Công Ty Cổ Phần Phát Triển Bất Động Sản Filmore

1. Vai trò

Tổ chức, quản lý toàn bộ công tác văn thư lưu trữ theo đúng quy định pháp luật và nội quy Công ty; quản lý tài sản và hỗ trợ các công việc hành chính khác đảm bảo vận hành thông suốt, hiệu quả.

2. Nhiệm vụ trọng tâm

2.1. Nhiệm vụ trọng tâm 1: Văn thư - Lưu trữ (70%)

a. Xây dựng, tổ chức và kiểm soát hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu toàn Công ty theo đúng quy định pháp luật và chuẩn mực lưu trữ của tổ chức lớn.

b. Quản lý luồng văn bản đi, đến: tiếp nhận, số hóa, vào sổ, phân loại, lưu trữ, chuyển trình ký, ban hành và theo dõi tình trạng xử lý văn bản.

c. Soạn thảo, rà soát, kiểm tra thể thức, nội dung văn bản trước khi trình ký đảm bảo tuân thủ quy định.

d. Quản lý, cập nhật, lưu trữ hồ sơ pháp lý, nội bộ Công ty (quyết định, hợp đồng, báo cáo, tài liệu nội bộ…).

e. Tổ chức hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học, dễ tra cứu, bảo mật thông tin.

f. Thực hiện công tác lưu trữ số hóa (e-document), phối hợp cập nhật và quản lý hệ thống phần mềm lưu trữ (nếu có).

g. Tổ chức tiêu hủy hồ sơ đúng quy định về thời hạn lưu trữ.

h. Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất liên quan đến công tác văn thư lưu trữ.

i. Mô tả chi tiết công việc cần thực hiện.

j. Các đầu việc cụ thể mà nhân viên phải thực hiện thường xuyên.

2.2. Nhiệm vụ trọng tâm 2: Quản lý tài sản và công việc hành chính khác (30%)

a. Theo dõi, quản lý, cập nhật danh mục tài sản, công cụ dụng cụ tại Công ty.

b. Phối hợp kiểm kê tài sản định kỳ và đột xuất, báo cáo tình trạng, đề xuất sửa chữa, thay thế.

c. Hỗ trợ các công tác hành chính: đặt văn phòng phẩm, chuẩn bị phòng họp, các hoạt động sự kiện nội bộ, liên hệ đối tác hành chính (như bảo trì, dịch vụ văn phòng).

d. Thực hiện các công việc hành chính khác theo sự phân công của quản lý trực tiếp.