Phòng kinh doanh có chức năng gì? 4 bộ phận cơ bản của Phòng kinh doanh

1. Phòng kinh doanh là gì?

Phòng kinh doanh (Business Department) là một phòng ban quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Ở nhiều công ty, phòng kinh doanh có quy mô khá lớn và được nhận chế độ đãi ngộ rất hấp dẫn. Phòng kinh doanh phụ trách khâu nghiên cứu, phát triển và phân phối sản phẩm. Phòng kinh doanh là trung tâm kết nối các phòng ban khác trong công ty lại với nhau nhằm đảm bảo công việc được diễn ra một cách thuận lợi nhất.

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024

2. 4 bộ phận cơ bản của Phòng kinh doanh

Tùy vào quy mô, đặc điểm lĩnh vực ngành hàng kinh doanh mà phòng kinh doanh sẽ được quy hoạch khác nhau. Có những công ty hòng kinh doanh chỉ gồm bộ phận kinh doanh kiêm luôn các nhiệm vụ khác như chăm sóc khách hàng, nghiên cứu thị trường. Nhưng ngược lại đối với các doanh nghiệp lớn, tính chuyên môn hóa được thể hiện khá rõ ở từng ban, nhất là ở phòng kinh doanh.

Bộ phận nghiên cứu, tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Nhiệm vụ chính của bộ phận này đó chính là tìm kiếm các khách hàng tiềm năng thông qua việc gọi điện, email và lưu trữ, thu thập và sắp xếp thông tin liên hệ của khách hàng một cách khoa học. Để làm được điều này, bạn cần lên kế hoạch, triển khai một số sự kiện, chiến dịch hấp dẫn nhằm thu hút khách hàng quan tâm tới dịch vụ, sản phẩm công ty.

Bộ phận kinh doanh

Khi làm việc ở bộ phận này, bạn sẽ trở thành cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng. Công việc chính của nhân viên kinh doanh là giới thiệu, tư vấn và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ, sản phẩm phù hợp của công ty. Để hoàn thành tốt công việc, bạn cần thật sự hiểu về sản phẩm, dịch vụ, cũng như có khả năng giao tiếp tốt để có thể kịp thời giải thích những thắc mắc của khách hàng.

Bộ phận quản lý khách hàng

Mặc dù có một vài đặc điểm tưởng đồng với sales, nhưng nhân viên quản lý khách hàng chính là người đồng hành cùng khách hàng trong quá trình sử dụng sản phẩm và viết báo cáo sau khi quá trình này kết thúc. Để doanh nghiệp có thể xác định được đâu là khách hàng mục tiêu trong lượng thông tin khổng lồ đó thì còn cần thêm công đoạn phân tích sau đây: 

• Xây dựng hệ thống đánh giá xếp hạng khách hàng. 
• Phân loại thông tin cá nhân của khách hàng (khách hàng cá nhân) và thông tin của doanh nghiệp (khách hàng tập thể, doanh nghiệp).
• Nghề nghiệp của khách hàng, mức lương thu nhập hàng tháng của họ là bao nhiêu? 
• Khách hàng có hoạt động kinh doanh nào hay không?
• Phân bổ địa lý của các đối tượng khách hàng.

Bộ phận chăm sóc khách hàng

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa sales và chăm sóc khách hàng. Nhưng trên thực tế đây là hai vị trí khác nhau. Nhân viên chăm sóc khách hàng không bán sản phẩm, dịch vụ trực tiếp, họ sẽ đại diện công ty giải đáp những thắc mắc, khiếu nại của khách hàng. Ở vị trí này đòi hỏi bạn phải là một người biết lắng nghe, nhạy bén, có khả năng ứng xử tốt. Thông qua các thắc mắc của khách hàng, bạn cần thu thập thông tin, các góp ý để cải thiện chất lượng dịch vụ. Đồng thời, bạn cũng có thể giới thiệu sự kiện, chương trình ưu đãi của công ty thu hút sự quan tâm và lựa chọn sử dụng sản phẩm của khách hàng. Có 2 hình thức làm việc chính dành cho vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng: 

• Nhân viên làm việc trực tiếp tại công ty, doanh nghiệp, trung tâm chăm sóc khách hàng. 
• Nhân viên làm việc online qua các kênh trực tuyến, nền tảng xã hội. 

Đọc thêm: Sản phẩm mới là gì? Chi tiết nhất 7 bước phát triển sản phẩm mới

3. Chức năng quan trọng của phòng kinh doanh

Chức năng tham mưu

Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất. 

Chức năng hướng dẫn, chỉ đạo

Phòng kinh doanh có chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Các hoạt động này sẽ góp phần mở rộng và phát triển thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp.

