Nhân viên chứng từ có khoảng lương bao nhiêu?

1. Nhân viên chứng từ là gì? 

Nhân viên chứng từ, Documentation staff – Docs, là người hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu. Họ giám sát việc chuẩn bị tài liệu thương mại, giải quyết để đảm bảo thanh toán kịp thời cho các bên, đồng thời, cập nhật quy trình trong xử lý hàng hóa thị trường trong nước và quốc tế. Công việc này không quá áp lực và thích hợp với những bạn thích làm việc tại văn phòng. Tuy nhiên, tính chất công việc lặp đi lặp lại và phải nhập số liệu khá nhiều nên đòi hỏi người làm việc này phải có tính cẩn thận cao.

2. Mô tả công việc Nhân viên chứng từ

Một Documentation staff sẽ làm những công việc chính sau:

Chuẩn bị và xử lý các tài liệu cần thiết cho quy trình xuất nhập khẩu

Chuẩn bị, tiến hành kiểm toán tài liệu về xuất nhập khẩu đối với các lô hàng và khu tàu của doanh nghiệp. Xử lý chứng từ hóa đơn thương mại, đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của dữ liệu theo quy định. Tạo chứng từ xuất nhập khẩu theo quy định, xuất trình theo yêu cầu tại các cơ quan chức năng.

Quản lý tài liệu

Lưu trữ, bảo quản chứng từ xuất nhập khẩu trong hệ thống. Phân loại chúng để quản lý hiệu quả, dễ tìm kiếm khi cần. Theo dõi tài chính có liên quan như những khoản phải thu, phải trả, đảm bảo thanh toán các giao dịch đúng quy định và thời gian.

Hỗ trợ các bên liên quan

Giao tiếp với khách hàng, bàn bạc về giao dịch xuất nhập khẩu, bốc xếp, phương tiện vận chuyển,… Gửi tài liệu hướng dẫn kịp thời và chính xác cho các bên giao nhận vận tải, các nhà cung cấp khác. Hỗ trợ các bộ phận khác có liên quan trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.

3. Mức lương của Nhân viên chứng từ theo chức vụ và số năm kinh nghiệm:

Thực tập sinh chứng từ

Thực tập sinh chứng từ hỗ trợ trong việc xử lý và kiểm tra các tài liệu, chứng từ như hóa đơn, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất nhập kho. Cụ thể, ở vị trí này, bạn tiếp nhận, phân loại và nhập liệu thông tin vào hệ thống quản lý dữ liệu. Ngoài ra  bạn sẽ hỗ trợ các nhân viên chứng từ và các bộ phận khác trong các nhiệm vụ liên quan đến quản lý tài liệu và chứng từ. Đây là vị trí để bạn có thể làm quen, nắm rõ công việc của một nhân viên chính thức qua việc tiếp xúc, học hỏi và được chỉ dẫn bởi các nhân viên chứng từ đã có kinh nghiệm. Mức lương của thực tập sinh chứng từ dao động từ 3 triệu đến 5 triệu đồng/tháng.

>> Xem thêm: Việc làm Thực tập sinh chứng từ cho người mới

Nhân viên chứng từ

Khi trở thành một nhân viên chứng từ chính thức, bạn sẽ có trách nhiệm xử lý và kiểm tra các tài liệu, chứng từ như hóa đơn, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất nhập kho, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định, quy trình về xử lý tài liệu và chứng từ. Bạn cũng sẽ cần hỗ trợ việc lập báo cáo, thống kê, và tư vấn về vấn đề liên quan đến quản lý tài liệu và chứng từ. Tại vị trí này, mức lương của bạn trung bình sẽ từ 7 triệu đến 15 triệu đồng/tháng.

>> Xem thêm: Việc làm Nhân viên chứng từ đang tuyển dụng

Trưởng nhóm chứng từ

Đây là vị trí cao hơn nhân viên chứng từ và sẽ thực hiện thêm chức năng quản lý bên cạnh công việc nghiệp vụ. Trưởng nhóm chứng từ lãnh đạo và quản lý nhóm nhân viên chứng từ, phân công nhiệm vụ và đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng, giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, đề xuất và thực hiện các biện pháp cải thiện. Với trách nhiệm cao hơn, mức lương của trưởng nhóm chứng từ cũng sẽ cao hơn, dao động từ 15 triệu đến 20 triệu đồng/tháng.

