Mô tả công việc
- Set-up and coordinate meeting schedules.
- Takes down minutes of the meetings (sales meetings, daily briefing) and other meetings as maybe required by the Head of Sales.
- Responsible in answering telephone calls and taking reservation inquiries either from travel agents, corporate accounts or social events.
- Performs general clerical duties to include but not limited to photocopying, faxing, emailing and filing.
- Routing of the banquet event order, action memo and or amendment forms to all concerned departments and other sales memo.
- Responsible in contacting the supplies of the banquet functions and placing order for the amenities indicated in the packages.
- In case the sales manager/account managers/sales executives are out on sales calls, the sales secretary/coordinator is advised to prepare a proposal for urgent inquiries only.
- Handles all incoming calls and guest’s inquiries in the absence of the sales team and channels to the concerned department if the inquiry requires immediate action.
- Carries out office mailing and filing in a timely fashion.
- Prepares Purchase Requests/requisitions for stationeries and office supplies.
- Prepares Sales Kits.
- Maintains an organized, systematic and updated filing system (hard copies and hard disk back up), in order to ensure easy accessibility to required data and avail loss of data from the hardware.
- Assists in the ocular inspection of walk-in guests or scheduled clients ocular visit
- Coordinates employees travel (air/land/lodging, etc) to and from marketing related conventions/exhibitions and sales blitzes.
- Coordinates with Marcom to facilitate marketing functions (brochures, trade shows)
- Reminds DOSM and Sales Teams members of important appointments, sales trainings, meetings
- Maintains adequate stock of office supplies and initiates requisition
- Dispatches letters, documents and parcels to be sent by mail or courier.
- Maintains and replenishes brochures, fact sheets, F&B Flyer
- Ensure that the S&M month end report is accomplished and submitted on time
- Makes a thorough check on the premises and operating equipment to determine cleanliness and orderlines
- Performs common and related duties and special projects as may be assigned.
Yêu cầu công việc
Experience
· Minimum of one year in similar capacity
· Familiar with sales and marketing activities as well as hotel operations in general
Skills and Knowledge
· Strong user knowledge of Microsoft Outlook, Microsoft Office
- Proficient in English language both written and verbal
- Computer skills
· Good teamworking skills and able to work effectively and contribute in a team
· Good presentation and influencing skills
· Good interpersonal skills with ability to communicate with guests and fellow employees from all levels
· Flexible and able to embrace and respond to change effectively
· Self-motivated and energetic
· Ability to work independently and has good initiative under dynamic environment
Education or Qualification:
- Completion of a degree in Hotel/ Business, Marketing, Economics and Management Course or equivalent
Quyền lợi được hưởng
Dicussing during the interview
Được thành lập từ năm 2007, Công ty cổ phần thiết bị Y tế Nam Trung (Nam Trung Medical Equipment Corporation) là một trong những công ty chuyên kinh doanh thiết bị y tế, hoá chất xét nghiệm & vật tư tiêu hao. Ngoài văn phòng chính được đặt tại TP. Hồ Chí Minh, Nam Trung có nhân viên tại Đà Nẵng, cộng tác viên tại Hà Nội và các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long. Chúng tôi cung cấp cho khách hàng từ dịch vụ tư vấn đầu tư, giải pháp quản lý, thiết bị y tế, hoá chất xét nghiệm & vật tư tiêu hao với mọi quy mô từ phòng khám đến bệnh viện.
Hơn mười hai năm xây dựng và phát triển, Nam Trung đã chuyển mô hình từ công ty Trách nhiệm hữu hạn thành công ty cổ phần. Công ty cổ phần thiết bị Y tế Nam Trung được đánh giá cao từ khách hàng và đối tác. Với đội ngũ nhân viên được đào tạo và chia sẻ những giá trị chung, Chúng tôi đang tạo nên niềm tin, sự cởi mở, tính đoàn kết, chuyên nghiệp và niềm tự hào về những gì chúng tôi đang làm.
Là một trong những đối tác của Abbott tại Việt Nam ngay từ ngày đầu thành lập, với hệ thống kho được thiết kế chuyên biệt đạt tiêu chuẩn ISO 13485: 2016 và phương tiện vận chuyển chuyên dụng, Công ty cổ phần thiết bị Y tế Nam Trung luôn đảm bảo chất lượng hoá chất xét nghiệm khi cung cấp đến khách hàng. Đồng thời, Chúng tôi cũng là Nhà phân phối chính thức các thiết bị chẩn đoán hình ảnh của Hãng GE Healthcare tại Việt Nam từ đầu năm 2021. Với hơn bốn mươi khách hàng từ các phòng khám, bệnh viện tuyến Tỉnh/Thành phố /Trung ương. Chúng tôi rất mong nhận được sự ủng hộ lâu dài của khách hàng hiện tại & tương lai.