Câu hỏi phỏng vấn Quản lý dự án

• Công việc chính của một Project Manager: đề xuất ý tưởng, lập kế hoạch, phân công thành viên, đánh giá chất lượng và quản lý tiến độ công việc, nắm bắt và xử lý kịp thời vấn đề phát sinh bất ngờ, trao đổi với khách hàng, kết hợp cùng các bộ phận khác để hoàn thành công việc,… 
• Yếu tố cần có đối với Project Manager: kiến thức chuyên môn, quản trị, tầm nhìn chiến lược, kỹ năng giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau, khả năng lãnh đạo,…

Một số thách thức đối với vị trí Project Manager mà ứng viên có thể đưa ra là:

• Thuyết phục khách hàng
• Giải quyết tranh chấp trong tập thể
• Thống nhất ý kiến chung,…

Thông qua cách xác định khó khăn và đề xuất phương án giải quyết trên, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể đánh giá được năng lực tư duy, tiếp cận vấn đề của bạn. 

Câu hỏi số hai phỏng vấn Project Manager liên quan tới kinh nghiệm sử dụng tools quản lý dự án. Đối với các vị trí khác trong team như lập trình viên, QC/QA. Việc sử dụng tools nào đôi khi không quá quan trọng.

Tuy nhiên, đối với vị trí Quản lý dự án, kinh nghiệm sử dụng tools để quản trị dự án là thông tin quan trọng đối với nhà tuyển dụng. Việc sử dụng thành thạo các công cụ quản lý dự án phần mềm là một điểm cộng lớn.

Project Manager hay còn được viết tắt là PM là người được doanh nghiệp giao nhiệm vụ quản lý một dự án. Họ sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch, triển khai thực hiện và chịu trách nhiệm toàn bộ mọi vấn đề về dự án đó.

Bên cạnh đó, Project Manager cũng là người giữ vai trò gắn kết các thành viên trong team dự án, sắp xếp công việc phù hợp cho từng thành viên, hỗ trợ họ hoàn thành nhiệm vụ được giao và lập báo cáo cập nhật tiến trình thực hiện dự án cho cấp trên.

Đây là một câu hỏi khá rộng. Vì một Project Manager sẽ cần sở hữu rất nhiều kỹ năng khác nhau để đạt được thành công.

Thực ra khi hỏi câu này nhà tuyển dụng đang muốn tìm hiểu xem đâu là kỹ năng xuất sắc nhất của bạn. Do đó, bạn nên chọn ra một kỹ năng mà bạn tin rằng nó quan trọng nhất. Sau đó hãy nói về cách bạn vận dụng kỹ năng đó ra sao và hiệu quả bạn thu được từ kỹ năng đó trong các vai trò trước đây.

Đây là câu hỏi giúp nhà tuyển dụng tìm hiểu khả năng tổ chức công việc của bạn. Họ muốn biết bạn sẽ xác định các nhiệm vụ công việc cho bản thân và cho team dự án như thế nào. 

Nếu trình bày đầy đủ một kế hoạch thực hiện dự án sẽ khá dài. Vì vậy bạn chỉ nên mô tả một cách tổng quan và ngắn gọn là được.

Trước khi trả lời, bạn có thể hỏi thêm người phỏng vấn xem họ muốn bạn trả lời chi tiết hay chỉ muốn bạn trình bày một khía cạnh nào đó trong kế hoạch thực hiện dự án hoặc họ muốn bạn nói về các công cụ quản lý dự án bạn sẽ sử dụng.

Người phỏng vấn đang tìm kiếm một số khía cạnh trong câu trả lời của bạn để xác định thâm niên của bạn, xác định loại dự án bạn có kinh nghiệm làm việc, phong cách làm việc của bạn, quy mô của nhóm bạn phụ trách, v.v.

Bắt đầu bằng cách đề cập đến những điểm quan trọng của dự án. Đảm bảo bao gồm quy mô nhóm, mục tiêu, sản phẩm bàn giao và cách tiếp cận được sử dụng để hoàn thành nó. Xây dựng kết quả bằng cách sử dụng một số thống kê và số liệu chính đạt được khi kết thúc. Thật tốt khi trả lời một cách trung thực và đề cập đến những điều đã diễn ra tốt đẹp và bất cứ điều gì bạn học được.

