Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên kế hoạch

Đối với mỗi ngành nghề thì những yếu tố tác động đến quá trình lập kế hoạch sẽ khác nhau. Bạn cần phải khéo léo lựa chọn các yếu tố then chốt, không quá nhiều cũng không quá ít. Nếu không, nhà tuyển dụng sẽ cho rằng bạn đánh giá vấn đề chưa toàn diện hoặc là gặp khó khăn trong quá trình ra quyết định.
Gợi ý trả lời: "Theo tôi, yếu tố quan trọng nhất tác động đến quá trình lập kế hoạch chính là mục tiêu và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Ví dụ, mục tiêu của công ty là sản xuất được 50 triệu sản phẩm mới để tung ra thị trường. Nếu điều kiện tài chính cho phép để có thể đầu tư những loại máy móc, thiết bị hiện đại thì thời gian có thể là 6 tháng. Nhưng nếu không thể đầu tư mới, sử dụng các loại máy móc đã cũ thì có thể sẽ phải cần tới 1 năm. Tùy vào mỗi trường hợp khác nhau mà tôi sẽ đưa ra những kế hoạch cụ thể khác nhau. Tôi cũng sẽ căn cứ vào nhu cầu của thị trường đối với sản phẩm để quyết định có nên đẩy nhanh kế hoạch sản xuất hay không."

Đây là một trong các câu hỏi phỏng vấn hay và khó nhất bởi bạn sẽ phải kể ra những việc làm liên quan đến yêu cầu của nhà tuyển dụng lại vừa phải chứng minh cho họ thấy mục tiêu nghề nghiệp của mình.

Gợi ý trả lời: "Hai khía cạnh mà tôi chú trọng rèn luyện nhất trong thời gian vừa qua là ngoại ngữ và kỹ năng mềm. Ngoại ngữ để học hỏi thêm những quy trình sản xuất, cách lập kế hoạch sản xuất hiệu quả từ đối tác nước ngoài. Kỹ năng mềm - kỹ năng thuyết trình - là điều mà tôi thấy mình còn thiếu. Tôi đã cố gắng giúp bản thân tự tin hơn khi thuyết trình bằng cách chia sẻ kế hoạch của mình với đồng nghiệp và xung phong trình bày kế hoạch với cấp trên thay cho cả team."

Đây sẽ là cơ hội để bạn thể hiện sự linh hoạt và kỹ năng giải quyết vấn đề. Đừng phàn nàn, tỏ ra bực bội hay tập trung quá nhiều vào những điều tiêu cực. Thay vào đó, hãy nghĩ xem bạn sẽ giải quyết vấn đề như thế nào. Nếu không thể, hãy xem cấp trên trước đây của bạn giải quyết như thế nào và học theo.

Gợi ý trả lời: "Nếu máy móc bị hỏng giữa chừng thì việc đầu tiên nên làm là thay thế, đối với những loại nhỏ, có thể dễ dàng điều chỉnh được. Còn đối với cả một dây chuyền sản xuất lớn thì không có cách nào khác là nhờ đến sự hỗ trợ của nhân viên kỹ thuật vận hành. Công nhân sẽ được nghỉ ngơi trong thời gian đó và đề xuất họ làm thêm giờ cho kịp tiến độ nếu có thể."

Là một trong những câu hỏi phỏng vấn hay nhất, câu hỏi này sẽ cho nhà tuyển dụng thấy được sự tỉ mỉ và linh hoạt của mình trong công việc. Hãy khẳng định rằng bạn luôn theo sát mọi quy trình của công việc và cố gắng phát hiện vấn đề sớm và giải quyết ngay khi nó chưa gây hậu quả nghiêm trọng.

Gợi ý trả lời: "Để có thể phát hiện các tình huống phát sinh thì việc quan trọng nhất là phải theo sát tất cả các bước của quy trình sản xuất, đảm bảo mọi việc đều được thực hiện trước thời hạn cuối cùng chứ không phải nước đến chân mới nhảy. Như vậy, khi có sự cố hoặc vấn đề phát sinh thì sẽ có thời gian để khắc phục và tìm phương án giải quyết mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung."

Nhân viên kế hoạch sản xuất là người nhận dự án từ đối tác và giao lại cho bộ phận sản xuất. Họ cũng phải chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ quy trình, bao gồm nhân công, nguyên liệu, chi phí,... Như vậy, để có được chất lượng sản phẩm tốt thì sự tỉ mỉ, chú ý tới từng chi tiết là vô cùng quan trọng.

