Câu hỏi phỏng vấn Thực tập sinh Xuất nhập khẩu

Câu hỏi này có thể giúp người phỏng vấn xác định xem bạn có đủ kỹ năng và khả năng cần thiết để thành công trong vai trò này hay không. Sử dụng câu trả lời của bạn để làm nổi bật kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, giải quyết vấn đề và tổ chức của bạn.

Ví dụ: “Những phẩm chất quan trọng nhất mà một người quản lý xuất nhập khẩu cần có là kỹ năng lãnh đạo giỏi, kỹ năng giao tiếp xuất sắc và trình độ tổ chức cao. Ba kỹ năng này cho phép tôi quản lý nhóm của mình một cách hiệu quả, giao tiếp với khách hàng và nhà cung cấp cũng như theo dõi tất cả các tài liệu cần thiết cho lô hàng. Tôi cũng nghĩ điều quan trọng là người quản lý xuất nhập khẩu phải có định hướng chi tiết và có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt. Điều này cho phép họ giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh trong quá trình vận chuyển.”

Câu hỏi này có thể giúp người phỏng vấn hiểu cách bạn nhìn nhận vai trò của mình trong công ty và vai trò đó liên quan đến các nhân viên khác như thế nào. Câu trả lời của bạn phải cho thấy rằng bạn coi trọng sự cộng tác với các đại diện bán hàng vì họ là một phần quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu.

Ví dụ: “Người quản lý xuất nhập khẩu cần hợp tác chặt chẽ với đại diện bán hàng vì chúng tôi dựa vào họ để biết thông tin về nhu cầu của khách hàng. Tôi tin rằng giao tiếp là điều quan trọng khi làm việc với đại diện bán hàng, vì vậy tôi đảm bảo thông báo cho các thành viên trong nhóm của mình về bất kỳ thay đổi hoặc thách thức nào tôi gặp phải trong quá trình xuất nhập khẩu.”

Câu hỏi này có thể giúp người phỏng vấn tìm hiểu thêm về trải nghiệm của bạn với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển và hậu cần. Sử dụng các ví dụ từ công việc trước đây của bạn để làm nổi bật các kỹ năng của bạn trong lĩnh vực này.

Ví dụ: “Trong vai trò gần đây nhất của mình, tôi đã làm việc với một số nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển và hậu cần khác nhau. Một trong những khách hàng của chúng tôi đang tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế có thể cung cấp cho họ mức giá cạnh tranh đồng thời cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời. Tôi đã nghiên cứu một số công ty và tìm thấy một công ty đáp ứng mọi nhu cầu của họ. Khách hàng rất hài lòng với công ty chúng tôi đã sử dụng và họ tiếp tục sử dụng chúng sau khi dự án kết thúc ”.

Câu hỏi này có thể cho phép bạn thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề và khả năng làm việc với khách hàng. Khi trả lời câu hỏi này, có thể hữu ích nếu bạn mô tả các bước bạn đã thực hiện để giải quyết vấn đề.

Ví dụ: “Trong vai trò trước đây của tôi là người quản lý xuất nhập khẩu, tôi đã gặp một lô hàng đến nơi đến bị hư hỏng. Khách hàng rất khó chịu về tình huống này nhưng tôi đảm bảo với họ rằng chúng tôi sẽ làm mọi thứ trong khả năng của mình để khắc phục vấn đề. Chúng tôi đã liên hệ với công ty vận chuyển và sắp xếp gửi một lô hàng thay thế. Khi lô hàng mới đến, chúng tôi đã kiểm tra kỹ lưỡng trước khi giao cho khách hàng ”.

Câu hỏi này là một cách tuyệt vời để kiểm tra kiến thức của bạn về ngành và cách bạn ưu tiên các nhiệm vụ. Khi trả lời câu hỏi này, có thể hữu ích nếu bạn giải thích lý do tại sao bạn chọn câu hỏi này thay vì câu hỏi kia để người phỏng vấn có thể hiểu được quá trình suy nghĩ của bạn.
Ví dụ: “Tôi cho rằng xuất khẩu quan trọng hơn vì không có xuất khẩu thì sẽ không có nhập khẩu. Xuất khẩu cũng là nơi các công ty kiếm được nhiều tiền nhất, đó là lý do tại sao tôi đam mê sự nghiệp quản lý xuất/nhập khẩu của mình.”

