Câu hỏi phỏng vấn Trưởng Phòng Phân Phối

Ngành quản lý chuỗi cung ứng là một trong những ngành nghề được nhiều người quan tâm. Đây là một nghề nghiệp thú vị với mức thu nhập hấp dẫn, mang lại nhiều trải nghiệm thực tế, song cũng không ít áp lực. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng phân phối  thường gặp.

Các câu hỏi phỏng vấn chung chung cho vị trí trưởng phòng phân phối  

Theo bạn, trưởng phòng phân phối là gì ?

Trưởng phòng phân phối (Logistics Manager) là người chịu trách nhiệm giám sát việc mua và phân phối sản phẩm trong chuỗi cung ứng. Họ sẽ phải lập các kế hoạch để vận chuyển hàng hóa, đưa ra các dự báo và tìm ra phương thức tốt nhất để vận chuyển hàng hóa hiệu quả. Bên cạnh đó họ cũng đảm đương vai trò quản lý kho bãi và lưu kho các sản phẩm, hàng hóa. Nhiệm vụ của một Logistics Manager là phải xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình vận tải hàng hóa, tuyệt đối không để các vấn đề này ảnh hưởng đến việc giao hàng.

Vì sao bạn muốn trở thành trưởng phòng phân phối ?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Mục tiêu của tôi là phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng. Tôi đã nhận thấy rằng vị trí trưởng phòng phân phối  là một cơ hội tuyệt vời để học hỏi và phát triển kỹ năng của mình. Tôi tin rằng tại vị trí này, tôi sẽ có cơ hội trải nghiệm nhiều điều mới nâng cao giá trị bản thân và cộng đồng. Tôi đam mê và muốn thử thách bản thân trong môi trường phát triển năng động như vậy, và tôi tin rằng trung tâm của bạn sẽ là nơi thúc đẩy sự phát triển và thành công cá nhân của tôi.”

Trưởng phòng phân phối làm công việc gì?

Để trở thành một trưởng phòng phân phối giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: 

“Với trọng trách đảm nhận việc tăng thu doanh thu cho công ty, một trưởng phòng phân phối sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.”

Cụ thể trưởng phòng phân phối làm các công việc sau đây:

Quản lý các hoạt động logistics

Logistics Manager có trách nhiệm xây dựng kế hoạch và đưa ra chiến lược phù hợp để quản lý hiệu quả các hoạt động logistics, bao gồm: dịch vụ khách hàng, dự báo nhu cầu, kiểm soát lưu kho, luân chuyển hàng hóa, quản lý đơn hàng, phân loại hàng hóa, thu gom, đóng gói và sắp xếp hàng hoá.

Đặc biệt Logistics Manager cần xác định được loại nguyên liệu, sản phẩm chủ đạo của doanh nghiệp. Đồng thời trực tiếp điều phối chu trình đặt hàng để tối đa hóa hiệu quả và đáp ứng được các muc tiêu về chi phí, năng suất, độ chính xác và kịp thời.

Quản lý kho bãi

Nhiệm vụ của Logistics Manager là phải đảm bảo có đủ không gian cần thiết để lưu trữ hàng hóa. Hàng hóa lưu trữ trong kho phải được sắp xếp hợp lý, thuận lợi cho việc luân chuyển hàng hóa trong kho. Toàn bộ hàng hóa trong kho cần được cập nhật liên tục vào danh mục hàng hóa để dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin tồn kho.

Kiểm soát chặt chẽ lịch trình các lô hàng đến và đi. Mỗi lô hàng cần được thiết lập kế hoạch tuyến đường cụ thể và phân công người giám sát, xử lý lô hàng. Toàn bộ các sản phẩm nhập và xuất khỏi kho đều phải được giám sát cẩn thận, không để xảy ra mất mát hay hư hại do vận chuyển sai cách.

