Điều phối viên là gì? Mô tả chi tiết công việc của điều phối viên 

Điều phối viên là gì?

Điều phối viên là những người thực hiện công việc như lên kế hoạch, sắp xếp, tổ chức, quản lý, phân công và giám sát quá trình vận hành trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.  Cụ thể hơn, mỗi khi có một sự kiện hay một công việc đòi hỏi sự tham gia, phối hợp của nhiều bên thì điều phối viên sẽ là người đứng ra giữ trọng trách chính, đảm bảo sự kiện/công việc đó diễn ra suôn sẻ và thành công nhất. Điều phối viên sẽ phân chia công việc thành các đầu việc nhỏ, sau đó sắp xếp và phân công cho các bên tham gia.

Nghề điều phối viên là công việc khá giống với quản lý, nhưng ít mang cảm giác phân chia cấp bậc hơn. Nếu đưa ra một ví dụ minh họa để trả lời cho câu hỏi nhân viên điều phối là gì, thì có thể ví họ như một người quản lý không mang chức danh vậy.

Mô tả chi tiết công việc của điều phối viên 

Mảng công việc đối ngoại

• Phối hợp với đối tác trong việc xác định mục tiêu công việc, từ đó đưa ra chiến lược phù hợp nhằm đảm bảo công việc đó đạt hiệu quả mà đối tác yêu cầu. 
• Phối hợp với điều phối viên bên đối tác trong suốt quá trình thực hiện công việc. Thực hiện việc gắn kết giữa đội ngũ giữa hai bên đối tác và công ty mình.
• Giữ gìn và phát triển mối quan hệ với đối tác, khách hàng và các bên cung ứng.

Mảng công việc đối nội

Lên kế hoạch cụ thể và dự trù tất cả những yêu cầu cần thiết để triển khai kế hoạch như nhân sự, chi phí, các loại thủ tục, v.v., và gửi lên cấp trên xin ý kiến chỉ đạo và kiểm duyệt.

• Phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để thực hiện các công tác nội bộ.
• Làm việc với nhân viên trong quá trình phân công nhiệm vụ, giải thích công việc và giải đáp thắc mắc có liên quan. 
• Liên tục theo sát tiến độ công việc, báo cáo lên cấp trên tiến độ và các vấn đề xảy ra trong suốt quá trình. Đồng thời, đôn đốc nhân viên tiến hành nhiệm vụ chính xác và nhanh chóng. 
• Thực hiện song song cả hai vai trò là chỉ đạo và triển khai công việc.
• Thực hiện công tác điều phối sao cho các bộ phận, cá nhân và các đầu việc phối hợp nhịp nhàng. 
• Tiếp thu phản hồi từ các bên có liên quan, từ đó tiến hành điều chỉnh và cải thiện hơn trong quá trình làm việc của cả hệ thống.

Đọc thêm: Inbound Marketing là gì? 8 bước tạo chiến dịch Inbound Marketing hiệu quả

Quy trình chuẩn của nhân viên điều phối 2023

Mỗi một dự án, công ty khác nhau sẽ có những yêu cầu và tiêu chuẩn riêng dành cho điều phối viên. Tuy nhiên, chúng ta có thể đưa ra một quy trình chuẩn, tổng quan nhất mà ai ở vị trí này cũng cần áp dụng khi làm việc.

Xác định mục tiêu và lập kế hoạch

Hãy xác định rõ mục tiêu mà bạn cần phải hoàn thành là gì? Mất bao nhiêu thời gian và cần những tài nguyên nào (nhân sự, công cụ, thiết bị,v.v.)? Từ đó, bạn hãy lên một kế hoạch sơ bộ về những gì bạn cần làm trong 3 giai đoạn chính: trước khi thực hiện, trong quá trình thực hiện và sau khi thực hiện dự án.  

Ví dụ: đối với điều phối sự kiện, công việc ở đây bao gồm tất cả các khâu từ chuẩn bị tới thực hiện một sự kiện. Mục tiêu đặt ra là phải hoàn thành trong thời gian bao lâu, và phải đảm bảo hoàn thành tất cả nội dung chương trình của sự kiện.

Lên kế hoạch chi tiết

Từ kế hoạch sơ bộ, bạn cần tiếp tục triển khai thành các đầu việc cụ thể.

• Sắp xếp một cách khoa học sao cho các công việc diễn ra chính xác và kịp thời. 
• Đảm bảo ghi chú cụ thể tất cả những yếu tố cần phải chuẩn bị, mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá và có thời hạn rõ ràng cho các đầu việc.
• Việc lên kế hoạch nên được diễn ra sau khi có được sự tham gia, đóng góp ý kiến từ các bên liên quan để có thể diễn ra một cách khách quan và đạt được sự phối hợp tốt nhất.

