Câu hỏi phỏng vấn Kiểm Toán Viên

Trước hết là có ý thức làm việc vì công ích với tư cách là kiểm toán viên chính phủ. Tôi cũng đã từng là kiểm toán viên tư nhân và thực hiện nhiều cuộc kiểm toán nội bộ để đảm bảo doanh nghiệp có tình hình tài chính lành mạnh. Điều này phục vụ một chức năng quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh, nhưng nó không nhất thiết liên quan đến toàn bộ dân số. Có một loại niềm tin thiêng liêng trong việc xử lý tiền công, và có lẽ, xu hướng lớn hơn của một số tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ, là mất dấu tiền vì nó đang được cung cấp. Một cuộc kiểm toán của chính phủ đòi hỏi một mức độ kỷ luật nhất định trong việc điều tra xem liệu các khoản tiền dành cho một mục đích có được sử dụng hợp lý hay không. Các cuộc bầu cử phân thắng bại dựa trên việc sử dụng công quỹ, vì vậy nó rất quan trọng đối với đời sống công cộng của chúng ta với tư cách là công dân.

Khi tôi làm kiểm toán viên thay mặt chính phủ điều tra việc sử dụng quỹ, vai trò của tôi là đánh giá các hồ sơ để đảm bảo tuân thủ và phát hiện những điểm bất thường. Với vai trò này, tôi cảm thấy rằng mình đang tiếp cận tổ chức từ bên ngoài và đang đảm bảo mọi thứ đều theo thứ tự. Khi tôi thực hiện kiểm toán nội bộ, như nhiều tổ chức phi lợi nhuận nên thực hiện hàng năm, tôi đang làm việc với công ty với vai trò tư vấn để đảm bảo tuân thủ, đồng thời trao quyền cho tổ chức phi lợi nhuận cải thiện tình hình tài chính và để phát triển mạnh. Theo nghĩa này, tôi đang hợp tác với công ty cũng như đánh giá hồ sơ của nó.

Mỗi kế toán cần phải được định hướng chi tiết, nhưng điều cần thiết khác là kỷ luật để kiểm tra lại. Tôi luôn kiểm tra lại để đảm bảo mọi thứ đều theo thứ tự. Ngoài ra, hiểu biết về kỹ thuật sẽ giúp ích và tôi luôn cập nhật phần mềm và ứng dụng mới nhất giúp theo dõi chi tiết và phát hiện các điểm bất thường dễ dàng hơn.

Toán học luôn là thế mạnh của tôi, đó là lý do ngay từ đầu tôi đã tham gia kiểm toán. Giáo sư toán học của tôi nói với tôi rằng tôi có con mắt quan sát chi tiết và có thể thấy tôi làm công việc này. Kỹ năng toán học của tôi mang lại cho tôi khả năng phân tích dữ liệu, so sánh chất béo và số liệu và nhận thấy bất kỳ sự khác biệt nào.

Một kỹ năng khác khiến tôi trở thành một kiểm toán viên có trình độ là tôi có tổ chức như thế nào. Tôi đã sử dụng một hệ thống lưu trữ được cá nhân hóa để giữ tất cả tài liệu của mình ngăn nắp và an toàn. Tôi thấy rằng càng ngăn nắp, tôi càng ít mắc sai lầm. Giữ tất cả các nhiệm vụ của tôi theo thứ tự cũng giúp tôi đảm bảo rằng tôi đáp ứng các thời hạn quan trọng.

Tôi quen thuộc với một số chương trình phần mềm kiểm tra và phân tích dữ liệu. Với vai trò kiểm toán viên tài chính hiện tại, tôi thường xuyên sử dụng cả Microsoft Excel và Access. Các chương trình này cho phép tôi phân tích một lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tôi cũng sử dụng các phần mềm chuyên dụng như SAP và Oracle Financials khi cần thiết.

Tôi tin rằng một số kỹ năng quan trọng nhất cho công việc này bao gồm chú ý đến chi tiết, kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng giao tiếp. Là một kiểm toán viên tiểu bang, tôi cần kiểm tra kỹ lưỡng hồ sơ và báo cáo tài chính để đảm bảo chúng chính xác. Tôi cũng cần truyền đạt những phát hiện của mình cho người khác để họ có thể hiểu được. Cuối cùng, tôi sẽ cần sử dụng các kỹ năng giải quyết vấn đề của mình để tìm giải pháp cho bất kỳ vấn đề nào mà tôi phát hiện ra.