Logistics Manager có trách nhiệm huấn luyện, đào tạo và giám sát quá trình thực hiện công việc của đội ngũ nhân viên trong kho.

Cải tiến hiệu quả hoạt động logistics

Logistics Manager cần thường xuyên giám sát hiệu quả công việc của các nhân viên trong bộ phận logistics, đảm bảo họ tuân thủ đúng các quy định và yêu cầu ISO. Đồng thời, thiết lập các chỉ số và tiến hành phân tích các chỉ số này để đánh giá chính xác hiệu suất công việc.  

Mặt khác, Logistics Manager cần phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để tìm ra biện pháp nhằm cải tiến hiệu quả hoạt động logistics.

Phụ trách các hoạt động kinh doanh logistics

Logistics Manager có trách nhiệm quản lý và phụ trách điều hành các hoạt động kinh doanh thuộc lĩnh vực logistics như: dịch vụ khai quan, kinh doanh kho ngoại quan, giao nhận, vận chuyển, kho bãi,… Bên cạnh đó họ cũng có nhiệm vụ khai thác và phụ trách các hoạt động liên quan đến marketing và sale hàng đường biển, hàng tàu, hàng xá và hàng xuất nhập khẩu.

Làm việc với khách hàng và nhà cung cấp

Logistics Manager cần chủ động tìm kiếm, tiếp cận với các khách hàng, nhà cung cấp trong và ngoài nước. Thiết lập danh mục khách hàng, nhà cung cấp hiện hữu; danh mục khách hàng, nhà cung cấp mới và tiềm năng. 

Đồng thời Logistics Manager có trách nhiệm liên lạc, thương lượng và đàm phán với nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà bán lẻ và khách hàng. Đảm bảo điều kiện thuận lợi cho các mối quan hệ kinh doanh với khách hàng và nhà cung cấp phát triển mạnh mẽ.

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một trưởng phòng phân phối .

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn trưởng phòng phân phối về chuyên môn

Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành quản lý như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:

Các nguyên tắc quản trị chuỗi cung ứng đó là gì ?

Tập trung vào khách hàng

Doanh nghiệp và các nhà quản trị chuỗi cung ứng cần phải tập trung và hiểu được nhu cầu của khách hàng. Phân khúc khách hàng giúp các tổ chức hiểu rõ hơn về mong muốn, kỳ vọng để đáp ứng và làm hài lòng họ.

Việc phân khúc này dựa trên khối lượng bán hàng hay khả năng sinh lời, khi nhu cầu khách hàng được dự đoán một cách kỹ lưỡng, chính xác, quản lý chuỗi cung ứng cần phải được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Tối ưu hóa dòng tiền

Chi phí vận chuyển luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do dó để đảm bảo về mặt chất lượng và thời gian cũng đồng nghĩa với việc phát sinh một chi phí rất lớn. Do đó, các doanh nghiệp cần điều chỉnh lại tần suất cung cấp hàng hóa theo tình hình thực tế trên thị trường, đồng thời phải đảm bảo việc cân bằng với dòng tiền của doanh nghiệp hiện có, tức là phải tìm cách để tiền về sớm hơn dự kiến.

Việc quản lý số lượng hàng tồn kho và thời gian lưu kho cũng phải tối ưu nhằm tránh trì trệ, kéo dài làm tăng chi phí và rủi ro lỗ vốn. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có các phương án thu hồi công nợ đối với các đối tác, khách hàng để tối ưu tiến trình thanh toán đúng thời hạn.

Tối ưu hoá sản xuất

Nếu không tối ưu hóa sản xuất sẽ dễ dẫn tới nhiều vấn đề trong chuỗi cung ứng như thiếu nguyên liệu, trễ hạn sản xuất, phát sinh chi phí, sản phẩm không đạt chất lượng, tồn kho không cần thiết,...

Do đó, tối ưu hóa sản xuất được xem là một trong những nguyên tắc quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng. Điều này giúp đảm bảo các sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của thị trường và giảm thiểu các chi phí không cần thiết trong quá trình sản xuất.

