Phúc lợi
- Chế độ bảo hiểm
- Du Lịch
- Chế độ thưởng
- Chăm sóc sức khỏe
- Đào tạo
- Tăng lương
Mô tả Công việc
SUMMARY
The incumbent will take part into the operation team and is responsible for operation excellence. Operation excellence includes 6 main key areas of responsibilities: (i) Dossier management, (ii) order management, (iii) business partners management (iv) supply chain management, (iv) contract management (vi) office management. This role involves working closely with cross-unctional teams (sales, marketing, product, etc.) to ensure smooth and productive operation to drive company’s growth and sustainability. The incumbent will report to the Operation Manager.
- Manage all dossiers to support partners in tender process while ensuring the best efficiency.
- Manage daily order implementation at the best efficiency and productivity.
- Manage partners including distributors and sub-distributors.
- To manage and implement the end-to-end supply, demand, and inventory.
- To manage contracts with comprehensive pricing and terms.
- To coordinate and communicate with cross functions team both local and regional (Ops, RA, QA, Commercial, Finance, Market Assess, sourcing plant) in term of product availability or discontinuity.
MAIN RESPONSIBILITIES
I. Dossier management
- Provide dossiers as per request on time to meet the deadline of tenders.
- Ensure effective communication with internal and external teams to trouble-shoot.
- Continuous improvement of process efficiency
- Proactive in providing solutions
- Maintain a track record systematically.
- Prepare and organize tender documents, including specifications, terms, and conditions.
- Coordinate with internal teams and partners to gather necessary information for tender submissions.
- Ensure all documentation is compliant with relevant regulations and standards.
II. Order Management
- Implement an effective procedure in implementing orders
- Trouble-shoot ad-hoc issues in order to meet requested timeline.
- Ensure effective communication with internal and external stakeholders.
- Be proactive in bringing solutions.
III. Process Management
- Implement an effective procedure in implementing orders
- Trouble-shoot ad-hoc issues in order to meet requested timeline.
- Ensure effective communication with internal and external stakeholders.
- Be proactive in bringing solutions.
IV. Supply Management
- Actively involve in monthly Demand & Supply meeting with other cross-functional stakeholders and partners.
- Monthly build demand and supply request and submit forecast which ensure the replenishment aligned with production plan and maintain DOH meet targeted DOH.
- Work with cross functions team (Ops, RA, QA) to factor the update/change of product availability to the ADS.
- Work with manufacturer for product supply with excellent communication. Keep tracking supply schedules for imported products, verifies shipping documentation for imported products’ customers clearances.
- Do analyses the inventory projection and provide suggestion/ follow up with cross function for mitigation action.
- Monitor supply/demand operational performance versus goals and manages variances appropriately e.g customer service, forecast accuracy, back orders/ sales loss, escalation, and report submission to regional.
V. Contract Management
Oversee the entire contract lifecycle, ensuring compliance with organizational policies and legal requirements. This role involves managing tender dossiers, negotiating contracts, and ensuring adherence to pricing and terms.
- Contract drafting and reviewing.
- Ensure all contracts include clearly defined terms, pricing structures, and deliverables.
- Collaborate with legal teams to validate contract terms and minimize risks.
- Contract execution:
- Facilitate the contract signing process, ensuring all parties are informed and compliant.
- Maintain and organized database of all executed contracts and related documents.
- Monitor contract performance against pricing agreements and identify discrepancies.
- Ensure all contracts comply with internal policies and external regulations.
- Maintain up to date knowledge of industry trends and regulatory changes.
- Generate regular reports on contract status, compliance, and performance metrics.
- Provide insights and recommendations for process improvements in contract management.
VI. Office Management
- Support activities respecting compliance.
- In charge of PR, PO, payment for all office and activities related.
- Controller: make sure that all activities, documents and payments are correct.
Yêu Cầu Công Việc
MINIMUM BACKGROUND / EXPERIENCE REQUIRED
- Minimum 5 years experiences:
- Related to distribution, CRM or sales.
