Điều kiện và Lộ trình trở thành một Thực Tập Sinh Hành Chính Nhân Sự?

Thực tập sinh hành chính nhân sự là thực tập sinh làm tại bộ phận hành chính nhân sự của một doanh nghiệp, được đào tạo và làm việc dưới sự quản lý của trưởng phòng nhân sự hoặc chuyên viên tuyển dụng. Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp với quy mô lớn nhỏ tuyển Thực tập sinh hành chính nhân sự ở nhiều mảng khác nhau. Đây chính là cơ hội để các bạn sinh viên ứng tuyển và trải nghiệm công việc ở các bộ phận Nhân sự. 

Lộ trình thăng tiến của Thực tập sinh hành chính nhân sự

1. Thực tập sinh hành chính nhân sự

Mức lương: 3 - 5 triệu đồng/tháng

Kinh nghiệm làm việc: 0 - 1 năm

Thực tập sinh hành chính nhân sự là người hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của bộ phận nhân sự, từ việc sàng lọc hồ sơ ứng viên, hỗ trợ tuyển dụng, đến việc quản lý hồ sơ nhân sự và thực hiện các báo cáo tài chính cơ bản. Họ làm việc dưới sự giám sát của các chuyên viên nhân sự và có cơ hội học hỏi về quy trình tuyển dụng, tính toán lương và các công việc hành chính khác. Đây là một cơ hội tuyệt vời để tiếp cận các kỹ năng và kiến thức thực tế trong lĩnh vực quản lý nhân sự và hành chính.

>> Đánh giá: Vị trí thực tập sinh hành chính nhân sự là lựa chọn lý tưởng cho những sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp đang tìm kiếm cơ hội để bắt đầu sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự và hành chính. Cá nhân phù hợp cho vị trí này cần có tinh thần học hỏi cao, khả năng giao tiếp tốt và sự chăm chỉ. Kỹ năng tổ chức và khả năng làm việc với các công cụ phần mềm văn phòng là rất quan trọng..

2. Nhân viên hành chính

Mức lương: 6 - 10 triệu đồng/tháng

Kinh nghiệm làm việc: 1 - 3 năm

Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm quản lý các công việc hành chính và văn phòng hàng ngày, bao gồm việc tổ chức lịch làm việc, quản lý tài liệu và hồ sơ, xử lý thư từ và gọi điện thoại. Họ cũng hỗ trợ trong việc chuẩn bị các cuộc họp và sự kiện, đảm bảo rằng các quy trình văn phòng diễn ra suôn sẻ. Nhân viên hành chính thường làm việc trực tiếp với các bộ phận khác để đảm bảo hoạt động của văn phòng được duy trì hiệu quả.

>> Đánh giá: Vị trí nhân viên hành chính là phù hợp cho những người đã có ít nhất từ 1 - 3 năm kinh nghiệm làm việc trong các công việc hành chính hoặc văn phòng và muốn phát triển sự nghiệp trong môi trường chuyên nghiệp hơn. Ứng viên cho vị trí này cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng và khả năng xử lý các công việc hành chính hàng ngày là rất quan trọng. 

3. Trợ lý hành chính

Mức lương: 10 - 15 triệu đồng/tháng

Kinh nghiệm làm việc: 3 - 5 năm

Trợ lý hành chính là người hỗ trợ quản lý cấp cao và các bộ phận khác trong việc thực hiện các công việc hành chính và tổ chức. Họ thường quản lý lịch làm việc, sắp xếp các cuộc họp, chuẩn bị tài liệu và báo cáo, cũng như xử lý các vấn đề phát sinh trong văn phòng. Trợ lý hành chính cần có khả năng tổ chức xuất sắc, kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng làm việc dưới áp lực. Họ là cầu nối quan trọng giữa các bộ phận và góp phần đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra hiệu quả.

>> Đánh giá: Vị trí Trợ lý hành chính là sự lựa chọn lý tưởng cho những ai có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt, đồng thời có khả năng giao tiếp và xử lý thông tin hiệu quả. Công việc này đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết, khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong tổ chức. 

4. Trưởng phòng hành chính

Mức lương: 20 - 30 triệu đồng/tháng

Kinh nghiệm làm việc: Từ 5 - 7 năm trở lên

Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các hoạt động hành chính của công ty, bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát các hoạt động văn phòng hàng ngày. Họ lãnh đạo đội ngũ nhân viên hành chính, đảm bảo rằng các quy trình và chính sách được thực hiện đúng cách và hiệu quả. Trưởng phòng hành chính cũng phối hợp với các bộ phận khác để cải tiến quy trình công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo rằng văn phòng hoạt động trơn tru. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

>> Đánh giá: Cơ hội việc làm Trưởng phòng hành chính là một vị trí quản lý cấp cao, yêu cầu ứng viên phải có kỹ năng lãnh đạo xuất sắc cùng khả năng quản lý và điều phối công việc hiệu quả. Người đảm nhận vai trò này cần có kiến thức sâu rộng về các quy trình hành chính, quy định pháp lý và các công cụ quản lý. Trưởng phòng hành chính thường phải xây dựng và triển khai các chính sách, quy trình làm việc cho bộ phận hành chính, đồng thời giám sát hoạt động của các trợ lý hành chính và nhân viên khác.