Chức năng xây dựng và phát triển nguồn khách hàng

Phòng kinh doanh cần phải xây dựng được những phương án, kế hoạch cụ thể để phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có khiến họ trở thành những khách hàng trung thành với doanh nghiệp. Để công ty phát triển thì phòng kinh doanh cần có phương án phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có.

Chức năng theo dõi, kiểm soát và báo cáo

Đây là khâu rất quan trọng bởi nó vừa là quy định của doanh nghiệp, đồng thời phản ánh được kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Báo cáo cần thể hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như thể hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao của phòng kinh doanh. Định kỳ phòng kinh doanh cần lập báo cáo theo đúng quy định của doanh nghiệp. Báo cáo cần thể hiện tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty cũng như thể hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao của phòng kinh doanh.

Chức năng thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm 

Phòng kinh doanh hỗ trợ cho Ban Giám đốc công ty toàn bộ các vấn đề liên quan đến việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của công ty như là thanh toán quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài chính, liên doanh, liên kết…

Đọc thêm: Startup là gì? Gợi ý TOP 15 mô hình kinh doanh hiệu quả khi khởi nghiệp

4. Các mô hình tổ chức phòng kinh doanh

Mô hình hòn đảo (The island)

Mô hình hòn đảo có thể hiểu đơn giản là việc bạn cung cấp cho đội ngũ kinh doanh những nền tảng cơ bản như: một vài buổi training, bản demo các sản phẩm mà công ty đang bán, thông tin về chính sách hoa hồng. Hoặc có thể có hoặc không một văn phòng làm việc với mục đích bán được càng nhiều sản phẩm, dịch vụ càng tốt. 

Với mô hình hòn đảo, ngoại trừ một người quản lý có quyền hạn cao nhất thì mỗi thành viên trong phòng kinh doanh về cơ bản đều làm việc độc lập. Mô hình này dễ dàng áp dụng với các quy trình kinh doanh đơn giản chỉ gồm 1 hoặc 2 bước bán hàng. 

Mô hình dây chuyền (The assembly line)

Đây là mô hình được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi nó mang đến hiệu quả tối đa dựa trên chuyên môn hoá lực lượng lao động và sắp xếp tuần tự theo quy trình sản xuất. Chính vì vậy, bạn có thể áp dụng mô hình này cho phòng kinh doanh của công ty mình. Mô hình dây chuyền sẽ tổ chức phòng kinh doanh của bạn thành 4 nhóm theo chức năng:

• Lead generation team: Có trách nhiệm thu thập tên, số điện thoại, email và thông tin cần thiết của những người quan tâm tới sản phẩm/dịch vụ.
• Sales Development Representatives (SDRs): Có trách nhiệm tiếp cận và xác định các leads đủ điều kiện (qualified leads) bằng cách câu hỏi về nhu cầu của khách hàng, từ đó xác định quy trình ra quyết định.
• Account Executives (AEs): Có trách nhiệm chốt các đơn hàng thông qua việc gọi điện cho các SQLs, demo sản phẩm, xóa bỏ các mối lo ngại, thúc đẩy các thỏa thuận và cố gắng tối đa để chốt các đơn hàng.
• Customer Success team: Khi một đơn hàng được chốt, các khách hàng mới sẽ được chuyển qua cho nhóm này. Nhân viên sẽ tập trung chăm sóc những khách hàng sẵn có, khiến họ hài lòng nhằm gia tăng giá trị vòng đời khách hàng (lifetime value - LTV). Họ cũng cố gắng upsell hoặc cross - sell để tăng doanh số.

Mô hình nhóm (The pod)

Mô hình nhóm hoạt động dựa trên vòng đời khách hàng dạng phễu tương tự như mô hình dây chuyền, lấy khách hàng là trung tâm nhưng khác ở chỗ phòng kinh doanh sẽ thành lập các nhóm đa chức năng. Mỗi nhóm sẽ đảm nhận toàn bộ phễu bán hàng với các thành viên đóng những vai trò khác nhau. 

Ưu điểm của mô hình kinh doanh này là sự liên kết, cộng tác chặt chẽ trong từng nhóm giúp nhân viên vừa có thể hoàn thành tốt các công việc của mình, đồng thời nắm bắt được mục tiêu kinh doanh của toàn công ty. Hơn thế nữa, việc chia nhóm nhỏ sẽ linh hoạt và nhanh nhẹn hơn, thấu hiểu nhiều hơn.

Đọc thêm: Ngành kinh tế phát triển là gì? Mức lương, cơ hội việc làm và trường đào tạo

Phòng kinh doanh là trung tâm kết nối các phòng ban khác trong công ty lại với nhau nhằm đảm bảo công việc được diễn ra một cách thuận lợi nhất. Trong bài viết trên, 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về phòng kinh doanh gồm những bộ phận nào? . Hy vọng qua bài viết bạn hiểu được tầm quan trọng và thực hành hiệu quả.