Điều kiện và Lộ trình trở thành một Trưởng Phòng Kế Hoạch?

Hiện nay, công việc của trưởng phòng kế hoạch trở nên rất phổ biến. Với sự phát triển của xã hội, bao gồm cả Việt Nam, nhu cầu học Kinh tế, Đối ngoại, Marketing,...tại các trường đại học và trung tâm đã tăng cao. Để trở thành một trưởng phòng kế hoạch, bạn cần có các chứng chỉ hành nghề trưởng phòng kế hoạch,...và chứng nhận đủ sức khỏe hành nghề.

Lộ trình thăng tiến

Nếu định hướng của bạn sẽ trở thành một trưởng phòng kế hoạch tương lai, bạn phải cần nắm vững các kiến thức Branding, vậy bạn phải nắm vững những gì? Trở thành một chuyên gia trong tất cả các kiến thức thì khá khó nhưng mình đã tổng hợp một số kiến thức mà các bạn cần biết và nâng cao như sau:

• Quản lý các dự án: Trưởng phòng kế hoạch thực hiện, lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, phức tạp, đồng thời nghiên cứu và phân tích chúng nhằm đạt được mục tiêu công việc. Làm công tác giám sát các chức năng chuyên ngành như đề xuất phát triển quy mô, nghiên cứu thị trường.
• Đánh giá đề xuất phát triển, đảm bảo tuân thủ các quy tắc, quy định của doanh nghiệp, pháp luật, giải thích và xem xét các tài liệu pháp lý, pháp luật liên quan đến dự án.
• Quản lý nhân sự: Phân công công việc cho nhân viên, giám sát, đôn đốc cấp dưới thực hiện tốt các dự án, nhiệm vụ được giao. Đưa ra quyết định khen thưởng, kỷ luật phù hợp.
• Tư vấn, tham mưu: Trưởng phòng kế hoạch có nhiệm vụ tư vấn cho ban giám đốc, tất cả các bên liên quan đến kế hoạch và các hội đồng, ủy ban, các quan chức  được bầu trong vấn đề liên quan đến kế hoạch.
• Quản lý ngân sách, theo chi tiêu: Lập kế hoạch cũng luôn gắn liền với ngân sách, chi phí nên Trưởng phòng kế hoạch giỏi phải biết cách điều chỉnh vấn đề tài chính sao cho phù hợp với tiêu chuẩn mà doanh nghiệp, đối tác đưa ra, hạn chế tối đa lãng phí.
• Tạo lập các mối quan hệ: Trưởng phòng kế hoạch phải tiếp xúc với nhiều người ở các tầng lớp khác nhau, do đó chức năng của họ là thực hiện tốt các mối quan hệ, xử lý khiếu nại, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, duy trì khách hàng cũ, tạo mối quan hệ bền lâu.
• Nếu định hướng của bạn sẽ trở thành một trưởng phòng kế hoạch tương lai, bạn phải cần nắm vững các kiến thức Branding, vậy bạn phải nắm vững những gì? Trở thành một chuyên gia trong tất cả các kiến thức thì khá khó nhưng mình đã tổng hợp một số kiến thức mà các bạn cần biết và nâng cao như sau:
• Quản lý các dự án: Trưởng phòng kế hoạch thực hiện, lập kế hoạch dự án chuyên nghiệp, phức tạp, đồng thời nghiên cứu và phân tích chúng nhằm đạt được mục tiêu công việc. Làm công tác giám sát các chức năng chuyên ngành như đề xuất phát triển quy mô, nghiên cứu thị trường.
• Đánh giá đề xuất phát triển, đảm bảo tuân thủ các quy tắc, quy định của doanh nghiệp, pháp luật, giải thích và xem xét các tài liệu pháp lý, pháp luật liên quan đến dự án.
• Quản lý nhân sự: Phân công công việc cho nhân viên, giám sát, đôn đốc cấp dưới thực hiện tốt các dự án, nhiệm vụ được giao. Đưa ra quyết định khen thưởng, kỷ luật phù hợp.
• Tư vấn, tham mưu: Trưởng phòng kế hoạch có nhiệm vụ tư vấn cho ban giám đốc, tất cả các bên liên quan đến kế hoạch và các hội đồng, ủy ban, các quan chức  được bầu trong vấn đề liên quan đến kế hoạch.
• Quản lý ngân sách, theo chi tiêu: Lập kế hoạch cũng luôn gắn liền với ngân sách, chi phí nên Trưởng phòng kế hoạch giỏi phải biết cách điều chỉnh vấn đề tài chính sao cho phù hợp với tiêu chuẩn mà doanh nghiệp, đối tác đưa ra, hạn chế tối đa lãng phí.
• Tạo lập các mối quan hệ: Trưởng phòng kế hoạch phải tiếp xúc với nhiều người ở các tầng lớp khác nhau, do đó chức năng của họ là thực hiện tốt các mối quan hệ, xử lý khiếu nại, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, duy trì khách hàng cũ, tạo mối quan hệ bền lâu.