Để có thể hoàn thành điều này, nhân viên điều phối có thể họp và xin ý kiến từ những đồng nghiệp khác, lắng nghe và tổng hợp ý kiến. Ngoài ra còn phụ thuộc vào tính chất và quy mô công việc để đưa ra kế hoạch phù hợp.

Phân công nhiệm vụ và kiểm soát công việc

Trước khi bắt đầu công việc, nhân viên điều phối sẽ phân công và hướng dẫn công việc cho tất cả các vị trí. Tuy nhiên, trước đó cần phải suy nghĩ tới những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình làm việc. Nếu như gặp phải tình huống này thì phải xử lý như thế nào? Nếu như không có phương án xử lý phù hợp thì phải làm sao?  Tất cả nên được chuẩn bị trước để trong quá trình tiến hành công việc sẽ không vì những vấn đề này khiến tất cả các bước khác bị gián đoạn.

Mức lương của điều phối viên là bao nhiêu?

Vị trí nhân viên điều phối hiện nay đang rất được săn đón trên thị trường lao động. Do nhu cầu đối với vị trí này không chỉ giới hạn trong ngành tổ chức sự kiện hay vận tải, mà hiện nay gần như các công ty trong lĩnh vực nào cũng cần có.

Mức lương cho vị trí nhân viên điều phối khoảng 8 - 15 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, mức lương của vị trí này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tính chất công việc, quy mô công ty và số năm kinh nghiệm của bạn. Mức lương cho chuyên viên điều phối sẽ rơi vào khoảng từ 10-30 triệu đồng/ tháng hay thậm chí là cao hơn tùy thuộc vào khả năng của bạn.

Hơn nữa, vì tính chất công việc điều phối viên rất gần với quản lý, thế nên bạn hoàn toàn có thể được thăng tiến lên vị trí này sau khi đã tích lũy đủ kinh nghiệm và kỹ năng. Đây là một lộ trình rất hấp dẫn dành cho bạn đấy!

7 kỹ năng cần có đối với vị trí điều phối viên

Kỹ năng quản lý

Đây là kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với công việc này. Kỹ năng điều phối có nghĩa là bạn có thể phân chia công việc, làm người trung gian phối hợp và tạo động lực cho mọi người. Nếu không có khả năng này, bạn khó có thể hoàn tất một lượng lớn công việc.

Để có thể lên một kế hoạch chuẩn chỉnh và quản lý dự án chạy tốt thì bạn không chỉ cần trau dồi kỹ năng lập kế hoạch, mà còn cần óc quan sát, khả năng phân tích thông tin, khả năng xử lý vấn đề nhanh chóng và bình tĩnh khi đối mặt với sự cố.

Kỹ năng truyền đạt thông tin

Sau khi đã lên được một kế hoạch tốt, bạn cần phải có kỹ năng truyền đạt kế hoạch này đến những người trực tiếp thực hiện. 

Mọi sự nhập nhằng và thiếu rõ ràng trong truyền đạt thông tin đều có thể dẫn đến những sai lầm rất khó xử lý về sau. Và khi việc này cứ lặp lại, nó sẽ ảnh hưởng tới biểu hiện công việc cũng như uy tín cá nhân của bạn

Kỹ năng hướng dẫn

Người điều phối có trách nhiệm phân bổ nhân sự vào đúng vị trí thích hợp. Do tính chất công việc phức tạp và luôn đổi mới nên nếu có công việc khó khăn hay mới lạ thì người điều phối cần phải biết cách giải thích, truyền tải thông tin đến mọi người và nghĩ cách hoàn thành nó một cách tốt nhất.

Quản lý thời gian

Điều bắt buộc đối với người điều phối sự kiện và tổ chức chương trình là phải hoàn thành công việc một cách suôn sẻ và đúng lịch trình. Bạn không được để sự kiện diễn ra quá lâu hoặc kết thúc sớm hơn dự kiến. Vì vậy, phân bổ thời gian để mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch là một kỹ năng rất quan trọng đối với công việc điều phối.

Cập nhật truyền thông và công nghệ

Với sự xuất hiện của hệ thống kỹ thuật và phần mềm hỗ trợ, việc điều phối nay đã dễ dàng hơn. Thay vì phải gặp gỡ và thảo luận thường xuyên, nhân viên điều phối có thể liên hệ với những người khác thông qua ứng dụng chia sẻ thông tin hoặc gửi email cho đối tác.

Trong một số lĩnh vực, chẳng hạn như tiếp thị và quảng cáo, ứng viên phải sử dụng thành thạo mạng xã hội. Khi đã quen thuộc và hiểu biết nhất định về các tính năng của phần mềm mới này sẽ rất có ích về sự hỗ trợ và triển khai điều phối.

