Công việc của Giám sát đặt phòng là gì?
Giám sát đặt phòng là một thuật ngữ khá quen thuộc với những ai làm việc trong ngành Nhà hàng – Khách sạn. giám sát đặt phòng là người phụ trách quản lý giám sát và là “trợ thủ” đắc lực của các nhà quản lý, hỗ trợ quản lý, theo dõi, điều phối hoạt động của bộ phận, đào tạo nghiệp vụ cho nhân sự mới… Ngoài ra, họ còn có nhiệm vụ hỗ trợ phục vụ khách hàng và giải quyết các phát sinh trong quá trình phục vụ khách hàng. Bên cạnh đó những công việc như Giám sát bán hàng, Giám sát lễ tân, Giám sát nhà hàng,... cũng thường đảm nhận những công việc tương tự.
Mô tả công việc của giám sát đặt phòng
Tiếp nhận thông tin booking
Thông qua các nguồn gián tiếp hoặc trực tiếp, Giám sát đặt phòng sẽ cần phải tiếp nhận đầy đủ thông tin booking của khách hàng bằng việc ghi/lưu lại chính xác: Tên (đoàn) khách/tên người đăng ký, số điện thoại, địa chỉ, email của khách, ngày giờ khách check-in và số khách lưu trú.
Xác nhận, sửa đổi, hủy booking
Thông thường, hệ thống sẽ tự động gửi email xác nhận booking kèm theo đầy đủ thông tin booking cho khách hàng ngay sau khi khách hoàn thành booking. Cẩn thận hơn, Giám sát đặt phòng có thể chủ động xác nhận lại lần nữa bằng cách gọi điện cho khách. Quy định về khung thời gian gọi điện xác nhận ở mỗi khách sạn là khác nhau. Tuy nhiên, thường là 3 ngày trước khi khách lẻ check-in và 15 ngày trước khi khách đoàn check-in.
Tổng hợp tình hình booking trong ngày
Tổng hợp một list khách dự kiến check-in/check-out trong ngày rồi chuyển đến bộ phận lễ tân phục vụ công tác chuẩn bị và tiếp đón. Bên cạnh đó cũng cần gửi danh sách đó đến bộ phận buồng phòng để lên kế hoạch dọn phòng hợp lý. Với các yêu cầu booking của khách VIP, Giám sát đặt phòng cần thông báo sớm hơn cho bộ phận buồng phòng và lễ tân để việc tiếp đón khách hàng thêm chu đáo.
Các công việc khác
Phối hợp với một số bộ phận liên quan để xử lý các yêu cầu booking. Báo cáo với quản lý về phản hồi (khen - phàn nàn) của khách hàng về chất lượng dịch vụ tại khách sạn. Training (đào tạo) cho nhân viên mới khi được yêu cầu. Ghi chép vào sổ Logbook những thông tin công việc trong ca và bàn giao việc vào cuối ca.
Giám sát đặt phòng có mức lương bao nhiêu?
Lương cơ bản
Lương bổ sung
130 - 156 triệu
/nămLộ trình sự nghiệp Giám sát đặt phòng
Tìm hiểu cách trở thành Giám sát đặt phòng, bạn cần có những kỹ năng và trình độ học vấn nào để thành công cũng như đạt được mức lương mong đợi ở mỗi bước trên con đường sự nghiệp của bạn.
Số năm kinh nghiệm
Điều kiện và Lộ trình trở thành một Giám sát đặt phòng?
Yêu cầu tuyển dụng của Giám sát đặt phòng
Yêu cầu về bằng cấp và kiến thức chuyên môn
- Bằng cấp: Giám sát đặt phòng được xem là vị trí quản lý, điều hành trong lĩnh vực nhà hàng - khách sạn. Vì vậy, ứng viên được yêu cầu khá cao về bằng cấp. Họ phải có bằng cử nhân chuyên ngành Quản trị khách sạn, Du lịch - lữ hành,... hoặc các chuyên ngành liên quan khác.
