Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên hỗ trợ dự án

Ngành Nhân viên hỗ trợ dự án là một trong những ngành nghề được nhiều người quan tâm. Đây là một nghề nghiệp thú vị với mức thu nhập hấp dẫn, mang lại nhiều trải nghiệm thực tế, song cũng không ít áp lực. Dưới đây là những câu hỏi phỏng vấn Nhân viên hỗ trợ dự án  thường gặp.

Các câu hỏi phỏng vấn chung chung cho vị trí Nhân viên hỗ trợ dự án  

Theo bạn, Nhân viên hỗ trợ dự án là gì ?

Nhân viên hỗ trợ dự án là một người hỗ trợ trực tiếp Project Manager để quản lý các công việc bao gồm các tác vụ điều hành, quản lý hồ sơ hành chính, giám sát và báo cáo tiến độ với cấp trên,… Trợ lý dự án chịu trách nhiệm kiểm soát thời gian hoàn thành và phạm vi thực hiện các dự án dưới sự giám sát trực tiếp của manager. Họ đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời gian quy định và đạt chất lượng tốt bất kể rủi ro xảy ra. Project Assistant cũng có thể tham mưu, cố vấn cho các dự án trong việc lên chiến lược hoạch định.

Vì sao bạn muốn trở thành Nhân viên hỗ trợ dự án ?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Mục tiêu của tôi là phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực Quản trị kinh doanh. Tôi đã nhận thấy rằng vị trí Nhân viên hỗ trợ dự án  là một cơ hội tuyệt vời để học hỏi và phát triển kỹ năng của mình. Tôi tin rằng tại vị trí này, tôi sẽ có cơ hội trải nghiệm nhiều điều mới nâng cao giá trị bản thân và cộng đồng. Tôi đam mê và muốn thử thách bản thân trong môi trường phát triển năng động như vậy, và tôi tin rằng trung tâm của bạn sẽ là nơi thúc đẩy sự phát triển và thành công cá nhân của tôi.”

Nhân viên hỗ trợ dự án làm công việc gì?

Để trở thành một Nhân viên hỗ trợ dự án giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: 

“Với trọng trách đảm nhận việc tăng thu nhập và lợi nhuận chính của công ty. Một Nhân viên hỗ trợ dự án sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.”

Cụ thể Nhân viên hỗ trợ dự án làm các công việc sau đây:

- Soạn thư và gửi chúng đến các cơ quan thích hợp sau đó nhận thư đến.

- Xây dựng các chiến lược cụ thể nhằm thực hiện các dự dự án một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

- Giữ gìn và duy trì mối quan hệ với các bên liên quan tiềm năng có thể quan tâm đến việc đầu tư vào các dự án.

- Kiểm soát các công việc được giao cho thành viên dự án theo hướng dẫn của Manager.

- Giám sát nhân viên dự án và đảm bảo rằng họ tuân thủ yêu cầu và hướng dẫn của dự án.

- Lưu trữ tất cả hồ sơ, thông tin liên quan đến dự án để làm tài liệu báo cáo với ban lãnh đạo.

- Soạn thảo, đề xuất các ý tưởng về dự án và thuyết phục ban lãnh đạo với bằng chứng đáng tin cậy.

- Là cầu nối giữa giám đốc và những người lao động khác để ngăn chặn sự kích động có thể cản trở tiến trình thực hiện dự án.

- Dự trù ngân sách dự án hàng tháng và đảm bảo rằng ngân sách đáp ứng tất cả các công việc cần thiết.

Bộ câu hỏi phỏng vấn về thông tin cá nhân

Bạn hãy giới thiệu sơ lược về bản thân?

Giới thiệu thông tin cơ bản của bản thân là một trong những câu hỏi mở đầu của buổi phỏng vấn. Qua đây, nhà tuyển dụng vừa biết được thông tin về bạn cũng như dễ trò chuyện trong những câu hỏi tiếp theo. Bạn hãy trả lời với sự tự tin, lời nói rõ ràng để lấy được thiện cảm từ cái nhìn đầu tiên.

Bạn hãy nói sơ lược về thông tin cá nhân như tên, tuổi để xưng hô cho thuận tiện. Tiếp theo bạn nên giới thiệu thông tin về bằng cấp, trường học hay các khóa đào tạo mình đã học. Bạn hãy chú trọng nói những kỹ năng mà bạn có đối với một Nhân viên hỗ trợ dự án.

Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn rằng bạn thật sự tự tin về những ưu điểm của mình hiện có. Vì vậy bạn hãy trả lời rõ ràng, dõng dạc nhưng cũng đừng nhắc lại tất cả những điều đã ghi trong CV. Bạn có thể kể thêm các điểm mạnh của mình hay đặt chúng vào tình huống cụ thể nhằm minh họa rõ ràng ưu điểm đó. Nhà tuyển dụng sẽ có cái nhìn sâu hơn về những lợi thế của bạn đấy.

Câu hỏi phỏng vấn Nhân viên hỗ trợ dự án về chuyên môn

Đây là phần quan trọng giúp các nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực, trình độ và mức hiểu biết của bạn đối với ngành Nhân viên hỗ trợ như thế nào; đồng thời, cũng quyết định bạn có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không. Dưới đây là những kinh nghiệm cụ thể mà bạn có thể tham khảo trước khi đi phỏng vấn:

Các kinh nghiệm quản lý dự án có hiệu quả là gì?

Giữ sự trao đổi thông suốt giữa các bên liên quan đến dự án

Các bên liên quan ở đây không chỉ bao gồm khách hàng, các nhà đầu tư mà còn cả các thành viên trực thuộc dự án. Việc duy trì sự trao đổi với khách hàng cùng các nhà đầu tư sẽ giúp nhà quản lý xác định rõ yêu cầu, mục tiêu của dự án. Duy trì sự trao đổi giữa các thành viên sẽ giúp công việc được cập nhật một cách liên tục, chủ động, tránh lãng phí thời gian vào những đầu việc không cần thiết. Nếu vận dụng tốt kinh nghiệm quản lý dự án trên, mục tiêu của bạn coi như đã thành công một nửa.

Xác định rõ vai trò của các thành viên trong dự án

Đừng bao giờ để xảy ra tình trạng “cha chung không ai khóc” khi quản lý dự án. Mọi công việc cần thiết phải được phân công một cách rõ ràng, có người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm một cách rõ ràng. Kinh nghiệm quản lý dự án này sẽ làm gia tăng tính “trong sáng” bên trong tổ chức, đồng thời tạo lập cho các thành viên một đức tính chủ động, cố gắng, dám làm dám chịu.

Luôn chuẩn bị các phương án dự phòng rủi ro

Theo một cuộc khảo sát của PWC, trong số những dự án đạt hiệu quả cao, có tới 83% dự án mà ở đó nhà quản lý luôn chuẩn bị các phương án dự phòng cho các tình huống xấu nhất có thể xảy ra.

Khi một dự án mới được triển khai, sẽ luôn có những rủi ro nhất định xảy ra mà bạn khó có thể lường trước được. Chính vì vậy, chuẩn bị nhiều phương án dự trù rủi ro hay quyết liệt hơn là sắp xếp một đội chuyên xử lý khủng hoảng, đây sẽ là một động thái khôn ngoan đối với một nhà quản lý dự án.

Xây dựng một bản kế hoạch làm việc rõ ràng

Xây dựng được một bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ chính là chìa khóa để dự án của bạn có thể đi đúng tiến độ và đạt được mục tiêu như kỳ vọng. Với một bản kế hoạch rõ ràng trong tay, cả nhóm dự án sẽ biết cần phải làm những gì, cần ưu tiên công việc gì trước trong thời điểm hiện tại. Công việc quản lý của bạn có dễ dàng hay không phụ thuộc rất nhiều ở bản kế này.

Luôn tài liệu hóa những thứ quan trọng

Trong một số quy trình làm việc nhất định, việc tạo ra và cập nhật các loại tài liệu là yêu cầu bắt buộc: nhóm phát triển sản phẩm và dịch vụ không thể tiến hành công việc nếu thiếu tài liệu về yêu cầu của dự án, nhóm marketing thì lại yêu cầu tài liệu về thị trường để đưa ra những chiến lược quảng bá phù hợp; nhóm kinh doanh mong muốn có một bộ tài liệu mô tả đầy đủ về sản phẩm và dịch vụ để có thể giới thiệu cho khách hàng. Còn vô vàn các loại tài liệu khác có thể phát sinh xuyên suốt quy trình triển khai dự án. Chính vì vậy việc tài liệu hóa những thứ quan trọng sẽ vừa đảm bảo cho việc luân chuyển thông tin giữa các nhóm dự án với nhau, vừa là cơ sở để nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định lớn liên quan đến dự án.