Nếu tôi nghi ngờ ai đó đang cố giấu thông tin với mình, trước tiên tôi sẽ cố gắng lấy thêm thông tin về lý do tại sao họ giấu thông tin đó. Nếu họ vẫn từ chối cung cấp thông tin cho tôi, có lẽ tôi sẽ không còn lựa chọn nào khác ngoài việc kết thúc cuộc kiểm toán cho đến khi tôi có thể tìm ra cách khác để lấy thông tin. Tuy nhiên, nếu tôi phát hiện ra rằng có lý do chính đáng khiến họ không cung cấp thông tin, chẳng hạn như lo ngại về quyền riêng tư hoặc hạn chế pháp lý, thì tôi sẽ điều chỉnh cách tiếp cận của mình cho phù hợp.

Tôi bắt đầu bằng cách ghi chú trong quá trình kiểm toán để có thể nhớ các chi tiết chính về những gì tôi tìm thấy. Sau đó, khi tôi đã hoàn thành toàn bộ cuộc kiểm toán, tôi tạo một báo cáo ban đầu bao gồm tất cả các phát hiện và đề xuất của tôi. Sau khi gửi báo cáo này cho người giám sát của tôi, tôi xem lại nó một lần nữa trước khi gửi nó cho văn phòng tổng kiểm toán nhà nước. Đánh giá cuối cùng này giúp tôi đảm bảo rằng tôi đã không bỏ sót điều gì quan trọng.

Ở vị trí kiểm toán viên nhà nước trước đây của tôi, tôi nhận thấy rằng nhiều phòng ban của chúng tôi đã không ghi chép chính xác các khoản chi tiêu của họ. Điều này đã gây ra một số khác biệt về tài chính trong quá trình lập ngân sách của bộ. Sau khi nói chuyện với một số nhân viên, tôi được biết rằng họ không biết họ cần nộp những giấy tờ gì để được bồi hoàn. Vì vậy, tôi đã tạo một hướng dẫn dễ thực hiện phác thảo tất cả các biểu mẫu và thủ tục cần thiết để gửi biên nhận. Các nhân viên đánh giá cao tài nguyên và chúng tôi đã giải quyết vấn đề.

Ở vị trí cuối cùng của tôi, tôi phát hiện ra rằng một trong những cơ quan nhà nước của chúng tôi đã lãng phí tiền bạc bằng cách mua những vật tư không cần thiết. Khi tôi lần đầu tiên nhận thấy điều này, tôi đã liên lạc với giám đốc của cơ quan để thảo luận về vấn đề này. Giám đốc giải thích rằng họ đang sử dụng nguồn cung cấp cho một sự kiện sắp tới nhưng đã đặt hàng nhiều hơn mức cần thiết. Tôi nói với họ rằng điều quan trọng là phải tiết kiệm tiền thuế của người dân và hỏi liệu có cách nào chúng ta có thể giảm số lượng vật tư mà họ cần hay không. Họ đồng ý đặt mua ít nguồn cung cấp hơn và tiết kiệm cho tiểu bang hàng ngàn đô la.

Nếu tôi nhận thấy một kiểu hành vi phi đạo đức trong một tổ chức, trước tiên tôi sẽ cố gắng nói chuyện với cá nhân hoặc những cá nhân tham gia vào hoạt động đáng ngờ. Nếu họ không đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin của tôi, tôi sẽ ghi lại sự việc và trình bày với kiểm toán viên nhà nước để họ điều tra thêm. Báo cáo hành vi phi đạo đức là một cách để tôi có thể đảm bảo các tổ chức chính phủ luôn minh bạch và có trách nhiệm giải trình.

