Phản hồi tích cực là gì? 6 bước đưa ra phản hồi mang tính xây dựng và tích cực

1. Phản hồi tích cực là gì?

Phản hồi tích cực được dùng trong quá trình giao tiếp bằng cách đưa ra được những thông tin nhận xét về một vấn đề vừa được tiếp nhận bằng cách quan sát tỉ mỉ, lắng nghe chi tiết cũng như đưa ra được những quan điểm cá nhân, ghi nhận điểm tích cực và đóng góp ý kiến nhằm cải thiện được các điểm tiêu cực.

Theo đó, việc phản hồi tích cực sẽ biểu hiện bằng cách lắng nghe, quan sát và tóm tắt các điểm chính, kết hợp với phản hồi bằng ngôn ngữ hoặc là phi ngôn ngữ. Cơ sở này sẽ được dựa trên 2 tiêu chuẩn đó là lòng tin giữa người nói và người tiếp nhận thông tin, hiểu biết về chuyên môn. Việc đưa ra các phản hồi tích cực, logic dễ dàng chiếm được lòng tin và sẽ tạo thêm không khí thiện cảm và dễ dàng được chấp nhận.

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024

2. 6 bước đưa ra phản hồi tích cực

Chọn thời gian và địa điểm tốt trước khi đưa ra phản hồi

Bạn nên bắt đầu bằng cách hỏi người khác nếu nó có sẵn tại thời điểm đó. Nếu bạn bận, bạn nên cố gắng bắt đầu cuộc trò chuyện sau. Bằng cách này, người mà bạn đưa ra phản hồi sẽ cung cấp cho bạn sự chú ý mà bạn cần để giao tiếp hiệu quả. Mặt khác, để chọn kịch bản, bạn phải xem xét loại thông tin bạn sẽ cung cấp:

Khi có phản hồi tích cực, bạn nên chọn thực hiện nó ở nơi công cộng, để người đó thậm chí còn được xã hội thừa nhận hơn về tính thỏa đáng trong công việc của họ.Trong trường hợp bạn muốn truyền đạt một số khía cạnh tiêu cực, hãy chọn một trang web riêng tư để nhân viên không nhận thấy rằng anh ta đang lúng túng trước các đồng nghiệp của mình.

Đừng chờ đợi quá lâu để đưa ra ý kiến ​​của bạn

Nếu có bất kỳ khía cạnh nào mà bạn muốn cung cấp phản hồi cho đồng nghiệp, nhân viên hoặc sếp, đừng chờ đợi lâu. Nếu không, người đó sẽ không nhớ rõ nó nói về cái gì. Ví dụ: nếu bạn nói với ai đó rằng hành vi bạn đã có 3 tháng trước là không phù hợp, thì người đó có thể không bối cảnh hóa những gì đã xảy ra, vì vậy phản hồi của bạn sẽ không có hiệu quả mong muốn.

Tuy nhiên, nếu bạn đề cập đến khía cạnh tích cực hoặc tiêu cực về điều gì đó bạn đã làm trong vài ngày qua, bạn có thể xem xét ý kiến ​​của mình và khắc phục - nếu cần - vì bạn sẽ không đi lệch nhiều so với mục tiêu của mình..

Ngoài ra, điểm này đặc biệt quan trọng liên quan đến phản hồi tiêu cực, vì nếu bạn không đưa ra ý kiến ​​của mình ngay lập tức, bạn sẽ tích lũy khiếu nại với một người và một ngày nào đó có thể bị choáng ngợp và truyền đạt mọi thứ làm phiền bạn với thái độ hung hăng. Điều này là phổ biến trong bất kỳ loại mối quan hệ nào - bạn bè, cặp vợ chồng, cha mẹ, v.v. - Nếu bạn không nói cho người khác biết điều gì đang làm phiền bạn, điều đó sẽ khó thay đổi hành vi của họ.

Thể hiện thái độ đồng cảm

Đặt mình vào vị trí của người khác với sự đồng cảm và suy nghĩ về cách bạn muốn họ cung cấp cho bạn thông tin về công việc và hiệu suất của bạn. Chắc chắn bạn sẽ muốn người sẽ bình luận về một khía cạnh nào đó trong công việc của bạn phải thông cảm, cố gắng không làm tổn thương cảm xúc của bạn khi có thông tin tiêu cực. 

Nếu công việc của bạn đã ảnh hưởng đến bạn theo một cách nào đó, hãy cố gắng đừng để mất bình tĩnh và giải thích bạn cảm thấy thế nào.

Lắng nghe người khác và linh hoạt

Trong quá trình giao tiếp này, bạn nên có khả năng lắng nghe tích cực - và không chỉ nói chuyện. Điều này bao gồm tạo cơ hội cho người khác nói với chúng tôi về những khó khăn anh gặp phải trong con đường của mình liên quan đến nhiệm vụ đó.