Tuy nhiên, hãy hạn chế việc tài liệu hóa những thứ mang tính thủ tục không cần thiết bởi đó chính là tội phạm tiêu tốn thời gian khổng lồ của doanh nghiệp. Xét trên kinh nghiệm quản lý dự án lâu năm, bạn sẽ có cơ sở để khẳng định rằng: Xét cho cùng khách hàng cũng chỉ quan tâm đến việc kết quả đầu ra có tốt hay không mà thôi.

Duy trì các cuộc họp định kỳ

Những buổi họp này có ý nghĩa vô cùng thiết thực đối với cả khách hàng và nhóm dự án. Về phía khách hàng, họ sẽ có dịp để lắng nghe báo cáo về tiến độ dự án, bổ sung thêm những yêu cầu hoặc thay đổi mới. Về phía nhóm dự án, họ sẽ có dịp để đánh giá lại toàn công việc đang thực hiện, về những gì đã làm được trong thời gian trước và những gì cần triển tiếp tục triển khai trong thời gian tới. Dự án sẽ được phân chia thành những mốc thời gian cụ thể, giúp nhà quản lý có điều tiết công việc một cách dễ dàng hơn.

Ứng dụng công cụ hỗ trợ quản lý dự án

Trong số những doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, có tới 87% doanh nghiệp ứng dụng một phần mềm quản lý dự án. Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án Faceworks là một trong những kinh nghiệm quản lý dự án khá thiết thực, phản ánh đúng nhu cầu của thực tiễn. Trong suốt một khoảng thời gian dài, các công cụ quản lý truyền thống như excel và email đã chứng tỏ được sức mạnh của nó, giúp cho việc quản lý tiến độ và thông tin trở nên dễ dàng hơn. Thế nhưng dưới sự ảnh hưởng của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, các công cụ này ngày càng bộc lộ rõ nhiều yếu điểm và hạn chế. Chính vì vậy, xu hướng mới của ngành quản trị hiện nay là ứng dụng một nền tảng E-management hiện đại và tân tiến, giúp giải quyết hầu hết các bài toán quản lý của doanh nghiệp khi các công cụ truyền thống không còn khả năng đáp ứng.

Mạnh dạn nói có với sự thay đổi và cải tiến

Tính chất của dự án là liên tục thay đổi. Nếu nhà quản lý vấn cứ bám víu lấy những thói quen cũ, quan niệm cũ, cách làm cũ thì dự án chắc chắn sẽ chẳng thể nào thành công được, hoặc sẽ không thể đạt được kết quả như kì vọng. Chính vì vậy đứng ở vai trò của người lãnh đạo, bạn cần thiết phải trở nên nhạy bén với những cách thức mới, phương pháp mới, nhận thêm những yêu cầu mới (trong khả năng của nhóm dự án), linh hoạt điều chỉnh kế hoạch hành động, liên tục đưa ra những sự cải tiến để làm sao đạt được kết quả tốt nhất.

Quy trình quản lý dự án theo ISO đó là gì?

Quy trình quản lý dự án theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 21500:2012 được xây dựng và phát triển bởi Viện Quản lý dự án, và được chia thành 5 giai đoạn cơ bản, bao gồm:

Giai đoạn 1: Khởi động dự án (Initiating)

Giai đoạn đầu tiên của quy trình quản lý dự án bao gồm xác định nhu cầu của dự án, việc xác định các bên liên quan và các mục tiêu cụ thể của dự án. Các hoạt động trong giai đoạn này bao gồm:

- Thực hiện nghiên cứu thị trường và đánh giá khả năng thực hiện của dự án.

- Xây dựng tài liệu khởi động dự án (Project Charter) để xác định mục tiêu dự án và phân phối thông tin với các bên liên quan.

- Xác định các bên liên quan (Stakeholder) của dự án và thiết lập các kế hoạch liên quan.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án (Planning)

Lập kế hoạch dự án là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định. Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, nhà quản trị cần thực hiện những nội dung chính sau:

- Xác định mục tiêu của dự án: Mục tiêu chung của dự án là các kết quả mang tính phát triển về thể chất, tài chính, thể chế, xã hội, môi trường hoặc các kết quả phát triển khác mà dự án được kỳ vọng sẽ đạt được..

