tháng. Mức lương này tùy thuộc vào từng vị trí Nhân viên văn thư cụ thể và quy mô doanh nghiệp.

Bên cạnh mức lương cơ bản, Nhân viên văn thư còn được thưởng theo lợi nhuận, số thời gian làm việc. Nhân viên văn thư càng nhiều thời gian sẽ có mức lương càng cao. Các quyền lợi BHXH, BHYT, BHTN, chính sách phúc lợi đầy đủ theo quy định của công ty và pháp luật.

Đó là thống kê khái quát về mức lương Nhân viên văn thư học được chúng tôi thống kê lại, những thông tin trên hy vọng sẽ mang đến rất nhiều điều thú vị để giúp cho các bạn nhận được những điều tuyệt vời và thú vị nhất để giúp cho mình có được một công việc có mức lương ổn định và đủ để trang trải cho cuộc sống.

5. So sánh mức lương của Nhân viên văn thư với các vị trí tương đương khác

Hiện nay, mức lương trung bình của một Nhân viên văn thư là 6.000.000 – 9.000.000 đồng/tháng. Lương Nhân viên văn thư còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, trình độ, năng lực, quy mô công ty và các lĩnh vực nên mức lương sẽ tương đối khác nhau. Nhìn chung, mức lương của Nhân viên văn thư ở mức khá cao so với các vị trí. Mức lương Thư ký trong khoảng từ 8.000.000 – 11.000.000 đồng/tháng. Đối với Nhân viên thư viện, mức lương sẽ từ 5.000.000 – 7.000.000 đồng/tháng. Nhân viên lễ tân mức lương sẽ từ 8.000.000 – 11.000.000 đồng/tháng,...

>> Xem thêm: 

Công việc Nhân Viên Nhân Sự lương cao

Công việc Nhân viên lễ tân mới cập nhật

6. Yêu cầu đối với vị trí Nhân viên văn thư

Yêu cầu về trình độ

• Dù tính chất công việc không quá khó khăn nhưng nhân viên văn thư vẫn cần được đào tạo bài bản về chuyên môn với những kỹ năng văn phòng bổ trợ cho công việc. Công việc chuyên môn của văn thư lưu trữ gồm những công việc gì và kinh nghiệm làm việc bổ trợ để họ thành thạo với công việc hơn. 
• Không chỉ quản lý hồ sơ mà công việc của một nhân viên văn thư còn liên quan đến những hoạt động khác như giao tiếp với từng phòng ban. Chính vì vậy mà nhân viên văn thư lưu trữ cần có kỹ năng giao tiếp, biết cách truyền đạt thông tin để hỗ trợ những phòng ban khác hiểu được thông tin và hoàn thành công việc. Có xuất thân và được đào tạo bài bản tại các trường đại học có ngành hay chuyên ngành quản trị văn phòng, lưu trữ thông tin về sẽ được đánh giá cao và ưu tiên hơn

Yêu cầu về kỹ năng

• Kỹ năng sắp xếp: Đơn vị hành chính như văn phòng là nơi làm việc khá bận rộn nên để thực hiện tốt công việc chuyên môn của mình, nhân viên văn thư cần biết cách sắp xếp và quản lý công việc một cách hợp lý để tiết kiệm thời gian cho chính họ và toàn thể phòng ban. Một ngày, một doanh nghiệp có rất nhiều tài liệu, chứng từ cần sắp xếp nên nếu không có kỹ năng quản lý hồ sơ thì nhân viên văn thư sẽ biến không gian làm việc thành một mớ lộn xộn. Để hoạt động tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả thì nhân viên văn thư có thể tận dụng một vài công nghệ phần mềm để hoàn thành công việc nhanh chóng.
• Kỹ năng tin học văn phòng: Với một nhân viên văn phòng, đặc biệt là nhân viên văn thư thì kỹ năng tin học văn phòng là vô cùng cần thiết. Khi công nghệ thông tin phát triển, con người làm bạn với máy tính, điện thoại, thì những phần mềm hỗ trợ con người làm việc hiệu quả hơn như word, excel là không thể thiếu.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Như đã mô tả về công việc của nhân viên văn thư, vị trí này đảm nhiệm rất nhiều công việc. Chính vì thế, đôi khi sẽ gặp phải các vấn đề xảy ra ngoài ý muốn. Do đó, trong vai trò là nhân viên văn thư, bạn cần phải có kỹ năng linh hoạt và tư duy nhạy bén để có thể đảm bảo các hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng.
• Khả năng giao tiếp: Đây là yếu tố rất quan trọng đối với những ai mong muốn làm việc ở vị trí nhân viên văn thư, càng giỏi giao tiếp đến đâu, khả năng thành công càng cao đến đấy... Vì thế, để làm được điều này, nhân viên văn thư phải biết cách truyền đạt một cách dễ hiểu, hải có kỹ năng giao tiếp, thuyết trình để trình bày rõ ràng mọi thứ, ghi điểm trong mắt khách hàng. 
• Khả năng ngoại ngữ: Thành thạo ngoại ngữ như Anh, Trung, Nhật,... sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong việc giao tiếp và làm việc với đối tác. Ngoài ra, nó còn giúp bạn đọc hiểu các tài liệu nước ngoài liên quan đến cách chăm sóc các khách hàng là người nước ngoài,...
• Đam mê: Để theo đuổi việc làm ngành Quản trị văn phòng  lâu dài thì bạn cần phải có đam mê và sự kiên định bởi công việc này không hề dễ dàng mà đòi hỏi nhiều kỹ năng tổng hợp.
• Tinh thần ham học hỏi: Khoa học công nghệ có những bước tiến phát triển mới, nếu không có sự nhanh nhạy nắm bắt, ham học hỏi thì nhân viên văn thư sẽ không thể giỏi được. Để nâng cao chất lượng chuyên môn thì nhân viên văn thư luôn phải nâng cao trình độ chuyên môn của mình. Do đó, hãy tích cực trau dồi thêm kiến thức và kinh nghiệm để phát triển tương lai hơn nhé!
• Tinh thần mạnh mẽ: Trong công việc nhân viên văn thư sẽ không thể tránh khỏi những chuyện làm cho mình bị căng thẳng. Do làm việc quá nhiều không có thời gian nghỉ ngơi. Đặc thù của của nhân viên văn thư là bạn phải có một tinh thép, không được sợ hãi và chịu được áp lực công việc.
• Rèn luyện tính cẩn thận: Tính cẩn thận là một trong những đức tính rất cần thiết mà những người làm ngành quản trị văn phòng nói chung, làm nhân viên văn thư nói riêng cần phải có.
• Luôn chăm chỉ và chịu khó trong công việc: Với những tổng hợp công việc của ngành Quản trị văn phòng ở trên thì chắc hẳn rằng bạn cũng đã thấy được sự vất vả của nghề này. Do đó, nếu không có sự chịu khó, chịu khổ thì bạn khó có thể hoàn thành tốt công việc được giao.