Những thách thức thường phát sinh trong các dự án. Mục đích chính của người phỏng vấn ở đây là để biết bản chất của vấn đề và cách bạn giải quyết nó. Họ muốn hiểu liệu bạn có thể làm việc dưới áp lực hay không và chiến lược của bạn để đối phó với những thất bại không lường trước được.

Mô tả dự án, vấn đề và tại sao nó lại sai. Theo dõi điều này với giải pháp mà bạn dự kiến ​​sẽ thực hiện. Đây là nơi bạn sẽ trình bày chi tiết về cách bạn giải quyết vấn đề và đề cập đến cách giải quyết vấn đề đó, kết quả của dự án và những gì bạn học được từ nó. 

Nhà tuyển dụng muốn hiểu định nghĩa thành công của bạn thông qua câu hỏi này. Mặc dù đáp ứng ngân sách, thời hạn, mục tiêu và kết quả có thể giao được là những yếu tố thiết yếu của thành công, nhưng nó cũng có thể bao gồm sự thay đổi, giải quyết vấn đề, thích ứng với thay đổi, v.v.

Bạn có thể tận dụng cơ hội này để phát huy thế mạnh của mình. Trong khi kể câu chuyện thành công của bạn, hãy nêu chi tiết về vai trò và đóng góp của bạn, đồng thời ghi nhận nỗ lực của nhóm bạn. Đề cập đến bất kỳ yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công của dự án.

Một câu hỏi cụ thể như thế này nhằm mục đích tìm hiểu các kỹ năng của bạn. Nếu bạn không có bất kỳ kinh nghiệm nào, tốt nhất bạn nên trung thực về điều đó và chia sẻ bất kỳ kinh nghiệm lập ngân sách nào mà bạn có từ cuộc sống cá nhân của mình. Ngoài ra, hãy đề cập đến việc bạn giỏi như thế nào trong việc tiếp thu các kỹ năng mới.

Nếu bạn có kinh nghiệm quản lý ngân sách chuyên nghiệp, đó sẽ là một lợi thế bổ sung cho ứng cử viên của bạn. Xây dựng với các ví dụ và kết quả dự án cụ thể. 

Người phỏng vấn muốn biết hiểu biết kỹ thuật của bạn về các khía cạnh khác nhau của một dự án. Xây dựng các yếu tố của kế hoạch dự án mà bạn biết, chẳng hạn như các mốc quan trọng, thành viên nhóm và nhiệm vụ. Sau đó, theo dõi cách bạn đã làm việc với nó trong quá khứ, tóm tắt về các tính năng chính của nó và cách triển khai nó trong dự án của bạn đã dẫn đến kết quả thành công.

Câu hỏi này, là một trong những câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án quan trọng nhất, nhằm mục đích biết loại dự án mà bạn muốn đảm nhận. Bằng cách trả lời câu hỏi này một cách trung thực, bạn mở ra cơ hội quản lý các dự án khiến bạn hứng thú hoặc những dự án mà bạn có thể vượt trội. Câu trả lời của bạn nên bao gồm nhiều điểm, chẳng hạn như bạn thích làm việc theo nhóm hay một mình, loại thời hạn bạn muốn, liệu bạn có quan tâm đến các dự án đổi mới và sáng tạo hay không, v.v. 

Một yếu tố quan trọng của quản lý dự án là khả năng ưu tiên các nhiệm vụ một cách tối ưu. Người phỏng vấn muốn biết bạn sẽ ưu tiên các nhiệm vụ như thế nào và tại sao. Họ cũng có thể đặt câu hỏi về khả năng làm việc đồng thời trên nhiều dự án của bạn.

Đưa ra câu trả lời theo cách gắn liền với các mục tiêu và lợi ích của dự án. Giải thích quy trình ưu tiên bằng cách sử dụng kết hợp các mục tiêu, ràng buộc của dự án và nhu cầu của các bên liên quan. Bạn cũng có thể đề cập đến việc đặt thời hạn, xác định các nhiệm vụ đường dẫn quan trọng hoặc cân bằng tài nguyên trên nhiều dự án. Để minh họa cho cách tiếp cận của bạn, hãy sử dụng các ví dụ từ kinh nghiệm trước đây hoặc các tình huống giả định.