- Kiến thức chuyên môn: Trong quá trình làm việc, bất kể ở ngành nghề nào bạn cũng cần trang bị vững vàng kiến thức chuyên môn cho bản thân. Đặc biệt, vị trí Giám sát đặt phòng càng đòi hỏi bạn có chuyên môn về quản trị khách sạn, quản trị chiến lược, quản trị rủi ro, hoạch định kế hoạch …
Yêu cầu về kỹ năng
- Khả năng giám sát chất lượng: Là một người quản lý, Giám sát đặt phòng phải có đôi mắt nhạy bén và kỹ năng giám sát tốt để có thể nhanh chóng phát hiện các bất thường trong quá trình làm việc. Từ đó kịp thời tìm biện pháp khắc phục và sửa chữa.
- Khả năng giao tiếp: Đây là yếu tố rất quan trọng đối với những ai mong muốn làm việc ở vị trí giám sát đặt phòng, càng giỏi giao tiếp đến đâu, khả năng thành công càng cao đến đấy. Không chỉ được bộc lộ ở nội bộ mà còn phát huy khi họ thiết lập các mối quan hệ bên ngoài, từ đó giúp nhà hàng có được các đối tác, khách hàng chiến lược phát triển bền vững.
- Khả năng sử dụng công nghệ: Đây là một kỹ năng quan trọng đối với công việc của giám sát đặt phòng bởi bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều máy móc công nghệ như máy tính văn phòng, thiết bị kỹ thuật số và các công cụ đo quản lý, kiểm soát thông tin khách hàng...
- Khả năng ngoại ngữ: Thành thạo ngoại ngữ như Anh, Trung, Nhật,... sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong việc giao tiếp và làm việc với khách hàng nước ngoài. Vì đặc trưng của lĩnh vực nhà hàng - khách sạn là tiếp xúc với rất nhiều người đến từ rất nhiều quốc gia khác nhau, nên điều kiện này vô cũng quan trọng.
- Tinh thần mạnh mẽ: Trong công việc giám sát đặt phòng sẽ không thể tránh khỏi những chuyện làm cho mình bị căng thẳng. Do làm việc quá nhiều không có thời gian nghỉ ngơi. Đặc thù của của giám sát đặt phòng là bạn phải có một tinh thép, không được sợ hãi và chịu được áp lực công việc.
- Rèn luyện tính cẩn thận: Tính cẩn thận là một trong những đức tính rất cần thiết mà những người làm nghề dịch vụ nói chung, làm giám sát đặt phòng nói riêng cần phải có.
Các yêu cầu khác
- Tinh thần học hỏi, cầu tiến và chịu khó.
- Tính kỷ luật, trung thực và có trách nhiệm với công việc.
- Nhiệt tình, năng động và sáng tạo.
- Sẵn sàng tham gia các khóa đào tạo và nâng cao kỹ năng chuyên môn.
- Có khả năng thích nghi với môi trường làm việc năng động và thay đổi nhanh.
Lộ trình nghề nghiệp của Giám sát đặt phòng
| Kinh nghiệm | Vị trí | Mức lương |
| 0 - 3 năm | Nhân viên đặt phòng | 10.000.000 - 15.000.000 đồng/tháng |
| 3 - 5 năm | Giám sát đặt phòng | 15.000.000 - 25.000.000 đồng/tháng |
Mức lương trung bình của Giám sát đặt phòng và các ngành liên quan:
- Giám sát kho: 17.000.000 - 19.000.000 đồng/tháng
- Giám sát Kỹ thuật: 18.000.000 - 22.000.000 đồng/tháng
1. Nhân viên đặt phòng
Mức lương: 10.000.000 - 15.000.000 đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 0 - 3 năm kinh nghiệm
Trong giai đoạn đầu, nhân viên đặt phòng thường tập trung vào việc học hỏi và làm quen với các quy trình đặt phòng, hệ thống của khách sạn và kỹ năng giao tiếp với khách hàng. Họ sẽ chịu trách nhiệm chủ yếu về việc tiếp nhận yêu cầu đặt phòng, tư vấn cơ bản và xử lý thông tin đơn giản.
