Câu hỏi phỏng vấn Thực tập sinh Logistics

Ngành Logistics - Quản lý chuỗi công ứng là một trong những ngành nghề được nhiều người quan tâm. Đây là một nghề nghiệp thú vị với mức thu nhập hấp dẫn, mang lại nhiều trải nghiệm thực tế, song cũng không ít áp lực. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn thực tập sinh logistics  thường gặp.

Các câu hỏi phỏng vấn chung chung cho vị trí thực tập sinh logistics  

Theo bạn, thực tập sinh logistics là gì ?

Thực tập sinh Logistics là những sinh viên mới tốt nghiệp hoặc đang đi học năm cuối của hệ Đại học, Cao đẳng ngành Logistics - Quản lý chuỗi công ứng. Những bạn này chưa có kinh nghiệm và kỹ năng cứng về chuyên môn nghề nghiệp. Mục tiêu chính của các bạn này là ứng tuyển vào những vị trí thực tập, học việc tại các công ty, doanh nghiệp để học hỏi và bồi dưỡng kinh nghiệm chuyên môn, kỹ năng làm việc được hỗ trợ và hướng dẫn bởi những người có kinh nghiệm và chuyên môn.

Vì sao bạn muốn trở thành thực tập sinh logistics ?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Mục tiêu của tôi là phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng. Tôi đã nhận thấy rằng vị trí thực tập sinh logistics là một cơ hội tuyệt vời để học hỏi và phát triển kỹ năng của mình. Tôi tin rằng tại vị trí này, tôi sẽ có cơ hội trải nghiệm nhiều điều mới nâng cao giá trị bản thân và cộng đồng. Tôi đam mê và muốn thử thách bản thân trong môi trường phát triển năng động như vậy, và tôi tin rằng trung tâm của bạn sẽ là nơi thúc đẩy sự phát triển và thành công cá nhân của tôi.”

Thực tập sinh logistics làm công việc gì?

Để trở thành một thực tập sinh logistics giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: 

“Với trọng trách đảm nhận việc tăng thu nhập và lợi nhuận chính của công ty một thực tập sinh logistics sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.”

Cụ thể thực tập sinh logistics làm các công việc sau đây:

Công việc của một thực tập sinh logistics về cơ bản cũng thực hiện các công việc giống nhân viên chính thức nhưng phần nhiều thiên về hướng hỗ trợ cũng như có sự giám sát hướng dẫn của người phụ trách để rà soát lại công việc và tránh sai sót nghiêm trọng đáng có. Mặc dù tính chất và yêu cầu công việc của mỗi công ty là khác nhau nhưng bảng tiêu chuẩn công việc của thực tập sinh logistics về cơ bản vẫn bao gồm:

• Sử dụng hệ thống công nghệ thông tin để quản lý số lượng đơn đặt hàng, hàng tồn kho, thời gian và chi phí vận chuyển.
• Điều phối và kiểm soát quy trình đặt hàng với sự hỗ trợ của các công cụ, phần mềm.
• Giám sát các quy trình vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa, sản phẩm để đảm bảo chúng được chuyển đến tay khách hàng một cách an toàn.
• Sử dụng dữ liệu từ hệ thống công nghệ thông tin để đánh giá hiệu quả và chất lượng của các chiến lược bán hàng; đưa ra giải pháp cải tiến thích hợp.
• Nghiên cứu xu hướng phát triển của thị trường và tham gia vào các sự kiện giới thiệu sản phẩm.
• Theo sát khách hàng tiềm năng để đưa ra giải pháp hỗ trợ khi cần thiết.
• Tham gia các cuộc họp với nhà cung cấp, đối tác kinh doanh định kỳ.
• Liên tục tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới và phát triển kinh doanh.
• Quản lý và phân bổ nguồn nhân lực theo nhu cầu kinh doanh.
• Xây dựng mối quan hệ với khách hàng và các nhà cung cấp.
• Phân tích các vấn đề hậu cần và đưa ra biện pháp xử lý.

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một thực tập sinh logistics .

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn thực tập sinh logistics  về chuyên môn

Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành quản lý chuỗi cung ứng như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:

Các nguyên tắc quản trị chuỗi cung ứng đó là gì ?

Tập trung vào khách hàng

Doanh nghiệp và các nhà quản trị chuỗi cung ứng cần phải tập trung và hiểu được nhu cầu của khách hàng. Phân khúc khách hàng giúp các tổ chức hiểu rõ hơn về mong muốn, kỳ vọng để đáp ứng và làm hài lòng họ.