Gợi ý trả lời: "Cùng với Trưởng phòng sản xuất, nhân viên kế hoạch sản xuất phải chịu trách nhiệm đối với toàn bộ quy trình để làm ra sản phẩm, từ khâu thu mua nguyên liệu, dự tính số lượng công nhân, thời gian sản xuất, .... Bởi vậy, nếu thiếu đi sự cẩn thận, tỉ mỉ thì sẽ rất dễ xảy ra những sai sót như chất lượng nguyên liệu đầu vào kém, dự đoán thời gian thiếu chính xác,..."

Bạn không thể nói rằng bạn chẳng có điểm yếu nào cả. Ngược lại, khi trả lời câu hỏi phỏng vấn nhân viên kế hoạch này, hãy nêu điểm yếu của bản thân và cả những việc bạn đã làm để khắc phục nó.

Gợi ý trả lời: "Trước đây, tôi đã gặp nhiều khó khăn trong công việc do sự thiếu tự tin của mình. Tôi gần như không bao giờ nêu lên ý tưởng của mình trước mọi người, cấp trên và đồng nghiệp nếu như không được mọi người hỏi đến. Tuy nhiên, sau đó tôi dần dần nhận ra rằng những ý kiến của mình đều được mọi người nhiệt tình chấp nhận, tôi thực sự có thể đóng góp những ý tưởng hay cho công ty. Nhờ đó mà tôi rèn luyện được cho mình sự tự tin và mạnh dạn đóng góp ý kiến trong các buổi thảo luận, cuộc họp."

Vâng, tôi mô tả những gì tôi làm trong công việc của mình. Không khó để trả lời câu hỏi này miễn là công việc của bạn liên quan đến những gì họ đang tìm kiếm

Phát triển bền vững có nghĩa là chúng ta phải tính đến môi trường, cộng đồng và con người.

Với tư cách là người quản lý kế hoạch, bạn sẽ chịu trách nhiệm phát triển và thực hiện các chiến lược và kế hoạch để đảm bảo sự thành công của tổ chức. Câu hỏi này giúp người phỏng vấn hiểu cách bạn tiếp cận việc lập kế hoạch và cách bạn đã thực hiện thành công một kế hoạch trong quá khứ. Nó cũng cho người phỏng vấn thấy rằng bạn có kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề cần thiết để đưa ra quyết định và đưa ra các giải pháp sáng tạo.

Ví dụ: “Tôi có nhiều kinh nghiệm trong việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch dài hạn. Tôi tiếp cận việc lập kế hoạch với tư duy chiến lược và sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định của mình. Khi lập kế hoạch, tôi xem xét các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của tổ chức cũng như mọi rủi ro hoặc thách thức tiềm ẩn có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện. Những thành công trước đây của tôi bao gồm việc triển khai chương trình gắn kết nhân viên, giúp năng suất tăng 20% ​​trong vòng sáu tháng. Ngoài ra, tôi đã phát triển một chiến lược tiếp thị sáng tạo để ra mắt sản phẩm mới, giúp doanh số bán hàng tăng 25% trong vòng hai quý.”

Những người lập kế hoạch giỏi phải có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ, dự án và mục tiêu, đồng thời nhìn về phía trước để dự đoán nhu cầu trong tương lai. Vì vậy, câu hỏi này được thiết kế để đánh giá mức độ bạn xử lý các ưu tiên cạnh tranh và cách bạn suy nghĩ trước mắt. Bạn có đặt ra những kỳ vọng hợp lý cho bản thân và người khác không? Bạn có ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp không? Trả lời câu hỏi này sẽ giúp người phỏng vấn hiểu bạn sẽ phù hợp với vị trí lập kế hoạch như thế nào.

Ví dụ: “Với vai trò hiện tại là Giám đốc Kế hoạch tại Tập đoàn ABC, tôi phải quản lý các ưu tiên cạnh tranh trong khi lập kế hoạch cho tương lai. Để thực hiện điều này một cách hiệu quả, tôi luôn cập nhật các xu hướng trong ngành và những thay đổi trong mục tiêu của công ty chúng tôi. Tôi cũng sử dụng dữ liệu để thông báo kế hoạch của mình, chẳng hạn như phân tích phản hồi của khách hàng hoặc hiệu suất trong quá khứ. Cuối cùng, tôi thường xuyên kiểm tra với các bên liên quan chính để đảm bảo rằng kế hoạch của tôi vẫn phù hợp với tầm nhìn của công ty. Điều này giúp tôi ưu tiên các nhiệm vụ, đảm bảo đạt được mục tiêu và tạo ra một kế hoạch có lợi cho tổ chức cả hiện tại và tương lai.”

