Câu hỏi phỏng vấn Chuyên viên phát triển dự án

Gợi ý : Tôi chưa có kinh nghiệm quản lý các hoạt động ngoại khoá trước đây, tuy nhiên tôi rất năng động và tự học, và sẵn sàng học hỏi và áp dụng những kinh nghiệm của người khác để đảm bảo hoạt động ngoại khoá diễn ra thành công. Tôi tin rằng những kỹ năng quản lý dự án, giao tiếp và lãnh đạo mà tôi có thể góp phần đưa các hoạt động ngoại khoá đến một cấp độ cao hơn, và mang lại những trải nghiệm tốt cho cộng đồng.

Gợi ý : Để tạo ra một môi trường tích cực và năng động trong đội nhóm, tôi sẽ thực hiện các hành động sau:

• Tạo ra sự đoàn kết trong đội nhóm bằng cách xây dựng một mục tiêu chung cho toàn bộ đội nhóm.
• Khuyến khích các thành viên đội nhóm đóng góp ý kiến và ý tưởng, cùng tham gia vào quá trình ra quyết định.
• Quan tâm và ủng hộ sự phát triển cá nhân của từng thành viên, đảm bảo rằng họ có một môi trường làm việc tích cực và đầy đủ các phương tiện để phát triển kỹ năng của mình.
• Xây dựng một không khí làm việc thoải mái và tràn đầy năng lượng, đảm bảo mọi thành viên trong đội nhóm cảm thấy thoải mái và sẵn sàng chia sẻ ý kiến và ý tưởng của mình.
• Thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng, giúp các thành viên trong đội nhóm hiểu rõ các trách nhiệm của mình và cách làm việc hiệu quả hơn với các thành viên khác trong đội.
• Tạo ra các hoạt động giao tiếp kích thích sự kết nối và giao lưu giữa các thành viên trong đội nhóm, giúp xây dựng tin tưởng và sự ủng hộ trong đội nhóm.

Gợi ý : Tôi có kinh nghiệm làm việc với nhóm đa dạng về mặt văn hóa trong quá trình học tập và làm việc. Để tạo sự hòa nhập trong đội nhóm, tôi đã áp dụng các chiến lược sau:

• Tìm hiểu và tôn trọng các giá trị, quan niệm và phong cách làm việc của từng thành viên trong nhóm.
• Xây dựng một môi trường làm việc thoải mái và trang bị đầy đủ các công cụ và tài nguyên để các thành viên có thể giúp đỡ lẫn nhau.
• Khuyến khích sự đóng góp ý kiến và ý tưởng của tất cả các thành viên trong đội, đồng thời hỗ trợ việc giao tiếp và giải quyết mâu thuẫn giữa những thành viên có nền văn hóa, ngôn ngữ khác nhau.
• Tạo ra các hoạt động thú vị, giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm giúp các thành viên hiểu rõ hơn về nhau, tạo sự tin tưởng và ý thức được giá trị của việc kết nối và hợp tác.
• Đặt một chút thời gian để tìm hiểu về từng thành viên trong đội nhóm, để hiểu thêm về động lực, mục tiêu và sở thích để phát triển các kế hoạch làm việc phù hợp cho toàn bộ nhóm.

Gợi ý : Các công cụ quản lý dự án mà tôi sử dụng trong công việc của mình bao gồm Asana, Trello và Zoho Projects. Tùy thuộc vào từng dự án và nhu cầu cụ thể mà tôi sử dụng công cụ phù hợp để quản lý dự án và kiểm soát tiến độ công việc.

Trả lời : Trước hết là những kiến thức chuyên môn về quản lý dự án như : Lên ý tưởng,Triển khai ý tưởng,Thực hiện ý tưởng,...Đồng thời người quản lý dự án còn cần các kỹ năng khác  như : Kỹ năng quản trị,kỹ năng giao tiếp,kỹ năng lập kế hoạch,kỹ năng quản lý thời gian,...