- Related to Logistics, Demand Planning experience.
- Proven experience in contract management
- Proven experience in tender and dossier management
- Proven experience in senior admin role.
- Proven experience in controller role
- Proficient in verbal and written communication in Vietnamese and English
- Expert in Microsoft Office, especially excel. Power BI skill is a strong advantage.
- Strong communication skills
- Detail-oriented with excellent organizational abilities.
- High ownership and accountability
- High level of multi-task handling
- High level of accuracy
- Trustworthy, disciplinary
- Have a good sense of urgency and business driven mindset.
- Solution driving mindset.
- Experience in medical health care sector is a plus.
- Experience in a matrix organization is an advantage.
MINIMUM EDUCATION REQUIRED
- Bachelor’s degree in any major.
- Supply Chain Management/ International Business/ Business Administration/ Finance is a plus.
Địa điểm làm việc
Thông tin khác
- Bằng cấp: Đại học
- Độ tuổi: Không giới hạn tuổi
- Lương: Cạnh tranh
KTG Industrial, công ty con của Tập đoàn KTG, là nhà cung cấp bất động sản công nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi chuyên cho thuê nhà xưởng, kho bãi và xây dựng nhà xưởng theo yêu cầu của khách hàng. Hệ thống kho bãi và nhà máy của chúng tôi được đặt tại các vùng kinh tế trọng điểm của Việt Nam, dễ dàng tiếp cận các tuyến giao thông. Vào năm 2020, chúng tôi tự hào đã thiết lập mối quan hệ đối tác quản lý chung, BKIM (Boustead & KTG Industrial), với Boustead Projects, cho phép chúng tôi cung cấp các dịch vụ chất lượng cao nhất.
Chúng tôi cung cấp nhiều phúc lợi như máy tính xách tay, bảo hiểm sức khỏe cá nhân với việc kiểm tra sức khỏe hàng năm và tiền thưởng hiệu suất cũng như kế hoạch phát triển và định hướng nghề nghiệp rõ ràng. BKIM mang đến cho nhân viên một môi trường thoải mái và hiệu quả, với cà phê, trà và đồ ăn nhẹ miễn phí vào giờ giải lao hàng ngày. Công ty đầu tư vào sự tăng trưởng và phát triển của nhân viên bằng ngân sách dành cho đào tạo cá nhân và tổ chức các chuyến đi công ty hàng năm hoặc các hoạt động xây dựng nhóm và tiệc cuối năm.
Gia nhập BKIM có nghĩa là trở thành thành viên của một đội ngũ tài năng, thân thiện và sôi nổi, những người khiến việc làm trở nên vui vẻ. Công ty cam kết duy trì sự cân bằng tích cực giữa công việc và cuộc sống và khuyến khích phát triển nghề nghiệp, đảm bảo rằng nhân viên có nhiều cơ hội học hỏi và phát triển. Với trọng tâm là đổi mới và hợp tác, BKIM cung cấp một môi trường độc đáo và hỗ trợ để nhân viên có thể phát triển.
Chính sách bảo hiểm
- Được hưởng chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,….
- Được tham gia bảo hiểm tai nạn cá nhân 24/24
Các hoạt động ngoại khóa
- Du lịch hằng năm
- Teambuilding
- Các hoạt động vui chơi giải trí, thể thao
Lịch sử thành lập
- Được thành lập vào năm 2020
Mission
- Với mục đích nâng tầm chuỗi giá trị, khẳng định sự phát triển vững mạnh trong lĩnh vực bất động sản công nghiệp, KTG Industrial được thành lập với những hoạt động chính: cho thuê nhà xưởng, nhà kho xây sẵn và xây dựng theo yêu cầu.Hệ thống kho bãi, nhà xưởng của KTG Industrial nằm trong các vùng kinh tế trọng điểm của Việt Nam, vị trí chiến lược, kết nối giao thông thuận tiện đến các sân bay, cảng biển, bên cạnh những thị trường tiêu thụ lớn.