Trợ lý hành chính có khoảng lương bao nhiêu?

1. Trợ lý hành chính là gì?

Administrative Assistant (viết tắt là admin assistant) là vị Trợ lý hành chính, người hỗ trợ cho giám đốc/trưởng phòng hành chính của một công ty, doanh nghiệp. Nhiệm vụ của một Trợ lý hành chính là hoàn thành các công việc được giao về hành chính và hỗ trợ các bộ phận khác để đảm bảo hệ thống làm việc của công ty được duy trì trong trạng thái tốt nhất. 

2. Mô tả công việc Trợ lý hành chính

• Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu, sổ sách liên quan đến công việc cho trưởng phòng/ giám đốc
• Lên kế hoạch các cuộc họp, hội nghị và ngoài công ty 
• Thực hiện các công việc được giao từ trưởng phòng hành chính 
• Thực hiện các hoạt động, chương trình để gắn kết quản lý với nhân viên trong công ty, doanh nghiệp
• Gửi  các văn bản thông báo, hướng dẫn hành chính đến toàn thể nhân viên trong công ty
• Cùng với các phòng ban khác trong công ty để giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự 
• Trả lời điện thoại, đón tiếp khách đến văn phòng công ty 
• Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị của công ty 

3. Mức lương Trợ lý hành chính theo số năm kinh nghiệm

Mức lương Trợ lý hành chính tăng dần theo số năm kinh nghiệm, phản ánh sự tích lũy kỹ năng và hiểu biết qua thời gian làm việc. Cụ thể:

Mức lương Trợ lý hành chính dưới 01 năm kinh nghiệm

Trợ lý hành chính mới vào nghề thường nhận mức lương khởi điểm từ 08 - 10 triệu đồng/tháng. Những người ở giai đoạn này thường chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế và cần thời gian để làm quen với công việc, hiểu rõ quy trình và các nhiệm vụ cần thực hiện.

Mức lương Trợ lý hành chính có 01 - 03 năm kinh nghiệm

Khi đã có kinh nghiệm làm việc, mức lương tăng lên từ 10 - 12 triệu đồng/tháng. Ở giai đoạn này, trợ lý hành chính đã nắm vững các kỹ năng cơ bản, có khả năng xử lý công việc hành chính một cách độc lập và hiệu quả hơn. Họ đã bắt đầu có khả năng đề xuất phương án giải quyết các vấn đề cũng như hỗ trợ giám đốc tốt hơn.

Mức lương Trợ lý hành chính trên 03 năm kinh nghiệm

Với kinh nghiệm phong phú và kỹ năng thành thạo, mức lương Trợ lý hành chính có thể đạt từ 12 - 20 triệu đồng/tháng hoặc cao hơn. Những trợ lý hành chính có trên 03 năm kinh nghiệm thường đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề hành chính liên quan tới giấy tờ, sổ sách. Họ thường được tin tưởng giao các nhiệm vụ quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp.

4. Mức lương Trợ lý hành chính theo cấp bậc

Mức lương Trợ lý hành chính 

Trợ lý hành chính là người hỗ trợ cho giám đốc/trưởng phòng hành chính của một công ty, doanh nghiệp, công việc thường ngày liên quan đến giấy tờ nhỏ nhặt, tuy nhiên đây là bộ phận quan trọng trong các công ty, là vị trí không thể bỏ trống trong các công ty. Mức lương cho vị trí này không cao, thường dao động từ 08 - 12 triệu/tháng. 

Mức lương Nhân viên hành chính

Nhân viên hành chính với mức lương từ 12 - 15 triệu đồng/tháng, được tham gia vào các hoạt động hàng ngày liên quan đến quản lý tài liệu, xử lý hồ sơ nhân viên, chuẩn bị báo cáo và hỗ trợ các công việc văn phòng khác. Trong giai đoạn này, họ có cơ hội làm quen với quy trình làm việc và các quy định hành chính cơ bản.

Mức lương Chuyên viên hành chính

Ở vị trí này, họ đảm nhận các nhiệm vụ nâng cao như xây dựng và duy trì hệ thống quản lý tài liệu, quản lý quá trình tuyển dụng và đào tạo, cung cấp hỗ trợ cho nhân viên và tham gia vào các dự án hành chính. Họ có cơ hội phát triển kỹ năng quản lý và lãnh đạo nhỏ trong vai trò này với mức lương từ 15 - 20 triệu đồng/tháng. 