Từ 0 - 2 năm đầu tiên: nhân viên kế hoạch

Trong giai đoạn này, bạn sẽ bắt đầu với vị trí nhân viên hải quan. Nhiệm vụ chính của nhân viên kế hoạch là:

• Lên các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn theo tuần/tháng/quý/năm.
• Chuẩn bị các loại tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc.
• Nhận đơn hàng từ đối tác và lên kế hoạch triển khai thực hiện.
• Liên hệ với các bên cung ứng nguyên vật liệu cho dự án.
• Tính toán các loại tài nguyên, nguyên liệu, nhân công,... cần thiết để thực hiện dự án.
• Giám sát quá trình thực hiện và tiến độ các dự án, đôn đốc nhân viên các bộ phận hoàn thành công việc theo kế hoạch.
• Hỗ trợ các bên liên quan trong quá trình thực hiện kế hoạch.
• Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp khắc phục vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc để hoàn thành kế hoạch đã đề ra.
• Quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ liên quan đến sản xuất và chi phí sản xuất.
• Chủ động liên hệ với khách hàng để lấy ý kiến phản hồi hoặc giải quyết khiếu nại sau khi đã hoàn thành dự án.

Từ 2 - 3 năm: Chuyên viên kế hoạch

Với kinh nghiệm và hiểu biết tích lũy sau 2 - 3 năm làm việc, bạn có thể tiến lên vị trí chuyên viên kế hoạch. Với vị trí công việc này, nhiệm vụ chính của bạn sẽ là định hướng kế hoạch mang giá trị vĩ mô, vì vậy, không thể chỉ dựa vào những phán đoán chủ quan của Planning Specialist mà đưa ra kế hoạch đề xuất được. Tất cả phải dựa trên những số liệu cụ thể, dữ liệu chuẩn xác, dự báo thị trường từ những tổ chức uy tín. Sau đó, bằng những công cụ, phần mềm phân tích chuyên dụng, chuyên viên kế hoạch sẽ tiến hành đánh giá và sàng lọc số liệu cần thiết. Dự án chuyên viên kế hoạch xây dựng sẽ liên quan đến một hoặc nhiều bộ phận chuyên môn trong tổ chức. Không có dữ liệu, không hiểu đặc thù công việc của bộ phận đó sẽ rất khó tạo nên kế hoạch chính và kế hoạch dự phòng đạt yêu cầu. Do đó, việc tạo mối quan hệ công việc tốt đẹp, phối hợp cùng với phòng ban chuyên môn khác luôn nằm trong danh sách nhiệm vụ cho vị trí này. Một kế hoạch khi được thiết lập, ngoài đáp ứng về mặt nội dung công việc, còn phải phù hợp quy định pháp luật nhà nước và phù hợp chính sách riêng của doanh nghiệp. Planning Specialist càng am hiểu những điều luật, kế hoạch công việc càng hạn chế sai sót trong lúc triển khai.

