Công việc của Trưởng Phòng Vận Hành là gì?
Trưởng phòng vận hành là người đứng đầu bộ phận quản lý và điều hành các hoạt động hằng ngày của một tổ chức hay doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của họ là đảm bảo sự hiệu quả, mạnh mẽ và tuân thủ quy trình trong mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh, từ sản xuất đến dịch vụ. Trưởng phòng vận hành thường xuyên đối mặt với việc lập kế hoạch, tối ưu hóa quy trình, quản lý nhân sự, và đảm bảo rằng mọi hoạt động đều tuân theo mục tiêu và chiến lược tổ chức. Đồng thời, họ đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu suất tổ chức, góp phần vào sự phát triển và thành công toàn diện của doanh nghiệp.
Mô tả công việc của Trưởng phòng vận hành
Trưởng phòng vận hành (COO - Chief Operating Officer) đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, giữ vai trò lãnh đạo để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là mô tả chi tiết về công việc của Trưởng phòng vận hành:
Lập kế hoạch và điều hành hoạt động sản xuất
Phối hợp với các bộ phận khác như kỹ thuật, bảo trì, mua hàng và bán hàng để lập kế hoạch sản xuất. Đảm bảo các sản phẩm được sản xuất đúng chất lượng, đúng số lượng và đúng thời gian.
Quản lý nhân sự và giám sát hoạt động sản xuất
Điều phối công việc và quản lý đội ngũ nhân viên vận hành. Giám sát các hoạt động sản xuất hàng ngày để đảm bảo tuân thủ các quy trình và tiêu chuẩn công ty.
Tối ưu hóa quy trình sản xuất
Đề xuất và triển khai các cải tiến quy trình sản xuất để tăng năng suất và giảm chi phí sản xuất. Đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong sản xuất thông qua việc áp dụng các phương pháp Lean hoặc Six Sigma.
Giải quyết sự cố và nâng cao chất lượng sản phẩm
Phối hợp với các bộ phận kỹ thuật và chất lượng để giải quyết các sự cố sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm. Thúc đẩy việc áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng cao và tuân thủ các quy định về an toàn lao động.
Báo cáo và đánh giá hiệu quả sản xuất
Lập và báo cáo các chỉ số hiệu quả sản xuất, như tỷ lệ lỗi, năng suất lao động, và tiến độ sản xuất cho ban lãnh đạo. Đưa ra các đề xuất để cải thiện quá trình sản xuất và vận hành.
Trưởng Phòng Vận Hành có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
195 - 650 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Trưởng Phòng Vận Hành
Tìm hiểu cách trở thành Trưởng Phòng Vận Hành, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Trưởng Phòng Vận Hành?
Yêu cầu tuyển dụng của Trưởng phòng vận hành
Yêu cầu bằng cấp và kinh nghiệm chuyên môn
- Trình độ học vấn: Thường là tốt nghiệp Đại học trở lên, chuyên ngành liên quan đến kỹ thuật, quản lý công nghiệp, quản lý chất lượng hoặc các ngành có liên quan.
- Kinh nghiệm: Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và vận hành, trong đó có ít nhất 2 năm ở vị trí quản lý cấp cao hoặc tương đương.
- Kiến thức chuyên môn: Hiểu biết sâu về quy trình sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, kỹ thuật sản xuất và các tiêu chuẩn chất lượng.
Yêu cầu về kỹ năng
- Kỹ năng quản lý và lãnh đạo: Có khả năng quản lý đội ngũ, lập kế hoạch và phân công công việc, giám sát hoạt động sản xuất một cách hiệu quả.
- Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề: Có khả năng giao tiếp rõ ràng, hiệu quả và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất.
Các yêu cầu khác
- Tinh thần sáng tạo và khả năng đổi mới: Có khả năng đưa ra các giải pháp sáng tạo để cải thiện hiệu quả sản xuất và tối ưu hóa quy trình.
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao: Có khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực cao và thích ứng với những thay đổi nhanh chóng trong môi trường sản xuất.
- Tinh thần trách nhiệm và chuyên môn cao: Sẵn sàng đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn lao động, chất lượng và môi trường.