Quản lý Logistics (Logistics Supervisor)

Trong ngành xuất nhập khẩu, việc thăng tiến cho vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thường khá hạn chế. Vì đây là một vị trí mà mỗi doanh nghiệp thường chỉ cần một số lượng nhỏ, không cần thành lập một bộ phận riêng biệt. Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thường tập trung vào việc duy trì và hoàn thiện quy trình, và thường mang lại sự ổn định nhiều hơn so với cơ hội thăng tiến. 

Tuy nhiên bạn vẫn có thể mở rộng cơ hội của mình để trở thành Quản lý logistics nếu đáp ứng đủ các kỹ năng và kiến thức chuyên môn. Mặc dù công việc của nhân viên chứng từ tập trung vào xử lý và kiểm tra các tài liệu, chứng từ, nhưng đồng thời họ cũng sở hữu nền tảng kiến thức về quy trình và quy định, kỹ năng tổ chức, và khả năng làm việc hiệu quả với dữ liệu. Do đó những kỹ năng này sẽ thực sự bổ ích khi bạn có ý định chuyển hướng và phát triển sâu thêm ở mảng Logistics. Với kinh nghiệm và kỹ năng quản lý sẵn có ở vị trí Trưởng nhóm chứng từ, kèm theo sự nâng cao kiến thức chuyên ngành, bạn có thể hoàn toàn thăng tiến lên vị trí Quản lý logistics với mức lương từ 20 triệu đến 35 triệu đồng/tháng.

>> Xem thêm: Việc làm Quản lý Logistics (Logistics Supervisor) thu nhập tốt

Giám đốc logistics

Giám đốc logistics định hình và thực hiện chiến lược logistics của công ty, đảm bảo rằng hoạt động logistics đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Bạn sẽ cần lãnh đạo và quản lý toàn bộ bộ phận logistics, bao gồm quản lý nhân sự, ngân sách và các vấn đề chiến lược. Ngoài ra bạn sẽ có nhiệm vụ tương tác với cấp cao hơn và các bộ phận khác để đảm bảo sự liên kết và đồng thuận trong chiến lược và hoạt động của công ty.

4. Mức lương của Nhân viên chứng từ theo khu vực

Mức lương Nhân viên chứng từ tại TP. Hồ Chí Minh

TP. Hồ Chí Minh là trung tâm của nhiều ngành công nghiệp và dịch vụ, từ công nghệ thông tin đến sản xuất và xuất nhập khẩu. Mức lương của nhân viên chứng từ thường được ảnh hưởng bởi sức khỏe và sự phát triển của ngành công nghiệp, và TP. Hồ Chí Minh là nơi có nhiều cơ hội việc làm và tiềm năng phát triển cho nghề nghiệp này. Do đó thành phố hiện dẫn đầu về mức lương của Nhân viên chứng từ, dao động từ 8 triệu đến 15 triệu đồng/tháng.

Mức lương Nhân viên chứng từ tại Hà Nội

Hà Nội là thủ đô của Việt Nam và là trung tâm chính trị, kinh tế của đất nước. Do đó, nhu cầu về nhân viên chứng từ và các vị trí liên quan đến hành chính, tài chính ở Hà Nội thường cao hơn so với các khu vực khác. Vì vậy mức lương của Nhân viên chứng từ tại Hà Nội chỉ xếp sau TP. Hồ Chí Minh, có mức từ 7 triệu đến 12 triệu đồng/tháng.

Mức lương Nhân viên chứng từ tại Hải Phòng

Hải Phòng là một trong những thành phố cảng lớn nhất tại Việt Nam và có vai trò quan trọng trong hệ thống giao thông vận tải quốc gia. Sự phát triển của ngành công nghiệp và vận tải tại Hải Phòng tạo ra nhu cầu lớn về nhân viên chứng từ để quản lý các thủ tục xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa. Nhân viên chứng từ tại Hải Phòng có mức lương từ 6 triệu đến 11 triệu đồng/tháng.

Mức lương Nhân viên chứng từ tại Đà Nẵng

Với bờ biển dài rộng lớn, Đà Nẵng cũng nằm ở vị trí chiến lược trên tuyến đường hải cảng lớn và giao thông quốc gia. Điều này tạo ra nhu cầu lớn về nhân viên chứng từ để quản lý các thủ tục xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa. Mức lương Nhân viên chứng từ Đà Nẵng xấp xỉ với tại Hải Phòng, nằm trong khoảng từ 6.5 triệu đến 11 triệu đồng/tháng.

