Câu hỏi phỏng vấn Thực Tập Sinh Sale Admin

Ngành Quản trị kinh doanh là một trong những ngành nghề được nhiều người quan tâm. Đây là một nghề nghiệp thú vị với mức thu nhập hấp dẫn, mang lại nhiều trải nghiệm thực tế, song cũng không ít áp lực. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn thực tập sinh Sale Admin thường gặp.

Các câu hỏi phỏng vấn chung chung cho vị trí thực tập sinh Sale Admin  

Theo bạn, thực tập sinh Sale Admin là gì ?

Thực tập sinh Sale Admin là một vị trí dành cho những bạn sinh viên đang còn đi học hoặc những cử nhân tốt nghiệp chưa có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản trị kinh doanh. Thực tập sinh Sale Admin sẽ được hỗ trợ và hướng dẫn bởi những người có kinh nghiệm và chuyên môn. Làm việc thực tế để học hỏi, tích lũy thêm kinh nghiệm về ngành nghề mà mình đã được đào tạo tại trường lớp.

Vì sao bạn muốn trở thành thực tập sinh Sale Admin ?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Mục tiêu của tôi là phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh. Tôi đã nhận thấy rằng vị trí thực tập sinh Sale Admin  là một cơ hội tuyệt vời để học hỏi và phát triển kỹ năng của mình. Tôi tin rằng tại vị trí này, tôi sẽ có cơ hội trải nghiệm nhiều điều mới nâng cao giá trị bản thân và cộng đồng. Tôi đam mê và muốn thử thách bản thân trong môi trường phát triển năng động như vậy, và tôi tin rằng trung tâm của bạn sẽ là nơi thúc đẩy sự phát triển và thành công cá nhân của tôi.”

Thực tập sinh Sale Admin làm công việc gì?

Để trở thành một thực tập sinh Sale Admin giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: 

“Với trọng trách đảm nhận việc tăng thu nhập và lợi nhuận chính của công ty một thực tập sinh Sale Admin sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.”

Cụ thể thực tập sinh Sale Admin làm các công việc sau đây:

Công việc của một thực tập sinh Sale Admin về cơ bản cũng thực hiện các công việc giống nhân viên chính thức nhưng phần nhiều thiên về hướng hỗ trợ cũng như có sự giám sát hướng dẫn của người phụ trách để rà soát lại công việc và tránh sai sót nghiêm trọng đáng có. Hơn nữa, việc bạn thực tập trong vị trí nào, tại công ty nào cũng có thể ảnh hưởng. Nhìn chung, mô tả công việc của thực tập sinh Sale Admin là:

Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Thông tin đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được gửi đến công ty thông qua website, thư đặt hàng, email, điện thoại hoặc từ các telesale, đại diện bán hàng của doanh nghiệp. Thực tập sinh Sale Admin lúc này có nhiệm vụ kiểm tra thông tin, tình trạng của các đơn đặt hàng nhằm đảm bảo khách hàng đã cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết về sản phẩm/dịch vụ mà họ đặt hàng như: số lượng, giá cả, chiết khấu,...

Nhập đơn hàng vào hệ thống

Sau khi đã xác nhận đơn hàng, thực tập sinh Sale Admin sẽ tiến hành nhập thông tin vào hệ thống máy tính để chuyển giao cho các bộ phận tiếp theo có liên quan như bộ phận kho, sản xuất, điều phối và giao hàng xử lý.

Tiếp đến, họ sẽ thực hiện kiểm tra lại tình trạng thanh toán, tín dụng, hạn mức công nợ của khách hàng với doanh nghiệp để phát hành đơn đặt hàng, cho phép gửi đi hoặc sản xuất.
Ngoài ra, thực tập sinh Sale Admin cũng chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của thông tin liên hệ nhận hàng của khách hàng, bổ sung, cập nhật các thay đổi thông tin nếu có. Khi đơn đặt hàng đã hoàn tất, họ sẽ yêu cầu, nhắc nhở bộ phận kế toán lên hóa đơn và gửi khách hàng. 

Quản lý thông tin hồ sơ của đối tác, khách hàng

Toàn bộ các thông tin có liên quan đến khách hàng hiện đang thực hiện giao dịch với công ty sẽ do Sale Admin quản lý và tiến hành cập nhật khi có thay đổi. Bên cạnh đó, họ cũng sẽ chịu trách nhiệm tạo hồ sơ cho khách hàng mới, bao gồm: tên của người đại điện quản lý, thông tin chi tiết về cách thức liên lạc, đơn đặt hàng và hóa đơn.
Việc quản lý thông tin, hồ sơ khách hàng một cách chi tiết sẽ giúp các thực tập sinh Sale Admin có thể cung cấp đầy đủ và chính xác các dữ liệu cần thiết, hữu ích cho những báo cáo bán hàng. Đây chính là cơ sở để bộ phận kinh doanh xây dựng kế hoạch kinh doanh thương hiệu, phối hợp thực hiện các chiến dịch tiếp thị với bộ phận Marketing một cách hiệu quả. 

