Nhân Viên Văn Thư có khoảng lương bao nhiêu?

Nhân viên văn thư hay còn gọi là nhân viên hành chính văn thư là người chịu trách nhiệm tiếp nhận, quản lý và lưu trữ toàn bộ văn bản nhập và xuất trong đơn vị hành chính. Họ sẽ là người nhận thư từ, hồ sơ để xử lý và báo cáo với cấp trên hay những phòng ban khác liên quan. Đây là vị trí công việc không thể thiếu làm việc cố định tại văn phòng và theo giờ hành chính. Tùy vào đặc thù chuyên môn mà nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận các vị trí công việc, trách nhiệm liên quan đến từng lĩnh vực. Đặc biệt, vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có tổ chức và có mức độ tập trung cực kỳ cao. Một thông tin sai trên kho dữ liệu sẽ kéo theo rất nhiều phiền toái sau này.

Mức lương bình quân: 6 triệu - 10 triệu đồng/tháng tùy vào khối lượng và mức độ công việc cũng như khả năng làm việc của bạn. Nếu bạn là một nhân viên chưa được trải nghiệm nhiều, bước ra môi trường làm việc hoàn toàn mới thì chắc chắn mức lương của bạn sẽ không thể so sánh với một chuyên viên tài năng đã từng có cơ hội đi làm và tiếp xúc với công việc vào thời gian trước đó.

Công việc của nhân viên văn thư  

Công việc của nhân viên văn thư là gì? Nhân viên văn thư đóng vai trò quan trọng trong quy trình lưu trữ thông tin và nhiều hoạt động khác nhau. Công việc của nhân viên văn thư không chỉ bao gồm các nhiệm vụ chuyên môn mà còn đảm nhận vai trò trong hỗ trợ các thành viên khác.

Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu

Công việc chính của một nhân viên văn thư là quản lý hồ sơ của công ty bằng việc tiếp nhận tất cả văn bản, thư từ và hồ sơ được chuyển đến cơ quan, doanh nghiệp và quản lý  tất cả những giấy tờ văn bản được gửi đi từ cơ quan. Họ được quyền xử lý nhanh những loại giấy tờ cần thiết để mở sổ hoạt động và theo dõi. Bước đầu sau khi tiếp nhận hồ sơ, họ cần lưu thông tin để nhập vào sổ, đóng dấu và gắn thêm những mã số phân biệt thời gian gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Dù là văn bản gửi đến, gửi đi hay văn bản nội bộ thì nhân viên văn thư lưu trữ đều cần quan tâm và tận dụng kỹ năng quản lý hồ sơ. 

Trong khi những tổ chức xử lý các loại báo cáo và hồ sơ thì văn thư sẽ theo dõi và giám sát tới khi nào hoàn tất những văn bản hồ sơ. Nhân viên văn thư sẽ phải có kỹ năng lập kế hoạch để tổ chức lưu trữ văn bản, dữ liệu và thông tin. Họ đảm nhận vai trò nhập dữ liệu bằng máy tính, soạn thảo công văn và quyết định thông báo tới những đơn vị hành chính nội bộ liên quan. 

Nhiều trường hợp, nhân viên văn thư cần phải in ấn và photo những tài liệu cần thiết cho cơ quan để gửi đến đối tác hay những doanh nghiệp đồng hành. Văn thư lưu trữ cũng là người bảo quản những con dấu của công ty, con dấu của lãnh đạo, lưu trữ bản sao và bản gốc của các loại văn bản để báo cáo cho cấp trên. 

Quản lý tài sản của công ty 

Không chỉ quản lý hồ sơ, nhân viên văn thư còn chịu trách nhiệm bảo quản tài sản của công ty. Họ là người lên danh sách những văn phòng phẩm mà mỗi phòng ban cần để sử dụng và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm cần mua theo tháng. 

Bên cạnh đó, nhân viên văn thư sẽ phải theo dõi, thống kê những vật dụng, lên kế hoạch để bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc thuộc sở hữu của công ty theo quý, hay năm. Hoạt động kiểm tra thường xuyên giúp cho nhân viên văn thư nắm được bao quát tình hình và bổ sung vật dụng khi cần thiết. 

Làm nhiệm vụ lễ tân 

Nhân viên văn thư lưu trữ cũng là người chịu trách nhiệm trả lời điện thoại của khách hàng hay đối tác gọi đến, trao đổi và nói chuyện với khách hàng, đồng thời truyền tải nội dung cần thiết cho lãnh đạo. Ngoài ra, họ sẽ là người chịu trách nhiệm tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn cũng như giới thiệu về tổ chức của công ty. Những cuộc họp nội bộ của doanh nghiệp, những cuộc họp bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng cũng là một phần công việc của văn thư lưu trữ. 

Quản lý hồ sơ nhân sự 

Bên cạnh những công việc trên, tùy vào mô hình doanh nghiệp mà trách nhiệm của nhân viên văn thư có thể là lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho một vài phòng ban trong công ty. Khi có những nhân viên thử việc, họ cũng là người theo sát mức độ làm việc hiệu quả của nhân viên, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký hợp đồng lao động với nhân viên mới. 

