Mô tả công việc
o Schedule meetings and manage an extremely active calendar of appointments for direct supervisor;
o Arrange complex and detailed travel plans, itineraries, and agendas; and compile documents for travel-related meetings;
o Support in organizing in-house and external events;
o Manage information and communication flow in a timely and accurate manner.
• Assist with new business intake;
o Prepare draft English / Vietnamese engagement letters / contracts, new matter letter, quotations, service liquidation, translation of specification / technical document, and other documents for new client / matter intake, etc.
o Handle a full set of internal process to register new client / matter into system.
• Handle confidential information pertaining to clients and internal management with direction;
• Assist in claiming business expenses for direct supervisor through appropriate channels;
o Lodge claims and allocate reimbursement of disbursements on a daily basis;
o Record and submit payment documents to accounting team.
• Assist direct supervisor with internal systems and processes, including Time Record, Billing & Collection inquiries;
o Enter / close IntApp Time on a daily basis and close monthly time entries before deadlines;
o Coordinate with billing team regarding client bills, from draft bills to final bills;
o Coordinate with collection team where required regarding clients' requests.
• Act as the contact point for direct supervisor for both internal as well as external stakeholders;
• Assist in promoting our service to clients and potential clients, e.g. coordinate with marketing staff and assist in organization conferences and seminars, arranging client visits and send out promotional materials;
• Assist with preparing and translating other internal reports;
• Organize and maintain the office filing/logistic system;
o Organize and store paperwork, documents and computer-based information;
o Receive, distribute and arrange in-out letters, faxes, mails, packages, documents for direct supervisor;
o Photocopy, scan and print documents.
• Any other duties as may reasonably be assigned on a daily basis.
Yêu cầu công việc
• At least five years of working experience in an administrative position; preferably in multinational companies;
• Very good command of English; Speaking another language, such as Japanese, Korean, or Chinese, would be an added value.
• Ability to multitask and organize daily workload by priorities;
• Ability to meet deadlines in a fast-paced and quickly changing environment;
• Excellent time management skills;
• Well-developed organisational skills;
• Attention to detail;
• Good interpersonal and communication skills;
• Display of professional discretion and maturity;
• Good resilience under pressure.
Quyền lợi được hưởng
Competitive salary package
Chăm sóc sức khoẻ
Annual health check, Healthcare insurance, Gym benefit, Sick leaves
Cơ hội du lịch
Company trip
VIETSTARMAX là một đơn vị quảng cáo và truyền thông hàng đầu, với thế mạnh là sản xuất Phim quảng cáo TVC, phim phóng sự doanh nghiệp với kinh nghiệm hơn 14 năm. Là bạn đồng hành tin cậy của các doanh nghiệp trong và ngoài nước. VIETSTARMAX sản xuất thực hiện hàng loạt phim quảng cáo, phim giới thiệu doanh nghiệp rất thành công như Bia Đại Việt, nồi cơm điện Sunhouse Mama, TVC sữa Clalosure Gold, thuốc ho bổ phế Nam Hà, Ngân hàng BIDV, Viettel, VNPT, Vietsopetro, Ferroli….
VIETSTARMAX là nơi tài năng của bạn được nâng niu trân trọng và phát triển. Hãy trở thành một phần của VIETSTARMAX để hòa mình vào môi trường sôi động, chuyên nghiệp, một môi trường tôn vinh giá trị sáng tạo và sự xuất sắc của mỗi cá nhân ngay hôm nay.Với khẩu hiệu “Sáng tạo không ngừng”, chúng tôi luôn chờ đợi các ứng viên có tinh thần cầu tiến, chịu được áp công việc cao, mong muốn gắn bó lâu dài gia nhập thành viên Vietstarmax.