Công việc của Thực Tập Sinh Sale Admin là gì?
Thực tập sinh Sale Admin là một vị trí dành cho những bạn sinh viên đang còn đi học hoặc những cử nhân tốt nghiệp chưa có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản trị kinh doanh. Thực tập sinh Sale Admin sẽ được hỗ trợ và hướng dẫn bởi những người có kinh nghiệm và chuyên môn. Làm việc thực tế để học hỏi, tích lũy thêm kinh nghiệm về ngành nghề mà mình đã được đào tạo tại trường lớp.
Mô tả công việc của thực tập sinh Sale Admin
Công việc của một thực tập sinh Sale Admin về cơ bản cũng thực hiện các công việc giống nhân viên chính thức nhưng phần nhiều thiên về hướng hỗ trợ cũng như có sự giám sát hướng dẫn của người phụ trách để rà soát lại công việc và tránh sai sót nghiêm trọng đáng có. Hơn nữa, việc bạn thực tập trong vị trí nào, tại công ty nào cũng có thể ảnh hưởng. Nhìn chung, mô tả công việc của thực tập sinh Sale Admin là:
Tiếp nhận và xử lý đơn hàng
Thông tin đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được gửi đến công ty thông qua website, thư đặt hàng, email, điện thoại hoặc từ các telesale, đại diện bán hàng của doanh nghiệp. Thực tập sinh Sale Admin lúc này có nhiệm vụ kiểm tra thông tin, tình trạng của các đơn đặt hàng nhằm đảm bảo khách hàng đã cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết về sản phẩm/dịch vụ mà họ đặt hàng như: số lượng, giá cả, chiết khấu,...
Nhập đơn hàng vào hệ thống
Sau khi đã xác nhận đơn hàng, thực tập sinh Sale Admin sẽ tiến hành nhập thông tin vào hệ thống máy tính để chuyển giao cho các bộ phận tiếp theo có liên quan như bộ phận kho, sản xuất, điều phối và giao hàng xử lý.
Tiếp đến, họ sẽ thực hiện kiểm tra lại tình trạng thanh toán, tín dụng, hạn mức công nợ của khách hàng với doanh nghiệp để phát hành đơn đặt hàng, cho phép gửi đi hoặc sản xuất.
Ngoài ra, thực tập sinh Sale Admin cũng chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của thông tin liên hệ nhận hàng của khách hàng, bổ sung, cập nhật các thay đổi thông tin nếu có. Khi đơn đặt hàng đã hoàn tất, họ sẽ yêu cầu, nhắc nhở bộ phận kế toán lên hóa đơn và gửi khách hàng.
Quản lý thông tin hồ sơ của đối tác, khách hàng
Toàn bộ các thông tin có liên quan đến khách hàng hiện đang thực hiện giao dịch với công ty sẽ do Sale Admin quản lý và tiến hành cập nhật khi có thay đổi. Bên cạnh đó, họ cũng sẽ chịu trách nhiệm tạo hồ sơ cho khách hàng mới, bao gồm: tên của người đại điện quản lý, thông tin chi tiết về cách thức liên lạc, đơn đặt hàng và hóa đơn.
Việc quản lý thông tin, hồ sơ khách hàng một cách chi tiết sẽ giúp các thực tập sinh Sale Admin có thể cung cấp đầy đủ và chính xác các dữ liệu cần thiết, hữu ích cho những báo cáo bán hàng. Đây chính là cơ sở để bộ phận kinh doanh xây dựng kế hoạch kinh doanh thương hiệu, phối hợp thực hiện các chiến dịch tiếp thị với bộ phận Marketing một cách hiệu quả.
Hỗ trợ, tư vấn bán hàng
Ngoài các nhiệm vụ nêu trên thì Sale Admin cũng tham gia hỗ trợ bán hàng bằng cách thực hiện các yêu cầu từ khách hàng như:
- Hỗ trợ phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch công tác, theo dõi sát sao tiến độ triển khai công việc, đôn đốc, nhắc nhở các thành viên trong bộ phận hoàn thành công việc đúng theo kế hoạch đã đề ra.
Soạn thảo cũng như quản lý các văn bản hành chính có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như thư chào hàng, báo giá, lên hợp đồng, điều phối đặt hàng, giao hàng,...
Thực Tập Sinh Sale Admin có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
26 - 52 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Thực Tập Sinh Sale Admin
Tìm hiểu cách trở thành Thực Tập Sinh Sale Admin, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Thực Tập Sinh Sale Admin?