Câu hỏi này có thể giúp người phỏng vấn hiểu bạn sẽ phản ứng thế nào trước một tình huống khó khăn. Trong câu trả lời của bạn, hãy cố gắng giải thích những bước bạn sẽ thực hiện để đảm bảo sản phẩm của công ty vẫn có tính cạnh tranh và có lợi nhuận.
Ví dụ: “Nếu tôi nhận thấy một đối thủ cạnh tranh đang bán một sản phẩm tương tự với giá thấp hơn, trước tiên tôi sẽ xem xét cơ cấu giá của chúng tôi để xem liệu có bất kỳ lĩnh vực nào chúng tôi có thể cắt giảm chi phí hay không. Nếu điều đó không hiệu quả, tôi sẽ xem xét giảm giá một chút để khiến chúng cạnh tranh hơn với các đối thủ cạnh tranh. Chiến lược này thường hiệu quả vì nó khuyến khích khách hàng mua hàng của chúng tôi thay vì chờ chúng tôi giảm giá hơn nữa.”

Người phỏng vấn có thể hỏi câu hỏi này để đánh giá kiến thức của bạn về các yêu cầu pháp lý đối với việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Sử dụng các ví dụ từ kinh nghiệm trước đây để cho thấy rằng bạn hiểu cách tuân thủ các quy định liên quan đến quy trình xuất nhập khẩu.
Ví dụ: “Tôi hiểu rất rõ các yêu cầu pháp lý đối với việc xuất nhập khẩu hàng hóa vì tôi đã phải tuân thủ các yêu cầu đó trong vai trò trước đây là người quản lý xuất nhập khẩu. Ở vị trí cuối cùng của mình, tôi chịu trách nhiệm đảm bảo tất cả các lô hàng đều được ghi chép và dán nhãn đúng cách theo tiêu chuẩn quốc tế. Điều này bao gồm việc biết những tài liệu nào cần phải được nộp trước khi vận chuyển và những thông tin nào cần được cung cấp trên những tài liệu đó. Điều đó cũng có nghĩa là biết quốc gia nào yêu cầu tài liệu bổ sung.”

Câu hỏi này có thể giúp người phỏng vấn hiểu được trải nghiệm của bạn với đại lý hải quan và cách bạn xử lý mọi thách thức phát sinh. Sử dụng các ví dụ từ kinh nghiệm trong quá khứ để làm nổi bật khả năng làm việc với người khác, cộng tác và giải quyết vấn đề của bạn.
Ví dụ: “Trong vai trò quản lý xuất nhập khẩu gần đây nhất của tôi, tôi đã làm việc chặt chẽ với một nhân viên hải quan mới vào nghề. Ông có thắc mắc về quy trình, thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào nước của công ty chúng tôi. Tôi đã giúp anh ấy tìm hiểu thêm về công ty chúng tôi bằng cách cung cấp cho anh ấy những tài liệu và thông tin anh ấy cần. Dần dần, anh ấy cảm thấy thoải mái với công việc của mình và không cần tôi giúp đỡ nữa”.

Câu hỏi này có thể giúp người phỏng vấn hiểu được trải nghiệm của bạn với chi phí vận chuyển và cách bạn lên kế hoạch cho chúng. Sử dụng các ví dụ từ các dự án trước đây để giải thích cách bạn ước tính chi phí, bao gồm mọi công cụ hoặc phần mềm bạn sử dụng để tính toán ước tính.
Ví dụ: “Tôi bắt đầu bằng việc xác định loại lô hàng mà tôi dự định vận chuyển. Ví dụ: nếu đó là hàng nguyên container thì tôi sẽ cần xem xét chi phí vận tải đường biển, vận chuyển nội địa và thông quan. Nếu nó ít hơn một container đầy tải thì tôi cũng cần phải tính đến chi phí vận tải đường sắt và thủ tục hải quan. Sau đó, tôi sẽ xác định tổng trọng lượng của lô hàng và quy đổi thành mét khối. Sau đó, tôi sẽ nhân số mét khối với giá thành mỗi mét khối để có ước tính chính xác”.

Câu hỏi này có thể giúp người phỏng vấn hiểu quá trình ra quyết định của bạn và cách bạn áp dụng nó vào mục tiêu của công ty. Sử dụng các ví dụ từ kinh nghiệm trước đây hoặc giải thích các bước bạn sẽ thực hiện để xác định thị trường tiềm năng để mở rộng.

