Kỹ năng phỏng vấn là gì? 5 kỹ năng quan trọng khi phỏng vấn hiệu quả cho HR

1. Kĩ năng phỏng vấn là gì?

Kĩ năng phỏng vấn (Interview skills) là quá trình tiếp xúc và trao đổi (hay nói cụ thể hơn là quá trình hỏi và trả lời) giữa nhà tuyển dụng (NTD) và ứng viên, mục đích của nhà tuyển dụng là tìm ra người thích hợp để đảm nhiệm vị trí họ đang tuyển còn mục đích của các ứng viên nghiễm nhiên chính là apply thành công công việc mà họ mong muốn. 

Quá trình phỏng vấn luôn đóng một vai trò cực kỳ quan trọng đối với cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Phỏng vấn là một khâu đặc biệt quan trọng để NTD đánh giá năng lực ứng viên cụ thể và chính xác nhất. Bên cạnh đó, họ cũng sẽ hiểu rõ hơn về tính cách, kỹ năng giao tiếp, thái độ ứng xử... của từng cá nhân tham gia phỏng vấn; từ đó tìm ra người họ thực sự cần.

Đọc thêm: Top việc làm đang tuyển dụng mới nhất 2024

2. 5 kỹ năng phỏng vấn hiệu quả cho HR

Muốn trở thành một “thợ săn nhân tài” bạn không thể bỏ qua kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng. Dưới đây là 5 kỹ năng HR cần có để thu phục được những nhân sự giỏi cho công ty. 

Kỹ năng lắng nghe

Lắng nghe được đánh giá là một trong những kỹ năng quan trọng hàng đầu của HR. Theo khảo sát của CareerBuilder: “71% các nhà tuyển dụng làm khảo sát cho biết họ đã bỏ qua một ứng viên tiềm năng vì không lắng nghe tốt trong quá trình phỏng vấn”. Thông qua lắng nghe bạn có thể dễ dàng tìm kiếm những ứng viên phù hợp nhất. Đồng thời đây là cách nâng cao chất lượng quy trình tuyển dụng nhân sự trở nên chuyên nghiệp hơn. Chưa kể, kỹ năng này giúp công việc thuận lợi hơn bởi bạn đã biết chính xác những gì mình tìm kiếm. 

Khả năng tư duy

Khả năng tư duy cho phép bạn thấy được bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, tầm nhìn dài hạn của công ty. Nhờ vậy HR có thể tiết kiệm thời gian, công sức chọn lọc giữa hàng nghìn ứng viên để tìm ra một nhân tài. 

Chẳng hạn ứng viên ứng tuyển vào vị trí trưởng phòng Marketing nhưng hiện tại kinh nghiệm, kỹ năng của họ lại chưa thực sự phù hợp. Nếu là một “thợ săn” giỏi bạn sẽ ngay lập tức lưu trữ thông tin cá nhân của ứng viên. Trong tương lai khi cần tuyển dụng vị trí người đó đáp ứng tốt bạn có thể kết nối ngay. 

Khảo sát của Glassdoor cho thấy: “60% ứng viên cho rằng nhà tuyển dụng cần phải có kỹ năng tư duy tốt để đánh giá đúng khả năng ứng viên”. Như vậy khi rèn luyện được kỹ năng này bạn cũng dễ dàng thu phục được những nhân tài về cho công ty. 

Đọc thêm: Kỹ năng đặt câu hỏi là gì? Những nguyên tắc đặt câu hỏi và kĩ năng đặt câu hỏi bạn cần biết!

Khả năng đàm phán

Thực tế, thị trường việc làm hiện nay có sự cạnh tranh gay gắt giữa các nhà tuyển dụng. Cùng một vị trí làm việc nhiều doanh nghiệp có nhu cầu. Vì thế ứng viên không thiếu lựa chọn nơi đầu quân cho bản thân mình. 

Theo Glassdoor: “84% ứng viên cho rằng kỹ năng đàm phán của nhà tuyển dụng ảnh hưởng đến quyết định của họ khi chọn nơi làm việc”. Vì thế, khả năng thương lượng, đàm phán của HR vowis ứng viên là cực kỳ quan trọng. 

