Multitasking có nghĩa là đa nhiệm, là làm rất nhiều công việc cùng một lúc trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ như bạn vừa làm các công việc chính tại công ty, bạn vừa kiêm một số công việc Freelance ở bên ngoài. Chúng ta ăn trưa trong khi điện thoại hoặc laptop vẫn bật để làm việc.
Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều nhận định rằng multitasking là phương pháp làm việc sai trái, mọi việc chỉ có thể hoàn thành hiệu quả khi ta tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất (single-task). Cũng giống như việc bạn đang lái xe trên một đường thẳng, nếu liên tục để ý những thứ khác nhau theo dọc suốt hành trình, bạn có thể chệch ra xa khỏi con đường mình đang đi.
Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024
Khi chuẩn bị thực hiện một loạt công việc cùng lúc, một trong những điều bạn cần làm là tạo một to-do list. Nhiều người có xu hướng nước đến chân mới nhảy, nhưng biết cách sắp xếp công việc đóng vai trò tất yếu để bạn làm tốt mọi tác vụ. Một danh sách chi tiết cũng sẽ giúp bạn tránh quên mất những chi tiết nhỏ trong các việc cần làm.
Sau khi đã liệt kê ra các việc phải làm, bạn cần sắp xếp chúng theo thứ tự cần ưu tiên nhất đầu tiên rồi trải dài đến thứ tự ưu tiên phía sau. Để quyết định được đâu là ưu tiên hàng đầu và thứ yếu, bạn có thể vận dụng cách phân tích sau:
Dù bạn có thể nhờ hoặc bổ nhiệm người khác làm thay bạn, bạn nên cẩn thận để không bị nhận xét là lạm quyền hoặc “ma cũ bắt nạt ma mới”.
Một trong các khó khăn để làm tốt đa nhiệm là bạn phải chuyển đi đổi lại giữa các nhiệm vụ khác nhau. Vậy cách hay để cải thiện vấn đề multitask là gì?
Bạn nên lọc ra các việc có tính chất tương tự nhau và theo dõi kế hoạch của từng việc một. Chẳng hạn bạn phải đăng nhiều bài lên các nền tảng mạng xã hội khác nhau, hãy nhóm các đầu việc này lại với nhau và lên lịch trình một cách hợp lý để không bị xao nhãng bởi các việc khác.
Làm ở môi trường nào cũng sẽ có các yếu tố làm bạn xao nhãng. Và cách để tập trung tối đa của mỗi người cũng rất khác nhau. Có người phải nghe nhạc trong khi làm việc nhưng cũng có nhiều người cần sự im lặng tối đa để có thể tập trung suy nghĩ.
Với hình thức làm việc remote hoặc hybrid-working như hiện nay, các nhân viên khi làm việc ở nhà càng cần biết tự quản lý bản thân và thời gian để có thể làm tốt công việc, đặc biệt là khi họ muốn vận dụng multitasking. Bạn có thể tham khảo một số mẹo để tránh xao nhãng như sau:
Đọc thêm: Người làm việc tự do là gì? Tại sao Free Online Jobs phù hợp cho sinh viên
Cũng giống như các kỹ năng mềm khác, kỹ năng đa nhiệm của bạn cũng có thể tiến bộ nếu như bạn biết cách rèn luyện nó. Các nghiên cứu cũng cho thấy bộ não chúng ta có thể tăng tốc độ làm việc và phát triển chức năng đa nhiệm hơn nếu ta có luyện tập.
Bạn cũng cần đảm bảo ngủ đủ giấc và đủ năng lượng làm việc để não bộ và cơ thể có thể hồi phục sau những giờ làm việc căng thẳng. Hai phương pháp thường được áp dụng để tăng khả năng đa nhiệm và hiệu suất công việc là:
Đọc thêm: Phong cách lãnh đạo là gì? 10 phong cách lãnh đạo cần biết
Đây là một hình thức multitasking cho phép máy tính thực hiện nhiều tác vụ đồng thời bằng cách phân chia tài nguyên hệ thống (bộ xử lý, bộ nhớ, các thiết bị ngoại vi) thành các tác vụ riêng biệt. Mỗi tác vụ được thực hiện bởi một bộ xử lý và bộ nhớ riêng, và các tác vụ này hoạt động song song với nhau. Multitasking song song cũng được gọi là Multithreading.
Đây là hình thức cho phép các tác vụ chạy đồng thời trên máy tính, nhưng chỉ khi nó được phép chạy bởi tác vụ hiện tại. Khi tác vụ hiện tại kết thúc, nó sẽ chuyển sang tác vụ khác. Hình thức này được dùng trên các hệ điều hành đa nhiệm cũ, ví dụ như Windows 3.x hay MacOS trước khi chuyển sang multitasking song song.
Một hình thức multitasking cho phép máy tính chuyển đổi giữa các tác vụ đang chạy một cách tự động, không cần sự can thiệp của người dùng. Hệ điều hành sẽ xác định thời điểm chuyển đổi giữa các tác vụ dựa trên độ ưu tiên của chúng, ví dụ như tác vụ đang chạy trong ứng dụng ưu tiên cao sẽ được chạy trước tác vụ đang chạy trong ứng dụng ưu tiên thấp hơn. Hình thức này được áp dụng trên các hệ điều hành hiện đại như Windows, MacOS, Linux.