Lộ trình thăng tiến của Trưởng phòng vận hành
Lộ trình thăng tiến của Thực tập sinh vận hành có thể khá đa dạng và phụ thuộc vào tổ chức và ngành nghề cụ thể. Dưới đây là một lộ trình thăng tiến phổ biến cho vị trí này
1. Thực tập sinh vận hành
Mức lương: 3 - 6 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 0 - 1 năm
Thực tập sinh vận hành là người tham gia vào các hoạt động và quy trình liên quan đến vận hành và quản lý hoạt động của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Công việc của bạn bao gồm hỗ trợ quản lý hoạt động hàng ngày, tham gia vào quy trình vận hành, thu thập và phân tích dữ liệu, hỗ trợ phát triển khai các dự án và học hỏi và phát hiện phát triển kỹ năng.
>> Đánh giá: Đây là một cơ hội quan trọng để các sinh viên và người mới tốt nghiệp có thể học hỏi và trải nghiệm công việc thực tế trong lĩnh vực vận hành của các doanh nghiệp. Đây là một vị trí có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
2. Nhân viên vận hành
Mức lương: 8 - 12 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm
Nhân viên vận hành máy là những người làm việc trực tiếp với các loại máy móc, thiết bị trong các nhà máy, xí nghiệp, khu công nghiệp. Họ có trách nhiệm vận hành, điều khiển, bảo dưỡng và sửa chữa các máy móc, thiết bị này để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra trơn tru, an toàn và hiệu quả.
>> Đánh giá: Đây có thể xem là một trong những mắt xích quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Họ đảm nhiệm vai trò điều khiển, giám sát và bảo trì các máy móc, thiết bị để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và hiệu quả.
3. Chuyên viên vận hành
Mức lương: 20 - 30 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 3 - 5 năm
Chuyên viên vận hành là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc điều hành và giám sát các hoạt động, quy trình sản xuất hoặc dịch vụ của một tổ chức, doanh nghiệp. Họ đảm bảo mọi công việc diễn ra trơn tru, hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
>> Đánh giá: Được xem là vị trí cốt lõi trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là trong các ngành sản xuất, dịch vụ và công nghệ. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trơn tru, hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.
4. Trợ lý vận hành
Mức lương: 25 - 30 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 3 - 5 năm
Trợ lý vận hành là người hỗ trợ trực tiếp cho Chuyên viên vận hành hoặc các cấp quản lý trong việc điều hành và giám sát các hoạt động của doanh nghiệp. Họ đảm nhận một phần công việc của Chuyên viên vận hành, giúp giảm tải công việc và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru.
>> Đánh giá: Có thể xem đây là một cầu nối quan trọng giữa các cấp quản lý và các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Họ đóng vai trò hỗ trợ đắc lực cho Chuyên viên Vận hành và các bộ phận liên quan, đảm bảo mọi công việc diễn ra trơn tru và hiệu quả.
5. Trưởng phòng vận hành
Mức lương: 35 - 40 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: 5 - 7 năm
Trưởng phòng vận hành là người đứng đầu bộ phận quản lý và điều hành các hoạt động hằng ngày của một tổ chức hay doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của họ là đảm bảo sự hiệu quả, mạnh mẽ và tuân thủ quy trình trong mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh, từ sản xuất đến dịch vụ.
>> Đánh giá: Được xem là vị trí cốt lõi trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty sản xuất, dịch vụ và thương mại. Người đảm nhiệm vai trò này chịu trách nhiệm điều hành và tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày của một phòng ban hoặc một bộ phận cụ thể, đảm bảo hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
6. Giám đốc vận hành
Mức lương: 50 - 55 triệu/ tháng
Kinh nghiệm làm việc: Trên 9 năm
Giám đốc vận hành (Tendering Officer) làm việc trong các công ty xây dựng, bất động sản, đầu tư, tài chính,... Họ tiếp nhận thông tin dự án từ chủ đầu tư, phân tích, nghiên cứu và sau đó chào giá một cách hợp lý tới những đối tác tiềm năng, đánh giá hồ sơ dự thầu từ các bên liên quan và lựa chọn ra nhà thầu phù hợp nhất.
>> Đánh giá: Đây có thể xem là một trong những vị trí quan trọng bậc nhất trong một tổ chức, đóng vai trò cầu nối giữa chiến lược và thực thi. Họ chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc điều hành và quản lý các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru và đạt hiệu quả cao nhất.