Việc này sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình deal lương, thưởng, chế độ phúc lợi cân đối giữa mong muốn của người lao động với khoản giá trị công ty sẵn sàng bỏ ra. Vậy nên đàm phán giống như chìa khóa để HR có cuộc phỏng vấn tuyển dụng thành công. 

Kỹ năng giao tiếp, kết nối

HR nếu có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ biết cách khơi gợi thông tin từ các ứng viên một cách chi tiết. Đặc biệt là những thông tin quan trọng về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, tính cách của họ. Điều này giúp người làm nhân sự đưa ra quyết định chính xác hơn. 

Giao tiếp hiệu quả còn là sợi dây kết nối giữa HR và ứng viên tạo môi trường phỏng vấn thoải mái, tin tưởng. Chưa kể, khi giao tiếp tốt, HR có thể truyền tải thông tin về vị trí tuyển dụng, các yêu cầu cần thiết cho ứng viên. Đồng thời nhà tuyển dụng cũng xác định được ứng viên có thật sự phù hợp với vị trí đang tuyển hay không thông qua cách trả lời câu hỏi. 

Khả năng đặt câu hỏi

Theo một nghiên cứu được công bố trên tạp chí Journal of Business and Psychology vào năm 2016, đặt câu hỏi được xếp hạng là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của nhân viên nhân sự trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng. Nghiên cứu này đã phân tích dữ liệu từ hơn 1.500 tuyển dụng viên và nhân viên nhân sự về quan điểm của họ về các kỹ năng cần thiết cho một HR hiệu quả.

Đặt câu hỏi phù hợp, đúng cách giúp HR thu thập thông tin quan trọng về kinh nghiệm, năng lực, tính cách của ứng viên. Dựa vào đó bạn dễ dàng đánh giá liệu họ có phù hợp với những gì công ty tìm kiếm, kỳ vọng hay không.

3. Tầm quan trọng của kĩ năng phỏng vấn

Xác định ứng viên phù hợp

Phỏng vấn tuyển dụng là phương pháp hết sức quan trọng trong việc tuyển dụng để tìm ra ứng viên có cá tính và nhân cách phù hợp với công việc hay không điều này đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao nguồn nhân lực trong xí nghiệp trong cuộc phỏng vấn sơ bộ thì phỏng vấn viên chỉ tìm hiểu xem ứng viên có cá tính và nhân cách phù hợp với công việc hay không, chứ chưa đi sâu vào chuyên môn.

Đọc thêm: 5 kĩ năng quản trị quan trọng mà một nhà lãnh đạo tốt cần có

Tạo sự tin tưởng giữa HR và ứng viên

Kỹ năng phỏng vấn giúp HR tạo sự tin tưởng và xây dựng mối quan hệ tốt với ứng viên. Qua đây ứng viên sẽ hiểu rõ hơn về vị trí tuyển dụng cũng như doanh nghiệp.  Ngoài ra, trong cuộc tiếp xúc sơ bộ này phỏng vấn viên tìm cách cung cấp cho ứng viên những tin tức đầy đủ liên quan đến Công ty như ngành hoạt động, cơ sở nhiệm vụ mà ứng viên sẽ phải thực hiện. Những điều kiện làm việc, nguyên tắc thưởng, quyền lợi phụ trội…

Giảm thiểu rủi ro trong tuyển dụng

Trái lại trong kỳ phỏng vấn sâu, chính thức, nghĩa là sau khi ứng viên đã trải qua đa số các thủ tục tuyển chọn Công ty muốn kiểm tra lại tất cả những dữ kiện mà ứng viên đã cung cấp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau trong suốt giai đoạn lựa chọn, ngoài ra Công ty có thể yêu cầu ứng viên bổ túc một số tài liệu còn thiếu để cho ứng viên có thể chứng minh được sự trung thực của mình. 