Lên bảng lương, thưởng hàng tháng 

Mỗi tháng, nhân viên văn thư lưu trữ cũng chịu trách nhiệm chấm công cho nhân viên và lập bảng chấm công cho nhân sự để phục vụ hoạt động tính lương, thưởng cho lãnh đạo ký duyệt. Sau đó, nhân viên văn thư sẽ phối hợp với nhân viên kế toán để chi trả lương cho nhân viên. Tính chất công việc của nhân viên văn thư tương tự với nhân viên hành chính, nên thường được gộp chung vào bộ phận hành chính nhân sự để hỗ trợ nhau hoàn thành công việc. Vì vậy, với mỗi đơn vị hành chính, nhân viên văn thư còn được gọi với cái tên hành chính văn thư. 

Lương của nhân viên văn thư  

Công việc của một nhân viên văn thư cũng như bao vị trí công việc khác trong doanh nghiệp, họ đều được hưởng mức lương thưởng và chế độ cùng nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn. Với mỗi quy mô doanh nghiệp mà lức lương của nhân viên văn thư có thể dao động từ 6 - 10M đồng/tháng, đây là mức lương trung bình được thỏa thuận dựa theo năng lực, trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm của nhân viên. 

Về quyền lợi, nhân viên văn thư sẽ được hưởng những chế độ đãi ngộ về chế độ phúc lợi như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, chế độ du lịch, hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Tính chất công việc không đòi hỏi kiến thức chuyên môn nên nếu chưa có kinh nghiệm, sinh viên mới ra trường vẫn có cơ hội được học hỏi và nâng cao trình độ nhờ sự chăm chỉ và có nhiều cơ hội thăng tiến. 

Lưu ý rằng đây chỉ là ước lượng và mức lương thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Mức lương cũng có thể được điều chỉnh dựa trên các yếu tố như khu vực địa lý, quy mô công ty, và tình hình kinh tế chung. 

Phân loại mức lương theo năm kinh nghiệm

Từ 0 - 1 năm kinh nghiệm: Thực tập sinh phòng văn thư 

- Mức lương thấp nhất: Khoảng từ 1 triệu - 1.5 triệu đồng/tháng.

- Mức lương trung bình: Khoảng từ 1.5 triệu - 2 triệu đồng/tháng.

- Mức lương cao nhất: Khoảng từ 2 triệu - 3 triệu đồng đồng/tháng.

Từ 1 - 3 năm kinh nghiệm: Nhân viên văn thư 

- Mức lương thấp nhất: Khoảng từ 6  triệu - 7 triệu đồng/tháng.

- Mức lương trung bình: Khoảng từ 7 triệu - 9 triệu đồng/tháng.

- Mức lương cao nhất: Khoảng từ 9 triệu - 10 triệu đồng đồng/tháng.

Từ 3 - 6 năm kinh nghiệm: Tổ trưởng phòng văn thư 

- Mức lương thấp nhất: Khoảng từ 9 triệu -  10 triệu đồng/tháng.

- Mức lương trung bình: Khoảng từ 10 triệu - 11 triệu đồng/tháng.

- Mức lương cao nhất: Khoảng từ 11 triệu - 12 triệu đồng đồng/tháng.

Cách để nâng cao thu nhập tại vị trí nhân viên văn thư  

Để đảm nhận tốt công việc tại vị trí nhân viên văn thư và nâng cao thu nhập của mình, bạn có thể thực hiện các bước sau đây:

Nắm vững kiến thức

Bạn cần hiểu biết sâu về lĩnh vực phát triển ngành Quản trị văn phòng của mình, biết cách sử dụng các công cụ và phương pháp hiệu quả.. Bên cạnh đó, hãy thường xuyên cải thiện kiến thức và kỹ năng về lĩnh vực phát triển chuyên môn. Điều này bao gồm nắm vững các nguyên tắc hiểu tâm lý sếp và khách hàng.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một yếu tố cần thiết trong việc xây dựng lòng tin và xây dựng mối quan hệ với  khách hàng và người nhà của họ. Khi đã tạo dựng mối quan hệ chặt chẽ, lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu của họ, bạn sẽ đưa ra giải pháp phù hợp và khiến khách hàng hài lòng.

Kỹ năng lắng nghe

Kỹ năng lắng nghe chính là sợi dây liên kết giữa các nhân viên văn thư  và khách hàng. Khi bạn lắng nghe những gì khách hàng nói, bạn sẽ nắm bắt được nhu cầu, tâm lý và mong muốn của họ để đáp ứng nó kịp thời.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong bất kỳ công việc nào, khi làm việc với khách hàng sẽ nảy sinh nhiều vấn đề lớn, nhỏ. Những lúc này đòi hỏi bạn phải hết sức bình tĩnh và đưa ra những giải pháp khéo léo để giải quyết vấn đề, tránh gây mất thiện cảm và khó chịu ở khách hàng.

Muốn trở thành một nhân viên văn thư , bạn cần thời gian, sự kiên trì và không ngừng tích lũy kinh nghiệm. Hãy kiên nhẫn, tự tin và luôn nỗ lực để nâng cao khả năng và thành công trong công việc của mình.