Giải quyết các lý do khiến người khác hành động theo cách đó. Có thể khi bạn biết hoàn cảnh của mình, bạn hiểu rằng bạn đã hành động theo cách tốt nhất có thể. Có khả năng khắc phục nếu bạn nghĩ rằng bạn sai. Rốt cuộc, phản hồi bạn cung cấp dựa trên ý kiến ​​cá nhân của bạn, nó không phải là một sự thật tuyệt đối.

Không sử dụng ý kiến ​​chung và không cụ thể

Điều quan trọng là bạn phải cụ thể với ý kiến ​​của mình, thay vì đưa ra phản hồi với thông tin mơ hồ và chung chung. Không giống nhau khi nói: "công việc tốt" rằng "báo cáo cuối cùng của bạn thu thập thông tin rất chính xác về tiến trình của công ty".

Với bình luận thứ hai, người khác sẽ cảm thấy có giá trị hơn và có kiến ​​thức lớn hơn về hiệu quả của họ trong công việc. Thông tin bạn cung cấp càng cụ thể và cụ thể, sẽ càng có kết quả tốt hơn đối với hiệu suất của người khác - cũng như la bàn càng chính xác, chúng ta càng dễ dàng điều khiển một con tàu

Sử dụng phản hồi tập trung vào hành vi, không phải người

Điều rất quan trọng là bạn chọn những từ bạn sẽ sử dụng tốt, để không chỉ trích người đang nghi vấn mà là hành vi đã được thực hiện tại một thời điểm nhất định. Để bạn hiểu rõ hơn về nó, không giống như nói "dự án không được giao đúng hạn" hơn là nói "luôn luôn giao dự án trễ". Trong trường hợp thứ hai, người đó có thể cảm thấy rằng mình đang bị gắn mác là vô trách nhiệm và một tình huống khó chịu và khó chịu sẽ xảy ra..

Cũng tập trung vào các hành vi biệt lập, để các hành vi không được khái quát. Chúng ta hãy xem một ví dụ liên quan đến khía cạnh này: Tốt hơn là nói: "Sáng nay bạn đến muộn 15 phút, tôi muốn biết nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào": "Bạn rất không đúng giờ". Như bạn có thể thấy, ví dụ đầu tiên tập trung vào hành vi đến trễ - ngoài việc thể hiện thái độ đồng cảm về nó-.

Trong câu thứ hai, ngược lại, nó rất hung hăng, phân loại người dựa trên một số sự kiện đôi khi tạo thành ngoại lệ, không phải là chuẩn mực.

Đọc thêm: 10 cách xây dựng sự tích cực lành mạnh

3. Mục đích của phản hồi tích cực

Nói trực tiếp với họ

Một email, một bức thư, một tin nhắn không thể truyền đạt được hết những suy nghĩ thực sự của bạn về một vấn đề. Đó là lý do tại sao mọi người có xu hướng hiểu lầm lời nói của bạn khi bạn gửi phản hồi bằng những cách trên. Nếu có thể bạn hãy góp ý bằng cách nói trực tiếp thông qua một cuộc điện thoại hay buổi gặp mặt thay vì thông qua một bức thư hay một văn bản nào khác. Bởi khi trao đổi trực tiếp, bạn sẽ dễ dàng hiểu được ý nghĩa, suy nghĩ của đối phương. Từ đó, biết cách điều chỉnh lời phản hồi sao cho phù hợp tránh những sự hiểu lầm không cần thiết. Nếu bạn thấy một nhân viên trước đây hoàn thành rất tốt công việc, nhưng thời gian gần đây họ thường xuyên mắc lỗi, bạn hãy nói chuyện trực tiếp và hỏi rằng: “Có phải bạn đang gặp vấn đề gì khó khăn? Gần đây tôi thấy bạn chưa thực sự tập trung vào công việc, hãy chia sẻ điều đó với tôi nếu có thể”.

Chú ý âm điệu khi nói 

Nội dung lời nói của bạn quan trọng, nhưng cách bạn nói chúng cũng quan trọng không kém. Nếu người kia có thể thấy rằng bạn có ý tốt và tốt bụng, họ sẽ có nhiều khả năng chấp nhận đề xuất của bạn. Tình hình sẽ trở nên rất khó khăn khi mọi người cảm thấy bị tấn công vì mắc sai lầm. Vì vậy, hãy giữ giọng nói của bạn thấp, duy trì một phong thái lịch sự và cố gắng sử dụng một giọng điệu khiến người đối diện cảm thấy được tôn trọng và có giá trị. Ví dụ, khi nhân viên làm sai, thay vì trách mắng họ bằng lời nói thậm tệ thì hãy hỏi thăm họ như một người bạn.

Bắt đầu bằng một lời khen 

Nếu bạn đang có ý định góp ý cho một ai đó, hãy công nhận những cố gắng, nỗ lực của họ bằng lời khen. Lời nhận xét tích cực ban đầu sẽ giúp người đó cảm thấy thoải mái hơn khi tiếp nhận những lời phản hồi tiếp theo. Chẳng hạn, nếu bạn định góp ý một nhân viên vì hay đi làm muộn, trước tiên hãy ghi nhận những nỗ lực của họ trong công việc: “Tôi thấy bạn là người xuất sắc trong công việc, bạn đang làm một công việc một cách tuyệt vời, nhưng tôi muốn nhắc nhở bạn về quy định giờ giấc của công ty“.

