Câu hỏi phỏng vấn Chuyên viên phát triển dự án

Đường dẫn leo thang là cách bạn xử lý một vấn đề của dự án khi nó phát sinh. Một người phỏng vấn có thể hỏi bạn câu hỏi này để xác định xem bạn có khiêm tốn và khiêm tốn để leo thang sớm trong quá trình này hay không. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng đảm bảo rằng mọi điều chỉnh bạn có thể thực hiện để giải quyết vấn đề không ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu của các bên liên quan khác. Câu trả lời của bạn có thể thể hiện tư duy phản biện và kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn. Bạn có thể trả lời với thời gian cụ thể bạn gặp sự cố khi làm dự án và cách bạn xử lý vấn đề đó.

Ví dụ: “Nếu tôi có nguồn lực, kiến ​​thức và thời gian để giải quyết vấn đề với nhóm trực tiếp của mình, thì đó là cách hành động đầu tiên của tôi. Nếu tôi cảm thấy vấn đề liên quan đến một vấn đề nhạy cảm, cần có sự chấp thuận của cấp cao hoặc đơn giản là tôi cần thêm ý kiến ​​đóng góp cho hướng hành động đã quyết định của mình, thì điều quan trọng là tôi phải làm việc với nhà tài trợ của mình để giải quyết vấn đề. Bất kể vấn đề là gì, tôi cảm thấy điều tốt nhất cho nhóm và cho sự phát triển nghề nghiệp của chính tôi là sử dụng mọi nguồn lực sẵn có để giải quyết vấn đề càng xa càng tốt trước khi đưa những người khác vào.

Có một số phong cách quản lý dự án, như Scrum và Waterfall, mà các công ty sử dụng dựa trên dự án. Phong cách của bạn có thể xác định cách bạn phù hợp nhất với các phương pháp hiện tại của công ty. Bạn có thể nói về phong cách bạn sử dụng hoặc nếu bạn sử dụng nhiều loại tùy thuộc vào dự án.

Ví dụ: “Vì tôi làm việc chủ yếu trong ngành công nghiệp phần mềm nên tôi nhận thấy phương pháp Agile hoạt động tốt nhất cho các dự án của mình. Với Agile, tôi có thể tạo các chu kỳ phân phối ngắn hơn để khách hàng có thể thấy công việc của nhóm tôi và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Nó tạo ra một môi trường hợp tác hơn, nơi tôi có thể làm việc để tạo mục tiêu với nhóm của mình dựa trên phản hồi của họ. Tôi cũng đã nghiên cứu phương pháp Tinh gọn và cố gắng kết hợp một số phương pháp đó vào phong cách của mình. Tôi cố gắng loại bỏ sự lãng phí về thời gian và ngân sách trong tất cả các dự án của mình và luôn tìm cách cải thiện các quy trình

Vì tôi làm việc chủ yếu trong ngành công nghiệp phần mềm nên tôi nhận thấy phương pháp Agile hoạt động tốt nhất cho các dự án của mình. Với Agile, tôi có thể tạo các chu kỳ phân phối ngắn hơn để khách hàng có thể thấy công việc của nhóm tôi và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Nó tạo ra một môi trường hợp tác hơn, nơi tôi có thể làm việc để tạo mục tiêu với nhóm của mình dựa trên phản hồi của họ. Tôi cũng đã nghiên cứu phương pháp Tinh gọn và cố gắng kết hợp một số phương pháp đó vào phong cách của mình. Tôi cố gắng loại bỏ sự lãng phí về thời gian và ngân sách trong tất cả các dự án của mình và luôn tìm cách cải tiến các quy trình

Quản lý nhóm là một phần quan trọng của quản lý dự án. Bạn có trách nhiệm đảm bảo nhóm của mình làm việc cùng nhau để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Cố gắng trả lời câu hỏi này bằng một ví dụ về cách bạn có thể xử lý thành công xung đột.

Ví dụ: “Tôi luôn khuyến khích nhóm của mình cố gắng tự giải quyết xung đột trước. Để nhóm của tôi giải quyết mọi việc cùng nhau giúp họ xây dựng mối quan hệ và cải thiện khả năng giao tiếp. Đôi khi tôi cần phải can thiệp. Tôi đã từng quản lý một nhóm trong đó một nhà phân tích kinh doanh và nhà phát triển gặp khó khăn trong việc thống nhất giải pháp cho một vấn đề. Tôi đã có một cuộc họp chỉ với ba người chúng tôi, nơi chúng tôi đã dành khoảng 30 phút để thảo luận về các giải pháp và cách chúng sẽ ảnh hưởng đến dự án. Cuối cùng, chúng tôi đã giải quyết được một giải pháp mà cả hai đều đóng góp.”

