Ma trận Eisenhower hay Ma trận khẩn cấp là một công cụ ra quyết định đơn giản giúp bạn phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp. Nó chia các nhiệm vụ thành bốn hộp ưu tiên, với chi tiết những nhiệm vụ bạn nên tập trung vào trước & những nhiệm vụ bạn nên ủy quyền hoặc xóa.
Các yếu tố có trong ma trận Eisenhowe: 2 cột (Gấp và Không Gấp), 2 hàng ( Quan trọng và Không quan trọng). Kết hợp 2 cột với 2 hàng lại ta được P1, P2, P3, P4. Trọng đó:
Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024
Bạn hãy lên danh sách những công việc cần làm trong ngày, trong tuần. Danh sách này có thể là mọi điều bạn cần thực hiện và chưa cần sắp xếp theo một thứ tự logic nào.
Bạn nên sắp xếp ngay những công việc quan trọng, khẩn cấp vào nhóm cần xử lý ngay. Bạn có thể tô đỏ nhóm công việc này để tạo thêm sự chú ý hay gia tăng ám ảnh về việc bắt buộc cần hoàn thành ngay chúng.
Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp sẽ gồm có 3 loại việc như sau:
| TT | Loại việc quan trọng, khẩn cấp | Ví dụ | Giải pháp hành động |
| 1 | Không lường trước được | Họp khẩn cấp; nhiệm vụ bất ngờ; các email, cuộc điện thoại quan trọng; bệnh tật… | Bạn có thể chia sẻ với team về việc làm việc cần có kế hoạch. Không nên có quá nhiều việc quan trọng, khẩn cấp, không lường trước được. |
| 2 | Lường trước được | Cuộc họp quan trọng đã lên kế hoạch; họp giao ban, định kỳ; sinh nhật người thân; đám cưới bạn thân; nộp thầu… | Bạn hãy tập trung và dành thời gian xử lý những công việc quan trọng, khẩn cấp ngay từ đầu ngày làm việc. Bạn hãy ăn ngay “con ếch” khó khăn nhất ngay từ đầu. |
| 3 | Do trì hoãn đến sát thời hạn | Báo cáo tuần vào mỗi chiều thứ 6 hàng tuần; slide đào tạo toàn văn phòng; bài thuyết trình với team… | Giải pháp cho sự trì hoãn trong công việc là tinh thần kỷ luật, sự tập trung hướng tới mục tiêu công việc |
Bạn hãy tiếp tục lựa chọn những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp và ô công việc thứ 2. Bạn có thể sắp xếp, lên kế hoạch thực hiện nhóm công việc này. Về màu sắc, bạn có thể tô nhóm này với màu cam.
Mấu chốt để hoàn thành nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp là lên kế hoạch gắn với thời gian, mục tiêu công việc cụ thể. Ngay sau khi bạn hoàn thành nhóm công việc thứ 1 (màu đỏ), bạn nên dành thời gian để xử lý ngay nhóm công việc thứ 2 này (màu cam).
Bạn không nên biến nhóm công việc màu cam chuyển sang màu đỏ do trì hoãn, trượt thời hạn an toàn để hoàn thành. Điều đó chỉ khiến bạn gia tăng căng thẳng không đáng có cho ngày làm việc của mình.
Bạn nên lựa chọn các công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng để thực hiện ủy quyền, nhờ giúp đỡ. Để ủy quyền hiệu quả, bạn cần thực hiện giao tiếp phù hợp, giao việc đúng người để đảm bảo công việc được thực hiện đúng kế hoạch. Bạn có thể tô màu xanh dương cho nhóm việc này.
Tuy tô màu xanh nhưng không có nghĩa với nhóm việc này bạn ủy quyền là xong, là không cần quan tâm nữa mà sau ủy quyền, bạn vẫn cần thực hiện kiểm tra, phản hồi kịp thời.
Đọc thêm: Pomodoro là gì? Quản lý thời gian hiệu quả với đồng hồ cà chua
Sau khi đã xếp 3 nhóm công việc như trên, danh sách công việc của bạn sẽ chỉ còn những việc không quan trọng, không khẩn cấp. Có thể bạn sẽ thấy những việc này phần nhiều thuộc về nhóm việc giải trí, thư giãn hay những việc làm cũng được, không làm cũng được.
Với nhóm việc này, bạn hãy mạnh dạn gạch bỏ nếu đang thực sự thiếu thốn thời gian, mệt mỏi để kịp hoàn thành công việc. Còn nếu bạn vẫn đang sắp xếp công việc theo đúng guồng thời hạn, việc dành thời gian để giải trí, thư giãn cũng tốt để bạn có thể tái tạo năng lượng, niềm vui cho công việc tiếp theo. Với nhóm việc này, bạn có thể tô màu trắng.
