Quy trình nghiệp vụ là gì 3 quy trình nghiệp vụ cơ bản trong công ty

1. Quy trình nghiệp vụ là gì?

Quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các công việc theo thứ tự nhất định cần được thực hiện để đạt được những mục tiêu kinh doanh. Việc triển khai công việc theo quy trình nghiệp vụ sẽ đảm bảo các mục tiêu lớn nhỏ của doanh nghiệp được đáp ứng và không bị bỏ sót.Quy trình nghiệp vụ cũng thể hiện các thành phần chính quan trọng của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Quy trình nghiệp vụ cũng thể hiện các thành phần chính quan trọng của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Để trực quan và dễ tiếp cận, ta có thể minh họa quy trình nghiệp vụ thành sơ đồ quy trình (còn được gọi là lưu đồ hay Flowchart). Flowchart bao gồm các bước, các điều kiện có thể làm thay đổi kết quả, bộ phận phụ trách từng bước,…

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024

2. 3 quy trình nghiệp vụ cơ bản trong công ty

Quy trình chính (Primary Process)

Đây là các quy trình cơ bản của một doanh nghiệp thông qua đó cung cấp sản phẩm cuối cùng cho khách hàng. Mỗi bước liên quan đến các quy trình này đều hướng tới việc tăng thêm giá trị cho đợt chào bán cuối cùng.

Các nhiệm vụ trong quy trình này đều hướng tới việc tăng thêm giá trị cho đợt chào bán sản phẩm cuối cùng.

Quy trình hỗ trợ (Support Process)

 Các quy trình hỗ trợ không thêm giá trị cho sản phẩm cuối cùng trực tiếp nhưng chúng tạo môi trường cho các quy trình chính hoạt động hiệu quả. Các quy trình này hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của một tổ chức.

Quy trình quản lý

Quy trình quản lý chi phối hoạt động, quản trị doanh nghiệp và quản lý chiến lược. Các quy trình này đặt ra các mục tiêu và tiêu chuẩn dẫn đến hoạt động hiệu quả và hiệu quả của các quy trình chính và hỗ trợ. Bên cạnh việc lập kế hoạch, các quy trình này cũng liên quan đến việc giám sát và kiểm soát các quy trình kinh doanh khác. Các quy trình quản lý được sử dụng để quản lý một doanh nghiệp thông qua hoạch định chiến lược, chiến thuật và lập kế hoạch hoạt động.

Đọc thêm: Supply chain là gì? Quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả thế nào?

3. Lợi ích quan trọng của quy trình nghiệp vụ

Các quy trình kinh doanh luôn đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động đúng đắn của một tổ chức và trong cấu trúc của nó. Một quy trình kinh doanh được lên kế hoạch và chiến lược tốt sẽ giúp doanh nghiệp theo những cách sau:

• Giảm chi tiêu và rủi ro: làm giảm chi tiêu và rủi ro bằng cách đưa ra các cách hiệu quả nhất để thực hiện các công việc xem xét các thiếu sót tiềm năng trong tương lai.
• Giảm các lỗi có tác nhân từ con người: bằng cách phân phối các nhiệm vụ cho những người chuyên về nó.
• Cải thiện hiệu quả: nó tăng cường năng suất của một bộ phận bằng cách vạch ra các động thái và các bước có liên quan tốt nhất cho doanh nghiệp.
• Tập trung nhiều vào khách hàng hơn: một quy trình kinh doanh là một động thái hướng tới khách hàng. Nó liên tục cập nhật cho công ty về nhu cầu khách hàng, các đánh giá về sản phẩm / dịch vụ.
• Thu hẹp khoảng cách giao tiếp: Nó thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa công ty và khách hàng thông qua các đánh giá và nghiên cứu thị trường.
• Quản lý thời gian tốt hơn: quy trình kinh doanh cải thiện hiệu quả thời gian bằng cách phát triển các chiến lược và sơ đồ để giảm thiểu thời gian thực hiện các hoạt động nhất định.
• Ứng dụng các công nghệ mới: quy trình kinh doanh thường xuyên thay đổi và cải thiện theo thời gian. Công ty áp dụng các công nghệ mới  cải thiện quy trình kinh doanh theo các công nghệ mới nhất.

4. 5 bước quản lý quy trình nghiệp vụ

Quản lý quy trình nghiệp vụ gồm 5 bước như sau và cần được thực hiện liên tục và không ngừng tìm kiếm những hướng đi mới để có thể cải thiện quy trình.

Xác định các công việc cần thực hiện

Việc xác định các công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh cần được triển khai liên tục để giúp công ty tìm ra những hướng đi mới để cải thiện quy trình hiện tại đang được áp dụng. Bên cạnh đó, cũng cần xác định công việc này sẽ do bộ phận nào đảm nhận, do ai phụ trách.

Sắp xếp lưu đồ

Trình bày quy trình một cách trực quan thông qua lưu đồ một cách trực quan. Tinh chỉnh các điều kiện, sự kiện và luồng dữ liệu.

Triển khai

Triển khai thử nghiệm quy trình với một nhóm hoặc quy mô nhỏ, nếu thành công và hiệu quả thì có thể áp dụng cho phạm vi lớn hơn. Trong quá trình triển khai thử nghiệm cần đảm bảo rằng đã hạn chế quyền truy cập vào các thông tin nhạy cảm.