Yêu cầu tuyển dụng thực tập sinh Sale Admin
Yêu cầu về trình độ
Làm việc tại phòng kế hoạch, không nhất thiết bạn có bằng chuyên môn về hoạch định kế hoạch vì thực trạng làm trái ngành vẫn đang rất phổ biến. Tuy vậy, nếu muốn phát triển lên nhân viên Sale admin, bạn chắc chắn cần sở hữu một tấm bằng cử nhân liên quan đến quản trị chiến lược, quản trị rủi ro, hoạch định kế hoạch …
Dẫu biết thực lực mới là điều quan trọng nhưng trong cuộc cạnh tranh nếu một người vừa được đào tạo đúng chuyên môn, vừa có thực lực ngang ngửa bạn thì họ sẽ giành lợi thế cao hơn.
Yêu cầu về kỹ năng
- Khả năng giao tiếp: Đây là yếu tố rất quan trọng đối với những ai mong muốn làm việc ở vị trí thực tập sinh Sale Admin, càng giỏi giao tiếp đến đâu, khả năng thành công càng cao đến đấy... Vì thế, nhân sự thực tập tại vị trí điều hành tour phải có kỹ năng giao tiếp, thuyết trình để trình bày rõ ràng mọi thứ, ghi điểm trong mắt khách hàng.
- Khả năng ngoại ngữ: Thành thạo ngoại ngữ như Anh, Trung, Nhật,... sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong việc giao tiếp và làm việc với đối tác. Ngoài ra, nó còn giúp bạn đọc hiểu các tài liệu nước ngoài liên quan đến các phần mềm, xây dựng kế hoạch, giao tiếp với đối tác,...
- Đam mê: Để theo đuổi việc làm ngành kinh doanh lâu dài thì bạn cần phải có đam mê và sự kiên định bởi công việc này không hề dễ dàng mà đòi hỏi nhiều kỹ năng tổng hợp.
- Tinh thần ham học hỏi: Khoa học công nghệ có những bước tiến phát triển mới, nếu không có sự nhanh nhạy nắm bắt, ham học hỏi thì thực tập sinh Sale Admin sẽ không thể giỏi được. Để nâng cao chất lượng chuyên môn thì thực tập sinh Sale Admin luôn phải nâng cao trình độ chuyên môn của mình. Do đó, hãy tích cực trau dồi thêm kiến thức và kinh nghiệm để phát triển tương lai hơn nhé!
- Tinh thần mạnh mẽ: Trong công việc thực tập sinh Sale Admin sẽ không thể tránh khỏi những chuyện làm cho mình bị căng thẳng. Do làm việc quá nhiều không có thời gian nghỉ ngơi. Đặc thù của của thực tập sinh Sale Admin là bạn phải có một tinh thép, không được sợ hãi và chịu được áp lực công việc.
- Rèn luyện tính cẩn thận: Tính cẩn thận là một trong những đức tính rất cần thiết mà những người làm ngành kinh doanh nói chung, làm thực tập sinh Sale Admin nói riêng cần phải có.
- Luôn chăm chỉ và chịu khó trong công việc: Với những tổng hợp công việc của ngành kinh doanh ở trên thì chắc hẳn rằng bạn cũng đã thấy được sự vất vả của nghề này. Do đó, nếu không có sự chịu khó, chịu khổ thì bạn khó có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
Từ 0 - 1 năm: Thực tập sinh Sale Admin
Đây là bước đệm quan trọng để sinh viên hoàn thiện kiến thức, kỹ năng, năng lực, thái độ làm việc trước khi chính thức hành nghề. Trong thời gian thực tập tại các công ty,doanh nghiệp,… sinh viên sẽ có cơ hội cọ sát và có cái nhìn chân thực nhất về công việc tương lai của mình.
Từ 2 - 4 năm trở đi: Nhân viên Sale Admin
Khi bạn có kinh nghiệm làm việc từ 2 – 3 năm, bạn có thể lên vị trí nhân viên Sale Admin. Đây là lúc bạn nên tập trung học hỏi, phát triển chuyên môn nghiệp vụ. Tùy vào từng cơ sở mà bạn sẽ được đào tạo thêm chuyên môn. Tuy nhiên, để thăng tiến dễ dàng hơn, bạn sẽ phải tự chủ động học hỏi, tích lũy kinh nghiệm thông qua công việc thực tế, từ những thành công hay từ chính thất bại của bản thân.
Từ 4 - 6 năm trở đi: Quản lý Sale
Khi làm việc từ 4 năm trở đi, bạn có thể trở thanh một quản lý Sale. Công việc này được định nghĩa là quá trình hoạch định chiến lược, phân tích, điều hành và kiểm soát mọi hoạt động bán hàng nhằm hướng đến mục tiêu được đặt ra ban đầu.
Đánh giá, chia sẻ về Thực Tập Sinh Sale Admin
Các Thực Tập Sinh Sale Admin chuyên nghiệp nói gì về công việc của họ? Đọc qua các bài đánh giá, chia sẻ kinh nghiệm làm việc của họ dành cho các công ty.
