Công việc của Trưởng Phòng Vận Hành là gì?

COO của một công ty chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tổ chức đang hoạt động hiệu quả và trơn tru nhất có thể. Điều này có nghĩa là COO phải có khả năng xác định các lĩnh vực cần cải tiến, phát triển các chiến lược để thực hiện những cải tiến đó và đảm bảo rằng mọi người tham gia vào quy trình đều hiểu cách thực hiện các chiến lược đó. Câu hỏi này cho phép người phỏng vấn đánh giá khả năng của bạn trong việc thực hiện cách tiếp cận chủ động để cải thiện hoạt động.

Cách trả lời:

Để trả lời câu hỏi này, bạn nên cung cấp các ví dụ cụ thể về các chiến lược mà bạn đã sử dụng trước đây để đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hãy suy nghĩ về cách bạn tổ chức các nhóm, sắp xếp hợp lý các quy trình hoặc triển khai các công nghệ mới để giúp mọi việc hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể nói về cách bạn cộng tác với các phòng ban hoặc các bên liên quan khác để đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất khi đạt được các mục tiêu hoạt động. Điều quan trọng là nhấn mạnh khả năng suy nghĩ trước và đưa ra giải pháp sáng tạo cho mọi vấn đề tiềm ẩn của bạn.

Ví dụ: “Tôi tin vào việc áp dụng cách tiếp cận chủ động trong hoạt động, điều đó có nghĩa là tôi luôn tìm cách cải tiến các quy trình và làm cho chúng hiệu quả hơn. Ví dụ, khi tôi còn là COO của Công ty ABC, tôi đã triển khai một hệ thống tự động để hợp lý hóa quy trình hội nhập cho nhân viên mới. Điều này cho phép chúng tôi tiết kiệm thời gian và tiền bạc đồng thời đảm bảo rằng tất cả các thủ tục giấy tờ cần thiết đã được hoàn thành một cách chính xác. Ngoài ra, tôi đã hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác để đảm bảo rằng mọi người đều biết về bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật nào đối với quy trình hoạt động của chúng tôi. Tôi cũng tổ chức các cuộc họp thường xuyên với các bên liên quan để thảo luận về mọi vấn đề tiềm ẩn và cùng nhau đưa ra các giải pháp sáng tạo.”

Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm đảm bảo công ty hoạt động trơn tru và hiệu quả, đồng thời điều đó đòi hỏi phải tạo ra và thực hiện các chính sách và thủ tục mà mọi người trong tổ chức có thể tuân theo. Câu hỏi này được thiết kế để xem liệu bạn có đủ kỹ năng và kinh nghiệm để làm việc đó hay không, cũng như cách bạn nhìn nhận tầm quan trọng của các chính sách và thủ tục này.

Cách trả lời:

Người phỏng vấn muốn biết rằng bạn hiểu tầm quan trọng của việc có sẵn một bộ chính sách và thủ tục được xác định rõ ràng. Bạn phải có thể giải thích cách bạn đã triển khai các chiến lược này trong các vai trò trước đây của mình, chẳng hạn như thiết lập quy trình vận hành tiêu chuẩn cho các bộ phận, tạo quy trình để đảm bảo tuân thủ quy định hoặc triển khai hệ thống để theo dõi các chỉ số hiệu suất. Ngoài ra, hãy nhấn mạnh bất kỳ phương pháp đổi mới nào bạn đã sử dụng để tăng hiệu quả và năng suất.

Ví dụ: “Tôi có nhiều kinh nghiệm phát triển và thực hiện các chính sách và quy trình hoạt động. Với vai trò trước đây là COO của Tập đoàn XYZ, tôi đã triển khai một bộ quy trình vận hành tiêu chuẩn cho từng bộ phận để đảm bảo rằng mọi người đều làm việc phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Tôi cũng tạo ra các quy trình để đảm bảo tuân thủ tất cả các quy định và tiêu chuẩn hiện hành. Ngoài ra, tôi đã thiết lập các hệ thống để theo dõi các số liệu hiệu suất trong toàn tổ chức, cho phép chúng tôi nhanh chóng xác định bất kỳ lĩnh vực nào mà chúng tôi có thể cải thiện hoạt động của mình.”

