Nông nghiệp Việt Phi

Mô tả Công việc

I. Các nội dung công việc chính:

- Cập nhật hợp đồng khi phát sinh đơn hàng từ kinh doanh.

- Booking tàu.

- Theo dõi và phối hợp việc xuất hàng với bộ phận logistics và nhà máy.

- Chuẩn bị bộ chứng từ giao hàng cho khách.

- Thanh toán chi phí cho hãng tàu, đơn vị giám định.

- Gửi chứng từ gốc và theo dõi việc thanh toán của khách hàng.

- Thanh toán hoa hồng cho môi giới (nếu có).

- Làm báo cáo theo yêu cầu của trưởng bộ phận và ban lãnh đạo.

- Các công việc khác nếu có theo yêu cầu của trưởng bộ phận và ban lãnh đạo.

II. Nội dung cụ thể

1. Cập nhật hợp đồng khi phát sinh đơn hàng

- Khi sales chốt được đơn hàng, admin sẽ tiến hành cập nhật file theo dõi hợp đồng XK nhân.

- Làm kế hoạch xuất hàng hàng tháng gửi cho nhà máy.

- Nhận hướng dẫn giao hàng của khách và theo dõi thực hiện.

2. Booking tàu

- Khi nhận thông tin xác nhận ngày đóng hàng từ nhà máy, tiến hành lấy booking.

- Đối với lô hàng xuất chỉ định bán giá FOB, liên hệ đại lý forwarder để lấy booking.

- Đối với lô hàng xuất bán với giá CIF hoặc CFR, tiến hành mở thầu chọn đại lý forwarder hoặc hãng tàu và trình duyệt đơn vị từ ban lãnh đạo để lấy booking.

3. Theo dõi và phối hợp việc xuất hàng với bộ phận logistics, XNK, nhà máy

- Sau khi nhận được booking thì chốt lại lịch đóng hàng với nhà máy cho phù hợp.

- Gửi thông tin kế hoạch đóng hàng đến các bộ phận liên quan để đóng hàng, kéo cont (SI, marking, booking, delivery order, thiết kế thùng, ghi chú đặc biệt nếu có…)

- Liên hệ kiểm định (Vinacontrol, SGS….) trước 01 ngày để xuống nhà máy kiểm hàng.

- Liên hệ đại diện khách hàng trước 01 ngày xuống nhà máy kiểm tra hàng (nếu đơn hàng yêu cầu có đại diện đến kiểm hàng)

- Nếu hàng đạt chất lượng xuất, lên chứng từ gồm invoice, packing list ngay trong ngày làm việc khi có kết quả kiểm hàng để gửi phòng XNK lên tờ khai

- Nếu hàng không đạt chất lượng, lập tức viết email và liên hệ forwarder hoặc hãng tàu báo Depot nhận rỗng trong ngày khi có kết quả kiểm hàng.

4. Tiến hành làm bộ chứng từ giao hàng

- Chuẩn bị SI và VGM gửi đại lý/hãng tàu để phát hành B/L

- Chuẩn bị các chứng từ liên quan gửi phòng XNK để làm thủ tục xuất khẩu

- Làm bộ chứng từ theo yêu cầu khách hàng: Sau khi có draft B/L sẽ lên các chứng từ draft như: Phyto, Fumi, C/O (nếu có), invoice, packing list. Gủi bộ chứng từ draft cho khách xác nhận.

- Sau khi khách hàng xác nhận draft docs:

+ Báo phòng XNK làm Phyto, CO (nếu có)

+ Đối với C/O: sau khi chuẩn bị chứng từ gửi nhà cung cấp bao gồm: bảng kê, công văn, quy trình sản xuất…, yêu cầu nhà cung cấp ký tên đóng dấu và gửi bảng gốc để làm C/O. Gửi đủ bộ chứng từ làm C/O cho XNK

- Gửi thông tin cho Vina, SGS làm chứng thư

- Liên hệ phòng XNK mua bảo hiểm (nếu bán theo điều kiện CIF)

5. Thanh toán chi phí cho hãng tàu, đơn vị giám định

- Tiến hành thanh toán local charge, cước vận chuyển (nếu có) cho forwarder hoặc hãng tàu.

+ Khi nhận được hóa đơn nháp của forwarder hoặc hãng tàu, admin tiến hành kiểm tra hóa đơn.

+ Xác nhận cho forwarder hoặc hãng tàu xuất hóa đơn

+ Sau khi nhận được hóa đơn, admin làm đề nghị thanh toán gửi kế toán thanh toán.

- Thanh toán cho kiểm định (SGS, Vina)

+ Vào cuối mỗi tháng các bên kiểm định sẽ gửi bảng kê, admin tiến hành kiểm tra bảng kê, từng chỉ tiêu kiểm định trong bảng kê

+ Xác nhận cho kiểm định xuất hóa đơn

+ Sau khi nhận được hóa đơn của kiểm định, admin làm đề nghị thanh toán gửi kế toán thanh toán.

6. Gửi bộ chứng từ gốc và theo dõi việc thanh toán của khách hàng

- Sau khi thanh toán local charge, cước vận chuyển (nếu có) xong, liên hệ phòng XNK lấy chứng từ (bill, phyto, chứng thư fumi, C/O nếu có)

- Scan đủ bộ chứng từ gửi mail khách hàng.

- Theo dõi thanh toán và gửi chứng từ gốc cho khách (với thanh toán TTR), hoặc chuyển chứng từ cho phòng XNK Hà Nội để gửi ngân hàng (với thanh toán CAD/ DP qua ngân hàng)

7. Thanh toán hoa hồng cho môi giới (nếu có)

- Trong trường hợp hợp đồng được bán qua môi giới, sau khi nhận được tiền từ khách hàng, admin sẽ tiến hành thanh toán hoa hồng cho môi giới.

- Lập bộ chứng từ thanh toán hoa hồng để gửi đề nghị thanh toán cho kế toán: hợp đồng hoa hồng, debit note, phê duyệt của ban lãnh đạo.

8. Làm báo cáo theo yêu cầu của trưởng bộ phận và ban lãnh đạo

9. Các công việc khác nếu có theo yêu cầu của trưởng bộ phận và ban lãnh đạo

Yêu Cầu Công Việc

Tốt nghiệp Cao Đẳng/ Đại Học chuyên ngành Quản Trị Kinh Doanh, Kinh Doanh Quốc Tế hoặc các ngành có liên quan

Có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Xuất Nhập Khẩu hoặc tương đương

Nắm bắt các thủ tục liên quan đến xuất khẩu Hiểu về quy định, hợp đồng hoặc các văn bản nguồn quốc tế

Giao tiếp và làm việc nhóm tốt Cởi mở, nhiệt tình, trung thực

Sử dụng tiếng Anh tốt (4 kỹ năng)