>> Đánh giá: Công việc Nhân viên đặt phòng đòi hỏi nhiều kỹ năng và sự nỗ lực không ngừng nghỉ. Để thành công trong vai trò này, Nhân viên đặt phòng cần có kỹ năng giao tiếp xuất sắc, khả năng thuyết phục,... và đặc biệt là tinh thần chủ động, trách nhiệm cùng với đạo đức nghề nghiệp cao. Đây là một vị trí có nhiều thách thức nhưng cũng mang lại nhiều cơ hội phát triển và thành công trong sự nghiệp.
2. Giám sát đặt phòng
Mức lương: 15.000.000 - 25.000.000 đồng/tháng
Kinh nghiệm làm việc: 3 - 5 năm kinh nghiệm
Với thâm niên hơn 3 năm vị trí nhân viên đặt phòng đã đủ điều kiện cho bạn được đề bạt lên giám sát đặt phòng. Ở vị trí này sẽ cho bạn cơ hội làm quen công tác quản lý ở quy mô nhỏ trước khi lên chức quản lý với phạm vi quản lý lớn hơn. Trong thời gian này, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết, bao gồm kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt, kỹ năng quản lý đội nhóm, kỹ năng xây dựng kế hoạch, triển khai dự án...
>> Đánh giá: Với vai trò là Giám sát đặt phòng, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm và đối mặt với nhiều yêu cầu cũng như tình huống phức tạp hơn, phải quản lý thông tin đặt phòng chi tiết hơn, và thậm chí tham gia đàm phán giá và ưu đãi với khách hàng đối tác. Áp lực cho vị trí này rất lớn song mức lương khá cao nên rất cạnh tranh.
>> Xem thêm: Việc làm Giám sát đặt phòng đang tuyển dụng.
5 bước giúp Giám sát đặt phòng thăng tiến nhanh trong công việc
Chăm chỉ và đạt hiệu quả cao trong công việc
Hiệu suất là yếu tố quan trọng để được đánh giá cao và có cơ hội nhận thưởng hoặc tăng lương. Đảm bảo rằng bạn thực hiện công việc của mình một cách chính xác và nhanh chóng, đồng thời đáp ứng đúng và đầy đủ đối với yêu cầu của khách hàng. Đây chính là cách đơn giản nhất để ghi điểm với cấp trên và mở ra con đường thăng tiến cho Giám sát đặt phòng.
Phát triển kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp tốt có thể giúp Giám sát đặt phòng tăng cường khả năng đàm phán giá và upsell các dịch vụ khác nhau. Càng chốt được nhiều "deal" thì càng chứng minh được năng lực làm việc của bạn. Vì thế, con đường thăng tiến cũng rộng mở hơn cho Giám sát đặt phòng.
Nâng cao kiến thức về dịch vụ khách hàng
Hiểu rõ khách hàng và có khả năng đáp ứng đúng yêu cầu của họ có thể tạo ra trải nghiệm tích cực, dẫn đến sự hài lòng và đặt phòng lâu dài. Điều này có thể tăng cơ hội nhận thưởng từ chính sách hoặc từ khách hàng trực tiếp đối với Giám sát đặt phòng.
Tham gia đàm phán và xử lý yêu cầu đặc biệt
Những yêu cầu đặc biệt thường đi kèm với cơ hội tăng thu nhập, thậm chí nếu xử lý tốt còn là lợi thế trên con đường thăng tiến của Giám sát đặt phòng, đặc biệt là khi bạn có khả năng giải quyết và đàm phán một cách linh hoạt. Hãy tìm hiểu cách xử lý các trường hợp đặc biệt và làm thế nào để tối ưu hóa giá trị từ chúng.
