Công Ty Đầu Tư Và Phát Triển Hoàng Sa Việt

Hồ Chí Minh
200 - 500 nhân viên
Đã xác minh

Việc làm Công Ty Đầu Tư Và Phát Triển Hoàng Sa Việt

Cập nhật 06/09/2024 16:05
Tìm thấy 0 việc làm đang tuyển dụng
Công Ty TNHH Đầu Tư Và Phát Triển Hoàng Sa Việt
Executive Assistant
Thông tin cơ bản
Mức lương: Thỏa thuận
Chức vụ: Nhân viên
Ngày đăng tuyển: 05/11/2024
Hạn nộp hồ sơ: 04/05/2025
Hình thức: FULL_TIME
Kinh nghiệm: 5 - 6 năm
Số lượng: 1
Giới tính: Không yêu cầu
Nghề nghiệp
Ngành
Job Summary

The Executive Assistant will play a key role in supporting senior executives and facilitating the smooth operation of the organization. This position requires a proactive, organized, and detail-oriented individual who can manage a variety of tasks, ranging from scheduling and communication to event coordination and vendor management.

Key Responsibilities

Executive Support

  • Provide administrative assistance to C-level executives, including managing professional and personal schedules, arranging travel, and handling communications
  • Streamline and maintain internal processes to support top-level executives across the company, ensuring a smooth workflow by coordinating internal and external resources
  • Organize and prioritize tasks to align with senior executives' goals and overall company objectives


Scheduling & Communication

  • Manage calendars, appointments, and meetings for upper management, ensuring they are well-prepared and informed
  • Act as a liaison between executives and internal/external contacts, facilitating communication and managing project-related tasks


Travel & Logistics Management

  • Arrange travel for executives and other employees, including booking flights, hotels, and ground transportation
  • Handle visa and immigration processes for executives and employees traveling internationally, ensuring timely and accurate submission of paperwork
  • Ensure travel policies are followed, maintaining cost-efficiency and compliance with company standards


Company's Events Coordination

  • Assist the Marketing and Admin teams in coordinating company events, including conferences, meetings, and other gatherings
  • Work closely with vendors to ensure event requirements are met and preparations are executed seamlessly


Vendor & Contractor Management

  • Manage relationships with vendors, contractors, and suppliers, ensuring adherence to service-level agreements
  • Oversee the negotiation, review, and execution of contracts, securing cost-effective purchasing and high-quality services


Reporting & Documentation

  • Prepare and submit meeting minutes, reports, presentations, and proposals as requested by management
  • Ensure documentation is accurate, well-organized, and easily accessible


Time Management & Ad-Hoc Duties

  • Prioritize tasks and manage deadlines effectively, ensuring key deliverables are met
  • Perform other ad-hoc duties as assigned by the line manager, demonstrating flexibility and a willingness to take on additional responsibilities when needed


Requirements

  • Proven experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, or in a similar role with a minimum of 5 years of experience
  • Bachelor's degree in Business Administration, Communications, or a related field (preferred)
  • Full fluency in English, with excellent verbal and written communication skills
  • History of working with a foreign company using English as the main language
  • Proficiency in Notion, Google Suite, and other relevant software
  • Experience working with a technology company is a plus
  • Experience in coordinating company's events and vendor management is a plus
  • Self-motivated, proactive, and able to work independently
  • Excellent organizational and time management skills
  • Well-organized, with the ability to handle multiple tasks and adapt to changing priorities under pressure
  • Strong attention to detail and excellent presentation skills


Benefits

  • Three days remote every week and four full remote weeks per year
  • Gold level Health Insurance coverage from Bao Viet Insurance, a yearly complete Health Check and social insurance
  • All office benefits and full salary during probation
  • Flexible working time starting anytime up to 10 AM working Monday - Friday with no overtime and a long lunch break
  • Allowance for everything: meals, parking, petrol, along with unlimited snacks and nice coffee every day
  • Choose from a brand-new Mac or PC device
  • Salary review twice a year with opportunities for promotions and spot awards
  • 12 days annual leave per year, with all days not taken paid out in cash, plus 2 sick leave days
  • Yearly Training Budget up to 5 million VND per staff. On top of that, Professional coaching program, buddy system, tech talks, agile sessions, and 1on1 private English classes are available
  • Yearly company trip, monthly activities, and other Celebrations for special days in the year, such as Women's Day, YEP, and Christmas
  • Employee-led clubs within the company; games teams, sports teams, etc
  • Modern open-space office with comfortable workspace, a PS5 games room, and chill-out areas
Khu vực
Báo cáo

Công Ty TNHH Đầu Tư Và Phát Triển Hoàng Sa Việt
Công Ty Đầu Tư Và Phát Triển Hoàng Sa Việt Xem trang công ty
Quy mô:
200 - 500 nhân viên
Địa điểm:
184/20A Lê Đình Cẩn, Khu Phố 10, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Công ty Đầu tư và Phát triển Hoàng Sa Việt được thành lập vào năm 2011. Những ngày đầu thành lập, Hoàng Sa Việt với đội ngũ gồm 5 thành viên có hơn 7 năm kinh nghiệm hoạt động và làm việc trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện.

Trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm, đến nay Hoàng Sa Việt tự hào là một thương hiệu uy tín hàng đầu và có bước chuyển mình mạnh mẽ sang hoạt động đa ngành, từ lĩnh vực nghệ thuật, chuyển sang công nghiệp giải trí và từng bước phát triển sang các lĩnh vực cơ khí tự động, cơ khí xây dựng và điện năng lượng. Đồng thời không ngừng vươn xa hơn nữa trên thị trường quốc tế.

Hoạt động trong ngành với hơn 9 năm kinh nghiệm, chúng tôi tự hào đem đến cho quý khách hàng những sản phẩm, dịch vụ tốt với phong cách chuyên nghiệp nhất trên cơ sở chia sẻ giá tri cùng hướng đến sự phát triển bền vững lâu dài. Chúng tôi hy vọng, với cách làm tối ưu nhưng chứa đựng nhiều tâm huyết của đội ngũ nhân sự năng động, giàu kinh nghiệm sẽ chinh phục đươc hầu hết trái tim của quý khách hàng khi từng bước đến với chúng tôi. Hoàng Sa Việt đã, đang và sẽ luôn nỗ lực hết mình vì sự phát triển chung – khẳng định thương hiệu Việt. 

Những nghề phổ biến tại Công Ty Đầu Tư Và Phát Triển Hoàng Sa Việt

Bạn làm việc tại Công Ty Đầu Tư Và Phát Triển Hoàng Sa Việt? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn

Logo Công Ty Đầu Tư Và Phát Triển Hoàng Sa Việt

Công Ty Đầu Tư Và Phát Triển Hoàng Sa Việt

Click để đánh giá