5 bước giúp Trưởng phòng vận hành thăng tiến nhanh trong trong công việc
Nâng cao năng lực chuyên môn
Đầu tiên và quan trọng nhất là nâng cao năng lực về quản lý vận hành và kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực sản xuất. Tiếp tục học hỏi và cập nhật các xu hướng mới, công nghệ tiên tiến để áp dụng vào công việc hàng ngày.
Phát triển kỹ năng lãnh đạo và quản lý
Học hỏi từ các lãnh đạo có kinh nghiệm, và phát triển các kỹ năng lãnh đạo để có thể điều hành đội ngũ một cách hiệu quả. Tìm cách cải thiện khả năng quản lý, lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên để đạt được mục tiêu công ty.
Xây dựng mối quan hệ và mạng lưới
Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các đồng nghiệp, đối tác, và các chuyên gia trong ngành để có thể học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm. Tham gia các hoạt động networking, các sự kiện ngành nghề để mở rộng mạng lưới.
Đóng góp ý tưởng và sáng kiến
Thúc đẩy việc đóng góp các ý tưởng và sáng kiến để cải thiện quy trình sản xuất và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Đưa ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
Liên tục đánh giá và phát triển bản thân
Tự đánh giá và liên tục cải thiện bản thân qua việc học hỏi từ kinh nghiệm làm việc và phản hồi từ các cấp dưới, đồng nghiệp và cấp trên. Tham gia vào các khóa đào tạo, hội thảo, các chương trình học tập để nâng cao năng lực và kiến thức chuyên môn.
Xem thêm:
Việc làm Trưởng phòng kế hoạch đang tuyển dụng
Đánh giá, chia sẻ về Trưởng Phòng Vận Hành
Các Trưởng Phòng Vận Hành chuyên nghiệp nói gì về công việc của họ? Đọc qua các bài đánh giá, chia sẻ kinh nghiệm làm việc của họ dành cho các công ty.
INABATA VIỆT NAM
Accor
Phỏng vấn Trưởng Phòng Vận Hành
↳
COO của một công ty chịu trách nhiệm đảm bảo rằng tổ chức đang hoạt động hiệu quả và trơn tru nhất có thể. Điều này có nghĩa là COO phải có khả năng xác định các lĩnh vực cần cải tiến, phát triển các chiến lược để thực hiện những cải tiến đó và đảm bảo rằng mọi người tham gia vào quy trình đều hiểu cách thực hiện các chiến lược đó. Câu hỏi này cho phép người phỏng vấn đánh giá khả năng của bạn trong việc thực hiện cách tiếp cận chủ động để cải thiện hoạt động.
Cách trả lời:
Để trả lời câu hỏi này, bạn nên cung cấp các ví dụ cụ thể về các chiến lược mà bạn đã sử dụng trước đây để đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hãy suy nghĩ về cách bạn tổ chức các nhóm, sắp xếp hợp lý các quy trình hoặc triển khai các công nghệ mới để giúp mọi việc hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể nói về cách bạn cộng tác với các phòng ban hoặc các bên liên quan khác để đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất khi đạt được các mục tiêu hoạt động. Điều quan trọng là nhấn mạnh khả năng suy nghĩ trước và đưa ra giải pháp sáng tạo cho mọi vấn đề tiềm ẩn của bạn.
Ví dụ: “Tôi tin vào việc áp dụng cách tiếp cận chủ động trong hoạt động, điều đó có nghĩa là tôi luôn tìm cách cải tiến các quy trình và làm cho chúng hiệu quả hơn. Ví dụ, khi tôi còn là COO của Công ty ABC, tôi đã triển khai một hệ thống tự động để hợp lý hóa quy trình hội nhập cho nhân viên mới. Điều này cho phép chúng tôi tiết kiệm thời gian và tiền bạc đồng thời đảm bảo rằng tất cả các thủ tục giấy tờ cần thiết đã được hoàn thành một cách chính xác. Ngoài ra, tôi đã hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác để đảm bảo rằng mọi người đều biết về bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật nào đối với quy trình hoạt động của chúng tôi. Tôi cũng tổ chức các cuộc họp thường xuyên với các bên liên quan để thảo luận về mọi vấn đề tiềm ẩn và cùng nhau đưa ra các giải pháp sáng tạo.”