Đọc thêm: Lắng nghe tích cực (active listening) là gì? 10 cách để cải thiện kỹ năng lắng nghe tích cực của bạn

Liên hệ lời phản hồi liên quan đến các mục tiêu của họ 

Nếu bạn muốn đối phương dễ dàng chấp nhận những phản hồi mang tính xây dựng, góp ý của mình, bạn hãy nhấn mạnh về những lợi ích khi tiếp thu những phản hồi đó. Một khi đối phương không nhận thấy được những giá trị mà lời phản hồi của bạn mang lại họ sẽ khó tiếp thu, lắng nghe những gì bạn nói. Chẳng hạn, với một nhân viên làm sai công việc được giao, bạn có thể nói, “Tôi biết bạn đang tìm kiếm một cơ hội thăng chức. Vì vậy tôi nghĩ chúng ta có thể nói một chút về những gì bạn đang có và bạn cần làm gì để có thể nhanh chóng thăng chức như ý muốn“. 

Phản hồi góp ý hành vi, không phê phán tính cách

Thông thường, mọi người thấy dễ dàng thay đổi hơn nếu họ không cảm thấy bị tấn công cá nhân. Nếu chúng ta chỉ tập trung vào những gì người kia đã làm, nhiều khả năng họ sẽ thay đổi tốt hơn. Người kia sẽ không có thái độ tiếp thu tốt nếu họ cảm thấy như đang bị coi thường. Do vậy, hãy đưa ra những phản hồi dựa trên cơ sở những gì đối phương đã làm, chỉ ra và phân tích những lỗi lầm của họ một cách chi tiết để thuyết phục họ.  Ví dụ, bạn chưa thực sự hài lòng với bản kế hoạch mà nhân viên gửi lên, thay vì nói “Bạn không có cẩn thận khi làm bản kế hoạch này” thì hãy nói “Bản kế hoạch này còn thiếu khá nhiều chi tiết quan trọng“. Và xin hãy nhớ rằng, khi đã nói “bản kế hoạch thiếu nhiều chi tiết quan trọng”, bạn nên chỉ ra chính xác những chi tiết đó là gì, đừng nói những điều chung chung. Nhân viên của bạn sẽ biết ơn bạn khi bạn chỉ cho họ thấy họ đang thực sự thiếu những gì.

Thể hiện sự đồng cảm trong lời phản hồi

Viêc bạn thừa nhân những khó khăn mà họ gặp phải sẽ giúp họ cảm thấy được đồng cảm và dễ tiếp thu phản hồi của bạn. Nếu đối phương đang ở trong hoàn cảnh khó khăn, bạn hãy nói rằng bạn hiểu những gì họ đang trải qua. Nếu bạn ở trong hoàn cảnh ấy cũng có thể làm như họ, nhưng bạn vẫn giải thích cho họ biết rằng họ đang sai. Đây là chìa khóa để họ hiểu bản chất của những gì bạn muốn nói. Bạn có thể nói với một nhân viên làm ca đêm đang mệt mỏi là “Tôi biết thời gian này gia đình bạn đang có chuyện rắc rối, nhưng tôi thấy bạn đang làm ảnh hưởng đến kết quả của công ty, chúng ta cần phải nói về nó”.

4. Tầm quan trọng của phản hồi mang tính xây dựng tích cực

Kỹ năng phản hồi là một phần rất quan trọng trong giao tiếp hàng ngày nói chung và trong môi trường học tập nói riêng. Khi một người nhận được những phản hồi mang tính xây dựng nó sẽ giúp cho họ sẵn sàng thay đổi để hoàn thiện mình hơn và tối đa hóa khả năng của mình.

Có 2 kiểu phản hồi:

• Phản hồi xây dựng là đưa ra những thông tin cụ thể, trọng tâm vào vấn đề và dựa trên sự quan sát, nêu lên những điểm tích cực và những điểm cần cải thiện.
• Phản hồi theo kiểu “khen và chê” là những đánh giá mang tính cá nhân, chung chung, không rõ ràng, chú trọng vào con người và dựa trên quan điểm , cảm nhận của người đưa ý kiến phản hồi.

Trong quá trình học tập, cũng có khi bạn là người nhận phản hồi từ các thầy cô và bạn bè, nhưng cũng có khi bạn chính là người đưa ra ý kiến phản hồi cho chính thầy cô hoặc bạn bè của mình. Nhưng dù ở vai trò nào, bạn hãy cố gắng để đừng bị rơi vào cái bẫy của kiểu phản hồi “khen và chê”.

Đọc thêm: 5 cách vượt qua "Sự tích cực độc hại"

Trên đây là những chia sẻ về phản hồi tích cực mà 1900 - tin tức việc làm muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng, với những thông tin trên đã giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng của phản hồi tích cực, cũng như cách để cải thiện khả năng đưa ra góp ý/phản hồi về một vấn đề cho người khác.