Câu hỏi phỏng vấn Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự hay còn gọi là quản lý nguồn nhân lực cho một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Công việc mà Human Resource Management đảm nhận khá đa dạng, yêu cầu tính linh hoạt, trình độ và kinh nghiệm tốt. Chính vì thế, để vào được vị trí quản lý này yêu cầu các ứng viên phải thật sự xuất sắc và có sự tinh tế. 

Bộ câu hỏi khai thác về thông tin cá nhân của nhân sự 

Bạn có thể giới thiệu đôi nét về bản thân mình?

Những lý lịch cá nhân, nhà tuyển dụng đã biết. Quan trọng họ muốn bạn giới thiệu kinh nghiệm liên quan công việc nhân sự.

Gợi ý : Tôi đã tốt nghiệp đại học … năm … Tôi có cơ hội thực tập và được giữ lại ở công ty đầu tiên với vai trò là nhân viên hành chính. Bản thân tôi luôn mong muốn phát triển trong lĩnh vực nhân sự nên trong 02 năm làm việc ở vị trí hành chính , tôi đã tích lũy và trau dồi thêm nhiều kiến thức về lĩnh vực nhân sự, cụ thể là văn bằng hai ngành quản trị kinh doanh và chứng chỉ quản trị nhân lực chuyên sâu do trường đại học… cấp. Tôi hiện đang tìm kiếm những thử thách mới cho con đường sự nghiệp của mình, và vị trí Quản lý nhân sự mà công ty đang tuyển dụng là một cơ hội đối với tôi.

Điểm mạnh, điểm yếu của bạn là gì ?

Điểm mạnh hỗ trợ tuyệt vời cho công việc. Điểm yếu chẳng ảnh hưởng gì đến công việc – Đó chính là những điều bạn cần lựa chọn để trả lời

Gợi ý : Tôi là một người kiên nhẫn, chịu khó học hỏi và khám phá những cách thức giải quyết công việc mới, ở nơi làm cũ, tôi được đánh giá cao về sự năng động này. Về điểm yếu, tôi thấy mình chưa dành nhiều thời gian chăm sóc bản thân, trước đây ngoài giờ làm việc, tôi dành thời gian để bổ sung kiến thức nên ít khi tập thể dục thường xuyên. Giờ thì việc học đã hoàn tất, ít nhất là cuối tuần tôi sẽ dành khoảng 01 tiếng để chạy bộ. 

Lý do vì sao bạn lại ứng tuyển vào vị trí này? 

Đây là cơ hội mà nhà tuyển dụng muốn trao cho ứng viên để manager có thể liệt kê được những lợi thế, thành tựu, phẩm chất của mình. Từ đó nhà tuyển dụng có đầy đủ căn cứ để so sánh giữa các ứng viên, tìm ra điểm mạnh xem ai phù hợp nhất.

Bộ câu hỏi khai thác kỹ năng chuyên môn 

Bạn đã có kinh nghiệm sử dụng những phần mềm nhân sự nào?

Khi trả lời câu hỏi phỏng vấn phó phòng nhân sự này, bạn có thể tham khảo theo các bước sau:

• Nêu ra kinh nghiệm của bạn với các phần mềm nhân sự, chú ý đến việc nêu ra các tính năng, chức năng mà bạn đã sử dụng và các kết quả mà bạn đã đạt được.
• Liên kết kinh nghiệm sử dụng những phần mềm đó với yêu cầu công việc.

Ví dụ, bạn có thể trả lời như sau:

"Trong quá trình làm việc của mình, tôi đã có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm nhân sự như ADP, Workday và SAP SuccessFactors. 

Đối với ADP, tôi đã sử dụng tính năng quản lý thông tin nhân viên để theo dõi hồ sơ của nhân viên và cập nhật các thay đổi về thông tin nhân viên. Đối với Workday, tôi đã sử dụng tính năng quản lý tuyển dụng để tìm kiếm và chọn lọc ứng viên phù hợp cho các vị trí trong công ty. Cuối cùng, với SAP SuccessFactors, tôi đã sử dụng tính năng quản lý hiệu suất để theo dõi và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên.”