- Phân tích rủi ro: Phân tích rủi ro sẽ giúp xác định những rủi ro kịp thời và có hành động để quản lý hoặc giảm thiểu rủi ro khi có thể. Nếu rủi ro nằm ở mức từ trung bình đến thấp, cần chuẩn bị 1 chiến lược quản lý rủi ro cho hoạt động/kết quả. Nếu mức độ rủi ro cao, nên thay đổi cấu trúc dự án để các tránh nguy cơ này.

- Các hoạt động của dự án: Hoạt động hoặc công việc được thực hiện mà thông qua đó, các đầu vào như ngân sách, nguồn nhân lực và các loại tài nguyên khác được huy động để đạt được kết quả của dự án. Dựa vào mục tiêu và kết quả mà dự kiến, nhà quản trị sẽ tiến hành thiết lập các hoạt động của dự án.

- Ngân sách thực hiện dự án: Khi chuẩn bị ngân sách dự án, phải thiết lập đúng chi tiết tính toán, đảm bảo rằng các con số của dự án là đáng tin cậy và thực tế.

- Cách đo lường kết quả dự án: Kết quả của dự án không chỉ được đo lường bằng việc đã thực hiện được tất cả các công việc đề ra và đạt được mục tiêu mà còn liên quan đến cách dự án sử dụng chi phí và tiến độ. Có thể hình dung việc đo lường này là việc đo 3 cạnh của một tam giác, trong đó các cạnh lần lượt là chất lượng công việc, thời gian hoàn thành và sử dụng đúng ngân sách đề ra.

Giai đoạn 3: Thực hiện dự án (Executing)

Giai đoạn Thực hiện dự án là giai đoạn quan trọng nhất của quy trình quản lý dự án, bởi vì các hoạt động thực hiện ở giai đoạn này ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của dự án. Do đó, công tác quản lý dự án cần được thực hiện một cách chặt chẽ và đảm bảo sự hợp tác giữa các bên liên quan để đạt được mục tiêu của dự án.

Các hoạt động trong giai đoạn này bao gồm:

- Tiến hành triển khai các hoạt động của dự án theo kế hoạch: Các hoạt động này có thể bao gồm sản xuất sản phẩm, phát triển phần mềm, xây dựng cơ sở hạ tầng, cung cấp dịch vụ và thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến dự án.

Theo dõi và giám sát tình hình thực hiện các hoạt động của dự án: Cần đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này đạt tiêu chuẩn về hiệu suất, đúng tiến độ và trong phạm vi nguồn lực được cung cấp.

- Quản lý sự thay đổi: Đưa ra các dự báo về thời gian và chi phí thực hiện dự án.

Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling)

Khi dự án đi vào giai đoạn triển khai, việc giám sát và và kiểm soát dự án cần phải được thực thi ngay để các nhà quản trị kịp thời đánh giá và điều chỉnh các hoạt động của dự án, đảm bảo rằng dự án đã và đang đi theo đúng mục tiêu đã đề ra. Trong quá trình giám sát và kiểm soát, cần chú ý đến những khía cạnh sau:

- Giám sát tiến độ dự án: Cần liên tục giám sát tiến độ của dự án để đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện đúng theo kế hoạch và đúng thời hạn. Để quản lý tiến độ dự án, nhà quản trị cần sử dụng các công cụ quản lý dự án như biểu đồ Gantt, lịch trình công việc và các báo cáo tiến độ.

- Kiểm soát chất lượng: Các hoạt động kiểm soát chất lượng có thể bao gồm kiểm tra chất lượng sản phẩm, đảm bảo tính thống nhất giữa các sản phẩm và đảm bảo rằng các yêu cầu chất lượng đã đề ra được đáp ứng.

- Kiểm soát chi phí: Chi phí dự án cần phải được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách cho phép. Các hoạt động kiểm soát chi phí có thể bao gồm giám sát các chi phí dự án, đối chiếu với kế hoạch chi phí và điều chỉnh kế hoạch chi phí nếu cần thiết.

- Quản lý sự thay đổi: Trong quá trình triển khai dự án sẽ có rất nhiều trường hợp phải thay đổi so với dự tính ban đầu. Khi đó nhà quản trị cần quản lý các thay đổi này để đảm bảo rằng chúng không ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng và kinh phí của dự án. Các hoạt động quản lý thay đổi có thể bao gồm xác định, đánh giá và phê duyệt các yêu cầu thay đổi và đưa ra các biện pháp để đảm bảo rằng các yêu cầu thay đổi được thực hiện một cách hiệu quả.