Đọc thêm: Financial advisor là gì? Mức lương, lộ trình trở thành chuyên viên tư vấn tài chính
Đa nhiệm chính là lúc bạn đang yêu cầu bộ não của mình phân chia sự tập trung để có thể làm nhiều việc cùng một lúc. Và bộ não của chúng ta không những không thể làm được điều đó mà còn bị hư hại khi bạn đang cố gắng ép buộc chúng phải hoạt động hết công suất.
Gián đoạn liên tục vì sự đa nhiệm gây ra mức độ căng thẳng cao hơn. Đó là quá tải về nhận thức, dẫn đến những phản ứng tiêu cực liên quan đến bộ não. Theo một nghiên cứu tại Đại học Sussex, đa nhiệm liên tục thực sự gây hại cho não của bạn. Họ phát hiện ra rằng những người thường xuyên làm đa nhiệm có mật độ não thấp hơn ở vùng não chịu trách nhiệm về sự kiểm soát nhận thức và kiểm soát cảm xúc.
Nhiều người cho rằng, đa nhiệm có thể cải thiện năng suất của họ. Thế nhưng đây là một quan điểm hoàn toàn sai lầm. Nếu bạn làm hai việc cùng một lúc, bạn không dành sự chú ý của mình cho bất kỳ việc nào. Với sự tập trung hạn chế, bạn chắc chắn sẽ mắc sai lầm.
Thực tế là vì multi-task rất tốn sức, nó giàn trải và không gắn mới một phương hướng rõ ràng nào cả. Đa nhiệm khiến chúng ta không có trọng tâm. Có nghĩa là bạn liên tục điều chỉnh phương hướng cho tới khi bạn sa lầy trong những thứ không đáng quan tâm, điều làm bạn không thể thực sự trở lại đúng với nhiệm vụ ban đầu với bất cứ hiệu quả nào.
Để dễ hiểu, ta có thể lấy ra ví dụ sau: Nếu bạn đang tham gia cuộc họp quan trọng nhưng vẫn tranh thủ gửi Email thì bạn sẽ không thể nhận lại được những thông tin chính xác trong cuộc họp đó.
Cho đến hiện tại, hầu hết các nghiên cứu khoa học về multitasking đều xác nhận một điều rằng đa tác vụ ảnh hưởng xấu tới con người. Việc bản đảm nhiệm nhiều chức năng trong một lúc khiến bộ não của bạn không thể thực hiện các nhiệm vụ một cách chính xác và hiệu quả. Và việc chồng chéo, lẫn lộn các thông tin là điều thường xuyên gặp phải, đồng thời các kỹ năng cũng dần bị mai một.
Khi bạn thực hiện nhiều công việc cùng một lúc, bộ não sẽ không thể dồn 100% sự tập trung cho tất cả các đầu việc đó. Điều này dẫn đến khả năng mắc lỗi trong quá trình làm việc, đồng nghĩa với việc bạn cần dành thêm thời gian để sửa chữa và hoàn thành công việc.
Multitask cũng khá làm tốn công sức. Bởi sử dụng năng lượng để điều chỉnh công việc liên tục sẽ làm tiêu tốn nhiều năng lượng hơn so với tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất.
Các yếu tố quan trọng quyết định sự hiệu quả của multitask là gì? Không phải ai cũng có khả năng nhận định được việc gì nên ưu tiên trong hàng loạt các mục tiêu phải hoàn thành. Nếu chưa thật sự rèn luyện được kỹ năng đa nhiệm, bạn có thể bị bối rối với loạt việc cần làm. Chẳng hạn như việc gì nên được hoàn thành trước tiên và làm thế nào để hoàn thành cả các nhiệm vụ đi kèm.Tất nhiên điều này sẽ dẫn đến giảm hiệu suất công việc, ngược lại với mặt lợi thường thấy của multitasking.
Đọc thêm: Biểu đồ xương cá là gì? Hướng dẫn vẽ biểu đồ xương cá chi tiết
Cách tốt nhất để nâng cao hiệu suất cũng như chất lượng công việc là tập trung vào một nhiệm vụ trong một thời điểm. Trong ài viết trên, 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về Multitask (đa nhiệm). Hy vọng qua bài viết bạn hiểu được tầm quan trọng của nó và thực hành hiệu quả.
Đăng nhập để có thể bình luận
Phát triển bản thân chính là cách bạn nỗ lực phát triển bản thân trở thành phiên bản của tốt hơn ngày hôm qua. Trong bài viết dưới đây, cùng 1900 - tin tức việc làm sẽ chia sẻ đến bạn đọc những kỹ năng để có thể phát triển bản thân nhé!
Tại sao khi vui vẻ con người làm việc hiệu quả hơn? Bạn có tò mò về các cách mà mình có thể làm để gia tăng hạnh phúc trong công việc không? Cùng 1900 tìm hiểu rõ hơn qua bài viết này!
Tư duy phản biện là một trong những kỹ năng quan trọng cần thiết của con người, đặc biệt là các bạn học sinh, sinh viên. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1900 - tin tức việc làm đồng hành cùng bạn tìm hiểu chi tiết về tư duy phản biện và các kỹ năng biện pháp rèn luyện này hiệu quả nhé !