Báo cáo công việc là gì? 4 Nguyên tắc chung khi làm báo cáo công việc 

1. Báo cáo công việc là gì?

Bản báo cáo công việc là tài liệu tổng hợp các thông tin liên quan đến các đầu việc nhân viên đã thực hiện. Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức báo cáo công việc khác nhau, chẳng hạn như theo ngày, theo tuần, hoặc theo tháng. Nhìn chung, mục đích của việc làm báo cáo công việc là giúp cấp trên nắm bắt được quá trình làm việc của bạn và cũng là để bạn theo dõi những gì bạn đã làm được.

Nội dung của mẫu báo cáo công việc thường có các nội dung như sau:

• Thông tin chi tiết các công việc
• Kết quả, sản phẩm
• Đánh giá của nhân viên và bộ phận đảm nhiệm công việc
• Cách giải quyết cho các vấn đề tồn đọng (nếu có)

2. Khi nào và tại sao bạn cần viết báo cáo công việc?

Các nhân viên thường có nhiệm vụ nộp báo cáo cho cấp trên theo ngày, theo tuần hoặc tháng để có căn cứ theo dõi tiến độ làm việc. Từ đó, người quản lý mới có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu và kế hoạch đã đề ra của doanh nghiệp.

Tuỳ vào quy định của từng doanh nghiệp mà bạn sẽ biết khi nào mình cần làm bản báo cáo và gửi cho sếp.

Vậy tại sao bạn lại cần biết cách báo cáo công việc cho sếp? Viết báo cáo công việc sẽ còn có các vai trò sau:

• Thể hiện năng lực trong công việc của nhân viên (hiệu quả, hiệu suất, cách quản lý thời gian, v.v.)
• Nói lên tinh thần trách nhiệm của nhân viên
• Giúp cấp trên và bản thân nhân viên đưa ra nhận xét, đánh giá để có cách cải thiện thích hợp
• Theo dõi thường xuyên sẽ giúp nhân viên đạt mục tiêu dễ dàng hơn
• Thói quen làm báo cáo sẽ giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm và tính chuyên nghiệp làm việc của bạn. Thậm chí nó có thể tạo bước tiến trong sự nghiệp cho bạn nếu báo cáo của bạn gây được ấn tượng tốt với sếp.

Đọc thêm:Chuẩn bị gì khi phỏng vấn tiếng Anh? 11 câu hỏi phỏng vấn tiếng Anh hay nhất

Báo cáo hoạt động chăm sóc nuôi dưỡng trẻ mầm non (2021-2022)

3. Nguyên tắc chung khi làm báo cáo công việc

Xác định đối tượng sẽ đọc báo cáo 

Biết được người sẽ đọc và nhận xét báo cáo là một bước quan trọng khi làm báo cáo bởi bạn sẽ cần xác định nó cần thông tin gì và giọng điệu như thế nào là hợp lý.

Chẳng hạn, ngoài người quản lý trực tiếp, còn có sếp thuộc cấp trên cao hơn sẽ đọc báo cáo hay không? Trong một số trường hợp, có thể bộ phận nhân sự cũng sẽ là người kiểm tra báo cáo của bạn.

Thông tin nào cần được cho vào bản báo cáo?

Sau khi xác định được người đọc, cách báo cáo công việc cho sếp còn bao gồm xác định mục tiêu của văn bản. Để từ đó, bạn sẽ biết mình cần mang đến loại thông tin nào.

Ví dụ, nếu bạn phải viết báo cáo kinh doanh, văn bản báo cáo của bạn cần có các thông tin như KPI, bạn đã đạt được KPI đó chưa, các dịch vụ/sản phẩm đang có doanh thu cao nhất, các khó khăn mà bạn và phòng ban của bạn đang hoặc có nguy cơ gặp phải, cùng một số giải pháp tiềm năng bạn muốn đề xuất.

Tùy vào tính chất công việc mà bạn sẽ cần điều chỉnh loại thông tin cần có trong báo cáo.