↳
Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm đảm bảo công ty hoạt động trơn tru và hiệu quả, đồng thời điều đó đòi hỏi phải tạo ra và thực hiện các chính sách và thủ tục mà mọi người trong tổ chức có thể tuân theo. Câu hỏi này được thiết kế để xem liệu bạn có đủ kỹ năng và kinh nghiệm để làm việc đó hay không, cũng như cách bạn nhìn nhận tầm quan trọng của các chính sách và thủ tục này.
Cách trả lời:
Người phỏng vấn muốn biết rằng bạn hiểu tầm quan trọng của việc có sẵn một bộ chính sách và thủ tục được xác định rõ ràng. Bạn phải có thể giải thích cách bạn đã triển khai các chiến lược này trong các vai trò trước đây của mình, chẳng hạn như thiết lập quy trình vận hành tiêu chuẩn cho các bộ phận, tạo quy trình để đảm bảo tuân thủ quy định hoặc triển khai hệ thống để theo dõi các chỉ số hiệu suất. Ngoài ra, hãy nhấn mạnh bất kỳ phương pháp đổi mới nào bạn đã sử dụng để tăng hiệu quả và năng suất.
Ví dụ: “Tôi có nhiều kinh nghiệm phát triển và thực hiện các chính sách và quy trình hoạt động. Với vai trò trước đây là COO của Tập đoàn XYZ, tôi đã triển khai một bộ quy trình vận hành tiêu chuẩn cho từng bộ phận để đảm bảo rằng mọi người đều làm việc phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Tôi cũng tạo ra các quy trình để đảm bảo tuân thủ tất cả các quy định và tiêu chuẩn hiện hành. Ngoài ra, tôi đã thiết lập các hệ thống để theo dõi các số liệu hiệu suất trong toàn tổ chức, cho phép chúng tôi nhanh chóng xác định bất kỳ lĩnh vực nào mà chúng tôi có thể cải thiện hoạt động của mình.”
↳
Với tư cách là COO, bạn sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra suôn sẻ và đạt được các mục tiêu. Điều này có nghĩa là bạn sẽ thường xuyên phải có những cuộc trò chuyện khó khăn với nhân viên hoặc các bên liên quan khác. Người phỏng vấn muốn biết rằng bạn có thể xử lý những cuộc trò chuyện này một cách chuyên nghiệp và tôn trọng trong khi vẫn hoàn thành công việc hay không.
Cách trả lời:
Bắt đầu bằng cách nói về cách tiếp cận của bạn với những cuộc trò chuyện khó khăn. Điều quan trọng là bạn phải chứng minh rằng bạn hiểu tầm quan trọng của việc tôn trọng và chuyên nghiệp trong khi vẫn hoàn thành công việc. Nói về cách bạn chuẩn bị cho những cuộc trò chuyện này, chẳng hạn như nghiên cứu vấn đề hoặc dành thời gian suy nghĩ về cách tốt nhất để giải quyết vấn đề đó. Bạn cũng nên thảo luận về các chiến lược mà bạn sử dụng trong cuộc trò chuyện, chẳng hạn như lắng nghe tích cực và đặt câu hỏi để đảm bảo sự hiểu biết. Cuối cùng, hãy nói về cách bạn theo dõi sau một cuộc trò chuyện khó khăn để đảm bảo mọi người đều đồng tình.
Ví dụ: “Khi tôi phải có một cuộc trò chuyện khó khăn với nhân viên hoặc các bên liên quan khác, ưu tiên hàng đầu của tôi là tỏ ra tôn trọng và chuyên nghiệp. Tôi tin rằng điều quan trọng là phải dành thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng cho những cuộc trò chuyện này bằng cách nghiên cứu vấn đề và suy nghĩ về cách giải quyết nó tốt nhất. Trong suốt cuộc trò chuyện, tôi tập trung vào việc tích cực lắng nghe và đặt câu hỏi để đảm bảo sự hiểu biết. Sau đó, tôi đảm bảo sẽ theo dõi để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về kỳ vọng và các bước tiếp theo.”
↳
COO phải có hiểu biết sâu sắc về lập kế hoạch tài chính và lập ngân sách. Câu hỏi này sẽ giúp người phỏng vấn hiểu rõ hơn về khả năng suy nghĩ chiến lược của bạn và đưa ra các quyết định có tác động trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Nó cũng sẽ cho họ ý tưởng về khả năng của bạn trong việc đặt ra các mục tiêu tài chính và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu đó.
