GONSA ★ 2.0

Mô tả Công việc

Làm việc tại quận 7, TP.HCM

1. Công tác phòng họp

1.1. Chuẩn bị phòng họp

- Tiếp nhận, xử lý các thông tin book phòng họp trên hệ thống hoặc email.

- Sắp xếp, bố trí bàn ghế họp đúng yêu cầu và số lượng tham dự.

- Chuẩn bị teabreak (nước uống, bánh, trái cây, cơm trưa…) theo yêu cầu.

- Nhắc P. IT chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết nếu cuộc họp có sử dụng các thiết bị công nghệ, họp trực tuyến.

1.2. Kiểm tra phòng họp sau khi được thông báo kết thúc cuộc họp

- Kiểm tra giám sát việc tuân thủ trong quá trình sử dụng phòng họp (đã tắt điện, máy lạnh, dọn dẹp vệ sinh phòng họp ... theo quy định).

- Nhắc nhở thành viên book phòng họp hoặc thành viên sử dụng phòng họp trong trường hợp không tuân thủ nội dung sử dụng phòng họp.

- Thông báo cho BPC-QT xử lý vi phạm đối với thành viên không tuân thủ quy định về việc sử dụng và quản lý phòng họp.

1.3. Quản lý và bảo quản các trang thiết bị trong phòng họp

- Quản lý và bảo quản các trang thiết bị như máy chiếu, màn chiếu/ tivi, remote máy lạnh/ máy chiếu, bàn, ghế, Flipchart…

- Đề xuất cung cấp trang thiết bị/ VPP cho phòng họp khi có nhu cầu hoặc trang thiết bị hư hỏng cần thay thế/ VPP hết.

2. Dự trù mua sắm vật tư nội bộ, VPP

2.1. Dự trù đặt hàng định kỳ

Theo dõi tồn kho hiện tại và lập kế hoạch dự trù đặt hàng (VPP, đồng phục, vật tư thương hiệu...)

2.2. Dự trù đặt hàng phát sinh

Khi có nhu cầu phát sinh cần đặt hàng sử dụng gấp, đề nghị đặt hàng dự trù phát sinh.

3. Cấp phát VPP, vật tư tiêu dùng nội bộ

- Tiếp nhận phiếu đề xuất cấp phát đồng phục/ vật tư trình dược/ vật tư thương hiệu/ VPP/ CCDC của toàn Công ty.

- Check tồn kho + dự trù đặt hàng.

- Lập phiếu đề nghị cấp phát => Chuyển phiếu đến P. Kế toán lập phiếu xuất kho => P. KT chuyển phiếu xuất kho cho Phòng Kho vận thực hiện việc cấp phát.

- Liên hệ Phòng Kho vận xử lý các trường hợp phát sinh: chưa nhận được vật tư/ giao nhầm vật tư/ thiếu vật tư/...

4. Đặt Khách sạn – Nhà Hàng – Tour du lịch – Vé máy bay

Hỗ trợ việc đặt khách sạn – nhà hàng – tour du lịch – vé máy bay cho CBNV/ Khách hàng theo chỉ đạo từ Quản lý.

5. Công tác Tổ chức – Hậu cần

- Tổ chức các sự kiện quy mô vừa và nhỏ: Họp quý, họp 06 tháng, họp tổng kết

- Nhận order set up phòng hội nghị đào tạo, hội họp tiếp khách.

- Tổ chức tiệc ăn uống sau các cuộc họp nội bộ, tiệc nhẹ chiêu đãi Đối tác/ Khách hàng/ Đại diện cơ quan chức năng…

6. Tạm ứng/ Thanh toán/ Quyết toán các chi phí hành hính văn phòng

- Tạm ứng thanh toán các khoản chi phí cố định/ phát sinh trong tháng thuộc phạm vi phụ trách.

- Thực hiện việc lưu trữ thông tin, bảng kê, chứng từ, hóa đơn trong phạm vi phụ trách.

- Quyết toán chi phí (hoàn thành trước ngày 6 của tháng kế tiếp).

- Nộp hồ sơ quyết toán về Phòng Kế toán.

- Thanh toán các chi phí hành hính văn phòng phụ trách: điện, nước, điện thoại, internet, thu gom rác thải, vệ sinh…

7. Quản lý dịch vụ thuê ngoài (an ninh, vệ sinh)

- Triển khai checklist hàng tuần đến các nhân sự dịch vụ.

- Kiểm tra tình hình thực hiện, tuân thủ

- Dự trù mua hàng, cấp phát và theo dõi tình hình sử dụng các vật tư/ công cụ dụng cụ.

- Chấm công cho nhân viên thuê ngoài

8. Tìm kiếm nhà cung cấp

- Hỗ trợ tìm kiếm các NCC hạng mục mới hoặc theo yêu cầu của Quản lý.

- Đánh giá các NCC mới/ tái đánh giá định kỳ.

9. Hỗ trợ back-up công việc lễ tân (khi có phát sinh)

- Trực điện thoại.

- Hỗ trợ book vé máy bay, book khách sạn cho CBNV học việc/ đi công tác.

- Hỗ trợ các công tác về thư từ: nhận thư, lưu thông tin, bàn giao thư, gửi thư,...

10. Báo cáo

- Các báo cáo định kỳ đến Quản lý

- Các báo cáo đột xuất theo yêu cầu từ Quản lý.

- Các báo cáo hàng tháng theo quy định Công ty.

11. Một số công việc khác theo yêu cầu của Quản lý