Như vậy, nghệ thuật phỏng vấn trong tuyển dụng vô cùng quan trọng trong kế hoạch thu hút nhân tài. Vì thế đầu tư thời gian nâng cao kỹ năng này vô cùng cần thiết nhằm đảm bảo quá trình tuyển dụng hiệu quả, đạt mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. 

4. Cách phỏng vấn tuyển dụng phổ biến

Ngày nay, phỏng vấn được diễn ra thông qua các hình thức khác nhau. Nhưng phổ biến nhất có thể kể đến ba cách phỏng vấn nhân viên sau:

• Phỏng vấn qua điện thoại: Được sử dụng để nhà tuyển dụng và ứng viên trao đổi sơ lược về các nội dung cơ bản. Ví dụ như: Kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ và mức lương mong muốn của ứng viên có phù hợp với nhu cầu của nhà tuyển dụng không. 
• Phỏng vấn trực tiếp một đối một: Vì chỉ có 2 người nên cuộc phỏng vấn có thể sử dụng những hình thức phỏng vấn vô cùng đa dạng.
• Phỏng vấn theo nhóm: Đặc trưng của loại này chính là số lượng người. Đó có thể là mô hình nhiều ứng viên – một nhà tuyển dụng hay ngược lại. Hoặc cũng có thể là đôi bên đều có sự tham gia của hai người trở lên.

5. Mẹo hay nâng cao kỹ năng phỏng vấn ứng viên cho HR

Nghiên cứu CV ứng viên cẩn thận

Bất cứ một nhà tuyển dụng nào cũng cần phải nghiên cứu hồ sơ ứng viên cẩn thận. Dù đó là vị trí tuyển dụng cơ bản nhất như lao công, bảo vệ hay những vị trí cấp cao như trưởng, phó phòng, giám đốc. Điều này giúp bạn:

• Đảm bảo tính chính xác các thông tin được cung cấp bởi ứng viên. 
• Tìm kiếm thông tin bổ sung về kinh nghiệm, kỹ năng, tính cách người ứng tuyển. 
• Đánh giá mức độ phù hợp của nhân sự với văn hóa, giá trị, mục tiêu của doanh nghiệp. 
• Xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn phù hợp, hiệu quả giúp đánh giá ứng viên chính xác. 
• Đảm bảo sự an toàn cho doanh nghiệp thông qua lý lịch tư pháp của ứng viên, chắc chắn rằng họ không dính dáng các vấn đề liên quan tới pháp luật. 

Việc nghiên cứu hồ sơ sẽ giúp bạn chọn lọc được những ứng viên tiềm năng nhất. Vì thế sẽ rút ngắn được thời gian, ngân sách dành cho hoạt động phỏng vấn. 

Giữ thái độ thân thiện

Phỏng vấn tuyển dụng là quá trình trao đổi thông tin, đàm phán chứ không phải hỏi cung. Bởi vậy bạn không nên dùng thái độ trịch thượng, bề trên hay quá nghiêm túc. Thay vào đó bạn hãy thật thân thiện để tạo sự thoải mái cho ứng viên. Điều này giúp họ cảm thấy tự tin hơn khi chia sẻ, trả lời phỏng vấn. 

Hơn nữa, đây còn là cách bạn tạo mối quan hệ tối với ứng viên. Nhờ vậy HR có thể xây dựng được sự tin tưởng với ứng viên để họ hiểu rõ hơn về nhu cầu, mong muốn của người ứng tuyển. 

HR có thái độ thân thiện còn tạo ấn tượng tốt trước người lao động, từ đó tăng khả năng họ muốn gia nhập công ty. Qua đây, người làm tuyển dụng cũng cho thấy sự quan tâm, tôn trọng của doanh nghiệp đến ứng viên, xây dựng mối quan hệ dài hạn. 