Kỹ năng giao tiếp

Tính chất công việc điều phối cần làm việc với đối tác để hiểu mong muốn của họ nhằm triển khai kế hoạch. Ngoài ra, nhân viên điều phối cần phối hợp với các bộ phận, đơn vị khác để hỗ trợ và hoàn thiện dự án.

Đối với các thành viên trong nhóm, người điều phối có trách nhiệm tập hợp, phân tích, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc khi có vấn đề. Vì vậy, để làm tốt vai trò của một điều phối viên, bạn cần có kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt.

Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng này không chỉ áp dụng cho người làm điều phối mà còn cho hầu hết các lĩnh vực khác như một kỹ năng bắt buộc. Người làm điều phối cần biết cách phối hợp với các đồng nghiệp và bộ phận khác để có thể lập kế hoạch và thực hiện công việc.

Để công việc diễn ra suôn sẻ, bạn không thể giữ cái tôi của mình quá cao vì sẽ gây nên xích mích, bất hòa giữa mọi người mà cần biết cách lắng nghe và nhìn nhận ý kiến của người khác.

Các vị trí cho chức danh Điều phối viên

Nhân viên điều phối đơn hàng

Giai đoạn hiện tại là thời điểm bùng nổ của các dịch vụ giao hàng. Vì vậy, điều phối hàng hóa là một công việc rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất có thể.

Nhân viên điều phối hàng hóa cần phải chỉ định đơn hàng cho người chuyển phát nhanh và theo dõi quá trình giao hàng. Ngoài ra, họ cũng chịu trách nhiệm quản lý đội giao hàng, số lượng giao hàng,... đảm bảo rằng hàng hóa phải được giao đúng thời gian và địa điểm mà khách hàng yêu cầu.

Nhân viên điều phối vận tải

Nhân viên điều phối vận tải thường được tuyển dụng bởi các công ty vận tải. Nhiệm vụ chính là tổ chức vận chuyển hàng hóa đến đúng nơi nhận hàng. Họ sẽ lãnh đạo một nhóm gồm tài xế, kỹ thuật viên xe và các nhân viên giao hàng.

• Quy trình làm việc của điều phối vận tải chi tiết như sau:
• Tiếp nhận các yêu cầu vận chuyển.
• Tìm kiếm phương tiện, lưu ý nơi họ gửi / nhận, theo dõi và cập nhật quá trình di chuyển.
• Giải quyết một số vấn đề xảy ra, chẳng hạn như xe hỏng hóc, giao hàng chậm trễ, mất hàng,..
• Cung cấp các ý tưởng để phát triển quy trình vận tải.

Do tính chất công việc vận tải rất nặng nhọc nên nhiều nhà tuyển dụng thường yêu cầu người điều phối là nam giới. Ngoài ra, ứng viên cũng yêu cầu trình độ cao đẳng/đại học trở lên đối với chuyên ngành vận tải, quản lý,... Nếu bạn đã có kinh nghiệm điều phối vận tải trước đó thì bạn sẽ có nhiều lợi thế ứng tuyển hơn. Ngoài ra, ứng viên cũng cần có kiến thức quản lý thời gian vì hoạt động vận tải quan trọng nhất là lịch trình.

Nhân viên điều phối sự kiện

Đối với các sự kiện chung, nhân viên điều phối sự kiện có trách nhiệm quản lý và điều phối công tác chuẩn bị tổng thể cho sự kiện. Không giống như nhân viên điều phối của công ty, nhân viên điều phối sự kiện thường làm việc tự do và được tuyển dụng cho các loại sự kiện khác nhau.

Công việc của một điều phối viên sự kiện thường rất phức tạp:

• Điều phối âm thanh, ánh sáng, MC, sân khấu,.. một cách có liên kết theo trình tự kịch bản chương trình.
• Lên kế hoạch tổ chức, sắp xếp chi tiết cho từng vị trí.
• Phối hợp với các phương tiện truyền thông, báo chí.
• Sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách mời.

Do tính chất công việc phức tạp nên điều phối viên sự kiện thường phải có bằng cử nhân về Truyền thông, Marketing, Quan hệ công chúng,... và có khả năng làm việc nhanh dưới áp lực về thời gian; nhất là phải giỏi giao tiếp. Nếu bạn đam mê điều khiển sự kiện, đừng ngần ngại theo đuổi vị trí này nhé!

Nhân viên điều phối kho

Vai trò của nhân viên điều phối kho là quản lý tất cả hàng hóa nhập vào, xuất ra và hiện có trong kho. Người điều phối kho chịu trách nhiệm điều phối nhân viên phân loại sản phẩm, làm sạch, đóng gói, chuyển hàng lên xe tải,... Ngoài ra, họ cần cập nhật tình trạng hàng tồn kho và các thông tin hàng nhập vào, xuất ra, nhãn hiệu sản phẩm và sắp xếp sản phẩm theo khu vực.