Với nhóm công việc màu trắng, bạn có thể dành dưới 5% thời gian ngày làm việc của mình. Sử dụng thời gian có kiểm soát cho các công việc không quan trọng, không khẩn cấp sẽ giúp bạn có thêm những khoảng trống, nguồn lực trong ngày để giải quyết các công việc quan trọng, cấp thiết hơn.
Khi định “buông thả” bản thân để đắm chìm trong những việc không đem lại giá trị nhiều, bạn nên tự hỏi:
Sự trì hoãn là nguyên nhân của năng suất. Bạn có thể lên mạng tìm cách kiểm tra email và kết thúc bằng một video về cách tái chế pin đã qua sử dụng! Vấn đề là, sự trì hoãn phổ biến hơn nhiều người trong chúng ta muốn thừa nhận. Và việc nói to lý do của nó thậm chí có thể khiến hầu hết chúng ta xấu hổ. Bạn không thể nói với sếp rằng bạn đến họp muộn vì mải xem video trên YouTube cả đêm. Nó chỉ nghe có vẻ sai. Thay vào đó, bạn cần tránh trì hoãn và cùng nhau hành động. Bạn cũng có thể nhận được một số mẹo từ các bài đăng của chúng tôi về việc tránh trì hoãn để có bài thuyết trình tốt hơn và Kỹ thuật Pomodoro để tăng năng suất.
Góc phần tư thứ nhất này ứng với những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng do vậy cần phải giải quyết ngay, thường chiếm từ 15-20% quỹ thời gian. Tại góc này, bạn sẽ đặt những nhiệm vụ nào mang lại giá trị mà nếu không thực hiện nó bạn sẽ không thể hoàn thành mục tiêu của mình và thậm chí dẫn đến nhiều hệ lụy khác.
Những công việc cần ưu tiên hàng đầu được chia thành các nhóm đó là:
Để có thể kiểm soát được những công việc này, bạn cần lên kế hoạch thực hiện trước mỗi ngày, mỗi tuần, thậm chí mỗi tháng, tránh trì hoãn. Bạn có sử dụng nguyên tắc Eat The Frog – hoàn thành những việc khó làm nhất trước tiên. Những công việc khó này hoàn thành sẽ có thể tạo ra cho bạn động lực để tiếp tục thực hiện những nhiệm vụ khác, qua đó giúp tăng tính kỷ luật trong công việc. Với sự chủ động sắp xếp của mình bạn sẽ có thể giảm thiểu đáng kể rủi ro cho nhiệm vụ cấp bách của mình và kết quả đạt được cũng tốt hơn.
Nhóm việc ở góc phần tư thứ 2 này thường ảnh hưởng đến thành công và mục tiêu dài hạn, do vậy cần phải lập một kế hoạch cụ thể và sẽ mất rất nhiều thời gian để thực hiện, chiếm 60- 65% Vì thế, nhiệm vụ ở phần 2 sẽ được dành nhiều thời gian nhất và được thực hiện sau khi các công việc ở phần 1 hoàn thành vì nó có tính quan trọng nhưng chưa khẩn cấp.
Tùy theo nhiệm vụ và mức độ quan trọng khác nhau của công việc mà bạn cần phân bổ thời gian hợp lý và tập trung cao độ để giải quyết. Công việc có mức độ càng quan trọng thì cần thời gian hoàn thành càng nhiều.
Tuy nhiên, một thách thức đặt ra ở đây đó là bạn không biết được điều gì là quan trọng và đặt mục tiêu cho tương lai của mình để sắp xếp thời gian thực hiện. Do vậy, bạn cứ mải đeo đuổi giải quyết những tình huống khẩn cấp mà không tìm ra giá trị cốt lõi để theo sát mục tiêu.
Thêm vào đó, những nhiệm vụ ở góc thứ 2 bạn sẽ không bị áp lực về thời gian quá nhiều nên thường dẫn đến vấn đề trì hoãn để ngày mai làm và ưu tiên những công việc ở phần 1, điều này dẫn bạn vào lối mòn lúc nào cũng bận rộn. Để khắc phục điều này bạn cần chủ động lập kế hoạch, có ý chí và kỷ luật để không trì hoãn việc thực hiện những kế hoạch đã đề ra.
Đọc thêm: Notice period là gì? Những quy định trong thời gian thông báo nghỉ việc
Góc phần tư thứ 3 đó là nhóm công việc tuy khẩn cấp nhưng không quan trọng, cần được hoàn thành ngay, nó chiếm khoảng 10 – 15% quỹ thời gian của bạn để hoàn thành. Tuy nhiên bạn có thể xem xét ủy quyền có người khác thực hiện nếu không có thời gian vì các nhiệm vụ này không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của bạn.
Ủy quyền là cách thức được phần lớn các nhà quản trị áp dụng khi có quá nhiều công việc cần làm và trong đó có những đầu việc không quan trọng có thể giao phó cho cấp dưới xử lý. Điều này vừa giúp cho cấp dưới học được thêm kỹ năng xử lý công việc, còn nhà quản trị thì có thêm thời gian để thực hiện những công việc quan trọng hơn.