Đọc thêm: Việc làm dành cho chuyên viên tuyển dụng mới nhất

Tập trung vào chất lượng câu hỏi thay vì số lượng

Tập trung vào chất lượng câu hỏi thay vì số lượng được xem là một kỹ năng thượng thừa của một “thợ săn nhân tài” chuyên nghiệp. Việc này mang đến cho bạn nhiều lợi ích, cụ thể:

• Tối ưu hóa thời gian nhờ tập trung vào các câu hỏi mấu chốt, trọng điểm để đánh giá khả năng ứng viên. Việc tạo ra quá nhiều câu hỏi không cần thiết vừa tốt thời gian lại làm cho ứng viên cảm thấy mệt mỏi, không thoải mái. 
• Các câu hỏi chất lượng giúp khai phá những người có kinh nghiệm, năng lực, tính cách phù hợp với vị trí tuyển dụng. 
• HR sử dụng câu hỏi cụ thể là cách để nhân sự tham gia phỏng vấn hiểu rõ hơn về yêu cầu, mong muốn của doanh nghiệp. Từ đó họ cảm thấy tự tin, thoải mái khi trả lời. 

Bên cạnh đó, tập trung vào chất lượng câu hỏi cũng đảm bảo tính chuyên nghiệp và tôn trọng đối với ứng viên. Khảo sát của Jobvite cho thấy: “57% nhà tuyển dụng sử dụng câu hỏi về kinh nghiệm trong quá trình tuyển dụng. Các câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng của ứng viên trong việc giải quyết các vấn đề và tình huống phức tạp trong công việc.”

Lắng nghe nhiều hơn

Nếu phỏng vấn tuyển dụng là một môn nghệ thuật, thì buổi phỏng vấn chính là sàn diễn của các ứng viên. HR lúc này chỉ đóng vai trò là người thưởng thức, đánh giá. Vì thế thay vì nói nhiều, bạn hãy nhường lại sân khấu cho ứng viên, thay vào đó hãy lắng nghe nhiều hơn để:

• Hiểu rõ hơn về kinh nghiệm, năng lực, kỹ năng, mục tiêu của ứng viên. 
• Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với ứng viên, thể hiện sự tôn trọng ý kiến của họ. 
• Tạo cơ hội tìm ra thông tin mấu chốt nhất. 
• Đánh giá ứng viên một cách chính xác giúp đưa ra quyết định tuyển dụng phù hợp, giảm thiểu rủi ro cho công ty. 

Khảo sát của SHRM (Hội Nghề Nghiệp Nhân Sự Mỹ) chỉ ra như sau: “95% nhà tuyển dụng cho rằng khả năng lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của nhân viên nhân sự.” Chính vì thế bạn cần rèn luyện điều này để đạt hiệu quả tuyển dụng cao nhất. 

Đọc thêm: Kỹ năng công việc cụ thể là gì? Các kĩ năng giúp nâng cao hiệu suất làm việc

Kiểm soát thời gian phỏng vấn

Một người làm công tác tuyển dụng cần hết sức lưu ý trong việc kiểm soát thời gian phỏng vấn. Đây là một trong những kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng thể hiện tính chuyên nghiệp của HR. 

Việc này giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, tài nguyên cho công ty. Nếu phỏng vấn quá lâu có thể gây tốn kém chi phí, làm mất thời gian của cả ứng viên lẫn nhân viên tuyển dụng. 

Hơn nữa, kiểm soát thời gian phỏng vấn cũng là cách tạo ấn tượng tốt với ứng viên. Trường hợp cứ kéo dài không dứt, ứng viên sẽ cảm thấy mệt mỏi, mất hứng thú. Điều đó ảnh hưởng trực tiếp tới quyết định của ứng viên và làm mất cơ hội của những người khác. 

Dễ nhận thấy kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng không chỉ quan trọng đối với người làm HR mà còn cả ứng viên. Vậy nên để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, nhẹ nhàng chúng ta cần tìm hiểu chuẩn bị thật kỹ lưỡng. 

Kỹ năng phỏng vấn  là một kỹ năng mềm cần thiết, không chỉ dành cho các nhà tuyển dụng mà các ứng viên cũng nên tìm hiểu để có thể đối mặt với các buổi phỏng vấn một cách nhẹ nhàng nhất.Trong bài viết trên 1900 - tin tức việc làm đã chia sẻ đến bạn những thông tin hữu ích về kĩ năng phỏng vấn. Hy vọng bạn hiểu rõ và áp dụng thành công!