Đang cập nhật...Phỏng vấn Thực Tập Sinh Sale Admin
↳
Người phỏng vấn đang cố gắng đánh giá mức độ trách nhiệm và công việc cần thiết cho vai trò Quản trị viên bán hàng. Điều quan trọng là phải biết một ngày điển hình diễn ra những gì để người phỏng vấn có thể hiểu liệu vai trò đó có phù hợp với ứng viên hay không.
Ví dụ: “Một ngày thông thường của Quản trị viên bán hàng có thể liên quan đến việc quản lý tài khoản khách hàng, chuẩn bị báo cáo bán hàng, xử lý các thắc mắc và khiếu nại của khách hàng cũng như cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm bán hàng.”
↳
Có một số lý do khiến người phỏng vấn có thể hỏi câu hỏi này. Đầu tiên, họ có thể đang cố gắng đánh giá xem Quản trị viên bán hàng có hiểu phạm vi vai trò của họ hay không. Thứ hai, họ có thể đang cố gắng đánh giá xem liệu Quản trị viên bán hàng có thể đảm nhận thêm trách nhiệm hay không nếu cần. Cuối cùng, họ có thể đang cố gắng hiểu được đạo đức làm việc và sự cam kết của Quản trị viên bán hàng đối với công việc của họ. Cuối cùng, điều quan trọng là người phỏng vấn phải hiểu rõ vai trò của Quản trị viên bán hàng để xác định xem họ có phù hợp với tổ chức hay không.
Ví dụ: “Quản trị viên bán hàng chịu trách nhiệm về nhiều nhiệm vụ hỗ trợ nhóm bán hàng đạt được mục tiêu của họ. Họ có thể tham gia quản lý dữ liệu khách hàng, chuẩn bị báo cáo bán hàng, điều phối các hoạt động bán hàng và hỗ trợ hành chính cho nhóm bán hàng. Trong một số tổ chức, Quản trị viên bán hàng cũng có thể chịu trách nhiệm tạo khách hàng tiềm năng và tìm kiếm khách hàng mới.”
↳
Người phỏng vấn đang cố gắng đánh giá xem Quản trị viên bán hàng có các kỹ năng cần thiết để thành công trong vai trò này hay không. Điều này rất quan trọng vì nó giúp xác định xem Quản trị viên bán hàng có phù hợp với vị trí này hay không và liệu họ có thể thực hiện tốt vai trò này hay không.
Ví dụ: “Một số kỹ năng cần thiết để trở thành Quản trị viên bán hàng thành công bao gồm:
-Khả năng sắp xếp ngăn nắp và theo dõi nhiều nhiệm vụ cùng một lúc
-Kỹ năng giao tiếp tuyệt vời, cả hai văn bản và lời nói
-Định hướng dịch vụ khách hàng mạnh mẽ
-Khả năng làm việc tốt dưới áp lực và đáp ứng thời hạn
- Thái độ tích cực, làm được”
↳
Người phỏng vấn đang cố gắng xác định xem liệu quản trị viên bán hàng có những phẩm chất cần thiết để thành công trong việc bán hàng hay không. Điều này rất quan trọng vì quản trị viên bán hàng sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ nhóm bán hàng và đảm bảo rằng họ có các nguồn lực cần thiết để thành công.
Ví dụ: “Có nhiều phẩm chất tạo nên một nhân viên bán hàng thành công, nhưng một số phẩm chất quan trọng nhất bao gồm:
-Khả năng xây dựng mối quan hệ và mối quan hệ với khách hàng
-Khả năng lắng nghe nhu cầu của khách hàng và hiểu được những khó khăn của họ
-Khả năng truyền đạt giải pháp hiệu quả tới khách hàng
-Khả năng chốt giao dịch và đáp ứng hạn ngạch
-Khả năng làm việc độc lập và tạo động lực cho bản thân
-Khả năng giữ bình tĩnh trước áp lực và xử lý sự từ chối”
Câu hỏi thường gặp về Thực Tập Sinh Sale Admin
Thực tập sinh Sale Admin là một vị trí dành cho những bạn sinh viên đang còn đi học hoặc những cử nhân tốt nghiệp chưa có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản trị kinh doanh. Thực tập sinh Sale Admin sẽ được hỗ trợ và hướng dẫn bởi những người có kinh nghiệm và chuyên môn. Làm việc thực tế để học hỏi, tích lũy thêm kinh nghiệm về ngành nghề mà mình đã được đào tạo tại trường lớp.
Thông thường, vị trí thực tập sinh Sale Admin thường không có hoặc lương khá thấp. Quãng thời gian đi thực tập là lúc bạn có cơ hội cọ sát, rèn luyện và nâng cao kỹ năng của bản thân, không nên quá kỳ vọng vào thu nhập ở thời điểm này. Thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều trợ cấp cho thực tập sinh. Tùy vào quy mô công ty và mức độ công việc, lương trung bình của một thực tập sinh tiếng dao động từ 5 - 7M đồng/tháng (toàn thời gian) nếu làm tốt sẽ được nâng lên làm nhân viên chính thức.