Dấu hiệu của những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng:
Những công việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp được đề cập ở đây chẳng hạn như việc lướt mạng xã hội, tham gia các hoạt động giải trí,… Điều này không giúp ích gì cho mục tiêu dài hạn của bạn nhưng có thể được xem như 1 phần không thể thiếu sau khoảng thời gian hoàn thành những nhiệm vụ ở các nhóm khác để có thể giải trí, thư giãn tinh thần. Tuy nhiên bạn nên chỉ dành cho nó khoảng dưới 5% quỹ thời gian của mình và nếu có thể thì hạn chế hoặc loại bỏ nếu nó ảnh hưởng đến tiến độ công việc của bạn. Hãy ưu tiên hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng trước và sẽ giải trí khi còn thời gian để không trì hoãn, ảnh hưởng đến các công việc quan trọng khác.
Nguyên tắc cốt lõi đằng sau Ma trận Eisenhower là sự phân biệt giữa các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp. Các nhiệm vụ khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý của bạn về thời gian, là những nhiệm vụ bạn cảm thấy có nghĩa vụ phải giải quyết. Giải quyết những nhiệm vụ khẩn cấp khiến bạn rơi vào một tư duy phản ứng, vội vàng và hạn chế sự tập trung. Các nhiệm vụ quan trọng góp phần hiện thực hóa giá trị và mục tiêu dài hạn của bạn. Chúng có thể không mang lại kết quả ngay lập tức (lý do khiến chúng dễ bị sao nhãng). Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng giúp bạn có một tư duy nhạy bén, sáng tạo và luôn cởi mở với những ý tưởng mới.
Lưu ý: Nếu bạn tạm hoãn các nhiệm vụ quan trọng đủ lâu, chúng có thể trở nên khẩn cấp.
Mọi người có xu hướng tin rằng tất cả các nhiệm vụ khẩn cấp cũng quan trọng – trong khi thực tế không hẳn vậy. Đôi khi con người thích tập trung vào các vấn đề và giải pháp ngắn hạn nhưng trái ngọt lại đến khi chúng ta tập trung vào những mục tiêu dài hạn.
Sau khi đã sắp xếp công việc vào từng nhóm theo tính chất công việc riêng, bạn nên phân bổ thời gian cho từng nhóm việc một cách cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn cân bằng công việc, cuộc sống hơn và có được sự chủ động trong nhiều tình huống phát sinh.
Theo Eisenhower, thời gian phân bổ giữa các nhóm công việc có thể chia theo tỷ lệ như sau:
| 1- Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp | 15 – 20% thời gian |
2- Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp | 60 – 65% thời gian
|
| 3- Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng | 10 – 15% thời gian
|
4- Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp | < 5% thời gian
|
Phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc và tuân thủ kỷ luật, duy trì công việc như một thói quen tích cực sẽ giúp bạn sử dụng ma trận Eisenhower một cách hiệu quả.
Đặc biệt, bạn nên dành thời gian để xử lý việc sắp xếp nhóm công việc theo ngày vào cuối buổi làm việc hôm trước hoặc ngay khi bắt đầu ngày làm việc mới. Bạn hãy học cách làm việc có kế hoạch ngay từ đầu thay vì vừa làm vừa tìm cách thu xếp thời gian.
Ngoài ra, để quản lý danh sách công việc, bạn có thể sử dụng ứng dụng Todolist. Đây là ứng dụng được tích hợp nhiều tính năng thông minh, có thể hỗ trợ đắc lực cho công việc của bạn:
Đọc thêm: Fresher là gì? Tiêu chuẩn thời gian làm việc của Fresher
Eisenhower ma trận chính là phao cứu sinh đặc biệt hữu ích đối với những người thường xuyên không thể hoàn thành mục tiêu công việc đúng thời hạn. Trên đây là những thông tin về ma trận quản lý thời gian Eisenhower mà 1900 - tin tức việc làm muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng bạn hiểu rõ và áp dụng thành công !
Đăng nhập để có thể bình luận
Phát triển bản thân chính là cách bạn nỗ lực phát triển bản thân trở thành phiên bản của tốt hơn ngày hôm qua. Trong bài viết dưới đây, cùng 1900 - tin tức việc làm sẽ chia sẻ đến bạn đọc những kỹ năng để có thể phát triển bản thân nhé!
Tại sao khi vui vẻ con người làm việc hiệu quả hơn? Bạn có tò mò về các cách mà mình có thể làm để gia tăng hạnh phúc trong công việc không? Cùng 1900 tìm hiểu rõ hơn qua bài viết này!
Tư duy phản biện là một trong những kỹ năng quan trọng cần thiết của con người, đặc biệt là các bạn học sinh, sinh viên. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1900 - tin tức việc làm đồng hành cùng bạn tìm hiểu chi tiết về tư duy phản biện và các kỹ năng biện pháp rèn luyện này hiệu quả nhé !