Việc phân khúc này dựa trên khối lượng bán hàng hay khả năng sinh lời, khi nhu cầu khách hàng được dự đoán một cách kỹ lưỡng, chính xác, quản lý chuỗi cung ứng cần phải được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Tối ưu hóa dòng tiền

Chi phí vận chuyển luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do dó để đảm bảo về mặt chất lượng và thời gian cũng đồng nghĩa với việc phát sinh một chi phí rất lớn. Do đó, các doanh nghiệp cần điều chỉnh lại tần suất cung cấp hàng hóa theo tình hình thực tế trên thị trường, đồng thời phải đảm bảo việc cân bằng với dòng tiền của doanh nghiệp hiện có, tức là phải tìm cách để tiền về sớm hơn dự kiến.

Việc quản lý số lượng hàng tồn kho và thời gian lưu kho cũng phải tối ưu nhằm tránh trì trệ, kéo dài làm tăng chi phí và rủi ro lỗ vốn. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có các phương án thu hồi công nợ đối với các đối tác, khách hàng để tối ưu tiến trình thanh toán đúng thời hạn.

Tối ưu hoá sản xuất

Nếu không tối ưu hóa sản xuất sẽ dễ dẫn tới nhiều vấn đề trong chuỗi cung ứng như thiếu nguyên liệu, trễ hạn sản xuất, phát sinh chi phí, sản phẩm không đạt chất lượng, tồn kho không cần thiết,...

Do đó, tối ưu hóa sản xuất được xem là một trong những nguyên tắc quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng. Điều này giúp đảm bảo các sản phẩm đáp ứng được nhu cầu của thị trường và giảm thiểu các chi phí không cần thiết trong quá trình sản xuất.

Đảm bảo chất lượng và cải tiến sản phẩm

Nếu doanh nghiệp mong muốn đưa sản phẩm tiếp cận với nhiều khách hàng nhất có thể, việc đầu tiên là phải đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Điều này bao gồm việc chủ động cải tiến, đổi mới sản phẩm, đảm bảo khâu sản xuất đạt chuẩn và thành phẩm đầu ra phải dựa trên cơ sở đáp ứng nhu cầu khách hàng vào từng thời điểm.

Việc cải tiến hoặc thay đổi sản phẩm mới có thể tốn nhiều chi phí trong việc tồn kho và vận tải. Tuy nhiên, sự thay đổi này là điều cần thiết để đáp ứng nhu cầu thị trường. Doanh nghiệp cần xác định thời điểm cải tiến để giảm chi phí hậu cần hoặc giảm thời gian giao hàng. Ngoài ra, cũng cần quyết định những thay đổi nào nên được thực hiện trong quản lý chuỗi cung ứng để tận dụng tối đa ưu thế của sản phẩm mới.

Quản lý kho bãi hiệu quả

Chiến lược phân phối của doanh nghiệp cần đảm bảo kho bãi có thể luân chuyển hàng hóa tới các cửa hàng một cách tối ưu về cả chi phí và thời gian, đồng thời giữ tồn kho ở mức tối thiểu.

Doanh nghiệp cần có các phương án hoạch định số lượng nhà kho, áp dụng các chiến lược phân phối cổ điển, vận chuyển trực tiếp hay dịch chuyển chéo để mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.

Một số phương pháp quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả đó là gì ?

Đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch

Dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của hoạt động quản lý chuỗi cung ứng. Việc tìm kiếm công cụ, phương pháp phù hợp để đối chiếu và khớp dữ liệu với người dùng, hệ thống của nhà cung cấp, tạo ra một luồng thông tin phù hợp là một bài toán khó. Tuy nhiên đây là phương pháp hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động quản lý nguồn cung ứng.

Cấu hình mạng lưới phân phối

Mạng lưới phân phối phụ thuộc vào sự thay đổi về thị hiếu của khách hàng, mức độ sản xuất, việc lựa chọn nhà cung cấp mới và dòng dịch chuyển mới của sản phẩm. Do đó, nhà quản trị cần lựa chọn vị trí kho bãi thuận lợi, đưa ra sản lượng sản xuất phù hợp cho mỗi sản phẩm tại mỗi nhà máy.

Việc đồng nhất mạng lưới vận chuyển phù hợp giữa các đơn vị, từ nhà máy đến kho hàng, từ kho hàng đến người bán lẻ có thể giúp tối thiểu chi phí sản xuất, chi phí tồn kho và làm hài lòng khách hàng. Đây là phương pháp tối ưu hóa sự phức tạp, đòi hỏi công nghệ tân tiến cũng như cách thiết lập đổi mới để giải quyết.