5 bước giúp hực tập sinh hành chính nhân sự thăng tiến nhanh trong trong công việc

Hiểu rõ công việc và nâng cao kỹ năng cơ bản

Ngay từ đầu, thực tập sinh cần nắm vững các nhiệm vụ và trách nhiệm cơ bản trong lĩnh vực hành chính nhân sự. Hãy chủ động học hỏi về các quy trình hành chính, quản lý hồ sơ nhân sự, và quy định pháp lý liên quan. Bên cạnh đó, cải thiện các kỹ năng mềm như giao tiếp, tổ chức công việc, và quản lý thời gian sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự thăng tiến. Đăng ký các khóa học hoặc chứng chỉ bổ sung có thể làm nổi bật hồ sơ của bạn.

Thể hiện sự chủ động và đổi mới

Đừng chỉ hoàn thành công việc được giao mà hãy tìm cách cải thiện quy trình làm việc hoặc đề xuất giải pháp mới. Thực tập sinh nên chủ động nhận thêm nhiệm vụ, thể hiện sự sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề và luôn sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp. Sự chủ động và tinh thần đổi mới giúp bạn tạo ấn tượng tích cực và chứng minh khả năng lãnh đạo sớm.

Xây dựng mối quan hệ

Tạo dựng và duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, cấp trên và các phòng ban khác là điều quan trọng. Tham gia các buổi họp, sự kiện nội bộ và hoạt động xã hội của công ty để làm quen và học hỏi từ những người có kinh nghiệm. Sự kết nối này không chỉ giúp bạn hiểu thêm về văn hóa công ty mà còn có thể mở ra cơ hội phát triển nghề nghiệp trong tương lai.

Tìm kiếm phản hồi và phát triển cá nhân

Chủ động tìm kiếm phản hồi từ cấp trên và đồng nghiệp để hiểu rõ điểm mạnh và điểm cần cải thiện của bản thân. Hãy xem xét phản hồi một cách nghiêm túc và sử dụng chúng để điều chỉnh và nâng cao hiệu quả công việc. Thực tập sinh cũng nên đặt ra các mục tiêu cá nhân và lập kế hoạch phát triển nghề nghiệp, bao gồm việc học hỏi thêm kỹ năng mới hoặc tham gia các dự án quan trọng.

Theo dõi và tận dụng cơ hội thăng tiến

Theo dõi các cơ hội thăng tiến trong công ty, từ các chương trình đào tạo nội bộ đến các vị trí tuyển dụng nội bộ. Hãy thể hiện sự quan tâm và chuẩn bị sẵn sàng cho các cơ hội đó bằng cách liên tục phát triển kỹ năng và chứng minh khả năng của bạn trong công việc hiện tại. Đừng ngại bày tỏ ý định thăng tiến và tìm kiếm các dự án hoặc nhiệm vụ có thể giúp bạn tiếp cận các vị trí cao hơn trong tương lai.

Yêu cầu tuyển dụng Thực tập sinh hành chính nhân sự 

Yêu cầu về bằng cấp và kiến thức chuyên môn

Bằng cấp: Sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp các ngành học liên quan như quản trị nhân sự, kinh tế, quản trị kinh doanh, luật, hoặc các lĩnh vực có liên quan khác. điều này đảm bảo rằng ứng viên có nền tảng học thuật vững vàng và có khả năng tiếp thu nhanh chóng các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực nhân sự. Những ứng viên đang theo học các chương trình thạc sĩ hoặc đã hoàn thành các chứng chỉ chuyên môn về quản lý nhân sự sẽ được ưu tiên, vì họ thường đã có nền tảng kiến thức sâu hơn và sự chuẩn bị tốt hơn cho vai trò thực tập sinh.

