Câu hỏi phỏng vấn Thực Tập Sinh Hành Chính Nhân Sự

Thực tập sinh hành chính nhân sự là thực tập sinh làm tại bộ phận hành chính nhân sự của một doanh nghiệp, được đào tạo và làm việc dưới sự quản lý của trưởng phòng nhân sự hoặc chuyên viên tuyển dụng. Ứng viên của vị trí này thường là sinh viên năm cuối hoặc những người chưa có kinh nghiệm. Sau đây là một số câu hỏi phỏng vấn cơ bản mà bất cứ cuộc phỏng vấn nào cũng có như giới thiệu bản thân, năng lực, kinh nghiệm, điểm mạnh/điểm yếu, v.v. 

Bộ câu hỏi khai thác về thông tin cá nhân của nhân sự 

Bạn có thể giới thiệu đôi nét về bản thân mình?

Những lý lịch cá nhân, nhà tuyển dụng đã biết. Quan trọng họ muốn bạn giới thiệu kinh nghiệm liên quan công việc nhân sự.

Gợi ý : Tôi đã tốt nghiệp đại học … năm … Tôi có cơ hội thực tập và được giữ lại ở công ty đầu tiên với vai trò là nhân viên hành chính. Bản thân tôi luôn mong muốn phát triển trong lĩnh vực nhân sự nên trong 02 năm làm việc ở vị trí hành chính , tôi đã tích lũy và trau dồi thêm nhiều kiến thức về lĩnh vực nhân sự, cụ thể là văn bằng hai ngành quản trị kinh doanh và chứng chỉ quản trị nhân lực chuyên sâu do trường đại học… cấp. Tôi hiện đang tìm kiếm những thử thách mới cho con đường sự nghiệp của mình, và vị trí thực tập sinh hành chính nhân sự mà công ty đang tuyển dụng là một cơ hội đối với tôi.

Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì ?

Điểm mạnh hỗ trợ tuyệt vời cho công việc. Điểm yếu chẳng ảnh hưởng gì đến công việc – Đó chính là những điều bạn cần lựa chọn để trả lời

Gợi ý : Tôi là một người kiên nhẫn, chịu khó học hỏi và khám phá những cách thức giải quyết công việc mới, ở nơi làm cũ, tôi được đánh giá cao về sự năng động này. Về điểm yếu, tôi thấy mình chưa dành nhiều thời gian chăm sóc bản thân, trước đây ngoài giờ làm việc, tôi dành thời gian để bổ sung kiến thức nên ít khi tập thể dục thường xuyên. Giờ thì việc học đã hoàn tất, ít nhất là cuối tuần tôi sẽ dành khoảng 01 tiếng để chạy bộ. 

Lý do vì sao bạn lại ứng tuyển vào vị trí này? 

Vì mưu sinh, vì nhu cầu tuyển nhân sự lớn, vì công ty to… nhưng đừng nói ra lý do này nhé. Bạn cần thể hiện sự nhiệt huyết và sẵn sàng nỗ lực học hỏi, quyết tâm trở thành thực tập sinh hành chính nhân sự giỏi.  

Gợi ý : Thứ nhất, đây là vị trí phù hợp kiến thức chuyên môn mà tôi được đào tạo. Thứ hai, khi làm việc hành chính, tôi đã tiếp cận một số vấn đề nhân sự, dù không chuyên sâu nhưng tôi thật sự cảm thấy yêu thích. Thứ ba, thương hiệu nhà tuyển dụng của công ty đã thôi thúc tôi ứng tuyển.

Bộ câu hỏi kiểm tra thái độ nhân sự 

Bạn biết gì về công ty chúng tôi?

Đây là câu hỏi khá đơn giản, chủ yếu nhằm để kiểm tra xem thực tập sinh có hiểu về công ty và có thực sự mong muốn làm việc hay không. Trước khi đi phỏng vấn, bạn nên tìm hiểu cặn kẽ những thông tin về công ty như: cơ cấu công ty, các dòng sản phẩm, thị trường chính, các kênh phân phối, tệp khách hàng, đối tác chính,… đặc biệt là những thông tin liên quan đến công việc mà bạn đang ứng tuyển. Nắm được những thông tin này không chỉ giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng mà còn góp phần tạo nên sự tự tin và chủ động cho bạn trong suốt buổi phỏng vấn

Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi?

