Viện Công nghệ châu Á Việt Nam - AIT Việt Nam

1. AIT-HCMC office’ Administrative oversee tasks/Quản lý hành chính Vp.HCM:
• Coordinate and support daily office activities to ensure administrative tasks are carried out efficiently/Điều phối và hỗ trợ các hoạt động văn phòng hàng ngày, đảm bảo mọi công việc hành chính được thực hiện hiệu quả.
• Manage and organize Human Resources documents, Administrative documents and files, maintaining a neat and accessible system/Quản lý, tổ chức các tài liệu, hồ sơ Hành chính/Nhân sự.
• Coordinate meetings and events within the Organization, including preparing venues, equipment, and necessary materials/Điều phối các cuộc họp, sự kiện trong Cơ quan, bao gồm việc chuẩn bị địa điểm, thiết bị và tài liệu cần thiết.
• Prepare all payment concerned the ADMIN & Service Unit fund in HCMC office/Thực hiện các thanh toán chi phí liên quan đến Khối văn phòng của AIT-HCM.

2. Cashier / Thủ quỹ:
• Manage the Cash fund, including recording, tracking, and processing office-related expenses/Quản lý quỹ tiền mặt của Vp.HCM, bao gồm việc ghi nhận, theo dõi và thanh toán các chi phí văn phòng.
• Ensure that expenditures and payments are carried out according to procedures and on time/Đảm bảo các khoản chi tiêu, thanh toán được thực hiện đúng quy trình và kịp thời.
• Update and report daily financial transactions and cash reports as required by management/Cập nhật, báo cáo chi tiết các giao dịch tài chính hàng ngày và báo cáo quỹ theo yêu cầu của Bộ phận.
• Ensure all expenditures comply with the approved budget and financial policies/đảm bảo các khoản chi tiêu tuân thủ ngân sách được duyệt và chính sách tài chính.

3.Support the Board of Directors in coordinating Teams/Hỗ trợ Ban giám đốc trong việc điều phối các Đội nhóm:
• Work closely with the executive team to support team coordination, ensuring objectives and tasks are completed on schedule/Phối hợp với Ban giám đốc để hỗ trợ việc điều phối, giám sát các hoạt động của các Đội nhóm, đảm bảo các mục tiêu và công việc được hoàn thành đúng hạn.
• Participate in planning, and assist teams in addressing any arising issues/Tham gia lập kế hoạch và hỗ trợ các Đội nhóm trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh.
• Provide necessary information and reports regarding team performance and activities to the Executive Team/Cung cấp thông tin và báo cáo liên quan đến tình hình hoạt động của VP.HCM cho Ban Lãnh đạo khi cần thiết.
• Other Tasks as assigned by the Exectuve Director/Các nhiệm vụ khác theo phân công từ Giám đốc AITCV