Đề xuất ý kiến và góp ý đóng góp cải thiện
Đề xuất ý kiến và góp ý có thể giúp Giám sát đặt phòng cải thiện quy trình làm việc và mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Nếu ý tưởng của bạn được chấp nhận và triển khai, điều này có thể dẫn đến các cơ hội thưởng hoặc tăng lương.
>> Xem thêm: Việc làm Giám sát lễ tân đang tuyển dụng
>> Xem thêm: Tuyển dụng việc làm Giám sát Bán hàng mới nhất
>> Xem thêm: Việc làm Giám sát Nhà hàng hiện nay
Đánh giá, chia sẻ về Giám sát đặt phòng
Các Giám sát đặt phòng chuyên nghiệp nói gì về công việc của họ? Đọc qua các bài đánh giá, chia sẻ kinh nghiệm làm việc của họ dành cho các công ty.
Đang cập nhật...Phỏng vấn Giám sát đặt phòng
↳
Ví dụ: “Tôi có nhiều kinh nghiệm với nhiều hệ thống đặt phòng khác nhau, đặc biệt là trong lĩnh vực khách sạn và du lịch. Amadeus và Sabre là hai nền tảng tôi đã sử dụng rộng rãi để đặt vé máy bay. Để đặt phòng khách sạn, Opera PMS là hệ thống tôi sử dụng.
Trình độ thông thạo của tôi mở rộng đến việc quản lý đặt chỗ, hủy, sửa đổi và xử lý các yêu cầu đặc biệt. Tôi cũng thành thạo trong việc khắc phục sự cố có thể phát sinh trong quá trình này. Sự quen thuộc của tôi với các hệ thống này cho phép tôi cung cấp dịch vụ hiệu quả đồng thời duy trì mức độ hài lòng cao của khách hàng.”
↳
Ví dụ: “Khi xử lý một khách hàng không hài lòng, trước tiên tôi sẽ chăm chú lắng nghe để hiểu mối quan tâm của họ. Sự đồng cảm là chìa khóa trong những tình huống như vậy, vì vậy tôi đảm bảo với họ rằng cảm xúc của họ là có giá trị và chúng tôi sẵn sàng trợ giúp.
Tiếp theo, tôi sẽ điều tra vấn đề với việc đặt chỗ của họ, kiểm tra hệ thống của chúng tôi xem có bất kỳ sai lệch hoặc sai sót nào không. Nếu lỗi thuộc về phía chúng tôi, tôi sẽ chân thành xin lỗi và thực hiện các bước khắc phục ngay lập tức.
Nếu sự không hài lòng xuất phát từ sự hiểu lầm, tôi sẽ giải thích tình huống đó một cách rõ ràng và kiên nhẫn cho khách hàng, đảm bảo họ hiểu đầy đủ các chính sách và quy trình của chúng tôi.
Cuối cùng, tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của vấn đề, tôi có thể đưa ra một số hình thức đền bù, như nâng cấp hoặc giảm giá, như một cử chỉ thiện chí. Điều này có thể biến trải nghiệm tiêu cực thành tích cực và có khả năng duy trì lòng trung thành của khách hàng.”
↳
Ví dụ: “Để đảm bảo độ chính xác khi xử lý nhiều lượt đặt chỗ, tôi ưu tiên sắp xếp và chú ý đến từng chi tiết. Việc sử dụng phần mềm đặt chỗ là điều quan trọng vì nó giúp theo dõi tất cả các lượt đặt chỗ trong thời gian thực và ngăn chặn việc đặt chỗ trùng lặp. Ngoài ra, việc xác nhận chi tiết với khách hàng qua email hoặc điện thoại sẽ giảm sai sót. Thường xuyên cập nhật hệ thống và kiểm tra chéo các mục nhập để đảm bảo không bỏ sót việc đặt chỗ nào. Điều quan trọng nữa là giữ bình tĩnh trước áp lực, vì vội vàng có thể dẫn đến sai lầm. Cuối cùng, việc hiểu rõ các chính sách của công ty sẽ hỗ trợ việc cung cấp dịch vụ nhất quán.”