Để trả lời câu hỏi này, bạn cần đọc kỹ lại mô tả công việc và tìm ra những điểm trong mô tả công việc mà bạn cảm thấy phù hợp. Ngoài ra, có thể kết hợp với những hiểu biết của bạn về công ty để nêu lên lý do của bản thân. Điều này sẽ giúp chứng tỏ bạn am hiểu về công ty và có sự tự tin với năng lực của mình. Ví dụ: Công ty hiện đang tập trung cả 2 mảng là marketing truyền thống và marketing online, do đó, em/tôi nhận thấy đây là môi trường phù hợp với định hướng của bản thân cũng như có cơ hội làm việc trên cả 2 lĩnh vực.

Mức lương mong muốn của bạn là bao nhiêu?

Thông thường các công ty đều đã xây dựng rank lương và trợ cấp vị trí thực tập sinh hành chính nhân sự rõ ràng, bạn có thể tham khảo mức lương này dựa trên các post tuyển dụng hoặc trực tiếp hỏi nhà tuyển dụng. Tuy nếu bạn nhận thấy mình có khả năng đáp ứng được hầu hết các mục trong JD thì đừng ngần ngại đề xuất mức lương cao hơn mức offer của nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, cũng sẽ có một số vị trí thực tập sinh không lương, nếu bạn phân vân về việc có nên thực tập hay không thì có thể cân nhắc tới những yếu tố như: tính chất công việc, cơ hội nâng cao trình độ chuyên môn, danh tiếng của công ty, thời gian thực tập,… để lựa chọn nhé!

Bộ câu hỏi kiểm tra năng lực và kỹ năng của nhân sự

Đâu là phong cách làm việc của bạn?

Ở câu hỏi này, bạn hãy cho nhà tuyển dụng thấy được sự chuyên nghiệp của bạn trong cách làm việc bằng những kỹ năng mà bạn sở hữu, như: kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp,...

Ví dụ: "Phong cách làm việc của tôi là tổ chức, cầu tiến và tập trung vào việc đạt được kết quả. Tôi thích lập kế hoạch và ưu tiên công việc để đảm bảo sự hiệu quả và đạt được mục tiêu. Tôi luôn cố gắng nâng cao khả năng làm việc nhóm và tạo môi trường hợp tác tích cực để đạt được sự thành công chung."

Theo bạn, công việc của thực tập sinh hành chính nhân sự bao gồm những gì? 

Bạn hãy tham khảo JD nhân sự tại một vài công ty, tổng hợp và khái quát những công việc của vị trí nhân sự. 

Gợi ý: Thưa quý công ty, công việc của thực tập sinh hành chính nhân sự tại mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác biệt nhất định tùy theo quy mô và lĩnh vực hoạt động. Dưới góc độ cá nhân, tôi nhận thấy thực tập sinh hành chính nhân sự có ba nhóm nhiệm vụ quan trọng nhất cần thực hiện tốt là tuyển dụng, đảm bảo quyền lợi nhân viên công ty và phối hợp với phòng nhân sự để lên kế hoạch, phương án thực hiện tốt hai công việc kể trên. 

Theo cá nhân bạn, làm việc thông minh hay làm việc chăm chỉ tốt hơn? 

Đây là câu hỏi mẹo và điều nhà tuyển dụng mong muốn được nghe là cả hai yếu tố thông minh, chăm chỉ. Bạn hãy dựa vào điểm mấu chốt này để đưa ra câu trả lời. 

Gợi ý: Theo cá nhân tôi, cả chăm chỉ và thông minh đều là yếu tố cần thiết trong công việc, nhất là ở vị trí đòi hỏi sự linh hoạt như thực tập sinh hành chính nhân sự. Thông minh giúp chúng ta giải quyết vấn đề nhanh hơn, nhưng chăm chỉ lại giúp bản thân chiêm nghiệm được những thứ mới mẻ. Phối hợp nhuần nhuyễn cả hai, công việc sẽ càng hoàn hảo.

Trước đây, bạn có tham gia các hoạt động khác không?