Với tư cách là COO, bạn sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra suôn sẻ và đạt được các mục tiêu. Điều này có nghĩa là bạn sẽ thường xuyên phải có những cuộc trò chuyện khó khăn với nhân viên hoặc các bên liên quan khác. Người phỏng vấn muốn biết rằng bạn có thể xử lý những cuộc trò chuyện này một cách chuyên nghiệp và tôn trọng trong khi vẫn hoàn thành công việc hay không.

Cách trả lời:

Bắt đầu bằng cách nói về cách tiếp cận của bạn với những cuộc trò chuyện khó khăn. Điều quan trọng là bạn phải chứng minh rằng bạn hiểu tầm quan trọng của việc tôn trọng và chuyên nghiệp trong khi vẫn hoàn thành công việc. Nói về cách bạn chuẩn bị cho những cuộc trò chuyện này, chẳng hạn như nghiên cứu vấn đề hoặc dành thời gian suy nghĩ về cách tốt nhất để giải quyết vấn đề đó. Bạn cũng nên thảo luận về các chiến lược mà bạn sử dụng trong cuộc trò chuyện, chẳng hạn như lắng nghe tích cực và đặt câu hỏi để đảm bảo sự hiểu biết. Cuối cùng, hãy nói về cách bạn theo dõi sau một cuộc trò chuyện khó khăn để đảm bảo mọi người đều đồng tình.

Ví dụ: “Khi tôi phải có một cuộc trò chuyện khó khăn với nhân viên hoặc các bên liên quan khác, ưu tiên hàng đầu của tôi là tỏ ra tôn trọng và chuyên nghiệp. Tôi tin rằng điều quan trọng là phải dành thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng cho những cuộc trò chuyện này bằng cách nghiên cứu vấn đề và suy nghĩ về cách giải quyết nó tốt nhất. Trong suốt cuộc trò chuyện, tôi tập trung vào việc tích cực lắng nghe và đặt câu hỏi để đảm bảo sự hiểu biết. Sau đó, tôi đảm bảo sẽ theo dõi để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về kỳ vọng và các bước tiếp theo.”

COO phải có hiểu biết sâu sắc về lập kế hoạch tài chính và lập ngân sách. Câu hỏi này sẽ giúp người phỏng vấn hiểu rõ hơn về khả năng suy nghĩ chiến lược của bạn và đưa ra các quyết định có tác động trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Nó cũng sẽ cho họ ý tưởng về khả năng của bạn trong việc đặt ra các mục tiêu tài chính và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu đó.

Cách trả lời:

Bắt đầu bằng cách giải thích các bước bạn sẽ thực hiện để lập ngân sách cho một dự án mới. Giải thích cách bạn sẽ nghiên cứu và phân tích chi phí nguyên liệu, nhân công và các nguồn lực khác cần thiết cho dự án. Thể hiện sự hiểu biết của bạn về các nguyên tắc lập kế hoạch tài chính và ngân sách, chẳng hạn như đặt ra các mục tiêu thực tế và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu đó. Chứng tỏ rằng bạn hiểu tầm quan trọng của việc duy trì ngân sách và sử dụng số tiền sẵn có một cách khôn ngoan. Cuối cùng, giải thích cách bạn đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều biết về ngân sách và bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với ngân sách đó trong quá trình thực hiện dự án.

Ví dụ: “Khi lập ngân sách cho một dự án mới, bước đầu tiên tôi thực hiện là nghiên cứu và phân tích chi phí nguyên vật liệu, nhân công và các nguồn lực khác cần thiết cho dự án. Sau đó, tôi đặt ra những mục tiêu thực tế và theo dõi tiến độ đạt được chúng. Tôi cũng lưu tâm đến việc duy trì ngân sách và sử dụng số tiền sẵn có một cách khôn ngoan. Cuối cùng, tôi đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều biết về ngân sách và mọi thay đổi được thực hiện đối với ngân sách đó trong quá trình thực hiện dự án. Điều này cho phép tôi đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm trong toàn bộ quá trình.”