↳
Ví dụ: “Trong mùa du lịch cao điểm, chúng tôi gặp phải tình trạng đặt trước quá nhiều cho một trong những điểm đến phổ biến của chúng tôi. Tôi ngay lập tức liên hệ với khách để thông báo cho họ về vấn đề này và đưa ra một số lựa chọn thay thế như đổi lịch hoặc chuyển sang một điểm đến tương tự khác với các lợi ích bổ sung mà không phải trả thêm phí. Hầu hết khách hàng đánh giá cao cách tiếp cận chủ động và lựa chọn các giải pháp thay thế được cung cấp. Đối với những người nhất quyết đặt phòng ban đầu, chúng tôi đã hợp tác chặt chẽ với các khách sạn khác trong khu vực để sắp xếp chỗ ở tương đương. Kinh nghiệm này đã dạy tôi tầm quan trọng của việc giao tiếp rõ ràng và giải quyết vấn đề nhanh chóng trong việc duy trì sự hài lòng của khách hàng.”
Câu hỏi thường gặp về Giám sát đặt phòng
Giám sát đặt phòng là một thuật ngữ khá quen thuộc với những ai làm việc trong ngành Nhà hàng – Khách sạn. giám sát đặt phòng là người phụ trách quản lý giám sát và là “trợ thủ” đắc lực của các nhà quản lý, hỗ trợ quản lý, theo dõi, điều phối hoạt động của bộ phận, đào tạo nghiệp vụ cho nhân sự mới… Ngoài ra, họ còn có nhiệm vụ hỗ trợ phục vụ khách hàng và giải quyết các phát sinh trong quá trình phục vụ khách hàng.
Đây là vị trí cấp cao trong doanh nghiệp, mặc dù khối lượng công việc khá nhiều, nhưng đây được xem là vị trí “dưới một người, trên vạn người”. Nhưng mức lương của giám sát đặt phòng còn phụ thuộc vào nhiệm vụ mà họ được giao và số lượng công việc theo quy mô của doanh nghiệp. Ở Việt Nam,Theo ghi nhận của Nghekhachsan.com, thu nhập của giám sát đặt phòng hiện nay dao động trong khoảng 6 – 10M đồng/ tháng, tùy thuộc vào quy mô nhà hàng – khách sạn làm việc. Ngoài mức lương cứng cố định, vị trí này cũng được nhận service charge và khoản chia tiền tip của nhà hàng.
Nếu bạn đang nghĩ đến việc trở thành giám sát đặt phòng hoặc lên kế hoạch cho bước tiếp theo trong sự nghiệp của mình, hãy tìm thông tin chi tiết về lộ trình sự nghiệp và quỹ lương của giám sát đặt phòng.
- Từ 0 - 2 năm đầu tiên: Nhân viên lễ tân
- Từ 3 - 5 năm: Giám sát đặt phòng
- Từ 5 năm trở đi: Quản lý nhà hàng/khách sạn
Các câu hỏi phỏng vấn thường gặp của vị trí Giám sát đặt phòng là:
- Theo bạn, giám sát đặt phòng là gì?
- Vì sao bạn muốn trở thành giám sát đặt phòng?
- Giám sát đặt phòng làm công việc gì?
- Điểm mạnh của bạn là gì? Lý do doanh nghiệp nên chọn bạn?
- Quy trình đặt phòng khách sạn chuyên nghiệp gồm những bước nào ?
- Các cách làm tăng sự hài lòng của khách hàng ?
Đánh giá (review) của công việc Giám sát đặt phòng được cho là có nhiều cơ hội nhưng cũng không ích thách thức đòi hỏi người lao động phải có sự cố gắng và nỗ lực trong công việc.