Sự cởi mở và khả năng hợp tác của ứng viên sẽ được bộc lộ trong câu trả lời. Những hoạt động tham gia ngoài công việc chính có thể cho thấy khả năng làm việc trong môi trường đa dạng và khả năng hòa nhập vào đội ngũ. 

Khi gặp vấn đề, bạn sẽ xử lý như thế nào? Bạn đã từng gặp tình huống thực tế nào chưa?

Nếu nhà tuyển dụng muốn đánh giá khả năng giải quyết vấn đề và kinh nghiệm thực tế của ứng viên có thể sử dụng câu hỏi phỏng vấn này. Nhà tuyển dụng dễ dàng biết được các thức ứng viên tiếp cận và xử lý vấn đề. Từ đó nhận thấy được khả năng tư duy logic, quyết đoán và khả năng làm việc trong tình huống áp lực.

Bộ câu hỏi kiểm tra về khả năng gắn bó của nhân sự 

Mục tiêu nghề nghiệp của bạn sau khi tốt nghiệp là gì?

Thực tập là một phương pháp phổ biến mà các công ty sử dụng để tìm kiếm nhân sự về lâu dài. Vì vậy, cách trả lời phỏng vấn thực tập sinh cho các câu hỏi về mục tiêu là hãy làm nổi bật quyết tâm tiếp tục sự nghiệp trong lĩnh vực này hoặc mong muốn gắn bó với công ty hay tổ chức. 

Tại sao bạn lại muốn thực tập ở vị trí này? 

Nhiều cơ hội thực tập không chỉ giới hạn cho sinh viên của một ngành nhất định, điều quan trọng là bạn phải làm nổi bật được những kỹ năng có thể chuyển giao (transferable skills). 

Đối với bạn, thế nào là môi trường làm việc lý tưởng?

Môi trường là yếu tố quan trọng giúp bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ và phát triển bản thân. Vậy nên, với những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn thực tập, đừng quên chia sẻ những gì bạn cảm thấy cần thiết cho công việc, cả về điều kiện vật chất và điều kiện tinh thần. Nhà tuyển dụng cũng muốn xem liệu bạn có phù hợp với văn hoá doanh nghiệp hay không.

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí thực tập sinh hành chính nhân sự 

Thể hiện sự nghiêm túc, tích cực trong lúc phỏng vấn

Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng, cơ hội thực tập và công ty, mà còn cho thấy khả năng làm việc chuyên nghiệp của bạn đối với công việc thực tập sinh hành chính nhân sự. Bằng cách thể hiện sự tận tâm và sẵn sàng học hỏi, bạn có thể tạo ấn tượng tích cực với người phỏng vấn và gia tăng khả năng được chọn để thực tập. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn thể hiện sự nghiêm túc và tích cực trong suốt quá trình phỏng vấn, từ cách giao tiếp đến sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho các câu hỏi và câu trả lời.

Điều chỉnh mục tiêu nghề nghiệp phù hợp với vị trí ứng tuyển, tránh viết chung chung

Đây là cần thiết để bạn thể hiện sự phù hợp và đáp ứng yêu cầu công việc. Bằng cách tập trung vào mục tiêu cụ thể, bạn sẽ chứng minh được sự quan tâm và thiện chí của bạn với nhà tuyển dụng. Điều này cũng giúp bạn nổi bật và nâng cao cơ hội được chọn cho vị trí thực tập, đồng thời cho thấy sự tương thích với mục tiêu chiến lược của công ty.

Đến đúng giờ

Đến đúng giờ ở buổi phỏng vấn sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với nhà tuyển dụng và công việc. Điều này cho thấy bạn là một ứng viên có ý thức và quan tâm đến quy trình phỏng vấn. Việc đến đúng giờ còn cho phép bạn có thời gian để tự tin và sẵn sàng trả lời các câu hỏi một cách tốt nhất. Ngoài ra, việc tuân thủ thời gian cũng thể hiện khả năng quản lý và tổ chức của bạn, đặc biệt là trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Tìm hiểu trước về văn hóa công ty 

Tham khảo trước văn hóa công ty là một bước quan trọng để bạn chuẩn bị tốt cho phỏng vấn. Từ việc hiểu rõ giá trị và phong cách làm việc của công ty, bạn có thể tùy chỉnh cách giao tiếp và hành vi sao cho phù hợp. Bằng việc thể hiện sự tương thích với văn hóa công ty, bạn có thể chứng tỏ khả năng thích ứng và sẵn lòng hòa nhập vào môi trường làm việc, đồng thời tạo độ tin cậy cho người phỏng vấn.