Hỗ trợ, tư vấn bán hàng

Ngoài các nhiệm vụ nêu trên thì Sale Admin cũng tham gia hỗ trợ bán hàng bằng cách thực hiện các yêu cầu từ khách hàng như:

• Hỗ trợ phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch công tác, theo dõi sát sao tiến độ triển khai công việc, đôn đốc, nhắc nhở các thành viên trong bộ phận hoàn thành công việc đúng theo kế hoạch đã đề ra.
• Soạn thảo cũng như quản lý các văn bản hành chính có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như thư chào hàng, báo giá, lên hợp đồng, điều phối đặt hàng, giao hàng,...   

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một thực tập sinh Sale Admin .

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn thực tập sinh Sale Admin  về chuyên môn

Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành quản trị kinh doanh như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:

Các cách nhập liệu cho nhanh gồm những cách nào ?

Sử dụng data table để nhập dữ liệu nhanh chóng

Nhân viên nhập liệu sẽ sử dụng bảng tính excel để phục vụ công việc nhập liệu. Công cụ Data table sẽ là một trợ thủ đắc lực phục vụ cho hoạt động này của bạn. Tuy nhiên, nhiều người không biết cách khai thác hết tính năng của excel nên dường như không biết làm sao để dùng Data table hiệu quả, thậm chí có những người còn chưa từng biết tới sự hiện diện của nó. 

Vậy, nếu chọn Data table như một bí quyết nhập dữ liệu nhanh thì bạn sẽ sử dụng nó như thế nào. Khám phá từ công dụng chính của phương pháp này thì chúng ta sẽ rõ mục đích của việc sử dụng nó. 

Với data table, bạn sẽ có được sự tối ưu hóa cho việc lưu trữ dữ liệu. Công cụ này giúp dữ liệu được lưu lại một cách chính xác trong một tốc độ lưu trữ nhanh chóng. Ngoài ra, thông qua Data table, bạn cũng có thể nhìn nhanh chóng các dữ liệu khi chúng được thực hiện.

Tùy chỉnh sự chuyển động của con trỏ chuột để nhập dữ liệu nhanh

Với việc sử dụng trang tính excel, cách thức hoạt động của con trỏ chuột hoàn toàn khác với chương trình word, có nhiều bất tiện hơn. Cụ thể, mỗi lần chúng ta nhấn lệnh enter với mục đích muốn chuyển tiếp xuống ô/ cột tiếp theo thì con trỏ chuột sẽ nhảy về ô cuối cùng của bảng tính, nó khiến nhân viên nhập liệu nói riêng mất tập trung vì phải dành thời tìm kiếm con trở chuột rồi nhấp lại về vị trí cần nhập liệu.

Nếu như tình trạng này không được khắc phục, với khối lượng dữ liệu cần nhập khá nhiều và dễ rối mắt thì sẽ gây ra sự bất tiện lớn cho người thực hiện. Và nếu biết cách, bạn sẽ khắc phục được tình trạng này và làm cho thao tác nhập liệu của mình trở nên nhanh hơn.

Chọn dữ liệu ở bên trong bảng tính 

Để chọn dữ liệu nhanh, bạn tiến hành theo các thao tác đơn giản sau đây:

Ở trên thanh công cụ, bạn tìm đến danh mục Table  Tại đây bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh định dạng bảng theo ý muốn thông qua việc thêm vào bảng dữ liệu bộ lọc và sắp xếp các tùy chọn theo cách bạn muốn các yếu tố sẽ xuất hiện với thứ tự ưu tiên như thế nào. Hoặc tại mục Table cũng cho phép bạn tạo ra được nhiều bảng nằm cùng một sheet với nhau để thuận tiện cho việc nhập dữ liệu và quan sát dữ liệu của bạn.

Sử dụng phím tắt để thao tác nhanh hơn

Phím tắt là cách chúng ta làm tắt quá trình thông qua công cụ phím chữ và số của bàn phím. Chính vì thế mà phím tắt cực kỳ có tác động tích cực tới quá trình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên nhập liệu vì nó có thể gia tăng nhanh hiệu suất cũng như năng suất thực hiện công việc và đảm bảo kết quả công việc nhập liệu được chính xác như cách nhập thủ công tỉ mỉ.