Đảm bảo chất lượng và cải tiến sản phẩm

Nếu doanh nghiệp mong muốn đưa sản phẩm tiếp cận với nhiều khách hàng nhất có thể, việc đầu tiên là phải đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Điều này bao gồm việc chủ động cải tiến, đổi mới sản phẩm, đảm bảo khâu sản xuất đạt chuẩn và thành phẩm đầu ra phải dựa trên cơ sở đáp ứng nhu cầu khách hàng vào từng thời điểm.

Việc cải tiến hoặc thay đổi sản phẩm mới có thể tốn nhiều chi phí trong việc tồn kho và vận tải. Tuy nhiên, sự thay đổi này là điều cần thiết để đáp ứng nhu cầu thị trường. Doanh nghiệp cần xác định thời điểm cải tiến để giảm chi phí hậu cần hoặc giảm thời gian giao hàng. Ngoài ra, cũng cần quyết định những thay đổi nào nên được thực hiện trong quản lý chuỗi cung ứng để tận dụng tối đa ưu thế của sản phẩm mới.

Quản lý kho bãi hiệu quả

Chiến lược phân phối của doanh nghiệp cần đảm bảo kho bãi có thể luân chuyển hàng hóa tới các cửa hàng một cách tối ưu về cả chi phí và thời gian, đồng thời giữ tồn kho ở mức tối thiểu.

Doanh nghiệp cần có các phương án hoạch định số lượng nhà kho, áp dụng các chiến lược phân phối cổ điển, vận chuyển trực tiếp hay dịch chuyển chéo để mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.

Một số phương pháp quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả đó là gì ?

Đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch

Dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của hoạt động quản lý chuỗi cung ứng. Việc tìm kiếm công cụ, phương pháp phù hợp để đối chiếu và khớp dữ liệu với người dùng, hệ thống của nhà cung cấp, tạo ra một luồng thông tin phù hợp là một bài toán khó. Tuy nhiên đây là phương pháp hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động quản lý nguồn cung ứng.

Cấu hình mạng lưới phân phối

Mạng lưới phân phối phụ thuộc vào sự thay đổi về thị hiếu của khách hàng, mức độ sản xuất, việc lựa chọn nhà cung cấp mới và dòng dịch chuyển mới của sản phẩm. Do đó, nhà quản trị cần lựa chọn vị trí kho bãi thuận lợi, đưa ra sản lượng sản xuất phù hợp cho mỗi sản phẩm tại mỗi nhà máy.

Việc đồng nhất mạng lưới vận chuyển phù hợp giữa các đơn vị, từ nhà máy đến kho hàng, từ kho hàng đến người bán lẻ có thể giúp tối thiểu chi phí sản xuất, chi phí tồn kho và làm hài lòng khách hàng. Đây là phương pháp tối ưu hóa sự phức tạp, đòi hỏi công nghệ tân tiến cũng như cách thiết lập đổi mới để giải quyết.

Kiểm soát hàng tồn kho

Hàng tồn kho phải luôn đảm bảo ở mức tối thiểu nhằm giúp giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp và đảm bảo chất lượng hàng hóa. Trên thực tế, nhu cầu khách hàng thay đổi liên tục, doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo lượng hàng tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu thay đổi tạm thời của khách hàng. Do đó, doanh nghiệp cần có công cụ dự đoán nhu cầu khách hàng một cách tương đối chính xác nhất, nhằm giữ mức tồn kho vừa đủ, giúp hoạt động quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.

Hợp đồng cung ứng

Hợp đồng giúp thiết lập ràng buộc giữa nhà cung cấp và người mua trong chuỗi cung ứng, bao gồm các điều kiện về hàng hóa, giá cả, thời gian giao, trả hàng, chiết khấu,... cần được quy định rõ ràng, thống nhất.