Ví dụ: “Đã có lúc nhà phát triển tích hợp của tôi gặp khó khăn trong việc trích xuất dữ liệu từ trang web của khách hàng. Tôi đã cho anh ấy thời gian để tìm ra giải pháp, nhưng chúng tôi bắt đầu trễ hạn. Tôi đã lên lịch gặp anh ấy để chúng tôi có thể thảo luận về vấn đề này. Vì tôi không phải là nhà phát triển chuyên gia nên tôi đã mời một trong những nhà phát triển tích hợp cấp cao tham gia cùng chúng tôi. Thành viên cấp cao đã giúp nhà phát triển của tôi vạch ra kế hoạch trích xuất dữ liệu để anh ấy có thể tìm hiểu quy trình. Anh ấy đã hoàn thành nhiệm vụ vào ngày hôm sau và không bao giờ gặp vấn đề gì với nó nữa.”

Dự án cuối cùng của bạn có thể cho thấy những gì bạn đã học được với tư cách là người quản lý dự án. Bạn có thể nói về bất kỳ thất bại và thành tựu nào mà bạn đã trải qua.

Ví dụ: “Nhìn chung, dự án cuối cùng của tôi đã thành công ở chỗ khách hàng hài lòng với sản phẩm, nhưng chúng tôi đã gặp trở ngại. Một trong những thành viên chủ chốt trong nhóm của tôi bị ốm đột xuất và phải nghỉ phép dài hạn, khiến chúng tôi gần như trễ hạn. Tôi đã học được rằng tôi luôn có thể chuẩn bị một kế hoạch thay thế bao gồm ủy quyền lại nhiệm vụ cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm không thể hoàn thành chúng để đảm bảo chúng tôi hoàn thành dự án đúng hạn và đầy đủ."

“Tôi đang làm việc với tư cách là người quản lý dự án trong một dự án với khách hàng và họ muốn thêm một tính năng nhất định vào phần mềm tùy chỉnh của họ để giúp họ vượt qua thời gian được phân bổ. Tôi đã họp với nhóm của mình để hiểu cần bao nhiêu thời gian để thêm tính năng này. Khi đã có câu trả lời thấu đáo cho khách hàng, tôi trình bày cho họ các lựa chọn. Họ quyết định rằng họ sẽ chấp nhận thời hạn muộn hơn cho tính năng này. Cuối cùng, chúng tôi đã giao thành phẩm muộn hơn một tháng so với thời hạn ban đầu, nhưng khách hàng hài lòng với kết quả này.”

Dự án thành công nhất của tôi là tạo ra một cổng cố vấn mà khách hàng của chúng tôi có thể sử dụng để quản lý tài sản của khách hàng. Tôi đã có một buổi khởi động nội bộ, nơi tôi làm việc với nhóm của mình để phát triển một lịch trình hợp lý, ngân sách và các bước chi tiết mà chúng tôi sẽ thực hiện để hoàn thành cổng thông tin. Chúng tôi đã cung cấp cổng thông tin đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Khách hàng rất hài lòng với giao diện và chức năng thân thiện với người dùng nên họ cũng yêu cầu chúng tôi tạo các ứng dụng điện thoại và máy tính bảng. Chìa khóa thành công là liên lạc liên tục và quản lý các kỳ vọng trong suốt dự án.

Người phỏng vấn muốn thấy rằng bạn là một người có tư duy phản biện và là người giải quyết vấn đề hiệu quả. Ngay cả khi bạn không có ví dụ cụ thể để nói, hãy giải thích rằng bạn luôn quan tâm đến các thành viên trong nhóm của mình và muốn khám phá gốc rễ của vấn đề cũng như tìm hiểu chính xác lý do tại sao họ không hài lòng. Mặc dù có thể không thể làm hài lòng mọi nhân viên bất mãn, nhưng người phỏng vấn chỉ muốn thấy rằng bạn sẽ nỗ lực khắc phục tình hình và trở nên chuyên nghiệp trong mọi việc.

Hãy nghĩ về thời điểm bạn miễn cưỡng đồng ý với một yêu cầu đầy thách thức, bởi vì với tư cách là người quản lý dự án, bạn được kỳ vọng sẽ khiến mọi việc diễn ra. Giải thích cho người phỏng vấn cách bạn sắp xếp các nhiệm vụ và quản lý thời gian hiệu quả để đảm bảo rằng bạn có thể thực hiện đúng với một lời hứa mơ hồ. Mặc dù bạn có thể đã có rất nhiều thứ trong đĩa của mình, nhưng người phỏng vấn muốn nghe những ví dụ cụ thể cho thấy bạn vẫn thành công trong việc đáp ứng các yêu cầu bổ sung.

Người quản lý dự án chịu trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và đáp ứng kịp thời, hiệu quả theo cách đáp ứng mong đợi của khách hàng. Họ cũng chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì các mối quan hệ hiệu quả và đạt được sự tin tưởng và tôn trọng của khách hàng. Dưới đây là một số câu hỏi thường được hỏi để đánh giá định hướng khách hàng của ứng viên

Tóm lại, người phỏng vấn muốn xem chi tiết làm thế nào bạn có thể thành công với tư cách là người quản lý dự án. Xét cho cùng, đáp ứng (hoặc vượt quá) mong đợi của khách hàng khi chuyển giao dự án là mục tiêu cuối cùng của bạn. Điều quan trọng là không mơ hồ và đưa ra câu trả lời chung chung; bạn sẽ muốn đưa ra các ví dụ và chi tiết chính xác về quy trình của mình.