Một cuộc phỏng vấn có thể hỏi bạn về dự án gần đây nhất của bạn để biết bạn đã từng làm những loại dự án nào, phương pháp quản lý dự án nào bạn đã sử dụng, số lượng người trong nhóm của bạn và các chi tiết khác.

Cách trả lời: Mô tả thông tin quan trọng về dự án, như mục tiêu tổng thể, quy mô nhóm và cách bạn tiếp cận nó. Nói thẳng thắn về những gì đã diễn ra tốt đẹp và nhớ đề cập đến điều gì đó mà bạn có thể đã cải thiện hoặc bạn đã học được. Có sẵn một số số liệu để hiển thị kết quả của dự án có thể hữu ích ở đây.

Thất bại là bình thường trong việc quản lý các dự án. Người quản lý tuyển dụng sẽ muốn biết bạn đã đối phó với họ như thế nào trong quá khứ để hiểu bạn sẽ làm gì khi mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch.

Cách trả lời: Vì đối phó với những thách thức không lường trước được là một phần cốt lõi của quản lý dự án, nên bạn sẽ muốn có một vài ví dụ để chỉ ra cho cuộc phỏng vấn của mình. Bạn cũng có thể đề cập đến cách bạn sẽ thực hiện các quy trình thay đổi trong dự án của mình.

Cân nhắc sử dụng phương pháp STAR khi được hỏi về các ví dụ cụ thể trong quá khứ của bạn. Đây là cách đưa phương thức vào hoạt động:

• Tình huống: Bắt đầu bằng cách mô tả sự thật của tình huống và tại sao nó lại xảy ra—trong trường hợp này, điều gì đã xảy ra.
• Nhiệm vụ: Tiếp tục mô tả nhiệm vụ mà bạn phải làm để giải quyết tình huống.
• Hành động: Tiếp theo, giải thích bạn đã làm gì và làm như thế nào.
• Kết quả: Kết thúc bằng cách chia sẻ kết quả. Ngoài ra, mô tả những gì bạn đã học được từ kinh nghiệm.

Biết những gì cần ưu tiên là chìa khóa cho một dự án. Có khả năng bạn sẽ nhận được một câu hỏi hỏi bạn quyết định ưu tiên điều gì và tại sao. Bạn cũng có thể được hỏi làm thế nào để phối hợp làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc.

Cách trả lời: Gắn câu trả lời của bạn với sự quan tâm của dự án. Câu trả lời của bạn có thể bao gồm một số kết hợp thời hạn, nhu cầu của các bên liên quan hoặc xác định các nhiệm vụ tạo nên một con đường quan trọng. Bạn có thể rút ra từ một số ví dụ trong quá khứ hoặc giải quyết một số tình huống giả định theo cách của bạn

Câu hỏi này có thể chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy điều mà bạn cho là thành công. Các dự án có thể thành công khi đạt được mục tiêu, thời hạn và ngân sách, nhưng thành công cũng có thể có nghĩa là có thể kết hợp thay đổi.

Cách trả lời: Hãy tận dụng cơ hội này để thể hiện điểm mạnh của bạn. Khiêm tốn là một tài sản tuyệt vời, nhưng đừng đánh giá thấp bản thân. Nếu nhóm của bạn thành công, bạn đã làm gì để giữ cho dự án đi đúng hướng hoặc hiệu quả hơn? Hãy nghĩ về những yếu tố chính mà bạn và nhóm đã sử dụng để dẫn đến thành công.

Người quản lý tuyển dụng có thể đặt câu hỏi cụ thể về các kỹ năng khác nhau như quản lý ngân sách. Nó có thể không phải là một công cụ phá vỡ thỏa thuận nếu bạn không có kinh nghiệm trong hầu hết các trường hợp — họ có thể chỉ đang cố gắng hiểu rõ hơn về vị trí của bạn.