Nhân viên điều phối vận hành logistic

Công việc chính của vị trí này liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa như:

• Kiểm soát lịch trình vận chuyển, thông quan và giao hàng đến kho.
• Xuất hóa đơn cho khách hàng khi giao hàng, nhận phản hồi tình trạng hàng hóa, thực hiện thanh toán.
• Kiểm soát chi phí hậu cần, tìm giải pháp để giảm chi phí hậu cần hoặc tìm cách mở rộng hoạt động kinh doanh.

Nhân viên điều phối giao hàng tiết kiệm

Nhiệm vụ chính của nhân viên điều phối giao thông tiết kiệm như sau:

• Quản lý số liệu hàng đầu vào và đầu ra, dữ liệu hàng tồn kho và một số công việc phân phối sản phẩm từ cửa hàng đến văn phòng hoặc cửa hàng đến khách hàng.
• Giao công việc cho nhân viên chuyển phát nhanh, nhân viên chuyển hàng và theo dõi tiến độ giao hàng.
• Chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ giao hàng, đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng thời điểm và đúng theo yêu cầu của khách hàng.
• Trả lời các thắc mắc của khách hàng về hàng hóa và ngày giao hàng.

Điều phối viên dự án

Người điều phối dự án sẽ làm việc với người quản lý dự án để theo dõi và phân công công việc cho thành viên trong nhóm một cách hiệu quả. Người điều phối dự án chịu trách nhiệm đảm bảo nhóm thực hiện trơn tru toàn bộ dự án sau đó thu thập và phân phối thông tin cần thiết, cập nhật thông tin công việc trong thời gian thực hiện dự án.

Điều phối viên y tế

Nhân viên điều phối viên y tế là người sẽ có vai trò trong việc đưa ra nhiều kế hoạch để tiếp thị, quảng bá thương hiệu bệnh viện đến nhiều khách hàng, góp phần nâng cao hình ảnh, uy tín của bệnh viện. Ngoài ra họ cũng đảm nhiệm nhận vụ tư vấn y tế, thu thập các thông tin về dịch tễ, bệnh tật của người bệnh.

Điều phối viên ngân hàng

Nhân viên điều phối ngân hàng sẽ đảm nhiệm rất nhiều các đầu việc như: Chủ động và đón khách hàng khi bước vào ngân hàng, hướng dẫn tỉ mỉ và chi tiết nếu khách có yêu cầu hướng dẫn sử dụng giao dịch trực tuyến hoặc ATM; hướng dẫn chi tiết khi khách hàng có nhu cầu giao dịch gửi tiền hoặc rút tiền, vay tiền tại quầy giao dịch; chỉ dẫn khách khiếu nại nếu như khách gặp sự cố nào đó; xử lý tất tần tật mọi thắc mắc mà khách hàng quan tâm trong thẩm quyền của mình.

Ngoài ra nhân viên điều phối ngân hàng cũng cần đảm bảo đưa khách đến đúng khu vực khách cần xử lý, đáp ứng nhu cầu khách hàng. Đưa các thông tin tờ rơi sản phẩm hoặc giao tiếp khách hàng trong khu vực chờ; hỗ trợ khách điền các thông tin theo mẫu yêu cầu.

Điều phối viên hành chính

Công việc chính của nhân viên điều phối hành chính sẽ bao gồm việc cấp phép các thiết bị làm việc như bàn ghế văn phòng, máy tính, máy in, điện thoại… cho nhân viên mới; điều phối vị trí chỗ ngồi làm việc của các phòng ban, nhân viên. Bên cạnh đó họ cũng có nhiệm vụ phân phát thư từ đến toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp; giải quyết các ông việc được cấp trên giao cho.

Ngành vận tải hàng hóa tại Việt Nam đang phát triển khá mạnh mẽ. Điều này kéo theo nhu cầu tuyển dụng nhân viên điều phối ngày càng cao hơn. Như vậy 1900 - tin tức việc làm vừa cung cấp những thông tin hữu ích về Điều phối viên. Hy vọng qua bài viết bạn hiểu được tầm quan trọng của Điều phối viên và thực hành hiệu quả.

Đọc thêm:

TOP 7 mạng xã hội Social media phổ biến tại Việt Nam 2023

Campaign là gì? Quy trình tạo nên một campaign hiệu quả

Việc làm dành cho sinh viên:

Việc làm thực tập sinh điều phối lớp học

Việc làm gia sư các môn cập nhật theo ngày mới nhất

Việc làm thêm nhân viên phục vụ nhà hàng/ quán cafe dành cho sinh viên

Việc làm gia sư, trợ giảng Tiếng anh mới nhất

Mức lương của thực tập sinh điều phối lớp học là bao nhiêu?