Bạn làm quản lý được bao lâu và bạn quản lý được bao nhiêu người?

Mục đích của những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn liên quan công việc quản lý nhân sự ở quá khứ là để đánh giá số lượng kinh nghiệm mà ứng viên sở hữu. Từ đó, nhà tuyển dụng sẽ xem xét bạn có đủ kinh nghiệm để quản lý đội nhóm trong bộ phận của họ hay không.Đối với các câu hỏi dạng này, bạn cần xác nhận đủ kinh nghiệm quản lý để tạo sức ảnh hưởng.

Ví dụ: “Tôi đã làm quản lý được 8 năm. Tôi bắt đầu với một nhóm gồm 2 nhà văn vào 6 năm trước tại Tạp chí HTWW, và sau đó tôi chuyển sang vị trí hiện tại của mình tại phòng Marketing của NHTW với một nhóm gồm 5 nhà văn và 2 biên tập viên. Thời gian đó chúng tôi đã thêm một quản lý dự án vào nhóm, vì vậy tôi hiện quản lý 8 người phải nộp báo cáo hàng tuần và nhận phê duyệt dự án từ tôi.”

Phong cách quản lý của bạn đã thay đổi như thế nào khi bạn có thêm kinh nghiệm?

Tăng trưởng là một phần thiết yếu của sự phát triển nghề nghiệp của các cấp quản lý. Với các câu hỏi về sự thay đổi phong cách quản lý, nhà tuyển dụng đang muốn thăm dò cách ứng viên phát triển và hoàn thiện tại vị trí quản lý. Với những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn này, bạn có thể liệt kê điểm mạnh của bản thân và kèm theo một số điểm đang cố gắng khắc phục nhưng thực tế đây lại là điểm mạnh cho chính bạn.

Bạn có thể trả lời như sau: “Tôi có khả năng theo dõi chi tiết công việc. Tôi nghĩ rằng tôi có thể lãnh đạo nhóm của mình hiệu quả và thành công nếu tôi chịu trách nhiệm về mọi chi tiết. Tuy nhiên, điều tôi đã học được thông qua phản hồi của các thành viên và kinh nghiệm quản lý là thành viên trong nhóm có thể cảm thấy bị đánh giá thấp nếu tôi tham gia quá nhiều vào công việc. “

Để lập một kế hoạch cho dự án (hoặc kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing, kế hoạch tuyển dụng,…. tùy theo từng vị trí tuyển quản lý), bạn bắt đầu ra sao, đi theo những bước nào?

Tham khảo: Việc đầu tiên khi lập kế hoạch chính là nghiên cứu kỹ mục tiêu, nắm được các số liệu và thông tin liên quan. Sau đó là tìm hiểu thị trường, xu hướng tiêu dùng của ngành hàng, các đối thủ và doanh nghiệp, xác định mục tiêu cốt lõi của dự án, nghiên cứu các case study của đối thủ, của các brand khác để tìm ra phương thức thực thi phù hợp.

Làm gì để giảm khoảng cách giữa việc lập kế hoạch và quá trình thực thi kế hoạch?

Tham khảo: Khi lập kế hoạch, điều quan trọng nhất chính là việc nghiên cứu thị trường, từ ngành hàng, khách hàng mục tiêu cho tới đối thủ. Việc nghiên cứu càng kỹ lường thì bản kế hoạch sẽ càng sát sao và giảm thiểu những biến cố khi thực thi. Tuy nhiên, việc có khoảng cách giữa kế hoạch và thực thi là điều không thể tránh khỏi, ngay cả khi đã lên kịch bản cho những sự cố hoặc khủng hoảng. Do đó, người quản lý cần bình tĩnh và nhanh chóng xử lý. Đôi khi đó cũng có thể là cơ hội cho doanh nghiệp.