Lưu ý rằng đây chỉ là ước lượng và mức lương thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Mức lương cũng có thể được điều chỉnh dựa trên các yếu tố như khu vực địa lý, quy mô công ty, và tình hình kinh tế chung.
Một số câu hỏi phỏng vấn công việc thực tập sinh Sale Admin phổ biến:
- Giới thiệu sơ lược về bản thân bạn?
- Bạn đã tìm hiểu gì về công việc, vị trí mà bạn đang ứng tuyển?
- Bạn có thể mô tả sơ lược về những công việc bạn đã làm? Nhiệm vụ chính ở công việc gần đây nhất của bạn là gì?
- Những thành tựu nào đã đạt được trong công việc khiến bạn tự hào nhất?
- Tình huống khó khăn nhất trong công việc bạn từng gặp là gì? Cách bạn giải quyết vấn đề khó khăn đó như thế nào?
- Hãy kể về một trường hợp mà bạn cảm thấy hối tiếc trong cuộc sống/công - việc. Vì sao bạn cảm thấy hối tiếc về điều đó? Nếu có thể làm lại, bạn nghĩ mình sẽ làm điều gì để có kết quả tốt hơn?
- Bạn nghĩ mình có những tố chất/ kỹ năng nào phù hợp với công việc này?
- Nếu người quản lý của bạn yêu cầu bạn làm điều gì đó mà bạn không đồng ý, bạn sẽ làm gì?
- Điểm bạn cần cải thiện trong thời điểm này là gì? Bạn có kế hoạch để cải thiện những điểm này chưa?
- Điều gì ở đồng nghiệp cũ/ người quản lý cũ làm bạn khó chịu?
- Bạn nghĩ mình là người có khả năng làm việc độc lập tốt hay làm việc nhóm tốt? Bạn có thể chia sẻ một trường hợp cụ thể không?
Để có nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp, bên cạnh những kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn thì cũng đòi hỏi một thực tập sinh Sale Admin có những những kỹ năng quan trọng như:
- Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp là một yếu tố cần thiết trong việc xây dựng lòng tin và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Khi đã tạo dựng mối quan hệ chặt chẽ, lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu của họ, bạn sẽ đưa ra giải pháp phù hợp và khiến khách hàng hài lòng.
- Kỹ năng lắng nghe: Kỹ năng lắng nghe chính là sợi dây liên kết giữa các thực tập sinh Sale Admin và khách hàng. Khi bạn lắng nghe những gì khách hàng nói, bạn sẽ nắm bắt được nhu cầu, tâm lý và mong muốn của họ để đáp ứng nó kịp thời.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong bất kỳ công việc nào, khi làm việc với khách hàng sẽ nảy sinh nhiều vấn đề lớn, nhỏ. Những lúc này đòi hỏi bạn phải hết sức bình tĩnh và đưa ra những giải pháp khéo léo để giải quyết vấn đề, tránh gây mất thiện cảm và khó chịu ở khách hàng.
Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp là một yếu tố cần thiết trong việc xây dựng lòng tin và xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Khi đã tạo dựng mối quan hệ chặt chẽ, lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu của họ, bạn sẽ đưa ra giải pháp phù hợp và khiến khách hàng hài lòng.
- Kỹ năng lắng nghe: Kỹ năng lắng nghe chính là sợi dây liên kết giữa các thực tập sinh Sale Admin và khách hàng. Khi bạn lắng nghe những gì khách hàng nói, bạn sẽ nắm bắt được nhu cầu, tâm lý và mong muốn của họ để đáp ứng nó kịp thời.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong bất kỳ công việc nào, khi làm việc với khách hàng sẽ nảy sinh nhiều vấn đề lớn, nhỏ. Những lúc này đòi hỏi bạn phải hết sức bình tĩnh và đưa ra những giải pháp khéo léo để giải quyết vấn đề, tránh gây mất thiện cảm và khó chịu ở khách hàng.
Để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng thực tập sinh Sale Admin các ứng viên phải trải qua một quá trình đào tạo bài bản.
Để trở thành thực tập sinh Sale Admin , bạn cần những điều sau:
- Ứng viên phải tốt nghiệp Đại Học các ngành như: Quản trị kinh doanh, Kinh Tế, Tài chính và các ngành nghề liên quan khác.
- Biết Tiếng Anh là lợi thế, sở hữu các kỹ năng như nghe, nói, đọc viết thành thạo.
- Nghiệp vụ tin học văn phòng tốt và biết cách sử dụng cơ bản các phần mềm hỗ trợ kinh doanh và quản lý doanh nghiệp khác.