Nếu bạn có kinh nghiệm trong quản lý dự án, bạn có thể biết rằng không có kỹ năng đơn lẻ nào là đủ cho sự nghiệp thành công trong lĩnh vực này. Để trở thành người quản lý dự án thành công, bạn nên sở hữu nhiều kỹ năng quản lý dự án như kỹ năng lãnh đạo , kỹ năng giao tiếp , kỹ năng đàm phán và kỹ năng quản lý thời gian , v.v. Để nhanh chóng trả lời câu hỏi này, bạn phải giải thích được tại sao bạn lại chọn một kỹ năng cụ thể. Bạn có thể bao gồm một vài ví dụ để chứng minh câu trả lời của bạn. 

Ở đây, hội đồng phỏng vấn muốn biết cách bạn đối phó với những thách thức quan trọng và giải quyết các tình huống xung đột trong một dự án. Sẽ là tốt nhất nếu bạn không đề cập đến những ví dụ mà bạn phải quản lý những thành viên khó tính trong nhóm hoặc thiếu sự hỗ trợ từ cấp quản lý. Là người quản lý dự án, bạn phải đủ thông minh để xử lý những sự cố như vậy. Thay vào đó, hãy tập trung vào các yếu tố bên ngoài như tình huống dự án bị đình chỉ đột ngột hoặc nguồn vốn bị cắt giảm khi đang thực hiện một dự án lớn. Ngoài ra, bạn nên giải thích cách bạn giải quyết các thử thách và quản lý nhóm trong các tình huống khó khăn. 

Một khi bạn nhận ra một dự án không diễn ra theo thời gian, ngân sách, phạm vi hoặc mục tiêu đã lên kế hoạch trước, thì ưu tiên hàng đầu tiếp theo là đưa nó trở lại đúng hướng. Người quản lý dự án phải đủ hiệu quả để thực hiện các bước cần thiết nhằm giải quyết sự khác biệt giữa tiến độ thực tế và tiến độ theo kế hoạch. Câu trả lời của bạn cho câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án này có thể bao gồm điều chỉnh lại việc quản lý tài nguyên, tìm ra nguyên nhân thực sự của việc không theo dõi, nỗ lực nhiều hơn, v.v. 

Sai lầm là con người, họ nói. Đó là cách bạn đối phó với các lỗi xác định kỹ năng của bạn. Bằng cách hỏi câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án này, người phỏng vấn muốn kiểm tra tính trung thực của bạn và liệu bạn có chịu trách nhiệm về những sai lầm mà bạn đã mắc phải trong các dự án trước đây của mình hay không. Thay vì trả lời 'không' cho câu trả lời, bạn có thể đề cập đến một số sai lầm. Hãy chắc chắn rằng bạn thể hiện rằng bạn chịu trách nhiệm về sai lầm vì đó là cách để bộc lộ mức độ trưởng thành của bạn. Ngoài ra, bạn có thể giải thích cách bạn đã giải quyết nó.

Ở đây, người phỏng vấn đang cố gắng hiểu các kỹ năng hòa giải của bạn và mức độ vô tư của bạn trong khi giải quyết xung đột. Bạn có thể giải thích tại sao cần phải lắng nghe cả hai bên và hiểu cả hai quan điểm. Câu trả lời của bạn nên bao gồm cách bạn thuyết phục cả hai bên đi đến kết luận phù hợp nhất với dự án hiện tại và mang lại tình huống đôi bên cùng có lợi. Ngoài ra, sẽ hữu ích nếu bạn giao tiếp theo cách bạn đảm bảo rằng cả hai bên đều không được lợi khi mất đi bên kia.

Câu hỏi phỏng vấn quản lý dự án này nhằm mục đích hiểu kiến ​​thức miền của bạn. Trong khung quản lý dự án, các quy trình đề cập đến cách thực hiện các nhiệm vụ được xác định để hoàn thành dự án thành công. Mặt khác, các nhóm quy trình là tập hợp các quy trình được thực hiện ở các giai đoạn khác nhau trong dự án

Bắt đầu > Lập kế hoạch > Thực hiện > Giám sát & Kiểm soát > Kết thúc là năm nhóm quy trình.