Các nhà quản lý kế hoạch chịu trách nhiệm phát triển các chiến lược và kế hoạch giúp công ty đạt được mục tiêu của mình. Câu hỏi này giúp người phỏng vấn hiểu cách bạn nghĩ về bức tranh toàn cảnh và cách bạn có thể đảm bảo rằng kế hoạch của mình phù hợp với mục tiêu chung của công ty. Nó cũng cho phép người phỏng vấn đánh giá khả năng tập trung vào mục tiêu cuối cùng của bạn và đảm bảo kế hoạch của bạn phù hợp với tầm nhìn của công ty.

Cách trả lời:

Bắt đầu bằng cách nói về cách bạn cập nhật thông tin về các mục tiêu và mục tiêu của công ty. Giải thích rằng bạn luôn cập nhật những thay đổi trong ngành và đảm bảo đọc mọi chính sách hoặc sáng kiến ​​mới từ công ty. Bạn cũng có thể nói về cách bạn sử dụng dữ liệu để thông báo kế hoạch của mình, chẳng hạn như phân tích hiệu suất trong quá khứ và phản hồi của khách hàng. Cuối cùng, hãy giải thích rằng bạn thường xuyên kiểm tra với các bên liên quan để đảm bảo kế hoạch của bạn vẫn đi đúng hướng và phù hợp với tầm nhìn chung của công ty.

Ví dụ: “Tôi đảm bảo luôn cập nhật những thay đổi trong ngành cũng như mọi chính sách hoặc sáng kiến ​​mới của công ty. Tôi cũng sử dụng dữ liệu để thông báo kế hoạch của mình, chẳng hạn như phân tích hiệu suất trong quá khứ và phản hồi của khách hàng. Ngoài ra, tôi thường xuyên kiểm tra với các bên liên quan để đảm bảo rằng kế hoạch của tôi vẫn đi đúng hướng và phù hợp với tầm nhìn chung của công ty. Bằng cách này, tôi có thể điều chỉnh kế hoạch của mình nếu cần và đảm bảo chúng vẫn tập trung vào mục tiêu cuối cùng.”

Người quản lý kế hoạch cần có khả năng tiếp nhận nhiều loại dữ liệu và sử dụng nó để đưa ra quyết định của mình. Bằng cách đặt câu hỏi này, người phỏng vấn muốn hiểu cách bạn sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định, cách bạn diễn giải dữ liệu và bạn làm gì với kết quả. Điều này có thể giúp người phỏng vấn đánh giá khả năng đưa ra quyết định đúng đắn của bạn và hiểu cách sử dụng dữ liệu để đưa ra những quyết định đó.

Cách trả lời:

Bạn nên giải thích cách bạn sử dụng phân tích dữ liệu để cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định của mình. Bắt đầu bằng cách thảo luận về các loại dữ liệu mà bạn phân tích và lý do tại sao việc đưa ra quyết định lại quan trọng. Nói về bất kỳ công cụ hoặc phần mềm nào bạn sử dụng để thu thập, phân tích và giải thích dữ liệu. Sau đó thảo luận về cách bạn sử dụng kết quả phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định. Hãy nhớ đề cập đến bất kỳ thành công nào bạn đã đạt được trong việc sử dụng phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định. Cuối cùng, hãy nhấn mạnh tầm quan trọng của việc luôn cởi mở với dữ liệu và bằng chứng mới khi đưa ra quyết định.

Ví dụ: “Tôi sử dụng phân tích dữ liệu để cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định của mình một cách thường xuyên. Tôi thường phân tích dữ liệu tài chính, khách hàng và thị trường cũng như dữ liệu từ các cuộc khảo sát hoặc nhóm tập trung khi cần thiết. Tôi sử dụng nhiều chương trình phần mềm khác nhau để thu thập, phân tích và diễn giải dữ liệu, chẳng hạn như Excel và Tableau. Sau khi phân tích dữ liệu, tôi sử dụng kết quả để đưa ra các quyết định liên quan đến lập ngân sách, phân bổ nguồn lực, chiến lược giá, phát triển sản phẩm, chiến dịch tiếp thị, v.v. Ví dụ: gần đây tôi đã sử dụng dữ liệu khảo sát để đưa ra quyết định tung ra một dòng sản phẩm mới, điều này giúp tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Tôi cũng hiểu tầm quan trọng của việc cởi mở với dữ liệu và bằng chứng mới khi đưa ra quyết định và luôn tìm cách cải thiện tính chính xác và hiệu quả của phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu của mình.”