Yêu cầu về kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là một yếu tố quan trọng đối với bất kỳ thực tập sinh hành chính nhân sự nào. Ứng viên cần có khả năng diễn đạt ý tưởng và thông tin một cách mạch lạc cả bằng văn bản và lời nói. Họ sẽ cần tương tác với ứng viên, nhân viên và các bộ phận khác trong công ty, do đó, khả năng lắng nghe cẩn thận và giải đáp các câu hỏi một cách chuyên nghiệp là rất cần thiết. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và tạo sự tin tưởng trong công việc.
• Kỹ năng tổ chức: Thực tập sinh sẽ đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ hành chính và cần có khả năng tổ chức công việc một cách hiệu quả. Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ giúp ứng viên quản lý thời gian và tài liệu một cách khoa học, đảm bảo rằng các hồ sơ nhân sự được lưu trữ đúng cách và dễ dàng truy cập. Việc tổ chức công việc một cách có hệ thống cũng giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả làm việc, đặc biệt trong môi trường có nhiều công việc cần được xử lý đồng thời.
• Kỹ năng sử dụng phần mềm: Sự thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) là cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ hành chính và quản lý nhân sự. Ứng viên cũng nên có khả năng làm việc với các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) và công cụ tính lương, vì các công cụ này thường được sử dụng để theo dõi và xử lý thông tin nhân sự. Kỹ năng sử dụng phần mềm giúp thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong quản lý dữ liệu.

Các yêu cầu khác

Tinh thần học hỏi: Thực tập sinh cần có thái độ tích cực và sẵn sàng học hỏi. Thực tập sinh hành chính nhân sự nên có động lực học tập và tiếp thu các kiến thức mới về quản lý nhân sự và hành chính. Tinh thần học hỏi không chỉ giúp ứng viên phát triển bản thân mà còn góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của bộ phận nhân sự.

Học gì để ra làm Thực tập sinh hành chính nhân sự? 

Có nhiều ngành có thể hỗ trợ bạn trong việc phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực này, bao gồm Quản trị nhân lực, Tâm lý học công nghiệp và Tài chính. Mỗi ngành đều mang lại kiến thức và kỹ năng cần thiết để bạn có thể hiểu và thúc đẩy một môi trường làm việc hiệu quả và hỗ trợ sự phát triển của nhân viên. Cụ thể: 

Dưới đây là danh sách các trường được đánh giá cao trong đào tạo nguồn lực cho ngành hành chính nhân sự:

Khu vực phía Bắc

• Đại học Kinh tế quốc dân xét tuyển ngành quản trị nhân lực với các khối thi A00, A01, D01 và D07.
• Đại học Thương mại xét tuyển ngành quản trị nhân lực với các khối thi A00, A01 và D01.
• Đại học Nội vụ xét tuyển ngành quản trị nhân lực với các khối thi A00, A01, C00, C22, D01 và ngành quản trị văn phòng với các khối thi A01, C00, C19, C20, D01, D15.
• Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội xét tuyển ngành quản trị văn phòng với nhiều khối thi: A00, C00, D01, D02, D03, D04, D05, D06, D79, D80,...
• Đại học Công nghiệp xét tuyển ngành quản trị nhân lực và ngành quản trị văn phòng với các khối thi A00, A01, D01.
• Đại học Công đoàn xét tuyển ngành quản trị nhân lực với các khối thi A00, A01 và D01.

Khu vực phía Nam

• Đại học Kinh tế - Tài chính TPHCM xét tuyển ngành quản trị nhân lực với các khối thi A00, A01, D01, D90.
• Đại học Lao động - Xã hội (Cơ sở phía Nam) xét tuyển ngành quản trị nhân lực với các khối thi A00, A01 và D01.
• Đại học Sài Gòn xét tuyển ngành quản trị văn phòng với các khối thi C04 và D01.
• Đại học Hoa Sen xét tuyển ngành quản trị nhân lực và ngành quản trị văn phòng với các khối thi A00, A01, D01, D03 và D09.

Khu vực khác

• Đại học Kinh tế - Đại học Huế xét tuyển ngành quản trị nhân lực với các khối thi A00, A01, D01 và C15.
• Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng xét tuyển ngành quản trị nhân lực với các khối thi A00, A01, D01, D90.

Chi tiết về tổ hợp môn trong khối thi xét tuyển ngành hành chính nhân sự

• Khối A00 bao gồm các môn Toán, Vật Lý và Hóa học.
• Khối A01 bao gồm các môn Toán, Vật Lý và Tiếng Anh.
• Khối C00 bao gồm các môn Văn, Lịch sử và Địa lý.
• Khối C15 bao gồm các môn Văn, Toán và Khoa học xã hội.
• Khối C19 bao gồm các môn Văn, Lịch sử và Giáo dục công dân.
• Khối C20 bao gồm các môn Văn, Địa lý và Giáo dục công dân.
• Khối D01 bao gồm các môn Toán, Văn và Tiếng Anh.
• Khối D02 bao gồm các môn Toán, Văn và Tiếng Nga.

Nghề Thực tập sinh hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong một tổ chức. Việc tích lũy kinh nghiệm, nắm vững kiến thức chuyên môn và phát triển kỹ năng quản lý sẽ giúp thực tập sinh hành chính nhân sự có những thành công và tiến bộ trong con đường thăng tiến này.