Thiết lập cấu trúc bản báo cáo

Trong cách làm bản báo cáo công việc, bạn cần viết một cách dễ hiểu và có cấu trúc dễ đọc. Mặc dù báo cáo công việc không chỉ có một mẫu cố định và từng mục có thể được thay đổi linh hoạt, cấu trúc của một bản báo cáo công việc thường sẽ như sau:

Tiêu đề báo cáo

Mở bài: đánh giá tổng quan, mô tả ngắn gọn chủ đề báo cáo và giới thiệu tóm tắt nội dung

Thân bài:

• Bảng nội dung công việc, hiệu quả, doanh số, v.v.
• Nguyên nhân, điều kiện, đề mục các công việc đã được xử lý
• Ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình làm việc
• Đánh giá kết quả công việc một cách khách quan

Kết luận:

• Tổng kết nhiệm vụ để giải quyết trong thời gian tới
• Thu nhập số liệu để phục vụ báo cáo và dự kiến mục tiêu sắp tới
• Tổng hợp tài liệu, đề xuất các giải pháp phù hợp

Kiểm tra, chỉnh sửa bản báo cáo

Sau khi đã hoàn thành các mục và tiêu đề cần thiết trong báo cáo công việc, bạn luôn cần phải kiểm tra và chỉnh sửa lại các lỗi chính tả cũng như thông tin cần thiết. Một lỗi nhỏ cũng có thể dẫn đến các hiểu lầm và hậu quả không lường cho sau này. Bước này sẽ đảm bảo báo cáo của bạn được chuyên nghiệp và hiệu quả nhất có thể.

Một mẹo để hoàn thành bản báo cáo công việc của bạn hiệu quả nhất là sau khi viết xong, bạn hãy tạm rời mắt khỏi báo cáo trong vòng 1 tiếng trở lên. Đây là biện pháp giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn với bài viết của mình để có thể chỉnh sửa một cách hợp lý.

4. Lưu ý trong cách báo cáo công việc

Với cả mẫu báo cáo công việc hàng tuần và hàng ngày, bạn nên hoàn chỉnh nó với đầy đủ thông tin và đáp ứng được tất cả các yêu cầu một bài báo cáo cần có. Mặt khác, bạn nên chú ý các yếu tố sau để có thể làm hài lòng cấp trên.

Về hình thức

Bạn có thể tạo mẫu báo cáo công việc bằng các công cụ đa dạng:

• Viết bằng tay
• Viết trên Word
• Mẫu báo cáo công việc hàng ngày bằng Excel
• Gửi qua email,...

Chỉ cần đảm bảo báo cáo của bạn có đầy đủ nội dung và rành mạch hết sức có thể. Trong mẫu báo cáo tiến độ công việc hàng ngày, các danh mục cần phải rõ ràng: tên công ty, chức vụ, ban quản lý, các công việc cần làm, v.v.

Về nội dung

• Đảm bảo bạn điền các công việc chi tiết, kèm theo các mô tả, đánh giá cá nhân
• Thể hiện rõ ràng năng lực, hiệu suất công việc để sếp thấy được tiến độ và kết quả làm việc của bạn
• Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, đương nhiên bạn sẽ không thể dùng các ngôn ngữ như teencode hay viết tắt thiếu hợp lý.

Báo cáo là một phần không thể thiếu để hoàn thành công việc. Để làm tốt báo cáo, chúng ta không thể thiếu đi những nguyên tắc quan trọng, hi vọng với bài viết trên đây 1900 - tin tức việc làm  đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích trong công việc.

Đọc thêm:

TOP 8 công việc & mức lương chuyên ngành Quản trị tài chính

Ikigai là gì? 3 bước để áp dụng ikigai vào công việc

Việc làm dành cho sinh viên:

Việc làm thực tập sinh nghiên cứu

Việc làm gia sư các môn cập nhật theo ngày mới nhất

Việc làm thêm nhân viên phục vụ nhà hàng/ quán cafe dành cho sinh viên

Việc làm gia sư, trợ giảng Tiếng anh mới nhất

Mức lương của thực tập sinh tâm lý là bao nhiêu?