KHOA HỌC CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA HCM

Mô tả Công việc

- Quản lý, lưu trữ hồ sơ, văn thư bản cứng và bản mềm.

- Quản lý, bảo quản các trang thiết bị, tài sản của Hội.

- Tham gia các cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, phòng họp và ghi biên bản cuộc họp. Soạn thảo các văn bản liên quan đến Quyết định, Bổ nhiệm, Điều lệ,…Rà soát các văn bản ký kết, biên bản ghi nhớ từ bên ngoài gửi đến Hội trước khi trình cấp trên.

- Tham gia, thực hiện các chương trình của Hội theo sự phân công của cấp trên.

- Thực hiện các thông báo, thư mời phục vụ các chương trình của Hội.

- Tham gia công tác đối ngoại: tiếp đón Lãnh đạo, các đoàn Hội, chính quyền, tham dự các chương trình khác khi có sự phân công của cấp trên.

- Thực hiện theo dõi, chăm lo Hội viên như: chúc mừng sinh nhật, các ngày lễ (Quốc tế phụ nữ, Ngày truyền thống doanh nhân, Quốc khánh,…), hiếu hỷ,…

- Hiểu, luôn ghi nhớ và tuân thủ rõ Quy chế Hội, Quy định của Văn phòng Hội.

- Tiếp nhận, hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho các Hội viên mới về quyền lời, nghĩa vụ và chính sách liên quan khác. Xử lý hồ sơ đăng ký gia nhập Hội. Quản lý hồ sơ, lý lịch của các Hội viên, Ban chấp Hành, Văn phòng Hội.

- Phối hợp với cơ quan sở ban ngành tỉnh, Trung ương Hội cập nhật các thông tin, chương trình cho Ban Thường trực.

- Theo dõi, cập nhật các hoạt động ngân sách của Hội, VP Hội, xử lý hóa đơn, chứng từ, thủ tục thanh quyết toán, thường xuyên báo cáo ngân sách đến cấp trên để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh ngân sách.

- Gương mẫu, tuân thủ đạo đức nghề nghiệp, uy tín, trung thực và không ngừng học hỏi phát triển kỹ năng cho bản thân.

- Thực hiện các thiết kế đơn giản phục vụ sự kiện, truyền thông sự kiện.

- Truyền thông lên Group Zalo, Facebook, Website của Hội.

- Làm việc với các cơ quan báo chí, đài truyền hình để phối hợp, cung cấp thông tin, hình ảnh các hoạt động của Hội phục vụ công tác truyền thông chính thống.