Kiểm soát hàng tồn kho

Hàng tồn kho phải luôn đảm bảo ở mức tối thiểu nhằm giúp giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp và đảm bảo chất lượng hàng hóa. Trên thực tế, nhu cầu khách hàng thay đổi liên tục, doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo lượng hàng tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu thay đổi tạm thời của khách hàng. Do đó, doanh nghiệp cần có công cụ dự đoán nhu cầu khách hàng một cách tương đối chính xác nhất, nhằm giữ mức tồn kho vừa đủ, giúp hoạt động quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.

Hợp đồng cung ứng

Hợp đồng giúp thiết lập ràng buộc giữa nhà cung cấp và người mua trong chuỗi cung ứng, bao gồm các điều kiện về hàng hóa, giá cả, thời gian giao, trả hàng, chiết khấu,... cần được quy định rõ ràng, thống nhất.

Nhằm đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện các chiến lược phân phối đã hoạch định, cần đàm phán để có những điều khoản hợp đồng thuận lợi nhất cho doanh nghiệp, chẳng hạn như mức chiết khấu cao nhất.

Tích hợp chuỗi cung ứng và cộng tác chiến lược

Nếu mục tiêu không đồng nhất và có sự xung đột ý kiến giữa các bộ phận, đối tác khác nhau trong chuỗi cung ứng, doanh nghiệp rất khó thực thi việc quản lý chuỗi cung ứng tối ưu, hiệu quả.

Doanh nghiệp cần xác định mức độ tác động của việc cộng tác tới thành công của doanh nghiệp, xem xét thông tin nào nên chia sẻ trong quá trình phối hợp cũng như mức độ tích hợp và loại cộng tác phù hợp nhất cho mỗi tình huống, dự án khác nhau.

Chiến lược áp dụng nguồn lực từ bên ngoài và thu mua

Quản lý chuỗi cung ứng không chỉ liên quan đến việc phối hợp hoạt động khác nhau trong chuỗi, mà còn quyết định những hoạt động nên thực hiện trong nội bộ và hoạt động nên mua từ bên ngoài. Để đưa ra quyết định đúng đắn, doanh nghiệp cần xác định các hoạt động sản xuất thuộc năng lực cốt lõi để thực hiện trong nội bộ, những sản phẩm nào không thuộc năng lực cốt lõi nội bộ thì nên mua từ nguồn cung cấp bên ngoài.

Song đó, doanh nghiệp cũng cần xác định những rủi ro có thể phát sinh khi áp dụng nguồn lực bên ngoài, đưa ra kế hoạch, giải pháp giảm thiểu rủi ro. Hoạch định chiến lược thu mua, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn.

Ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống để hỗ trợ ra quyết định

Công nghệ thông tin là công cụ hữu ích trong quản lý chuỗi cung ứng doanh nghiệp. Ngày nay, với sự xuất hiện của hàng loạt công nghệ hiện đại, hoạt động quản trị chuỗi cung ứng trở nên đơn giản hơn nhiều trong việc xử lý big data.

Vấn đề then chốt cần quan tâm trong quản lý chuỗi cung ứng là dữ liệu nào nên chuyển dịch, dữ liệu nào quan trọng trong việc quản trị và dữ liệu nào có thể bỏ qua. Đồng thời, cần cân nhắc tích hợp thương mại điện tử vào hệ thống chuỗi cung ứng một cách hiệu quả, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Đảm bảo nguồn nhân lực phù hợp

Quản lý chuỗi cung ứng được xem là một lĩnh vực chuyên biệt. Doanh nghiệp cần tuyển chọn nguồn nhân lực có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng cũng như thái độ phù hợp với tổ chức. Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt quyết định đến những chiến lược quản lý chuỗi cung ứng có được thực hiện hiệu quả hay không.

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí thực tập sinh logistics  

Với những gói công việc cũng như những kỹ năng cần thiết của một thực tập sinh logistics  như trên, vậy ai sẽ thật sự phù hợp với công việc này? 

Có thể nói, thực tập sinh logistics  có yêu cầu cao về bằng cấp và đào tạo đúng chuyên ngành. Tuy thế, họ vẫn cần phải sở hữu những tố chất dưới đây để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:

• Năng động, sáng tạo.
• Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc ổn thỏa.
• Sức khỏe ổn định.
• Người thích giao tiếp, làm việc với con người.
• Cẩn trọng, chi tiết; song cũng cần cái nhìn bao quát.
• Là người nhạy cảm trước những rủi ro tiềm tàng.

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

- Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 

- Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn thực tập sinh logistics  sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.