Đọc lại toàn bộ dữ liệu sau khi đã được nhập

Dù nhập liệu hay bất cứ công việc nào có phức tạp hay đơn giản để thực hiện thì không ai có thể đảm bảo được trong quá trình chúng ta tiến hành làm việc không có sai sót xảy ra đúng không nào. Nghề gì cũng sẽ đòi hỏi con người phải bỏ nhiều trách nhiệm, sự tỉ mỉ và đảm bảo chính xác nhưng với riêng nghề nhập liệu mà nói, chính xác là yếu tố quan trọng hàng đầu. 

Có nhiều loại nhập liệu, từ nhập liệu dữ liệu nội dung văn bản cho tới nhập liệu số. Mọi thứ hầu hết được tiến hành qua thao tác sao chép lại thế nhưng việc sao lại dữ liệu cũng có khó khăn của riêng nó. Một nhân viên làm nhập liệu sẽ phải tiếp xúc nhiều kiểu dữ liệu khác nhau và với số lượng không nhỏ mỗi ngày. Dễ ở cách làm vì không đòi hỏi sự sáng tạo hay trình độ chuyên môn cao siêu nào nhưng khó ở tính chất đặc thù. 

Các kênh tìm kiếm khách hàng hiệu quả là những kênh nào ?

Thông qua mạng xã hội 

Ngày nay, với sự bùng nổ của công nghệ số và sự phát triển của các trang mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram,… đã tạo điều kiện cho nhiều doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm khách hàng của mình.

Để tìm kiếm được khách hàng trên mạng xã hội, trước tiên bạn cần xác định được chân dung khách hàng tiềm năng của mình và hình dung được thói quen, hành vi của họ trên các trang mạng xã hội.

Email marketing

Tương tự như các trang mạng xã hội, với thời đại công nghệ số hiện nay, email cũng là một trong những phương pháp tìm kiếm khách hàng hiệu quả cho các doanh nghiệp.

Để thu thập email từ khách hàng, bạn có thể sưu tập những tài liệu cung cấp kiến thức hữu ích cho khách hàng, chương trình khuyến mãi, catalogue chào hàng, … và mời khách hàng đăng ký nhận bằng cách gửi qua mail.

Sau khi đã có được mail của khách, hãy soạn ngay những chương trình khuyến mãi, chào hàng mới với nội dung chắc lọc, hình ảnh bắt mắt, dễ hiểu để gửi ngay cho họ.

Sử dụng Google Adwords

Google Adwords là một trong những cách tìm kiếm khách hàng hiệu quả, giúp doanh nghiệp bạn đẩy nhanh doanh số. Bởi nó có thể giúp khách hàng tìm kiếm được sản phẩm/dịch vụ của bạn trên Google thông qua từ khóa mà họ tìm kiếm.

Tuy nhiên, việc sử dụng Google Adwords sẽ phải có trả phí, do đó bạn cần có chiến lược lựa chọn từ khóa hợp lý.

Thông qua các triển lãm, sự kiện

Đây là một kênh offline vô cùng quan trọng để tìm kiếm khách hàng. Việc đặt các booth bán hàng tại các triển lãm, sự kiện giúp cho việc quảng bá sản phẩm đến với khách hàng tiềm năng vô cùng tối ưu mà không mất quá nhiều chi phí.

Đồng thời, bạn có thể giữ liên lạc với các khách hàng đã mua sản phẩm/ dịch vụ tại các triển lãm, sự kiện để tiếp tục chăm sóc họ trở thành một khách hàng quen thuộc cho thương hiệu.

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí thực tập sinh Sale Admin  

Với những gói công việc cũng như những kỹ năng cần thiết của một thực tập sinh Sale Admin  như trên, vậy ai sẽ thật sự phù hợp với công việc này? 

Có thể nói, thực tập sinh Sale Admin  có yêu cầu cao về bằng cấp và đào tạo đúng chuyên ngành. Tuy thế, họ vẫn cần phải sở hữu những tố chất dưới đây để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:

• Năng động, sáng tạo.
• Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc ổn thỏa.
• Sức khỏe ổn định.
• Người thích giao tiếp, làm việc với con người.
• Cẩn trọng, chi tiết; song cũng cần cái nhìn bao quát.
• Là người nhạy cảm trước những rủi ro tiềm tàng.

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

• Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 
• Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn thực tập sinh Sale Admin  sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.

Được mệnh ra là một nghề “siêu hot” và cớ mức lương “khủng”, nhưng thực sự, nghề thực tập sinh Sale Admin  như thế nào, có "hào nhoáng" như vẻ bề ngoài hay không?