Cách trả lời:
Bắt đầu bằng cách giải thích các bước bạn sẽ thực hiện để lập ngân sách cho một dự án mới. Giải thích cách bạn sẽ nghiên cứu và phân tích chi phí nguyên liệu, nhân công và các nguồn lực khác cần thiết cho dự án. Thể hiện sự hiểu biết của bạn về các nguyên tắc lập kế hoạch tài chính và ngân sách, chẳng hạn như đặt ra các mục tiêu thực tế và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu đó. Chứng tỏ rằng bạn hiểu tầm quan trọng của việc duy trì ngân sách và sử dụng số tiền sẵn có một cách khôn ngoan. Cuối cùng, giải thích cách bạn đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều biết về ngân sách và bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với ngân sách đó trong quá trình thực hiện dự án.
Ví dụ: “Khi lập ngân sách cho một dự án mới, bước đầu tiên tôi thực hiện là nghiên cứu và phân tích chi phí nguyên vật liệu, nhân công và các nguồn lực khác cần thiết cho dự án. Sau đó, tôi đặt ra những mục tiêu thực tế và theo dõi tiến độ đạt được chúng. Tôi cũng lưu tâm đến việc duy trì ngân sách và sử dụng số tiền sẵn có một cách khôn ngoan. Cuối cùng, tôi đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều biết về ngân sách và mọi thay đổi được thực hiện đối với ngân sách đó trong quá trình thực hiện dự án. Điều này cho phép tôi đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm trong toàn bộ quá trình.”
Câu hỏi thường gặp về Trưởng Phòng Vận Hành
Trưởng Phòng Vận Hành, hay còn được gọi là Chief Operating Officer (COO), là một vị trí quản lý cấp cao trong tổ chức, chịu trách nhiệm chủ yếu về quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất và vận hành hệ thống. Nhiệm vụ chính của họ là đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra mạch lạc, hiệu quả và đáp ứng đúng các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Trưởng Phòng Vận Hành chịu trách nhiệm lãnh đạo và quản lý đội ngũ vận hành, bao gồm quản lý sản xuất, chuỗi cung ứng, quản lý dự án, và các hoạt động liên quan. Họ phải xây dựng và duy trì quy trình sản xuất hiệu quả, tối ưu hóa tài nguyên, giảm lãng phí và đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Mức lương của Trưởng phòng vận hành biến đổi tùy theo kinh nghiệm và vị trí, thường từ 20 triệu VND/tháng cho các tư vấn mới vào nghề, đến hơn 100 triệu VND/tháng cho các vị trí cấp cao. Các yếu tố như loại cơ sở làm việc và danh tiếng cũng có thể ảnh hưởng đến thu nhập của họ.
Các câu hỏi phỏng vấn thường gặp của vị trí Trưởng phòng vận hành là:
- Vì sao bạn quan tâm đến vị trí Trưởng Phòng Vận Hành của chúng tôi?
- Bạn đã có kinh nghiệm quản lý đội ngũ như thế nào?
- Làm thế nào bạn giải quyết xung đột giữa các bộ phận và đảm bảo sự hợp tác hiệu quả?
- Làm thế nào bạn định rõ mục tiêu và đo lường hiệu suất trong vận hành?
- Làm thế nào bạn đối mặt với thay đổi và đảm bảo sự linh hoạt trong vận hành?
Trưởng phòng vận hành có lộ trình thăng tiến rõ ràng, cụ thể từ những vị trí thấp, ít kinh nghiệm đến các vị trí cao hơn:
- Nhân Viên Vận Hành
- Chuyên Viên Vận Hành
- Quản Lý Quy Trình
- Giám Đốc Vận Hành.
- Trưởng Phòng Vận Hành
- Phó Giám Đốc Vận Hành hoặc Giám Đốc Vận Hành
- Giám Đốc Hành Chính
Đánh giá (review) của công việc Trưởng phòng vận hành được cho là có nhiều cơ hội nhưng cũng không ích thách thức đòi hỏi người lao động phải có sự cố gắng và nỗ lực trong công việc.
