Tài Trường Thành

Mô tả Công việc

HÀNH CHÍNH

• Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Công ty.
• Tiếp nhận các loại công văn vào sổ theo dõi. Phân phối, chuyển giao văn bản đến các bộ phận liên quan (Email hoặc bản cứng)
• Quản lý con dấu (dấu tên) căn cứ vào nội dung các văn bản, giấy tờ để đóng dấu phù hợp.
• Viết giấy giới thiệu, giấy công tác,
• Theo dõi việc kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ của Phòng.
• Thực hiện soạn thảo văn bản, Photocoppy, lưu trữ văn bản theo quy định.
• Tập hợp hồ sơ, trình ký Ban Giám đốc.
• Tổng hợp nhu cầu đề nghị Văn phòng phẩm của các bộ phận trình BGĐ phê duyệt và phân phối cho các bộ phận sau khi tiếp nhận từ bộ phận Cung ứng.
• Theo dõi và làm thủ tục thanh toán các chi phí như: cấp card điện thoại cho CBNV (hằng quý); EMS, văn phòng phẩm, photocoppy, điện, nước sinh hoạt, điện thoại, nước bình.
• Quản lý và cấp phát đồng phục cho cán bộ nhân viên toàn công ty theo quy định.
• Quản lý hồ sơ TSCĐ của toàn công ty: Biên bản bàn giao, sửa chữa, điều chuyển, cấp mới,…
• Theo dõi và lập hồ sơ cấp phát thẻ ATM cho cán bộ nhân viên

NHÂN SỰ

• Theo dõi phép của toàn bộ nhân viên
• Chấm công, tăng ca của khối văn phòng và sản xuất. Theo dõi và lập đề nghị xóa tên các trường hợp nghỉ liên tục không phép chuyển bộ phận liên quan và Trưởng phòng xem xét.
• Ký xác nhận giấy ra cổng cho cán bộ nhân viên và tổng hợp báo cáo tình hình vi phạm, Mục tiêu chất lượng cho Trưởng phòng theo định kỳ.
• Quản lý dữ liệu nhân sự (lý lịch trích ngang) của toàn bộ cán bộ nhân viên.
• Báo cáo tăng giảm nhân sự định kỳ hằng tháng cho Trưởng phòng.
• Báo cáo thời gian làm việc của cấp quản lý (Trưởng/Phó phòng) cho Ban Giám đốc (hằng ngày)
• Báo cáo lao động định kỳ (6 tháng đầu năm và cuối năm) gửi Phòng Lao động Thương Binh & Xã Hội Quận Bình Tân.
• Tiếp nhận và hoàn thiện hồ sơ nhận việc của ứng viên: Các biểu mẫu theo quy định, Phiếu tiếp nhận thử việc/học việc, khai báo vân tay, thẻ nhân viên.

Đào tạo

• Phối hợp tổ chức và triển khai các hoạt động đào tạo nội bộ của công ty;
• Lưu trữ và cập nhật các thông tin đào tạo của nhân viên trong công ty;

Bảo hiểm xã hội của TTTLA

• Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến Bảo hiểm xã hội cho người lao động: tăng, giảm, ốm đau, thai sản, chốt sổ, gộp sổ, điều chỉnh sổ-thẻ, …
• Đối chiếu dữ liệu với cơ quan Bảo hiểm hằng tháng. Lập danh sách trích nộp và phiếu đề nghị thanh toán tiền cho cơ quan Bảo hiểm xã hội hằng tháng.

NỘI DUNG KHÁC

• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng Nhân sự.
• Phối hợp bộ phận kế toán thuế: kiểm kê tài sản, danh sách nhân viên nhận việc mới, các nội dung liên quan đến hồ sơ thanh tra, kiểm tra thuế.
• Phối hợp và hỗ trợ nhân viên tiền lương phát lương, thưởng, đánh giá điểm thi đua hằng tháng, xét lương định kỳ; chế độ bồi dưỡng sức khỏe cho cán bộ nhân viên.
• Phối hợp và hỗ trợ các nội dung liên quan đến Công đoàn.

QUYỀN HẠN

• Đề nghị cung cấp đủ phương tiện làm việc để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
• Yêu cầu các bộ phận liên quan trong Công ty cung cấp, triển khai đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết phục vụ cho công việc theo quy định.
• Từ chối đóng dấu với các văn bản không đúng thẩm quyền.
• Đề xuất góp ý kiến nhằm mục đích nâng cao hiệu quả công việc của cá nhân, hiệu quả hoạt động kinh doanh chung của toàn Công ty

TRÁCH NHIỆM

• Bảo mật thông tin trong quá trình làm việc.
• Chịu trách nhiệm đối với các nội dung công việc được giao.
• Chấp hành Nội quy doanh nghiệp.