Mức lương Trưởng phòng hành chính

Ở vị trí này, họ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ phòng hành chính, lãnh đạo đội ngũ nhân viên, xây dựng chính sách và quy trình hành chính, và đảm bảo sự suôn sẻ của các hoạt động văn phòng. Trưởng phòng hành chính thường tham gia vào quyết định chiến lược và có vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự. Mức lương dao động từ 20 - 30 triệu đồng/tháng. 

Mức lương Giám đốc hành chính

Vai trò này đòi hỏi khả năng lãnh đạo chiến lược, quản lý các hoạt động văn phòng toàn diện, định hình chính sách và quy trình, và đảm bảo sự hiệu quả và tuân thủ của các quy định hành chính. Giám đốc hành chính thường có tầm nhìn chiến lược và ảnh hưởng đến hướng phát triển của tổ chức. Nên mức lương cho vị trí này khá cao, rơi vào khoảng từ 30 - 50 triệu đồng/tháng. 

5. Mức lương Trợ lý hành chính theo khu vực tại Việt Nam

Mức lương Trợ lý hành chính tại Hà Nội

Là thủ đô và trung tâm hành chính, Hà Nội tập trung nhiều doanh nghiệp lớn và tổ chức quốc tế. Điều này tạo ra môi trường cạnh tranh cao và mức lương của trợ lý hành chính cũng tương ứng cao hơn, dao động từ 15 - 20 triệu đồng/tháng. 

Mức lương Trợ lý hành chính tại TP. Hồ Chí Minh

TP. Hồ Chí Minh là trung tâm kinh tế lớn nhất cả nước, với nhiều tập đoàn, doanh nghiệp đa quốc gia. Mức lương của trợ lý hành chính tại đây cũng khá cao, phản ánh sự phát triển kinh tế và cơ hội nghề nghiệp phong phú, trung bình khoảng 15 - 20 triệu đồng/tháng.

Mức lương Trợ lý hành chính tại Đà Nẵng

Đà Nẵng là trung tâm kinh tế và du lịch của miền Trung, với mức sống khá cao và môi trường làm việc năng động. Mức lương của trợ lý hành chính tại đây thấp hơn so với Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, nhưng vẫn ở mức cạnh tranh, nằm trong khoảng từ 12 - 18 triệu đồng/tháng.

Mức lương Trợ lý hành chính tại các khu vực khác

Ở các tỉnh thành khác, mức lương của trợ lý giám đốc phụ thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Các khu vực có nền kinh tế phát triển hơn thường có mức lương cao hơn, trong khi các khu vực nông thôn hoặc kinh tế chậm phát triển có mức lương thấp hơn, khoảng 08 - 15 triệu đồng/tháng. 

6. So sánh mức lương Trợ lý hành chính với các vị trí trợ lý khác

Như vậy, so với các vị trí trợ lý khác trong công ty như trợ lý phiên dịch, trợ lý giám đốc thương hiệu, trợ lý kinh doanh,... thì mức lương cho vị trí trợ lý hành chính không quá cao, vì chủ yếu lo các công việc giấy tờ, sổ sách. Tùy thuộc vào quy mô công ty và năng lực cá nhân mà mức lương này cũng sẽ có những sự chênh lệch nhất định. Không ngừng trau đồi năng lực cá nhân và kỹ năng, bạn sẽ đạt được mức lương mà mình mong muốn!

>> Xem thêm: Việc làm Trợ lý hành chính lương cao

>> Xem thêm: Việc làm Trợ lý phiên dịch mới cập nhật

>> Xem thêm: Tuyển dụng Trợ lý kinh doanh mới nhất

7. Cách để nâng cao thu nhập tại vị trí Trợ lý hành chính 

Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp, ứng xử

Tính chất của hành chính nhân sự là làm việc trực tiếp với con người, kết nối giữa các phòng ban khác nhau trong công ty nên cần có sự linh hoạt, khéo léo ứng biến để gắn kết tập thể.

Trang bị kỹ năng quản lý, triển khai

Công việc của một Trợ lý hành chính rất nhiều nên bạn phải biết cách sắp xếp, quản lý thời gian, hoạt động của mình một cách tối ưu và hiệu quả nhất.

Thông thạo tin học văn phòng

Các nhiệm vụ quản lý hồ sơ, dữ liệu trên hệ thống đòi hỏi bạn phải có kiến thức và kỹ năng tin học nhất định để hoàn thành công việc suôn sẻ, chính xác. 

