Công việc của Nhân viên hỗ trợ dự án là gì?

Nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu về sở thích, năng lực cá nhân của bạn. Qua đó, họ có thể thấy bạn thực sự đam mê công việc này hay không. Bởi vì nếu bạn có tố chất phù hợp với nghề thì công việc sẽ thuận lợi hơn và gắn bó với công ty lâu hơn. 

Sự đam mê của bạn về công việc ứng tuyển sẽ được thể hiện thông qua đây

Tham khảo cách trả lời dành cho bạn: “Mục tiêu của tôi là phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực Quản trị kinh doanh. Tôi đã nhận thấy rằng vị trí Nhân viên hỗ trợ dự án  là một cơ hội tuyệt vời để học hỏi và phát triển kỹ năng của mình. Tôi tin rằng tại vị trí này, tôi sẽ có cơ hội trải nghiệm nhiều điều mới nâng cao giá trị bản thân và cộng đồng. Tôi đam mê và muốn thử thách bản thân trong môi trường phát triển năng động như vậy, và tôi tin rằng trung tâm của bạn sẽ là nơi thúc đẩy sự phát triển và thành công cá nhân của tôi.”

Để trở thành một Nhân viên hỗ trợ dự án giỏi, bạn phải biết công việc này cần phải làm gì mỗi ngày. Câu hỏi trên giúp nhà tuyển dụng kiểm tra xem liệu bạn đã tìm hiểu kỹ về ngành nghề này hay chưa. 

Hãy trả lời một cách ngắn gọn và súc tích, ví dụ như: 

“Với trọng trách đảm nhận việc tăng thu nhập và lợi nhuận chính của công ty. Một Nhân viên hỗ trợ dự án sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây.”

Cụ thể Nhân viên hỗ trợ dự án làm các công việc sau đây:

- Soạn thư và gửi chúng đến các cơ quan thích hợp sau đó nhận thư đến.

- Xây dựng các chiến lược cụ thể nhằm thực hiện các dự dự án một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

- Giữ gìn và duy trì mối quan hệ với các bên liên quan tiềm năng có thể quan tâm đến việc đầu tư vào các dự án.

- Kiểm soát các công việc được giao cho thành viên dự án theo hướng dẫn của Manager.

- Giám sát nhân viên dự án và đảm bảo rằng họ tuân thủ yêu cầu và hướng dẫn của dự án.

- Lưu trữ tất cả hồ sơ, thông tin liên quan đến dự án để làm tài liệu báo cáo với ban lãnh đạo.

- Soạn thảo, đề xuất các ý tưởng về dự án và thuyết phục ban lãnh đạo với bằng chứng đáng tin cậy.

- Là cầu nối giữa giám đốc và những người lao động khác để ngăn chặn sự kích động có thể cản trở tiến trình thực hiện dự án.

- Dự trù ngân sách dự án hàng tháng và đảm bảo rằng ngân sách đáp ứng tất cả các công việc cần thiết.

Giữ sự trao đổi thông suốt giữa các bên liên quan đến dự án

Các bên liên quan ở đây không chỉ bao gồm khách hàng, các nhà đầu tư mà còn cả các thành viên trực thuộc dự án. Việc duy trì sự trao đổi với khách hàng cùng các nhà đầu tư sẽ giúp nhà quản lý xác định rõ yêu cầu, mục tiêu của dự án. Duy trì sự trao đổi giữa các thành viên sẽ giúp công việc được cập nhật một cách liên tục, chủ động, tránh lãng phí thời gian vào những đầu việc không cần thiết. Nếu vận dụng tốt kinh nghiệm quản lý dự án trên, mục tiêu của bạn coi như đã thành công một nửa.

Xác định rõ vai trò của các thành viên trong dự án

Đừng bao giờ để xảy ra tình trạng “cha chung không ai khóc” khi quản lý dự án. Mọi công việc cần thiết phải được phân công một cách rõ ràng, có người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm một cách rõ ràng. Kinh nghiệm quản lý dự án này sẽ làm gia tăng tính “trong sáng” bên trong tổ chức, đồng thời tạo lập cho các thành viên một đức tính chủ động, cố gắng, dám làm dám chịu.

Luôn chuẩn bị các phương án dự phòng rủi ro

Theo một cuộc khảo sát của PWC, trong số những dự án đạt hiệu quả cao, có tới 83% dự án mà ở đó nhà quản lý luôn chuẩn bị các phương án dự phòng cho các tình huống xấu nhất có thể xảy ra.

Khi một dự án mới được triển khai, sẽ luôn có những rủi ro nhất định xảy ra mà bạn khó có thể lường trước được. Chính vì vậy, chuẩn bị nhiều phương án dự trù rủi ro hay quyết liệt hơn là sắp xếp một đội chuyên xử lý khủng hoảng, đây sẽ là một động thái khôn ngoan đối với một nhà quản lý dự án.