7. Cách nâng cao mức lương cho Nhân viên văn thư

Nâng cao trình độ học vấn và kỹ năng chuyên môn:

• Hoàn thành chương trình học: Nếu bạn chỉ có bằng trung cấp, hãy cố gắng học lên cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ. Hoặc nếu bạn đã có bằng đại học, hãy cân nhắc theo học chương trình thạc sĩ hoặc các khóa học chuyên sâu về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
• Tham gia các khóa học ngắn hạn: Tham gia các khóa học ngắn hạn về các kỹ năng mềm như giao tiếp, ứng xử, quản lý thời gian, tin học văn phòng nâng cao... cũng sẽ giúp bạn nâng cao năng lực và giá trị bản thân.
• Tự học hỏi và rèn luyện: Trau dồi kiến thức và kỹ năng thông qua sách báo, tài liệu, tham gia các hội thảo, hội nghị chuyên ngành... cũng là cách hiệu quả để nâng cao năng lực bản thân.

Tích lũy kinh nghiệm làm việc:

• Làm việc chăm chỉ và hiệu quả: Hoàn thành tốt công việc được giao, luôn chủ động, sáng tạo và đề xuất các giải pháp tối ưu cho công việc.
• Tích cực tham gia các hoạt động chung của công ty: Tham gia các hội thảo, hội nghị chuyên ngành, các hoạt động tập thể... để học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp và nâng cao khả năng giao tiếp, ứng xử.
• Tìm kiếm cơ hội để thăng tiến: Khi có cơ hội, hãy ứng tuyển vào các vị trí cao hơn để có mức lương cao hơn và cơ hội phát triển tốt hơn.

Thay đổi môi trường làm việc:

• Tìm kiếm việc làm tại các công ty lớn, tập đoàn đa quốc gia: Mức lương chung tại các công ty lớn thường cao hơn so với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Chuyển sang làm việc tại các ngành "hot": Mức lương Nhân viên văn thư trong các ngành "hot" như công nghệ, tài chính, ngân hàng thường cao hơn so với các ngành khác.
• Làm việc tại các thành phố lớn: Mức lương chung tại các thành phố lớn như TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội thường cao hơn so với các tỉnh thành khác.

Khẳng định năng lực bản thân:

• Tự tin thể hiện năng lực của bản thân: Hãy cho cấp trên và đồng nghiệp biết về năng lực, kinh nghiệm và những thành tích của bạn.
• Đề xuất tăng lương: Khi bạn cảm thấy mình xứng đáng được hưởng mức lương cao hơn, hãy mạnh dạn đề xuất tăng lương với cấp trên. Tuy nhiên, bạn cần chuẩn bị đầy đủ căn cứ để thuyết phục cấp trên, ví dụ như bằng cấp, kinh nghiệm, năng lực, thành tích...
• Tìm kiếm cơ hội việc làm mới: Nếu bạn cảm thấy không được đánh giá cao năng lực bản thân tại công ty hiện tại, hãy cân nhắc tìm kiếm cơ hội việc làm mới tại các công ty khác.

Qua bài viết trên đây, 1900.com.vn đã cung cấp thông tin mức lương Nhân viên văn thư theo trình độ, năm kinh nghiệm và khu vực địa lý. Tuy nhiên, mức lương là một yếu tố phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân và quy mô doanh nghiệp. Nếu kinh nghiệm cao bạn sẽ dễ dàng có mức lương tốt, đồng thời những doanh nghiệp lớn thường có đãi ngộ tốt và lương cao hơn. Mong rằng qua bài viết trên bạn đã có những thông tin hữu ích về mức lương Nhân viên văn thư và lựa chọn công việc phù hợp!