Nhằm đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện các chiến lược phân phối đã hoạch định, cần đàm phán để có những điều khoản hợp đồng thuận lợi nhất cho doanh nghiệp, chẳng hạn như mức chiết khấu cao nhất.

Tích hợp chuỗi cung ứng và cộng tác chiến lược

Nếu mục tiêu không đồng nhất và có sự xung đột ý kiến giữa các bộ phận, đối tác khác nhau trong chuỗi cung ứng, doanh nghiệp rất khó thực thi việc quản lý chuỗi cung ứng tối ưu, hiệu quả.

Doanh nghiệp cần xác định mức độ tác động của việc cộng tác tới thành công của doanh nghiệp, xem xét thông tin nào nên chia sẻ trong quá trình phối hợp cũng như mức độ tích hợp và loại cộng tác phù hợp nhất cho mỗi tình huống, dự án khác nhau.

Chiến lược áp dụng nguồn lực từ bên ngoài và thu mua

Quản lý chuỗi cung ứng không chỉ liên quan đến việc phối hợp hoạt động khác nhau trong chuỗi, mà còn quyết định những hoạt động nên thực hiện trong nội bộ và hoạt động nên mua từ bên ngoài. Để đưa ra quyết định đúng đắn, doanh nghiệp cần xác định các hoạt động sản xuất thuộc năng lực cốt lõi để thực hiện trong nội bộ, những sản phẩm nào không thuộc năng lực cốt lõi nội bộ thì nên mua từ nguồn cung cấp bên ngoài.

Song đó, doanh nghiệp cũng cần xác định những rủi ro có thể phát sinh khi áp dụng nguồn lực bên ngoài, đưa ra kế hoạch, giải pháp giảm thiểu rủi ro. Hoạch định chiến lược thu mua, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn.

Ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống để hỗ trợ ra quyết định

Công nghệ thông tin là công cụ hữu ích trong quản lý chuỗi cung ứng doanh nghiệp. Ngày nay, với sự xuất hiện của hàng loạt công nghệ hiện đại, hoạt động quản trị chuỗi cung ứng trở nên đơn giản hơn nhiều trong việc xử lý big data.

Vấn đề then chốt cần quan tâm trong quản lý chuỗi cung ứng là dữ liệu nào nên chuyển dịch, dữ liệu nào quan trọng trong việc quản trị và dữ liệu nào có thể bỏ qua. Đồng thời, cần cân nhắc tích hợp thương mại điện tử vào hệ thống chuỗi cung ứng một cách hiệu quả, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Đảm bảo nguồn nhân lực phù hợp

Quản lý chuỗi cung ứng được xem là một lĩnh vực chuyên biệt. Doanh nghiệp cần tuyển chọn nguồn nhân lực có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng cũng như thái độ phù hợp với tổ chức. Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt quyết định đến những chiến lược quản lý chuỗi cung ứng có được thực hiện hiệu quả hay không.

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí trưởng phòng phân phối  

Với những gói công việc cũng như những kỹ năng cần thiết của một trưởng phòng phân phối  như trên, vậy ai sẽ thật sự phù hợp với công việc này? 

Có thể nói, trưởng phòng phân phối  có yêu cầu cao về bằng cấp và đào tạo đúng chuyên ngành. Tuy thế, họ vẫn cần phải sở hữu những tố chất dưới đây để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:

• Năng động, sáng tạo.
• Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc ổn thỏa.
• Sức khỏe ổn định.
• Người thích giao tiếp, làm việc với con người.
• Cẩn trọng, chi tiết; song cũng cần cái nhìn bao quát.
• Là người nhạy cảm trước những rủi ro tiềm tàng.

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

- Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 

- Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn trưởng phòng phân phối  sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.

Được mệnh ra là một nghề “siêu hot” và cớ mức lương “khủng”, nhưng thực sự, nghề trưởng phòng phân phối  như thế nào, có "hào nhoáng" như vẻ bề ngoài hay không?