Công việc của Trưởng Phòng Kế Hoạch là gì?

Yêu cầu của tuyển dụng đối với trưởng phòng kế hoạch

Ứng viên vị trí trưởng phòng kế hoạch cần có trình độ chuyên môn vững chắc, tập trung vào công việc và luôn cập nhật những tiến bộ mới nhất. Những yêu cầu với trưởng phòng kế hoạch đều là về trình độ và sự chuyên nghiệp khi xử lý công việc theo đúng quy trình. Để thành công trong vai trò này, mỗi trưởng phòng kế hoạch đều phải hiểu rõ về các thủ tục cho quản lý và có kinh nghiệm tiếp xúc, tư vấn cho khách hàng. Những yêu cầu cơ bản nhất của nhà tuyển dụng là:

Về kiến thức chuyên môn

• Bạn cần sở hữu bằng Đại học hoặc sau Đại học chuyên ngành kinh doanh, tài chính, tiếp thị hoặc một số lĩnh vực có liên quan.
• Chuyên môn sâu rộng về hoạch định kế hoạch, phân tích kế hoạch, sắp xếp kế hoạch, chiến lược kinh doanh.
• Ngoại ngữ tốt là một điểm cộng rất lớn cho ứng viên vị trí này. 
• Bạn cần có ít nhất 5 năm kinh nghiệm ở vị trí hoạch định chiến lược hoặc phân tích kinh doanh.

Về kỹ năng cơ bản

• Kỹ năng lãnh đạo, làm việc nhóm cũng như làm việc độc lập.
• Kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề tốt để điều phối công việc nhóm, khách hàng
• Kỹ năng phân tích vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn.
• Có khả năng thu thập, phân tích, đánh giá và tổng hợp thông tin
• Có khả năng truyền đạt thông tin về số liệu một cách dễ hiểu.

Bạn cần chuẩn bị tinh thần để có thể làm việc ngoài giờ khi có công việc phát sinh hoặc đi công tác xa. Vị trí này cũng yêu cầu sức khỏe tốt, chịu được áp lực và cường độ công việc cao. Bên cạnh đó, một số nhà tuyển dụng cũng quan tâm đến tính cách của ứng viên. Một người quyết đoán, tích cực, hợp tác tốt, chuyên nghiệp sẽ có lợi thế rất lớn so với các ứng viên khác. Ôn hòa, điềm đạm; trung thực (đây là đức tính rất quan trọng ở bất cứ môi trường và công việc, đặc biệt đối với việc hoạch định kế hoạch sản xuất, thời gian, tiến độ… để không ảnh hưởng đến các bộ phận khác trong công ty và đối tác), nhạy bén và quyết đoán để giải quyết vấn đề hoặc những sự cố chậm trễ trong công việc; sáng tạo (giúp nhân viên nâng cao hiệu quả làm việc).

Lộ trình thăng tiến của Trưởng phòng kế hoạch

Mức lương bình quân của Trưởng phòng kế hoạch có thể khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, trách nhiệm công việc, địa điểm và điều kiện thị trường lao động.

• Trưởng phòng kinh doanh : 17-26 triệu VNĐ/tháng
• Trưởng phòng đấu thầu : 35-40 triệu VNĐ/tháng

Nếu định hướng của bạn sẽ trở thành một trưởng phòng kế hoạch tương lai, bạn phải cần nắm vững các kiến thức Branding, vậy bạn phải nắm vững những gì? Trở thành một chuyên gia trong tất cả các kiến thức thì khá khó nhưng mình đã tổng hợp một số kiến thức mà các bạn cần biết và nâng cao như sau:

Từ 0 - 2 năm đầu tiên: Nhân viên kế hoạch

Trong giai đoạn này, bạn sẽ bắt đầu với vị trí nhân viên hải quan. Nhiệm vụ chính của nhân viên kế hoạch là:

