Jollibee Việt Nam

- Quản lý hồ sơ, giấy tờ, văn kiện

Tiếp nhận các văn bản liên quan tới hoạt động của Công ty bao gồm công văn, đơn thư, đề nghị, văn bản hoặc tài liệu từ đối tác, cơ quan chức năng,... gửi tới các phòng ban Công ty và lưu trữ văn thư.

Soạn thảo các thông báo hành chính và lưu trữ.

Soạn thảo các hợp đồng liên quan đến công việc hành chính và lưu trữ.

- Quản lý và cấp phát đồng phục

Cấp phát, thu hồi và đổi đồng phục cho nhân viên mới nhận việc, nhân viên nghỉ việc.

Tổng hợp và đặt đồng phục định kỳ cho công nhân viên (Đồng phục daily: 2 lần/năm; đồng phục monthly: áo blouse, áo thun đỏ T6).

Đặt bảo hộ lao động (định kỳ hàng tháng hoặc nhận yêu cầu từ phòng ban).

Lưu hồ sơ và chuyển nhân sự (Gửi HR ngày 13 và 26 hàng tháng).

- Quản lý cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị văn phòng

Quản lý toàn bộ thiết bị, máy móc văn phòng (Máy photocopy, máy in màu, máy hủy tài liệu, máy chiếu, máy chụp ảnh, máy lạnh văn phòng,...).

Thường xuyên theo dõi và kiểm tra cơ sở vật chất, thiết bị để đảm bảo khả năng vận hành. Nếu cơ sở vật chất, thiết bị, máy móc bị hỏng thì làm đề xuất sửa chữa, thay thế, mua mới gửi lên cấp trên và các phòng ban liên quan.

Đặt định kỳ thiết bị văn phòng hoặc khi nhận được yêu cầu (Bàn làm việc, ghế nhân viên, tủ hồ sơ, hộc tủ di động,...)

- Quản lý team vệ sinh và điều phối xe

Quản lý team vệ sinh và team xịt sọt (Lịch làm việc, chấm công, đánh giá nhân viên xuất sắc, lưu file cứng,...).

Điều phối xe van (Xe 16 chỗ: lịch cố định, lịch đi chứng từ, lịch đi audit,...).

Đặt và cấp phát tiện ích văn phòng: văn phòng phẩm, vật tư y tế, vật tư vệ sinh, nước uống, tủ lương thực, teabreak, mực in, cơm trưa,...

- Kiểm soát côn trùng Simson

Thay bóng đèn định kỳ.

Cấp phát miếng keo dán hàng tháng.

Đổi trả hoặc thay mới khi hư.

Lưu file cứng theo dõi đèn số 2 và số 3 hàng tháng.

- Quản lý chi phí hành chính và xây dựng ngân sách hành chính

Làm thanh toán các loại phi phí hành chính, và lưu file mềm.

Book chi phí hành chính hàng tuần.

Accrual chi phí mỗi cuối tháng.

Xây dựng chi phí hành chính năm phù hợp.

- Phối hợp với bộ phận QA đảm bảo thực hiện các biện pháp an toàn thực phẩm, cơ sở hạ tầng đáp ứng theo các tiêu chuẩn chứng chỉ ISO 22000

- Đối ngoại, làm việc với các cơ quan chính quyền địa phương

Tạo mối quan hệ và phối hợp tốt với các cơ quan ban ngành nhằm giúp Jollibee nhận được sự hỗ trợ tối đa.

Thông tin kịp thời các qui định từ cơ quan ban ngành đến Ban quan lý khối SCU.

- Các công việc khác

Cúng âm lịch (mùng 2 và 16 âm lịch hàng tháng).

Cúng tất niên, tân niên, rầm tháng 7 âm lịch.

In paner, áp phích, bảng cảnh báo,...

- Bán hàng nội bộ (bán gà,...).

- Các công việc/dự án khác do trưởng phòng HSE&A giao

- Hỗ trợ và phối hợp với phòng HRBP trong các sự kiện công ty.

Tốt nghiệp Cao Đẳng trở lên.

Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt.

Kỹ năng tổ chức và điều phối.

Khả năng chịu áp lực và xử lý tình huống.

Giao tiếp, tạo và phát triển quan hệ tốt với các cơ quan ban ngành.

Tinh thần trách nhiệm cao.

Mức lương rất cạnh tranh: 8 - 10 triệu

Lương tháng 13, tăng lương 1 lần/năm;

Tham gia đầy đủ chế độ bảo hiểm theo Luật, đóng BH full lương; bảo hiểm 24/24; khám sức khỏe định kỳ hằng năm;

12 ngày nghỉ phép năm;

Tham gia các hoạt động ngoại khóa và teambuilding;

Cơ hội học hỏi, tham gia các khóa huấn luyện nội bộ, cơ hội phát triển và thăng tiến nhanh đến vị trí quản lý cấp cao.