Bạn hãy trình bày một vài đánh giá về xu hướng thị trường (hoặc ngành hàng) trong 3 năm tới đây

Trả lời: Với câu hỏi này, bạn hãy khái quát xu hướng chung của thị trường chung, những doanh nghiệp top đầu từ đó phân tích ảnh hưởng tới doanh nghiệp bạn đang ứng tuyển.

Nhóm những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn liên quan đến sự gắn bó lâu dài

Tại sao ứng viên lại nghỉ làm ở đơn vị cũ?

Khi tham gia vòng phỏng vấn cho vị trí quản lý nhân sự, ứng viên sẽ thường gặp phải câu hỏi này. Đây là câu hỏi khá hữu ích để biết thêm thông tin cũng như quá trình làm việc và tư tưởng của cá nhân. Nhà tuyển dụng sẽ quan tâm liệu ứng viên họ đang tuyển có bị sa thải hay chủ động từ chức vì lý do gì khác. Lý do đó là gì, có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc sắp tới họ đảm nhận hay không. Vì vậy, ứng viên cần chuẩn bị kỹ lưỡng và cố gắng không đánh vào những điểm gây bất lợi cho bản thân.  

Bạn biết vì về công ty chúng tôi?

Muốn biết ứng viên có thực sự coi trọng và quan tâm đến vị trí ứng tuyển hay không, HR hãy đặt câu hỏi này. Nó thể hiện mức độ chuẩn bị và quan tâm của ứng viên đối với vị trí làm việc. Điều đó cũng cho thấy ứng viên có tìm hiểu về vị trí ứng tuyển và công ty nghiêm túc hay không. Vì nhiều trường hợp, ứng viên “rải” CV mà không quan tâm hoặc không tìm hiểu về công ty ứng tuyển.

Bạn sẽ hợp tác với chúng tôi bao lâu?

Với những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn xin việc dạng như thế này, bạn không nên trả lời cụ thể thời gian là bạn làm trong bao lâu, vì nhà tuyển dụng sẽ nghĩ rằng bạn không gắn bó với công ty lâu dài. Thay vào đó, bạn có thể nói: “Tôi sẵn sàng đồng hành với công ty miễn là công ty cảm thấy hài lòng về những thành quả mà tôi mang lại”.

Bạn có thể thấy ở câu hỏi này không phải cứ thật thà là tốt. Nếu bạn thật thà nói ra rằng bạn chỉ làm ở công ty một thời gian ngắn để lấy kinh nghiệm thêm thôi thì chắc chắn 100% bạn sẽ bị loại.

Bạn muốn thay đổi khía cạnh nào trong phong cách quản lý của mình?

Thực tế là sẽ không có một người quản lý nào hoàn hảo và cấp quản lý là người luôn phải thay đổi và học hỏi để trở nên hoàn hảo hơn. Với các câu hỏi phỏng vấn dạng này, bạn nên cho nhà tuyển dụng thấy được bạn khiêm tốn và biết cách nhìn nhận thẳng thắn vào năng lực bản thân

Gợi ý cách trả lời: “Bạn nên tập trung vào một khía cạnh của phong cách quản lý mà bạn đang làm việc để cải thiện. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chia sẻ các bước bạn đang thực hiện và đưa ra bằng chứng về tiến trình.”

Khả năng chịu áp lực trong công việc của bạn?

Để trả lời tốt những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn kiểu như thế này, bạn nên nêu rõ một ví dụ cụ thể để chứng minh bạn là người giỏi chịu áp lực. Bạn có thể nói chia sẻ về công việc cũ bạn phải làm những công việc khó khăn như thế nào và bạn vẫn cố gắng tìm cách vượt qua  ra sao.

Ví dụ: “Tôi nhận thấy áp lực chính là một chất xúc tác khiến tôi hoàn thành công việc với một tinh thần cao hơn, khi đến thời hạn gấp rút, tôi luôn cố gắng tập trung hết sức vào công việc và hoàn thành hết các nhiệm vụ được giao”.