• Lên các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn theo tuần/tháng/quý/năm.
• Chuẩn bị các loại tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc.
• Nhận đơn hàng từ đối tác và lên kế hoạch triển khai thực hiện.
• Liên hệ với các bên cung ứng nguyên vật liệu cho dự án.
• Tính toán các loại tài nguyên, nguyên liệu, nhân công,... cần thiết để thực hiện dự án.
• Giám sát quá trình thực hiện và tiến độ các dự án, đôn đốc nhân viên các bộ phận hoàn thành công việc theo kế hoạch.
• Hỗ trợ các bên liên quan trong quá trình thực hiện kế hoạch.
• Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp khắc phục vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc để hoàn thành kế hoạch đã đề ra.
• Quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ liên quan đến sản xuất và chi phí sản xuất.
• Chủ động liên hệ với khách hàng để lấy ý kiến phản hồi hoặc giải quyết khiếu nại sau khi đã hoàn thành dự án.

Từ 2 - 3 năm: Chuyên viên kế hoạch

Với kinh nghiệm và hiểu biết tích lũy sau 2 - 3 năm làm việc, bạn có thể tiến lên vị trí chuyên viên kế hoạch. Với vị trí công việc này, nhiệm vụ chính của bạn sẽ là định hướng kế hoạch mang giá trị vĩ mô, vì vậy, không thể chỉ dựa vào những phán đoán chủ quan của Planning Specialist mà đưa ra kế hoạch đề xuất được. Tất cả phải dựa trên những số liệu cụ thể, dữ liệu chuẩn xác, dự báo thị trường từ những tổ chức uy tín. Sau đó, bằng những công cụ, phần mềm phân tích chuyên dụng, chuyên viên kế hoạch sẽ tiến hành đánh giá và sàng lọc số liệu cần thiết. Dự án chuyên viên kế hoạch xây dựng sẽ liên quan đến một hoặc nhiều bộ phận chuyên môn trong tổ chức. Không có dữ liệu, không hiểu đặc thù công việc của bộ phận đó sẽ rất khó tạo nên kế hoạch chính và kế hoạch dự phòng đạt yêu cầu. Do đó, việc tạo mối quan hệ công việc tốt đẹp, phối hợp cùng với phòng ban chuyên môn khác luôn nằm trong danh sách nhiệm vụ cho vị trí này. Một kế hoạch khi được thiết lập, ngoài đáp ứng về mặt nội dung công việc, còn phải phù hợp quy định pháp luật nhà nước và phù hợp chính sách riêng của doanh nghiệp. Planning Specialist càng am hiểu những điều luật, kế hoạch công việc càng hạn chế sai sót trong lúc triển khai.

Từ 5- 10 năm: Trưởng/phó phòng kế hoạch

Với kinh nghiệm và thành tựu trong quá trình làm việc, bạn có thể tiến lên vị trí Trưởng/phó phòng kế hoạch. Vai trò của Trưởng/phó phòng kế hoạch là: 

• Là người quản lý, đứng đầu bộ phận phòng ban nên Trưởng phòng kế hoạch phải bao gồm rất nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ chuyên môn đến quản lý nhân viên, các sự việc phát sinh, thực hiện báo cáo với cấp trên, làm việc với khách hàng. Cụ thể bao gồm:
• Lập kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, năm, quản lý, theo dõi thực hiện kế hoạch dự án, đảm bảo các chỉ tiêu xuất suất phù hợp với thị trường.
• Đánh giá, phân tích tình hình thị trường về sản phẩm, dịch vụ kinh doanh của công ty, dự báo về kế hoạch sắp tới.
• Tham mưu, cố vấn cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến kế hoạch, lựa chọn khách hàng, thị trường tiêu thụ sản phẩm.
• Theo dõi kế hoạch xuất nhập hàng hóa của công ty.
• Phối hợp với các phòng ban thực hiện tốt kế hoạch, mục tiêu đề ra.
• Phân bổ công việc cho cấp dưới, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, nhân viên đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ.
• Xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng.
• Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động, khuyến nghị cải tiến, sửa đổi. Báo cáo cho ban giám đốc về tiến độ sản xuất, kế hoạch thực hiện sản xuất của doanh nghiệp.
• Tham gia chuẩn bị và quản lý ngân sách, theo dõi và kiểm soát chi tiêu.
• Cung cấp, đào tạo phát triển nhân viên.
• Thực hiện các công việc khác của cấp trên giao cho.