Tôi thấy rằng điều quan trọng là phải duy trì giao tiếp cởi mở với tất cả các bên liên quan, bao gồm các quan chức chính phủ và các bên liên quan. Trong vai trò cuối cùng của tôi với tư cách là nhà phân tích tài chính cho một tập đoàn lớn, tôi đã làm việc trong một dự án mà chúng tôi cần giảm 5% chi phí trên toàn diện. Tôi gặp từng trưởng bộ phận để thảo luận về ngân sách của họ và tìm cách cắt giảm chi tiêu mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Chúng tôi đã có thể đạt được mục tiêu của mình đồng thời cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Tôi đã biết tầm quan trọng của việc giữ kín thông tin bí mật. Tôi luôn sử dụng mật khẩu mạnh cho các tài khoản của mình và chỉ lưu trữ chúng dưới dạng kỹ thuật số trên các ổ đĩa được mã hóa. Khi làm việc với thông tin bí mật, tôi cũng đảm bảo cắt nhỏ mọi tài liệu chứa thông tin cá nhân trước khi xử lý chúng.

Tôi luôn đảm bảo kiểm tra kỹ công việc của mình để đảm bảo tính chính xác trước khi gửi báo cáo kiểm toán. Tôi cũng nhờ một đồng nghiệp xem xét các báo cáo của mình trước khi gửi để đảm bảo chúng không có lỗi. Ngoài ra, tôi thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên trong suốt cả năm để đảm bảo rằng hồ sơ tài chính của bộ phận của chúng tôi vẫn chính xác.

Gần đây tôi đã kiểm toán một cơ quan tiểu bang và tôi đã tìm thấy một số lĩnh vực cần cải thiện. Một lĩnh vực nằm trong quy trình lập ngân sách của bộ. Bộ không có hệ thống chính thức để theo dõi chi phí hoặc lập ngân sách. Kết quả là, họ thường chi nhiều tiền hơn mức cần thiết cho một số dự án nhất định. Để giải quyết vấn đề này, tôi đã làm việc với bộ để tạo ra một hệ thống ngân sách mới theo dõi chi tiêu và cho phép họ lập kế hoạch tài chính hiệu quả hơn.

Ở vị trí trước đây của tôi, tôi đã thực hiện đánh giá rủi ro đối với tất cả các cơ quan nhà nước mà chúng tôi dự định kiểm toán. Điều này đã giúp tôi quyết định những bộ phận hoặc chương trình nào trong mỗi cơ quan sẽ có lợi nhất để xem xét trong quá trình kiểm toán của chúng tôi. Ví dụ: nếu tôi nhận thấy rằng một bộ phận liên tục vượt ngân sách, tôi sẽ tập trung nhiều thời gian hơn để xem xét hồ sơ tài chính của họ để xem nguyên nhân gây ra tình trạng vượt chi. Bằng cách thực hiện đánh giá rủi ro trước khi bắt đầu kiểm toán, tôi có thể đảm bảo rằng mình dành đủ thời gian để xem xét các khu vực cần cải thiện.

Tôi đam mê tìm cách tiết kiệm tiền đóng thuế. Ở vị trí kế toán cuối cùng của tôi, tôi nhận thấy một số lĩnh vực mà chúng tôi có thể cắt giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến tổng doanh thu của chúng tôi. Tôi đã thực hiện những thay đổi này và tiết kiệm cho công ty hàng nghìn đô la mỗi tháng. Đây là lý do tại sao tôi quyết định theo đuổi sự nghiệp kế toán và kiểm toán nhà nước.

Tôi đã làm việc chủ yếu trong ngành công nghiệp tư nhân với tư cách là kiểm toán viên. Tuy nhiên, tôi cũng đã có hai năm làm kiểm toán viên nội bộ tại công ty trước đây của mình. Trải nghiệm này đã cho tôi cái nhìn sâu sắc có giá trị về cách làm việc với các kiểu người và hệ thống khác nhau. Nó cũng giúp tôi phát triển kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề của mình.

Tôi nghĩ khía cạnh quan trọng nhất của công việc này là đảm bảo rằng tiền đóng thuế của người dân được sử dụng hiệu quả. Tôi đam mê đảm bảo các cơ quan chính phủ đang sử dụng ngân sách của họ một cách khôn ngoan và hiệu quả. Điều này có nghĩa là tiến hành kiểm toán kỹ lưỡng và tìm cách tiết kiệm tiền nếu có thể.”