Công việc của người quản lý kế hoạch là chuẩn bị cho những điều bất ngờ. Điều này có nghĩa là họ phải đón đầu xu hướng và lường trước những vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Người phỏng vấn muốn biết rằng bạn có tầm nhìn xa để nhận ra rủi ro và kỹ năng xây dựng kế hoạch giảm thiểu chúng. Họ cũng muốn biết rằng bạn có kỹ năng tổ chức và giao tiếp để đảm bảo mọi người có liên quan đều có cùng quan điểm.

Ví dụ: “Tôi tin rằng cách tốt nhất để xác định các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng kế hoạch dự phòng là thông qua sự kết hợp giữa phân tích dữ liệu và sự tham gia của các bên liên quan. Tôi sử dụng nhiều công cụ khác nhau như mô hình đánh giá rủi ro, phần mềm quản lý dự án và nền tảng phân tích để xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn hoặc tắc nghẽn nào trong quy trình. Sau đó, tôi làm việc với các bên liên quan khác để phát triển các chiến lược nhằm giảm thiểu những rủi ro này. Điều này bao gồm việc phát triển các kế hoạch dự phòng cho các nhiệm vụ chính, thiết lập các giao thức liên lạc nếu có sự cố xảy ra và đào tạo các thành viên trong nhóm về cách ứng phó trong các tình huống khẩn cấp. Việc có sẵn một kế hoạch có tổ chức sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều chuẩn bị sẵn sàng cho những điều bất ngờ.”

Người quản lý dự án thường phải giải quyết nhiều nhiệm vụ và nhóm cùng một lúc để đảm bảo rằng các dự án luôn đi đúng hướng và trong ngân sách. Để làm được điều này, họ thường dựa vào các phần mềm và công cụ quản lý dự án để giúp họ hình dung và theo dõi tiến độ của mình. Biết cách sử dụng những công cụ này là điều bắt buộc đối với những người quản lý dự án thành công, vì vậy người phỏng vấn muốn đảm bảo rằng bạn quen thuộc với những công cụ họ sử dụng trong tổ chức của họ.

Cách trả lời:

Cách tốt nhất để trả lời câu hỏi này là liệt kê các công cụ quản lý dự án mà bạn quen thuộc, chẳng hạn như Microsoft Project, Trello, Asana hoặc Basecamp. Sau đó giải thích cách bạn sử dụng từng cái và những lợi ích bạn thấy được khi sử dụng chúng. Nếu bạn không có bất kỳ kinh nghiệm nào với phần mềm cụ thể, hãy nói về quy trình quản lý dự án của bạn và cách bạn học cách sử dụng các công cụ mới một cách nhanh chóng.

Ví dụ: “Tôi rất quen thuộc với một số công cụ quản lý dự án, bao gồm Microsoft Project và Trello. Tôi đã sử dụng rộng rãi cả hai trong vai trò hiện tại của mình là người quản lý kế hoạch. Microsoft Project là công cụ tuyệt vời để theo dõi các nhiệm vụ và tiến trình, trong khi Trello giúp tôi có được cái nhìn tổng quan về các dự án bằng cách sắp xếp chúng thành danh sách và thẻ. Tôi cũng sử dụng Asana để phân công và quản lý nhiệm vụ với nhóm. Tôi thấy rằng việc có những công cụ này giúp việc theo dõi tiến độ và xác định các vấn đề tiềm ẩn dễ dàng hơn nhiều trước khi chúng trở thành vấn đề. Tôi luôn sẵn sàng học hỏi các hệ thống mới và có thể tiếp thu chúng một cách nhanh chóng.”

Những thay đổi bất ngờ trong dự án là không thể tránh khỏi và một phần quan trọng trong vai trò của người quản lý kế hoạch là có thể xử lý và điều chỉnh những thay đổi này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Người phỏng vấn muốn biết bạn sẽ phản ứng thế nào khi có thay đổi và liệu bạn có khả năng giữ dự án đi đúng hướng bất chấp sự thay đổi hay không. Họ cũng có thể đang tìm kiếm bằng chứng cho thấy bạn có sự linh hoạt và kỹ năng giải quyết vấn đề để giúp dự án thành công ngay cả khi mọi thứ không diễn ra như kế hoạch.