Cách trả lời: Quản lý ngân sách bao gồm ước tính chi phí, quyết định cách phân bổ ngân sách, lưu giữ hồ sơ về số tiền đã được chi tiêu và lập kế hoạch cho các chi phí bất ngờ. Thật tuyệt nếu bạn có thể chỉ ra một số ví dụ trong quá khứ. Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm, bạn có thể chia sẻ những gì bạn biết về lập kế hoạch ngân sách hoặc nói về kinh nghiệm lập ngân sách mà bạn có trong cuộc sống cá nhân, nếu nó có liên quan. Nó cũng tốt để chứng tỏ rằng bạn có thể tiếp thu những kỹ năng mới.

Người phỏng vấn có thể cố gắng đánh giá kiến ​​thức kỹ thuật của bạn về các khái niệm quản lý dự án cơ bản.

Cách trả lời: Bắt đầu bằng cách trả lời câu hỏi—mô tả những yếu tố nào bạn biết là một phần quan trọng của kế hoạch dự án (như nhiệm vụ, mốc quan trọng và thành viên nhóm). Sau đó, bạn có thể đi vào một ví dụ về cách bạn thường triển khai chúng trong quá khứ.

Biết cách thúc đẩy các thành viên trong nhóm và khiến họ cảm thấy như thể họ có thể đưa ra bất kỳ câu hỏi và mối quan tâm nào thường là trọng tâm cho sự thành công của dự án.

Cách trả lời: Trong tình huống này, có thể hữu ích khi chỉ ra một ví dụ về thời điểm bạn có thể thúc đẩy giao tiếp tốt trong nhóm của mình. Hãy suy nghĩ về bất kỳ quy trình hoặc phương pháp nào mà bạn dựa vào để khiến mọi người cảm thấy như họ đang làm việc hướng tới một mục tiêu chung. Điều này có thể bao gồm các phương pháp đơn giản như kết hợp hoạt động phá băng trong các cuộc họp khởi động hoặc xây dựng cấu trúc giao tiếp trong một dự án.

Người phỏng vấn có thể muốn hiểu sự quen thuộc của bạn với các công cụ quản lý dự án khác nhau.

Cách trả lời: Khi chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, hãy lập danh sách tất cả các công cụ quản lý dự án mà bạn đã sử dụng trước đây. Chúng có thể bao gồm các công cụ quản lý dự án phổ biến như biểu đồ RACI hoặc phần mềm cộng tác như Asana hoặc Trello. Đề cập đến những gì bạn thích về họ và cách họ có thể được cải thiện.

Thực hiện một số nghiên cứu để xem liệu bạn có thể tìm thấy loại công cụ nào mà bạn sẽ phải sử dụng hay không. Bạn có thể thử làm quen với công cụ này hoặc xem liệu bạn đã sử dụng bất kỳ công cụ tương tự nào chưa. Các Dự án được hướng dẫn này trên Coursera là miễn phí, có thể hoàn thành trong hai giờ hoặc ít hơn và có thể giới thiệu cho bạn một số công cụ quản lý dự án phổ biến.

Làm quen với ngành công nghiệp của công ty càng nhiều càng tốt trước cuộc phỏng vấn. Tìm hiểu những vấn đề hàng đầu là gì bằng cách đọc các bài báo và nghe podcast hoặc liên hệ với những người quản lý dự án có vai trò tương tự và hỏi về kinh nghiệm của họ.

Cách trả lời: Hãy chuẩn bị để nói về bất kỳ kinh nghiệm nào bạn có trong ngành. Nền tảng học thuật hoặc chuyên nghiệp là tuyệt vời. Nếu bạn không có những thứ này, bạn có thể nói về những gì bạn đã học được về ngành và lý do tại sao bạn muốn làm việc trong đó. Đề cập đến bất kỳ kỹ năng hoặc kiến ​​thức nào có thể chuyển giao được.

Những câu hỏi tình huống như thế này rất phổ biến trong các cuộc phỏng vấn quản lý dự án. Đây là cơ hội để các nhà quản lý tuyển dụng xem quá trình suy nghĩ của bạn và đánh giá cách bạn suy nghĩ trên đôi chân của mình.