Theo dõi

Cần thường xuyên theo dõi quy trình kể cả khi đã hoàn tất thử nghiệm trên 1 nhóm nhỏ. Cần đánh giá được tiến độ thực thi, hiệu quả công việc, những sai sót, lỗ hổng và những vị trí thường xảy ra tắc nghẽn.

Tối ưu quy trình

Dựa vào những đánh giá và ghi nhận ở bước 4, người quản lý quy trình nghiệp vụ có thể cải tiến quy trình để khắc phục những nhược điểm và đem lại hiệu quả cao hơn khi áp dụng.

Đọc thêm: CFO là viết tắt của từ gì? So sánh giữa hai vị trí CEO và CFO

6. Quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp F&B

Quy trình nghiệp vụ tại các đơn vị kinh doanh như nhà hàng, quán ăn… được hiểu là chuỗi các công việc đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp đó. Trong quy trình nghiệp vụ của nhà hàng thì quy trình phục vụ được đánh giá là quan trọng và cần thiết nhất. 

 Quy trình chuẩn bị

Trước khi khách hàng đến, nhân viên nhà hàng cần chuẩn bị các công việc theo trình tự như sau:

• Kiểm tra vệ sinh khu vực khách hàng sẽ ngồi. Sắp xếp bàn ghế ngay ngắn hay nếu có khách đã đặt bàn thì set up ghế theo số lượng khách yêu cầu.
• Set up bàn ăn: bát, đĩa, đũa, gia vị…. theo quy chuẩn nhà hàng.
• Kiểm tra hệ thống cơ sở vật chất toàn bộ nhà hàng một lần nữa.
• Cuối cùng là kiểm tra lại các thông tin như số bàn đặt, số khách và yêu cầu cụ thể (nếu có).

Quy trình phục vụ khi khách đã đến

Trước hết, nhà hàng cần bố trí nhân viên lễ tân để dẫn khách lên phòng hoặc bàn đặt với số khách tương ứng. Bước đầu thu thập thông tin của khách hàng như: khách hàng đã đặt bàn trước chưa, nếu có thì dẫn khách lên đúng bàn đã set up. Nếu khách hàng chưa đặt trước thì sẽ dẫn khách đến bàn trống ứng với số khách.

Sau khi khách hàng ổn định vị trí. Nhân viên tiến hành đưa menu và đợi khách hàng order món ăn. Trong thời gian chờ đợi, nhân viên chuẩn bị sẵn giấy bút hoặc máy tính bảng… để order đồ cho khách hàng. Lưu ý khi khách hàng gọi món, nhân viên cần tư vấn cụ thể về món ăn, đồng thời đứng phía sau và cách khách hàng từ 1 đến 1.5m.

Đọc thêm: Chỉ báo ADX là gì? Hai thành phần chính của chỉ báo ADX là gì?

Quy trình phục vụ món ăn

Sau khi khách hàng gọi món xong, nhân viên cần thực hiện các bước đúng quy trình như:

• Xác nhận lại các món khách hàng đã gọi một lần nữa, sau đó chuyển giao cho các bộ phận: bếp, thu ngân, quầy bar…
• Trong thời gian đợi món chính, nhân viên sẽ phục vụ đồ uống theo yêu cầu của khách hàng. Đặc biệt, nhân viên cần quan sát và đứng gần vị trí bàn của khách hàng nếu khách hàng có bất cứ yêu cầu hay cần hỗ trợ gì.
• Khi món ăn được chuẩn bị xong, nhân viên cần xác nhận lại đúng món và đúng yêu cầu theo ghi chú của khách. Sau đó chuyển món ăn đến vị trí bàn khách hàng và chúc khách hàng ăn ngon miệng.
• Trong lúc khách hàng thưởng thức đồ ăn thì nhân viên vẫn đứng tại vị trí khách hàng dễ thấy để thực hiện thêm các yêu cầu nếu có.
• Tư vấn cho khách hàng các món tráng miệng khi thấy khách hàng đã dùng bữa xong.
• Cuối cùng, nhận thông tin hoá đơn từ bộ phận thu ngân và hỗ trợ khách hàng thanh toán

Quy trình dọn dẹp sau khi khách hàng ra về

Khi khách hàng ra về, nhân viên cần cúi chào và cảm ơn khách. Nếu có bộ phận lễ tân, nhân viên có thể bàn giao lại cho lễ tân tiễn khách. Sau đó, nhân viên tiến hành kiểm tra xem khách hàng có quên gì không và dọn dẹp. Nhân viên vệ sinh bàn ghế, khu vực xunh quanh và set up lại cho ca tiếp theo hoặc chờ khách hàng mới.

Đọc thêm: Mức lương của nhân viên F&B là bao nhiêu

Để có một quy trình hiệu quả và tối ưu cho doanh nghiệp của mình, chủ doanh nghiệp trước tiên cần phải hiểu như thế nào là một quy trình tốt. Trong bào viết trên, 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về quy trình nghiệp vụ. Hy vọng qua bài viết bạn hiểu được và thực hành hiệu quả.