Từ 5- 10 năm: Trưởng/phó phòng kế hoạch

Với kinh nghiệm và thành tựu trong quá trình làm việc, bạn có thể tiến lên vị trí Trưởng/phó phòng kế hoạch. Vai trò của Trưởng/phó phòng kế hoạch là: 

Là người quản lý, đứng đầu bộ phận phòng ban nên Trưởng phòng kế hoạch phải bao gồm rất nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ chuyên môn đến quản lý nhân viên, các sự việc phát sinh, thực hiện báo cáo với cấp trên, làm việc với khách hàng. Cụ thể bao gồm:

• Lập kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, năm, quản lý, theo dõi thực hiện kế hoạch dự án, đảm bảo các chỉ tiêu xuất suất phù hợp với thị trường.
• Đánh giá, phân tích tình hình thị trường về sản phẩm, dịch vụ kinh doanh của công ty, dự báo về kế hoạch sắp tới.
• Tham mưu, cố vấn cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến kế hoạch, lựa chọn khách hàng, thị trường tiêu thụ sản phẩm.
• Theo dõi kế hoạch xuất nhập hàng hóa của công ty.
• Phối hợp với các phòng ban thực hiện tốt kế hoạch, mục tiêu đề ra.
• Phân bổ công việc cho cấp dưới, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, nhân viên đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ.
• Xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng.
• Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động, khuyến nghị cải tiến, sửa đổi. Báo cáo cho ban giám đốc về tiến độ sản xuất, kế hoạch thực hiện sản xuất của doanh nghiệp.
• Tham gia chuẩn bị và quản lý ngân sách, theo dõi và kiểm soát chi tiêu.
• Cung cấp, đào tạo phát triển nhân viên.
• Thực hiện các công việc khác của cấp trên giao cho.

Yêu cầu của tuyển dụng đối với trưởng phòng kế hoạch

Ứng viên vị trí trưởng phòng kế hoạch cần có trình độ chuyên môn vững chắc, tập trung vào công việc và luôn cập nhật những tiến bộ mới nhất. Những yêu cầu với trưởng phòng kế hoạch đều là về trình độ và sự chuyên nghiệp khi xử lý công việc theo đúng quy trình. Để thành công trong vai trò này, mỗi trưởng phòng kế hoạch đều phải hiểu rõ về các thủ tục cho quản lý và có kinh nghiệm tiếp xúc, tư vấn cho khách hàng. Những yêu cầu cơ bản nhất của nhà tuyển dụng là:

Kiến thức và học vấn

• Bạn cần sở hữu bằng Đại học hoặc sau Đại học chuyên ngành kinh doanh, tài chính, tiếp thị hoặc một số lĩnh vực có liên quan.
• Chuyên môn sâu rộng về hoạch định kế hoạch, phân tích kế hoạch, sắp xếp kế hoạch, chiến lược kinh doanh.
• Ngoại ngữ tốt là một điểm cộng rất lớn cho ứng viên vị trí này. 

Kinh nghiệm

Bạn cần có ít nhất 5 năm kinh nghiệm ở vị trí hoạch định chiến lược hoặc phân tích kinh doanh.

Kỹ năng

• Kỹ năng lãnh đạo, làm việc nhóm cũng như làm việc độc lập.
• Kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề tốt để điều phối công việc nhóm, khách hàng
• Kỹ năng phân tích vấn đề và đưa ra quyết định đúng đắn.
• Có khả năng thu thập, phân tích, đánh giá và tổng hợp thông tin
• Có khả năng truyền đạt thông tin về số liệu một cách dễ hiểu.

Một số yêu cầu khác

Bạn cần chuẩn bị tinh thần để có thể làm việc ngoài giờ khi có công việc phát sinh hoặc đi công tác xa. Vị trí này cũng yêu cầu sức khỏe tốt, chịu được áp lực và cường độ công việc cao. Bên cạnh đó, một số nhà tuyển dụng cũng quan tâm đến tính cách của ứng viên. Một người quyết đoán, tích cực, hợp tác tốt, chuyên nghiệp sẽ có lợi thế rất lớn so với các ứng viên khác. Ôn hòa, điềm đạm; trung thực (đây là đức tính rất quan trọng ở bất cứ môi trường và công việc, đặc biệt đối với việc hoạch định kế hoạch sản xuất, thời gian, tiến độ… để không ảnh hưởng đến các bộ phận khác trong công ty và đối tác), nhạy bén và quyết đoán để giải quyết vấn đề hoặc những sự cố chậm trễ trong công việc; sáng tạo (giúp nhân viên nâng cao hiệu quả làm việc).