Mức lương Nhân viên chứng từ tại Cần Thơ

Cần Thơ là một trung tâm kinh tế và văn hóa quan trọng của Miền Tây Nam Bộ, với lượng hàng hóa đổ về thành phố mỗi ngày tương đối cao. Tuy nhiên các dự án và doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm ưu thế trong nền kinh tế tại thành phố, vì đó mức lương Nhân viên chứng từ tại đây không cao bằng các vùng trọng điểm khác, dao động từ 6 triệu đến 10 triệu đồng/tháng.

Ngoài mức lương cơ bản, Nhân viên chứng từ sẽ hưởng đầy đủ các quyền lợi BHXH, BHYT, BHTN, chính sách phúc lợi đầy đủ theo quy định của công ty và pháp luật, hoặc lương thưởng khi làm tăng ca, hoặc đi làm vào các dịp nghỉ lễ. Ngoài ra các nhân viên chứng từ cũng sẽ thường được tài trợ tham gia các chương trình đào tạo và phát triển nghề nghiệp.

5. So sánh mức lương của Nhân viên chứng từ với các vị trí khác thuộc lĩnh vực Xuất nhập khẩu

Hiện nay, mức lương trung bình của một Nhân viên chứng từ là 7 - 12 triệu đồng/tháng. Lương Nhân viên chứng từ còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, trình độ, năng lực, quy mô công ty và các lĩnh vực nên mức lương sẽ tương đối khác nhau. Nhìn chung, mức lương của Nhân viên chứng từ ở mức tương đối khá so với các vị trí khác trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu. Mức lương của Nhân viên xuất nhập khẩu nằm trong khoảng từ 7 - 15 triệu đồng/tháng, còn Chuyên viên thanh toán quốc tế có mức lương từ 8 - 15 triệu đồng/tháng. Vị trí không đòi hỏi nhiều chuyên môn và bằng cấp như Nhân viên hiện trường có mức lương thấp hơn, từ 6 - 9 triệu đồng/tháng.

Khám phá thêm:

Việc làm Nhân viên xuất nhập khẩu đang tuyển dụng

Việc làm Chuyên viên thanh toán quốc tế lương cao

Việc làm Nhân viên hiện trường mới cập nhật

6. Cách để nâng cao thu nhập và thăng tiến vị trí Nhân viên chứng từ 

Tự tin trao đổi mục tiêu nghề nghiệp với quản lý 

Dù bạn ở vị trí nào thì xuất nhập khẩu luôn là ngành coi trọng sự chính xác và rõ ràng. Hơn ai hết, bạn chính là người tự quyết định thành công cho sự nghiệp và không có gì lạ khi bạn trình bày trực tiếp về những gì bạn muốn. Muốn thăng tiến, bạn không thể cứ ngồi đó và chờ một ngày sếp thông báo rằng bạn được thăng chức lên Trưởng nhóm hoặc giám đốc. Điều quan trọng là bạn phải thẳng thắn về những gì bạn muốn đạt được và thậm chí là xin lời khuyên từ họ xem bạn có thế mạnh ở đâu, còn thiếu những gì nếu muốn thăng chức, tăng lương.

Luôn sẵn sàng cho những thử thách

Trong khi bạn đang nói chuyện với sếp của mình về những gì bạn muốn làm, hãy chứng minh năng lực để được cho phép tham gia vào các công việc, dự án quan trọng. Chẳng hạn, nếu bạn muốn làm kế toán tổng hợp từ vị trí kế toán nội bộ, hãy sẵn sàng cho các công việc như kế toán thuế, kế toán thanh toán, kế toán giá thành và kế toán công nợ. Không phải nghiễm nhiên mà bạn sẽ thăng tiến sau khi có vài 3 năm kinh nghiệm, điều quan trọng là nên chủ động tạo cơ hội cho riêng mình.

Trong cuộc họp hay những tình huống căng thẳng, bạn đừng ngại đưa ra giải pháp sau khi đã phân tích chính xác mức độ khả thi qua dữ liệu. Mọi người sẽ ấn tượng bởi sự chủ động và khả năng lãnh đạo của bạn.

Xây dựng các mối quan hệ

Lĩnh vực nào cũng vậy, mạng kết nối chính là một công cụ giúp bạn phát triển sự nghiệp và xuất nhập khẩu cũng không ngoại lệ. Bạn nên bắt đầu tìm hiểu và áp dụng các cách kết nối với những người phù hợp như đồng nghiệp, quản lý, cố vấn... Ở một thời điểm nào đó, họ có thể giúp bạn thăng tiến sự nghiệp theo hướng bạn muốn. Dĩ nhiên, trước đó thì ít nhất bạn có thể học được rất nhiều điều bằng cách quan sát người khác và đặt câu hỏi.