Bí quyết gây ấn tượng trong buổi phỏng vấn vị trí quản lý 

Luôn chủ động dẫn dắt cuộc phỏng vấn

Không như những kinh nghiệm đi phỏng vấn xin việc ở vị trí nhân viên, nơi mà đôi khi bạn cần giữ thái độ khiêm tốn, trong buổi phỏng vấn vị trí quản lý trước CEO hay Giám đốc cấp cao, bạn cần chủ động dẫn dắt cuộc phỏng vấn, mạnh dạn thể hiện tất cả những kiến thức và kỹ năng của mình một cách tự tin.

Bình tĩnh trước mọi tình huống

Bình tĩnh chính là chìa khóa để bạn có thể hóa giải mọi câu hỏi bất ngờ trong buổi phỏng vấn. Một bí kíp đó là bạn hãy tưởng tượng mình chính là người quản lý của team hay giám đốc doanh nghiệp thay vì là ứng viên tới phỏng vấn, nó sẽ giúp bạn tự tin hơn.

Lưu ý về kinh nghiệm phỏng vấn Quản lý nhân sự

Khi phỏng vấn cho vị trí Quản lý nhân sự, có những lưu ý kinh nghiệm sau đây mà bạn nên chú ý:

Trả lời ngắn gọn, súc tích và rõ ràng

Khi trả lời câu hỏi phỏng vấn, bạn hãy tránh trả lời dài dòng, mà hãy tập trung vào những thông tin quan trọng và đưa ra câu trả lời mạch lạc.

Tập trung vào vị trí ứng tuyển

Đặt trọng tâm vào việc trình bày những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến vị trí Nhân viên hành chính nhân sự. Để thể hiện sự quan tâm và sẵn sàng làm việc lâu dài, tìm hiểu kỹ vị trí, yêu cầu công việc và chế độ đãi ngộ của công ty.

Thể hiện sự tự tin và chủ động

Bạn cần luôn giữ bình tĩnh và tự tin trong quá trình phỏng vấn, lắng nghe câu hỏi một cách cẩn thận và giao tiếp một cách tự nhiên và lịch sự. Đồng thời, tự đề xuất thêm thông tin và đặt câu hỏi phù hợp để thể hiện sự chủ động và tương tác tích cực.

Chuẩn bị trước cho câu hỏi thường gặp

Trước buổi phỏng vấn, bạn cần tìm hiểu, nắm vững những câu hỏi phổ biến trong phỏng vấn Nhân viên hành chính nhân sự và chuẩn bị câu trả lời cho chúng, bao gồm các câu hỏi về kinh nghiệm làm việc, quản lý thời gian, giải quyết xung đột, và khả năng làm việc nhóm.

Sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp

Trong quá trình phỏng vấn, bạn cần chú ý sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và tránh sử dụng ngôn ngữ lỏng lẻo hoặc tiếng lóng. Việc sử dụng từ ngữ rõ ràng và diễn đạt một cách chính xác sẽ giúp bạn truyền đạt ý kiến và kỹ năng đến nhà tuyển dụng rõ ràng hơn.

Thể hiện sự quan tâm và tìm hiểu công ty

Trước cuộc phỏng vấn, hãy dành thời gian tìm hiểu về công ty và vị trí ứng tuyển. Bạn có thể đưa ra câu hỏi liên quan đến công ty, môi trường làm việc, cơ hội phát triển và sự phù hợp với mục tiêu cá nhân. Điều này cho thấy sự quan tâm và ý định gắn bó của bạn đối với Quý công ty.

Ghi chép và đánh giá sau phỏng vấn

Sau cuộc phỏng vấn, hãy nhớ ghi chép lại những điểm quan trọng và nhận xét về cuộc trò chuyện. Đồng thời, bạn cần đánh giá lại khả năng và hiệu suất của bạn trong quá trình phỏng vấn để cải thiện trong tương lai.