Giữ thái độ và tinh thần trách nhiệm

Không chỉ riêng ngành hành chính nhân sự mà bất kỳ công việc nào cũng yêu cầu phẩm chất đạo đức tốt đẹp ở nhân viên. Trách nhiệm và nghĩa vụ của nhân viên hành chính nhân sự là cam kết giữ bí mật tuyệt đối, không chia sẻ hoặc tiết lộ thông tin cho bất kỳ cá nhân, tổ chức nào để gây ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp.

8. Các yêu cầu đối với vị trí Trợ lý hành chính

Một nhân viên, trợ lý hành chính không chỉ giỏi kiến thức chuyên môn mà cần phải trau dồi thêm các kỹ năng để phục vụ công việc một cách hiệu quả nhất như: 

Kỹ năng giao tiếp 

Bất kỳ công việc nào cũng vậy, kỹ năng giao tiếp chính là sợi dây để kết nối các mối quan hệ trong công việc, giúp bạn truyền đạt thông tin một cách tốt nhất. Hơn nữa, làm Trợ lý hành chính bạn phải giao tiếp thường xuyên với mọi người trong công ty và có nhiệm vụ kết nối các bộ phận trong một doanh nghiệp. Vì vậy, việc giao tiếp tốt và giao tiếp khéo léo sẽ phục vụ bạn rất nhiều trong công việc như làm việc với đồng nghiệp, làm việc với BOD, trả lời khách hàng, làm lễ tân hay giao tiếp văn bản.

Kỹ năng lắng nghe

Là công việc giao tiếp giữa người với người trong một tập thể, nhân viên hành chính cần phải khéo léo trong cách ứng xử giao tiếp. Đôi khi họ phải bỏ qua cái tôi của bản thân để làm sao đôi bên cùng cảm thấy thỏa mãn, hài lòng.

Hành chính viên cần giao tiếp linh hoạt, sáng tạo đối với từng vấn đề - thời điểm - sự kiện, cũng như rèn luyện cho mình khả năng lắng nghe. Điều này giúp họ dễ dàng tiếp thu, đồng cảm và chia sẻ các ý kiến khác nhau từ nhân sự, biết cách xây dựng niềm tin từ mọi người.

Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng

Một nhân viên hành chính văn phòng chắc chắn phải thành thạo các thiết bị văn phòng cơ bản như máy tính, máy in hay các phần mềm tin học văn phòng như Excel, Word, Powerpoint,… nhằm phục vụ cho quá trình giải quyết công việc.

Bản thân nhân viên hành chính cũng cần có thái độ cầu thị, không ngừng tìm tòi để nâng cao trình độ. Họ cần linh hoạt trong việc sử dụng các công cụ khác nhau để xử lý công việc, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.

Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian

Trong công việc hàng ngày, người làm hành chính thường xuyên tiếp xúc với các loại tài liệu, văn thư. Ở một giai đoạn nào đó, họ sẽ phải đối mặt với một khối lượng công việc khổng lồ. Việc sắp xếp, quản lý thời gian tối ưu sẽ giúp họ duy trì đúng tiến độ công việc,  tránh rơi vào trạng thái căng thẳng.

Kỹ năng xử lý và giải quyết vấn đề

Bất kỳ công việc nào cũng sẽ gặp khó khăn, vướng mắc. Đứng trước những vấn đề phát sinh, nhân viên hành chính tuyệt đối không được biến mọi chuyện trở nên căng thẳng hơn mà cần có cách xử lý mềm mỏng, tinh tế. Việc hạn chế tối đa mức độ tiêu cực ảnh hưởng tới hiệu quả công việc sẽ mang đến sự hài lòng, tôn trọng.

Kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng khác cần có của hành chính viên đó là biết lập kế hoạch và lên lịch trình trước. Họ cần biết quản lý các cuộc hẹn, tạo ra kế hoạch mới khi thiếu vắng nhân sự hoặc phát triển hệ thống thủ tục văn phòng. Một nhân viên hành chính có khả năng lập và dự trù kế hoạch sẽ tối ưu thời gian làm việc.

Qua bài viết trên đây, 1900.com.vn đã cung cấp thông tin mức lương của Trợ lý hành chính theo năm kinh nghiệm, cấp bậc và khu vực địa lý. Tuy nhiên, mức lương là một yếu tố phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân và quy mô doanh nghiệp. Nếu kinh nghiệm cao bạn sẽ dễ dàng có mức lương tốt, đồng thời những doanh nghiệp lớn thường có đãi ngộ tốt và lương cao hơn. Mong rằng qua bài viết trên bạn đã có những thông tin hữu ích về mức lương Trợ lý hành chính và lựa chọn công việc phù hợp!