Học để nâng cao chuyên môn 

Xuất nhập khẩu đều đòi hỏi nhân sự phải có bằng cấp và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Một số sẽ đến từ kinh nghiệm làm việc, trong khi đó rất nhiều kiến thức chỉ có được thông qua các chương trình đào tạo chính quy. Ngoài ra, các chương trình học lấy chứng chỉ, chẳng hạn như phát triển kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, ngoại ngữ đều có ích vào một thời điểm nhất định trên lộ trình sự nghiệp Nhân viên chứng từ. Để thăng tiến cao hơn, Nhân viên chứng từ cũng có thể trau dồi chuyên môn Logistics để phát triển theo hướng Chuyên viên Logistics hoặc Chuyên viên xuất nhập khẩu, từ đó thăng tiến lên các vị trí Quản lý chung cao hơn. 

Giữ thái độ và tinh thần trách nhiệm

Không chỉ riêng ngành Xuất nhập khẩu mà bất kỳ công việc nào cũng yêu cầu phẩm chất đạo đức tốt đẹp ở nhân viên. Trách nhiệm và nghĩa vụ của nhân viên chứng từ là cam kết giữ bí mật tuyệt đối, không chia sẻ hoặc tiết lộ thông tin cho bất kỳ cá nhân, tổ chức nào để gây ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp.

7. Các yêu cầu với nghề Nhân viên chứng từ

Yêu cầu về trình độ, bằng cấp

Thông thường, các doanh nghiệp và công ty sẽ không có yêu cầu bằng cấp cụ thể cho vị trí Nhân viên chứng từ, nhưng ứng viên có bằng cấp liên quan đến quản lý kinh doanh, hành chính hoặc logistics có thể được ưu tiên. Ở một số doanh nghiệp lớn hơn, trình độ đại học hoặc tương đương thường được yêu cầu.

Yêu cầu về kinh nghiệm, kỹ năng

Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Nhân viên chứng từ thường phải xử lý nhiều tài liệu và thông tin, vì vậy khả năng tổ chức công việc và quản lý thời gian là rất quan trọng. Bạn cần biết cách ưu tiên công việc, lập lịch làm việc hiệu quả và đảm bảo các deadline được đáp ứng.

Kỹ năng giao tiếp: Việc giao tiếp trơn tru và hiệu quả là một yếu tố quan trọng. Nhân viên chứng từ thường phải liên lạc với các bộ phận khác trong công ty, nhà cung cấp và khách hàng. Sở hữu khả năng giao tiếp bằng văn bản và giao tiếp trực tiếp một cách rõ ràng và chính xác sẽ là một điều tất yếu.

Kỹ năng sử dụng máy tính và phần mềm văn phòng: Việc thành thạo việc sử dụng máy tính và các phần mềm văn phòng như Microsoft Office là điều cần thiết cho Nhân viên chứng từ. Bạn cần có khả năng làm việc với các tài liệu Word, bảng tính Excel, và gửi và nhận email thông qua Outlook hoặc các công cụ tương tự.

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong quá trình làm việc, có thể xuất hiện các vấn đề hoặc thách thức đối với việc xử lý tài liệu và thông tin. Một nhân viên chứng từ xuất sắc cần có khả năng phát hiện và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Kỹ năng ngoại ngữ: Việc thành thạo ít nhất một ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, thường được yêu cầu cho vị trí Nhân viên chứng từ. Khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn tương tác với các đối tác quốc tế, xử lý tài liệu và thông tin bằng tiếng Anh, cũng như hiểu và sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu.

Ở trên, 1900.com.vn đã thảo luận về mức lương của một Nhân viên chứng từ dựa theo các yếu tố như trình độ học vấn, kinh nghiệm, và vị trí địa lý. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng mức lương không chỉ phụ thuộc vào các yếu tố này mà còn phụ thuộc vào môi trường làm việc cụ thể và quy mô của doanh nghiệp. Một bậc thầy với nhiều năm kinh nghiệm sẽ dễ dàng đạt được mức lương cao hơn, và những doanh nghiệp lớn thường có sẵn những chính sách đãi ngộ tốt và tiền lương hấp dẫn hơn. Hy vọng rằng bài viết này đã mang lại cho bạn cái nhìn tổng quan và thông tin hữu ích để lựa chọn công việc phù hợp với mục tiêu và mong muốn của bản thân!