Cách trả lời: Với tư cách là người quản lý dự án, bạn sẽ phải giúp đỡ các thành viên trong nhóm không thể hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ vì lợi ích của dự án. Bạn sẽ muốn biết tại sao vấn đề lại phát sinh ngay từ đầu và áp dụng cách khắc phục thích hợp. Bạn có thể nói về việc thêm một thành viên khác nếu nhóm cảm thấy quá tải, triển khai bộ đệm thời gian trong giai đoạn lập kế hoạch cho một số nhiệm vụ nhất định hoặc đàm phán với một bên liên quan để có thêm thời gian hoặc nguồn lực.

Câu hỏi tình huống này nhằm mục đích làm rõ các kỹ năng tại nơi làm việc của bạn, một phần quan trọng để trở thành người quản lý dự án thành công.

Cách trả lời: Giao tiếp và đàm phán có thể là một phần quan trọng trong câu trả lời của bạn ở đây. Biết được nhu cầu, năng lực của nhóm bạn và các nguồn lực sẵn có của dự án cũng có thể ảnh hưởng đến câu trả lời của bạn

Đây là một câu hỏi mà bạn có thể chứng minh kiến ​​thức bạn đã đạt được với tư cách là người quản lý dự án. Hãy suy nghĩ về những gì bạn dành nhiều thời gian nhất để làm và một số trách nhiệm chính của bạn.

Ví dụ: “Tôi thấy rằng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng nhất của vai trò này. Thông thường có nhiều bộ phận chuyển động tham gia vào các dự án phức tạp, mỗi bộ phận đóng góp vào một phần nhất định của mục tiêu. Để mọi người có thể thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả và tốt, điều quan trọng là tất cả chúng ta đều ở trên cùng một trang. Chúng tôi thông báo cho khách hàng và các bên liên quan chính khác về tiến độ của dự án. Cuối cùng, giao tiếp là thứ làm cho một dự án trôi chảy.

Các nhà tài trợ dự án là những cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp cho sự thành công của dự án. Với tư cách là người quản lý dự án, hãy thông báo cho nhà tài trợ của bạn về bất kỳ vấn đề nào có thể làm chậm hoặc cản trở thành công của dự án. Câu trả lời của bạn có thể mô tả tần suất bạn liên hệ với nhà tài trợ của mình và lý do tại sao. Để trả lời câu hỏi này, hãy thử nghĩ về những tương tác của bạn với các nhà tài trợ dự án và khi bạn nói chuyện với họ.

Ví dụ: “Vì tôi tin rằng giao tiếp là phần quan trọng nhất trong công việc của mình nên tôi luôn cố gắng cập nhật thông tin cho các nhà tài trợ của mình. Tôi cố gắng tổ chức các cuộc họp hàng tuần với các nhà tài trợ dự án để cung cấp thông tin cập nhật. Mối quan hệ cũng phụ thuộc vào nhà tài trợ. Đôi khi tôi làm việc với các nhà tài trợ bận rộn và ít tham gia hơn. Những người khác thích thêm đầu vào và trực tiếp giúp đỡ dự án. Ngoài ra, các nhà tài trợ cho các dự án lớn, mở rộng thường muốn tham gia nhiều hơn vào quá trình này. Nếu tôi có một dự án nhỏ hơn, tôi có thể chỉ muốn nhà tài trợ có mặt trong các cuộc họp với khách hàng hoặc khi có vấn đề phát sinh.”

Dự án thành công nhất của tôi là tạo ra một cổng cố vấn mà khách hàng của chúng tôi có thể sử dụng để quản lý tài sản của khách hàng. Tôi đã có một buổi khởi động nội bộ, nơi tôi làm việc với nhóm của mình để phát triển một lịch trình hợp lý, ngân sách và các bước chi tiết mà chúng tôi sẽ thực hiện để hoàn thành cổng thông tin. Chúng tôi đã cung cấp cổng thông tin đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Khách hàng rất hài lòng với giao diện và chức năng thân thiện với người dùng nên họ cũng yêu cầu chúng tôi tạo các ứng dụng điện thoại và máy tính bảng. Chìa khóa thành công là giao tiếp liên tục và quản lý các kỳ vọng trong suốt dự án