Xây dựng một bản kế hoạch làm việc rõ ràng

Xây dựng được một bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ chính là chìa khóa để dự án của bạn có thể đi đúng tiến độ và đạt được mục tiêu như kỳ vọng. Với một bản kế hoạch rõ ràng trong tay, cả nhóm dự án sẽ biết cần phải làm những gì, cần ưu tiên công việc gì trước trong thời điểm hiện tại. Công việc quản lý của bạn có dễ dàng hay không phụ thuộc rất nhiều ở bản kế này.

Luôn tài liệu hóa những thứ quan trọng

Trong một số quy trình làm việc nhất định, việc tạo ra và cập nhật các loại tài liệu là yêu cầu bắt buộc: nhóm phát triển sản phẩm và dịch vụ không thể tiến hành công việc nếu thiếu tài liệu về yêu cầu của dự án, nhóm marketing thì lại yêu cầu tài liệu về thị trường để đưa ra những chiến lược quảng bá phù hợp; nhóm kinh doanh mong muốn có một bộ tài liệu mô tả đầy đủ về sản phẩm và dịch vụ để có thể giới thiệu cho khách hàng. Còn vô vàn các loại tài liệu khác có thể phát sinh xuyên suốt quy trình triển khai dự án. Chính vì vậy việc tài liệu hóa những thứ quan trọng sẽ vừa đảm bảo cho việc luân chuyển thông tin giữa các nhóm dự án với nhau, vừa là cơ sở để nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định lớn liên quan đến dự án.

Tuy nhiên, hãy hạn chế việc tài liệu hóa những thứ mang tính thủ tục không cần thiết bởi đó chính là tội phạm tiêu tốn thời gian khổng lồ của doanh nghiệp. Xét trên kinh nghiệm quản lý dự án lâu năm, bạn sẽ có cơ sở để khẳng định rằng: Xét cho cùng khách hàng cũng chỉ quan tâm đến việc kết quả đầu ra có tốt hay không mà thôi.

Duy trì các cuộc họp định kỳ

Những buổi họp này có ý nghĩa vô cùng thiết thực đối với cả khách hàng và nhóm dự án. Về phía khách hàng, họ sẽ có dịp để lắng nghe báo cáo về tiến độ dự án, bổ sung thêm những yêu cầu hoặc thay đổi mới. Về phía nhóm dự án, họ sẽ có dịp để đánh giá lại toàn công việc đang thực hiện, về những gì đã làm được trong thời gian trước và những gì cần triển tiếp tục triển khai trong thời gian tới. Dự án sẽ được phân chia thành những mốc thời gian cụ thể, giúp nhà quản lý có điều tiết công việc một cách dễ dàng hơn.

Ứng dụng công cụ hỗ trợ quản lý dự án

Trong số những doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, có tới 87% doanh nghiệp ứng dụng một phần mềm quản lý dự án. Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án Faceworks là một trong những kinh nghiệm quản lý dự án khá thiết thực, phản ánh đúng nhu cầu của thực tiễn. Trong suốt một khoảng thời gian dài, các công cụ quản lý truyền thống như excel và email đã chứng tỏ được sức mạnh của nó, giúp cho việc quản lý tiến độ và thông tin trở nên dễ dàng hơn. Thế nhưng dưới sự ảnh hưởng của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, các công cụ này ngày càng bộc lộ rõ nhiều yếu điểm và hạn chế. Chính vì vậy, xu hướng mới của ngành quản trị hiện nay là ứng dụng một nền tảng E-management hiện đại và tân tiến, giúp giải quyết hầu hết các bài toán quản lý của doanh nghiệp khi các công cụ truyền thống không còn khả năng đáp ứng.

Mạnh dạn nói có với sự thay đổi và cải tiến

Tính chất của dự án là liên tục thay đổi. Nếu nhà quản lý vấn cứ bám víu lấy những thói quen cũ, quan niệm cũ, cách làm cũ thì dự án chắc chắn sẽ chẳng thể nào thành công được, hoặc sẽ không thể đạt được kết quả như kì vọng. Chính vì vậy đứng ở vai trò của người lãnh đạo, bạn cần thiết phải trở nên nhạy bén với những cách thức mới, phương pháp mới, nhận thêm những yêu cầu mới (trong khả năng của nhóm dự án), linh hoạt điều chỉnh kế hoạch hành động, liên tục đưa ra những sự cải tiến để làm sao đạt được kết quả tốt nhất.

Có, tôi đã có kinh nghiệm làm việc trong môi trường dự án phức tạp. Tôi đã tham gia vào các dự án có nhiều pha và các bên liên quan đa dạng. Tôi đã hỗ trợ trong việc quản lý các rủi ro, xử lý các vấn đề phát sinh, và tạo và duy trì môi trường làm việc hiệu quả để đạt được mục tiêu dự án.