Cách trả lời:

Cách tốt nhất để trả lời câu hỏi này là cung cấp một ví dụ cụ thể về cách bạn đã xử lý thành công một thay đổi không mong muốn trong phạm vi dự án. Nói về những gì đã xảy ra, cách bạn phản hồi và cách bạn có thể giữ dự án đi đúng hướng. Bạn cũng nên nhấn mạnh kỹ năng giải quyết vấn đề và khả năng suy nghĩ nhanh chóng của mình. Hãy nhớ giải thích cách bạn làm việc với nhóm để điều chỉnh kế hoạch và tiến trình nếu cần, đồng thời thông báo cho các bên liên quan trong suốt quá trình.

Ví dụ: “Khi tôi đang thực hiện một dự án cho Tập đoàn XYZ, phạm vi thay đổi đột ngột do cắt giảm ngân sách. Với tư cách là người quản lý kế hoạch, công việc của tôi là điều chỉnh tiến độ và nguồn lực cho phù hợp trong khi vẫn đảm bảo rằng dự án sẽ được hoàn thành theo tiêu chuẩn cao nhất. Tôi đã làm việc chặt chẽ với nhóm để xác định những lĩnh vực mà chúng tôi có thể cắt giảm chi phí mà không làm giảm chất lượng và thông báo cho các bên liên quan trong suốt quá trình. Cuối cùng, chúng tôi đã có thể hoàn thành dự án trong giới hạn về ngân sách và thời gian mới.”

Câu hỏi này được thiết kế để kiểm tra khả năng linh hoạt của bạn khi lập kế hoạch. Điều quan trọng là người quản lý kế hoạch có thể điều chỉnh kế hoạch và chiến lược của mình để phù hợp với những hạn chế về ngân sách khác nhau. Người phỏng vấn muốn biết rằng bạn có khả năng đưa ra những quyết định khó khăn và điều chỉnh kế hoạch của mình để phù hợp với nguồn lực sẵn có.

Cách trả lời:

Để trả lời câu hỏi này, bạn nên đưa ra một ví dụ cụ thể về thời điểm bạn phải điều chỉnh kế hoạch của mình do hạn chế về ngân sách. Giải thích tình huống và cách bạn có thể thực hiện các điều chỉnh để duy trì ngân sách. Nói về bất kỳ giải pháp hoặc chiến lược sáng tạo nào bạn đã sử dụng để giúp giảm chi phí. Hãy nhớ đề cập đến bất kỳ kết quả tích cực nào có được từ những thay đổi của bạn.

Ví dụ: “Gần đây tôi phải điều chỉnh kế hoạch do hạn chế về ngân sách. Chúng tôi có một dự án đòi hỏi một lượng lớn nguồn lực nhưng ngân sách lại có hạn. Để giải quyết vấn đề này, tôi đã làm việc với nhóm để xác định những lĩnh vực mà chúng tôi có thể cắt giảm chi phí mà không làm giảm chất lượng. Chúng tôi quyết định thuê một nhà cung cấp bên thứ ba thực hiện một số công việc, điều này cho phép chúng tôi duy trì ngân sách trong khi vẫn mang lại kết quả chất lượng cao. Cuối cùng, chúng tôi đã có thể hoàn thành dự án một cách thành công và vượt trên sự mong đợi của khách hàng.”

Câu hỏi này đánh giá khả năng làm việc của bạn với nhiều bên liên quan, cả bên trong và bên ngoài. Người quản lý kế hoạch thường chịu trách nhiệm liên lạc và điều phối với nhiều bên khác nhau, vì vậy điều quan trọng là họ phải hiểu cách tương tác hiệu quả với các bên liên quan để đảm bảo kết quả thành công. Người phỏng vấn sẽ muốn hiểu cách bạn xử lý những tình huống này trong quá khứ và cách bạn dự định thực hiện điều đó trong tương lai.

Ví dụ: “Tôi có nhiều kinh nghiệm về sự tham gia và giao tiếp của các bên liên quan. Với vai trò hiện tại là Giám đốc Kế hoạch cho Tập đoàn ABC, tôi chịu trách nhiệm làm việc với nhiều bên liên quan từ các bộ phận khác nhau, cả trong nội bộ và bên ngoài. Tôi đã phát triển mối quan hệ bền chặt với các bên liên quan này bằng cách hiểu nhu cầu và mục tiêu cá nhân của họ. Tôi cũng đã quản lý thành công các dự án bằng cách sử dụng các kỹ thuật giao tiếp hiệu quả như đăng ký thường xuyên, cập nhật dự án chi tiết và họp định kỳ. Tôi tự tin vào khả năng của mình để tiếp tục gắn kết thành công với các bên liên quan và đảm bảo giao tiếp và cộng tác hiệu quả trong vai trò mới của mình.”