Giai đoạn 5: Hoàn thành dự án (Closing)

Giai đoạn Hoàn thành dự án (Closing) là giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý dự án. Giai đoạn này bao gồm việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của dự án, kiểm tra và báo cáo kết quả, phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ, đánh giá kết quả và rút ra kinh nghiệm.

Các hoạt động cần được tiến hành bao gồm:

- Bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng: Trước khi bàn giao, trưởng dự án cần xác nhận rằng tất cả các yêu cầu và mục tiêu của dự án đã được hoàn thành, đồng thời phải đảm bảo rằng tất cả các phát sinh và thay đổi đã được xử lý và tài liệu dự án đã được lưu trữ đầy đủ.

- Chuyển giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng: Những tài liệu này có thể bao gồm báo cáo hiệu suất, tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm hoặc các tài liệu kỹ thuật khác.

- Tổng kết đánh giá dự án và rút kinh nghiệm: Đánh giá này cần bao gồm mức độ hoàn thành, chất lượng sản phẩm, thời gian và chi phí dự án. Nhà quản trị cần đánh giá xem liệu các mục tiêu đã được đạt được hay chưa, cũng như các yếu tố nào đã ảnh hưởng đến hiệu suất dự án.

Kinh nghiệm “đậu” phỏng vấn vị trí Nhân viên hỗ trợ dự án  

Với những gói công việc cũng như những kỹ năng cần thiết của một Nhân viên hỗ trợ dự án  như trên, vậy ai sẽ thật sự phù hợp với công việc này? 

Có thể nói, Nhân viên hỗ trợ dự án  có yêu cầu cao về bằng cấp và đào tạo đúng chuyên ngành. Tuy thế, họ vẫn cần phải sở hữu những tố chất dưới đây để dễ dàng thực hiện công việc này, đó là:

- Năng động, sáng tạo.

- Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc ổn thỏa.

- Sức khỏe ổn định.

- Người thích giao tiếp, làm việc với con người.

- Cẩn trọng, chi tiết; song cũng cần cái nhìn bao quát.

- Là người nhạy cảm trước những rủi ro tiềm tàng.

Để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và nắm chắc phần thành công, bạn cần chú trọng thêm các yếu tố:

Về trang phục

Khi đi phỏng vấn, bạn nên lựa chọn những loại trang phục lịch sự, nhã nhặn phù hợp với môi trường để dễ dàng tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn:

- Nữ: Mặc quần âu hoặc chân váy dài tối màu, phối cùng áo sơ mi các màu nhã nhặn, hạn chế các màu quá sặc sỡ, nổi bật. 

- Nam: Đối với nam ứng viên, bạn có thể lựa chọn mặc quần âu tối màu phối với áo sơ mi màu trung tính. Bên cạnh đó, ứng viên có thể lựa chọn đi giày da để tạo sự chuyên nghiệp, lịch sự và tóc nên được tạo kiểu gọn gàng.

Kinh nghiệm về tác phong

Nên đến sớm 10 - 15 phút, để tránh trường hợp xảy ra các sự cố trên đường hay sự cố về trang phục. Những nhà tuyển dụng cũng thích những người đến sớm và có chuẩn bị tốt.

Tác phong chuyên nghiệp, giữ bản thân ở trạng thái bình tĩnh, lắng nghe câu hỏi phỏng vấn và lời lưu loát, rõ ràng. Hạn chế nói lắp, trả lời không rõ ràng, thiếu logic, mạch lạc

Định hình rõ câu hỏi và vấn đề

Trong buổi phỏng vấn Nhân viên hỗ trợ dự án  sẽ có rất nhiều câu hỏi được đưa ra. Do vậy để tránh tình trạng trả lời sai/nhầm nội dung câu hỏi, trả lời ấp úng, ngắt quãng,... bạn nên chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp phải và đưa ra câu trả lời cho chúng.

Để tự tin hơn trong buổi phỏng vấn, bạn có thể liệt kê các câu hỏi và câu trả lời, sau đó học thuộc. Đồng thời, luôn giữ tâm thế bình tĩnh, phong thái tự tin, sẵn sàng đón nhận bất cứ câu hỏi phỏng vấn “khó nhằn” nào.

Được mệnh ra là một nghề “siêu hot” và cớ mức lương “khủng”, nhưng thực sự, nghề Nhân viên hỗ trợ dự án  như thế nào, có "hào nhoáng" như vẻ bề ngoài hay không?