Công Ty TNHH Hòa Quần

 Types Food and Beverage reports, letters, memoranda, forms and other correspondence including those of a confidential nature for superior and his/her assistant;

Chuẩn bị thư từ, biểu mẫu, báo cáo và có trách nhiệm giữ bí mật tất cả các loại thư từ công văn quan trọng

 Keep up a proper filing and trace system;

Theo dõi hoạt động của bộ phận

 Takes down and transcribes minutes of department meetings, drafts routine or simple correspondence and memoranda of approval of FBM;

Ghi lại biên bản các cuộc họp của bộ phận, ghi chú nội dung công việc hằng ngày, thông tin bảo mật và các thông báo đã duyệt bởi FBM

 Answers and places phone calls for FBM and his/her assistant, arranges approximants for FBM and reminds them of same;

Nghe điện thoại và chuyển lời hoặc chuyển máy cho FBM

 Receives and refers office callers to appropriate personnel, schedules and sets up appointments;

Nhận thông tin cuộc gọi và chuyển lời đến người liên quan về thông tin cuộc họp, lịch trình..

 Submits daily logbooks of F&B sections and informs FBM or his/her assistant of matters which need their immediate attention;

Nộp nhật ký công việc của các outlet và thông báo FBM những vấn đề cần chú ý để giải quyết kịp thời

 Obtains record of attendance of musicians and records daily attendance of F&B section heads and supervisors in time sheet;

Chấm công hằng ngày cho bộ phận

 Opens, reads, sorts and records incoming F&B mails, forwards to personnel concerned, informing them of those letters which need their immediate attention, dispatches and records outing going mail;

Mở, đọc, chọn lọc, ghi nhận lại những email gửi đến Fb, chuyển tiếp cho những người có liên quan, thông báo cho họ những vấn đề cần chú ý trong mail, cũng như các giấy tờ quan trọng như công văn, sổ sách

 Maintains adequate stock of necessary office suppliers, initiates necessary requisitions for approval of FBM

Quản lý các trang thiết bị văn phòng, nếu cần thiết thì làm phiếu đề xuất và gửi FBM duyệt để mua hàng

 Operates Fax Machine or E-mail to send out F&B correspondence;

Vận hành máy fax và email để gửi thư từ liên quan đến bộ phận FB

 Sees to the cleanliness and maintenance of own work area and equipment and F&B Office;

Đảm bảo và duy trì vệ sinh sạch sẽ tại văn phòng làm việc FB

 Assists other Secretaries if necessary;

Hỗ trợ các trợ lý khác nếu có

 Checks with respective outlet Manager or Executive Chef that correspondences, memos and others and regularly collected from the F&B pigeon holes;

Kiểm tra chéo với các trưởng outlet hoặc Bếp trưởng về thư từ, thông báo … để đảm bảo luồng thông tin chính xác;

 Performs duties common to all rank-and-file personnel and other duties as may be assigned.

Các công việc được giao khác từ cấp trên.