Luyện tập trước khi phỏng vấn

Việc luyện tập trước khi phỏng vấn sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc trả lời câu hỏi và thể hiện bản thân một cách tốt nhất. Bạn có thể tập trung vào việc ôn lại những câu trả lời cho các câu hỏi phổ biến, thực hiện các bài tập phỏng vấn mô phỏng, hoặc tham gia vào vai trò của người phỏng vấn và trả lời các câu hỏi trong tư duy của người phỏng vấn. Việc luyện tập trước còn giúp bạn rèn kỹ năng giao tiếp, thể hiện sự tự tin và ứng phó tốt với áp lực trong quá trình phỏng vấn.

Đặt câu hỏi

Đây là cách làm hiệu quả để thể hiện sự quan tâm và mong muốn tìm hiểu thêm về công ty và vị trí thực tập. Bằng cách đặt câu hỏi thông minh và chất lượng, bạn không chỉ nhận lại được thông tin chi tiết và rõ ràng về công ty, môi trường làm việc và nhiệm vụ thực tập, mà còn cho nhà tuyển dụng thấy khả năng tư duy phân tích và sự sẵn lòng học hỏi của mình. Điều này cũng giúp bạn xác định xem công ty có phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của bạn hay không.

Chú ý ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể có thể giúp bạn gửi đi những thông điệp mà từ ngữ không thể truyền đạt được. Ngôn ngữ cơ thể, như cử chỉ tự nhiên, ánh mắt tự tin và đứng thẳng,... sẽ giúp bạn tạo dựng một ấn tượng tích cực và sự chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, chú ý đến ngôn ngữ cơ thể cũng giúp bạn có khả năng lắng nghe và tương tác tốt với người phỏng vấn, thể hiện sự quan tâm và sẵn sàng hợp tác.

Một số câu không nên đề cập trong quá trình phỏng vấn 

Mọi thông tin đã có trong CV của tôi

Tránh sử dụng câu này để tránh tạo cảm giác không hợp tác hoặc kiêu ngạo. Thay vào đó, hãy sẵn lòng cung cấp thêm thông tin hoặc giải thích chi tiết về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn khi được yêu cầu.

Tôi được trả mức lương bao nhiêu cho công việc này?

Đặt câu hỏi về mức lương ngay trong giai đoạn phỏng vấn ban đầu có thể tạo cảm giác bạn chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân hơn là sự phù hợp với vị trí và công ty. Nên chờ đến giai đoạn đàm phán lương để bàn luận vấn đề này.

Tôi không biết

Đáp lại bằng câu trả lời "Tôi không biết" có thể cho thấy sự thiếu kiến thức hoặc sự chuẩn bị kém. Thay vào đó, hãy thể hiện sự sẵn lòng tìm hiểu thêm, đề xuất cách tìm hiểu hoặc nêu ý kiến cá nhân khi bạn không chắc chắn về câu hỏi đó.

Quản lý cũ và công ty cũ của tôi không tốt

Tránh chê trách công ty hoặc quản lý trước của bạn trong quá trình phỏng vấn. Thay vào đó, tập trung vào những bài học mà bạn đã học được từ trải nghiệm đó và cách bạn đã phát triển và thích ứng.

Tôi không hề có điểm yếu nào cả

Điểm yếu là một phần tự nhiên của con người. Trong quá trình phỏng vấn vị trí thực tập sinh hành chính nhân sự, hãy nhận ra và thể hiện sự nhận thức về điểm yếu của bạn và cách bạn đã làm việc để cải thiện chúng.

Tôi không có gì để hỏi

Đặt câu hỏi trong quá trình phỏng vấn là cách thể hiện bạn đã quan tâm và tìm hiểu về vị trí công việc. Nếu bạn không có câu hỏi cụ thể, hãy chuẩn bị trước một số câu hỏi chung về công ty, vị trí thực tập.