Học gì để ra làm trưởng phòng kế hoạch 

Để trở thành trưởng phòng kế hoạch, yêu cầu bạn phải có bằng cấp phù hợp, và tốt nhất là tốt nghiệp ngành Kinh tế, Đối ngoại, Marketing. Tuy nhiên, hiện nay các công ty, doanh nghiệp cũng có thể chấp nhận trưởng phòng kế hoạch có bằng cao đẳng trở lên, miễn là chuyên ngành liên quan đến Kinh tế, Đối ngoại, Marketing.

Chương trình đào tạo của các trường đại học và cao đẳng trong ngành  Kinh tế, Đối ngoại, Marketing cung cấp cho bạn kiến thức đầy đủ về chuyên môn, quy trình nghiệp vụ tiêu chuẩn, cũng như cơ hội thực hành và rèn luyện kỹ năng. Điểm đầu vào cho các ngành này thường khá cao, đòi hỏi khả năng tư duy nhanh và ghi nhớ.

Ngoài ra, mỗi công ty, doanh nghiệp cũng có chương trình tuyển dụng và thi riêng để trở thành trưởng phòng kế hoạch. Bạn có thể tìm hiểu trên các diễn đàn hoặc nguồn thông tin khác để lắng nghe kinh nghiệm và chuẩn bị tốt hơn cho quá trình xin việc của mình.

Các trường đào tạo ngành Kinh tế, Marketing tốt nhất Việt Nam hiện nay?

Một số ngôi trường Đại học hàng đầu về đào tạo ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh trên cả nước là:

• Đại học Ngoại thương Hà Nội.
• Đại học Ngoại thương cơ sở 2.
• Học viện Ngân hàng
• Đại học Thương Mại.
• Đại học Kinh tế Quốc Dân.
• Đại học Kinh tế TP.HCM
• Đại học Quốc tế (ĐH Quốc gia TP.HCM).
• Đại học RMIT.
• Đại học Hoa Sen.
• Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng.
• Đại học Kinh tế (ĐH Quốc gia Hà Nội).
• Đại học Huế
• Đại học Cần Thơ

Mỗi trường đại học, cao đẳng sẽ có những chương trình đào tạo khác nhau, tùy vào định hướng nghề nghiệp, việc làm sau này mà bạn sẽ lựa chọn cho mình chuyên ngành phù hợp nhất. Tất nhiên, nếu muốn tìm việc làm trưởng phòng kế hoạch thì bạn nên ưu tiên chọn chuyên ngành Kinh tế, Đối ngoại, Marketing.

Cơ hội nghề nghiệp cho trưởng phòng kế hoạch

Hiện nay, trưởng phòng kế hoạch ngày càng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực kinh tế, dẫn đến nhu cầu tuyển dụng trưởng phòng kế hoạch để hỗ trợ quá trình làm việc tại công ty, doanh nghiệp ngày càng tăng cao. Để tìm được địa điểm làm việc với mức lương cao, trưởng phòng kế hoạch có thể lựa chọn các thành phố lớn như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và một số tỉnh lẻ.

Hướng dẫn để trở thành trưởng phòng kế hoạch

Nếu bạn có đam mê về quản lý, kinh doanh, hãy tham khảo hướng dẫn dưới đây về cách trở thành trưởng phòng kế hoạch:

• Học hỏi qua các kiến thức tại nhà trường và nơi làm việc
• Bổ sung các chứng chỉ hành nghề… Để nâng cao trình độ của bản thân
• Học thêm các kỹ năng về tin học, tiếng Anh cũng là một lợi thế để hỗ trợ quá trình làm việc
• Tham gia các khóa học về kỹ năng chuyên môn 
• Rèn luyện tính kiên nhẫn với học sinh và tỉ mỉ chăm sóc 

Trưởng phòng kế hoạch là một nghề cần sự kiên trì, nhẫn nại và chịu được áp lực cao. Vì vậy, để theo đuổi đam mê của mình, bạn cần nỗ lực học tập, trau dồi kiến thức liên tục để áp dụng vào công việc của mình. Mọi sự nỗ lực đều được ghi nhận bằng những thành tích thực tế của bạn.