MerPerle Crystal

- Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng của các bộ phận trong Công ty.

- Xem xét, đề xuất và thực hiện các yêu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ đáp ứng cho hoạt động SXKD trên cơ sở Ban Giám Đốc đã phê duyệt một cách nhanh chóng, chủ động và hiệu quả.

- Tìm kiếm nhà cung cấp, tìm kiếm nguồn hàng, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán và ký hợp đồng cung ứng, hợp đồng mua bán.

- Quản lý các Nhà cung cấp theo các chỉ tiêu: năng lực, chất lượng, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán. Bảo đảm cung ứng đúng số lượng, chất lượng, thời hạn, có tính đến tiết kiệm chi phí để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Soạn thảo các Hợp đồng kinh tế ký kết với các Nhà Cung cấp đảm bảo các điều khoản chặt chẽ về chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm,  thời gian, tiến độ thanh toán

- Thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ và kịp thời theo qui định của Công ty. Định kỳ hàng tháng báo cáo tình hình hoạt động của phòng cho Ban Giám đốc.

- Thực hiện và giám sát việc mua hàng, các thủ tục nhập hàng, chứng từ theo quy định.

Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cho khách sạn. 

·         - Thực hiện tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu mới cho nhà hàng theo tiêu chuẩn: giá tốt - chất lượng hàng hóa đảm bảo - thời gian giao hàng nhanh - có dịch vụ sau giao hàng, có đầy đủ giấy tờ vệ sinh an toàn thực phẩm,…

·         + Lập ra list danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, đáp ứng được yêu cầu hàng hóa cần thu mua + Trình hồ sơ về các thông tin liên quan đến nhà cung cấp tốt nhất để Ban giám đốc xem xét và phê duyệt.

·         + Lưu hồ sơ đánh giá nhà cung cấp theo quy định

Thường xuyên theo dõi để đánh giá, cập nhật nhà cung cấp đạt chuẩn theo yêu cầu

Khảo sát giá hàng hóa và lập bảng so sánh giá hàng tháng.

·         Định kỳ theo quy định phối hợp với bộ phận Bếp và Kiểm soát chi phí tiến hành khảo sát giá các mặt hàng thường xuyên biến động về giá; lập báo cáo chi tiết trình Ban giám đốc xem xét.

·         Chủ động liên lạc với nhà cung cấp liên quan để cập nhật đúng và đủ tình hình biến động giá của hàng hóa so với giá thị trường.

Hàng tháng, lập bảng so sánh giá các mặt hàng để chuyển Ban Giám đốc phê duyệt giá.

Thực hiện quy trình thu mua hàng hóa- Bộ phận thu mua

·         1. Nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan trong Khách sạn ( Bếp, Nhà hàng, khách sạn, kho .. ). Thực hiện qua phần mềm.

·          

·         2. Phân tích, xác định rõ yêu cầu và nhu cầu thu mua, gồm: chủng loại, số lượng, màu sắc, kích thước và các thông số khác để lập kế hoạch thu mua, chọn giá tốt nhất đã được Ban giám đốc phê duyệt theo bảng so sánh giá ( theo thứ tự ưu tiên ) và lên đơn hàng chuyển bộ phận Cost controller kiểm tra giá và Cost

·          

·         3. Sau khi bộ phận Cost kiểm tra đơn hàng xong, sẽ gửi cho Giám đốc duyệt lần cuối. Theo phê duyệt của giám đốc, bộ phận mua hàng gửi đơn hàng ( đã được duyệt ) cho nhà cung cấp để đặt các loại hàng hóa cho các bộ phận. ( lưu ý về vấn đề thanh toán là công nợ hay tiền mặt, nếu là tiền mặt phải tạm ứng ).

·          

·         4. Theo dõi quá trình giao nhận hàng của nhà cung cấp cho các bộ phận có liên quan để đảm bảo đúng khung thời gian, kịp thời và đầy đủ ; kiểm tra chất lượng, số lượng, chỉ tiêu hàng so với yêu cầu. Giải quyết ngay lập tức nếu có sự thiếu hụt về số lượng, chất lượng hàng hóa được giao.

·          

·         5. Nhận các chứng từ giao hàng từ nhân viên giao hàng và chuyển cho thủ kho – kế toán.

·         Gửi thông tin nhập hàng đến các bộ phận liên quan để thực hiện tiến trình tiếp nhận hàng theo quy định

·          

·         6. Định kỳ hàng tháng phối hợp với các bộ phận sử dụng hàng hóa đánh giá các nhà cung cấp; lập hồ sơ theo dõi việc đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp; báo cáo cho cấp trên nếu xảy ra vấn đề phát sinh hay những thay đổi thích hợp.

·          

7. Hàng tháng, lập bảng so sánh giá của các nhà cung cấp gửi Ban giám đốc duyệt giá.

Trực tiếp thu mua những mặt hàng phát sinh

·         Nhân viên thu mua sẽ là người trực tiếp đi mua các mặt hàng ngoài khi không tìm được nhà cung cấp phù hợp hoặc nhà cung cung không giao hàng

·         Hàng tuần làm báo cáo các mặt hàng cần phải mua ngoài trình cấp trên.

Đề xuất hướng giải quyết liên quan giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc

Các công việc khác

Chịu trách nhiệm kiểm soát các biên lai hàng hóa , các chứng từ theo quy định chuyển phòng kế toán.

·         Luôn đối chiếu và kiểm tra với thủ kho về hàng tồn kho để thực hiện việc đặt hàng cho chính xác.

Thực hiện các yêu cầu khác theo sự phân công của cấp trên.