Ví dụ: “Trước tiên tôi sẽ xem xét cơ sở khách hàng hiện tại của chúng ta để xem liệu có cơ hội nào để mở rộng sang các vị trí địa lý của họ hay không. Tôi cũng sẽ xem xét những quốc gia nào chúng tôi đã thiết lập mối quan hệ, vì đây có thể là cơ hội để phát triển hoạt động kinh doanh của chúng tôi bằng cách bán nhiều sản phẩm hơn ở những khu vực đó. Cuối cùng, tôi sẽ nghiên cứu các công ty khác bán sản phẩm tương tự của chúng tôi để tìm hiểu xem họ hiện đang kinh doanh ở đâu.”

Người phỏng vấn có thể hỏi bạn câu hỏi này để hiểu cách bạn sử dụng phần mềm giám sát lô hàng của công ty bạn. Sử dụng câu trả lời của bạn để làm nổi bật các kỹ năng kỹ thuật và khả năng học hỏi hệ thống mới một cách nhanh chóng.

Ví dụ: “Tôi có một quy trình giám sát hiệu suất của từng lô hàng tôi gửi đi. Đầu tiên, tôi kiểm tra tình trạng lô hàng vào mỗi buổi sáng trước khi bắt đầu ngày làm việc. Nếu có bất kỳ vấn đề gì với lô hàng, tôi liên hệ ngay với khách hàng để thảo luận giải pháp. Ví dụ: nếu lô hàng bị trì hoãn hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển, tôi sẽ gọi cho khách hàng để cho họ biết chúng tôi đang làm gì để giải quyết vấn đề. Tôi cũng giám sát hiệu suất của các lô hàng suốt cả ngày khi cần thiết.”

Nhà tuyển dụng hỏi câu hỏi này để tìm hiểu thêm về kỹ năng và kinh nghiệm của bạn. Họ muốn biết điều gì khiến bạn trở nên khác biệt so với những ứng viên khác. Khi trả lời câu hỏi này, hãy nghĩ đến kỹ năng hoặc phẩm chất khiến bạn khác biệt với những người khác. Bạn cũng có thể đề cập đến điều gì đó mà bạn đam mê.

Ví dụ: “Tôi đam mê giúp đỡ khách hàng của mình tìm được mức giá vận chuyển tốt nhất. Tôi đã dành nhiều năm nghiên cứu các công ty khác nhau và học cách thương lượng giá thấp hơn. Điều này đã giúp tôi tiết kiệm cho công ty hàng nghìn đô la chi phí vận chuyển mỗi năm. Đó là một trong những phần yêu thích của tôi khi trở thành người quản lý xuất nhập khẩu.”

Câu hỏi này có thể giúp người phỏng vấn hiểu được trải nghiệm của bạn với các chương trình hoặc hệ thống máy tính cụ thể được sử dụng trong quản lý xuất nhập khẩu. Sử dụng các ví dụ từ công việc trước đây của bạn để làm nổi bật các kỹ năng, kiến thức và khả năng của bạn.

Ví dụ: “Tại công ty hiện tại của tôi, chúng tôi sử dụng một hệ thống có tên TradeGecko để quản lý hàng tồn kho và theo dõi lô hàng. Tôi cũng đã làm việc với ShipStation để tự động hóa vận chuyển và tích hợp với phần mềm khác như Salesforce.com để báo cáo bán hàng. Những công cụ này đã giúp tôi quản lý lô hàng hiệu quả hơn.”

Câu hỏi này có thể giúp người phỏng vấn xác định xem bạn có bao nhiêu kinh nghiệm vận chuyển quốc tế và liệu bạn có biết những điều cần chú ý hay không. Sử dụng câu trả lời của bạn để nêu bật bất kỳ chi tiết cụ thể nào quan trọng khi vận chuyển quốc tế, chẳng hạn như biết những tài liệu nào cần mang theo bên mình hoặc hiểu luật pháp địa phương.

Ví dụ: “Tôi nghĩ điều quan trọng nhất cần nhớ là vận chuyển quốc tế khác rất nhiều so với vận chuyển nội địa. Bạn cần biết tất cả các quy định ở mỗi quốc gia mà bạn gửi hàng đến và đảm bảo rằng bạn tuân thủ chính xác các quy định đó. Ví dụ: có lần tôi vận chuyển một gói hàng đến Đức nhưng tôi không kèm theo giấy tờ thích hợp. Lô hàng bị trì hoãn vì điều này, khiến công ty của tôi tốn kém ”.