Các khách hàng hiện tại tạo ra những khách hàng lặp lại tốt nhất và điều quan trọng là phải duy trì các mối quan hệ tuyệt vời, ngoài việc chỉ cung cấp cho họ những gì họ đã trả tiền. Người phỏng vấn bạn muốn biết bạn cũng cảm thấy như vậy, vì vậy khi bạn giải thích cách bạn duy trì mối quan hệ khách hàng tuyệt vời, hãy nhớ nhấn mạnh tầm quan trọng của việc luôn có một khách hàng rất hài lòng.

Điều quan trọng là phải thể hiện rằng bạn có kỹ năng lãnh đạo khi trả lời câu hỏi này. Hãy tìm hiểu kỹ về các nhiệm vụ hàng ngày của bạn khi nói đến việc quản lý hiệu suất của nhóm—ví dụ: có thể bạn tổ chức các cuộc họp và thảo luận chiến lược hàng tuần. Bạn cũng sẽ muốn cung cấp các ví dụ cụ thể về cách phong cách quản lý của bạn đã dẫn đến hiệu suất tích cực của nhóm.

Với tư cách là một nhà lãnh đạo, điều quan trọng là không chỉ đảm bảo nhóm của bạn đi đúng hướng mà còn có động lực về các dự án mà họ đang thực hiện. Có thể bạn khen ngợi một công việc được thực hiện tốt như một hình thức động lực. Miễn là bạn có thể chứng minh những ví dụ trong quá khứ về cách bạn đã thúc đẩy các thành viên trong nhóm, thì không có câu trả lời đúng hay sai ở đây.

Đây là cơ hội để bạn thể hiện kiến ​​thức của mình về một số công nghệ khác nhau mà các nhà quản lý dự án sử dụng ngày nay. Đảm bảo nêu tên mọi chương trình phần mềm, công cụ trực tuyến và những thứ khác mà bạn đã sử dụng để hoàn thành công việc hàng ngày của mình. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn cởi mở và mong muốn tìm hiểu các công cụ hoặc chương trình mới.

Đây là một câu hỏi được thiết kế để hỏi về kỹ năng lãnh đạo. Giải thích những gì tốt nhất cho bạn và sử dụng các ví dụ về cách phong cách ủy quyền của bạn đã hoạt động tốt trong quá khứ. Ngay cả khi bạn chưa bao giờ lãnh đạo một nhóm về mặt kỹ thuật trước đây, điều quan trọng là phải tìm một ví dụ về cách bạn có thể đã ủy quyền trong quá khứ.

Dễ dàng ủy thác trách nhiệm là phẩm chất thiết yếu của bất kỳ người quản lý dự án nào. Hãy chắc chắn thảo luận về một ví dụ có liên quan để đảm bảo với người phỏng vấn rằng việc giao trách nhiệm đến với bạn một cách tự nhiên.

Hãy trung thực về bất kỳ mục tiêu dự án ngắn hạn nào mà bạn hiện có, vì điều này cho người phỏng vấn thấy rằng bạn rất nhiệt tình với các dự án của mình và bạn có định hướng mục tiêu. Khi thảo luận về các mục tiêu nghề nghiệp của bạn, hãy đảm bảo đưa công ty mà bạn đang phỏng vấn vào như một phần trong mục tiêu của bạn. Nếu bạn đang phỏng vấn với một nhà tuyển dụng cho vị trí công việc, bạn có thể không nghĩ đến một công ty cụ thể, và điều đó không sao cả—chỉ cần đảm bảo bạn nói rõ về loại vai trò mà bạn thấy mình đang làm việc.

Cho dù đó là mục tiêu thời hạn hay mục tiêu tổng thể của dự án, việc đặt mục tiêu là một phần quan trọng của việc trở thành người quản lý dự án, vì nó thúc đẩy các thành viên trong nhóm và giúp giữ cho dự án đi đúng hướng. Đảm bảo đưa ra các ví dụ cụ thể chứng minh cách bạn đã đặt mục tiêu cho nhóm của mình trong quá khứ và cách bạn theo dõi các mục tiêu này. Chẳng hạn, bạn có thể đã đặt mục tiêu hoàn thành dự án cho một dự án cụ thể yêu cầu mọi người hoàn thành phần việc của mình trước một ngày nhất định. Có lẽ bạn thường xuyên kiểm tra với các thành viên trong nhóm để xem liệu có trở ngại nào có thể ngăn họ đáp ứng thời hạn đó hay không và nếu có, bạn đã đưa ra các giải pháp khả thi.