Công việc của Nhân viên Đấu thầu là gì?

Nhân viên thu mua chịu trách nhiệm nghiên cứu và mua sắm các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng của công ty và nằm trong ngân sách. Câu hỏi này giúp người phỏng vấn đánh giá kiến ​​thức của bạn về quy trình mua sắm cũng như khả năng xác định và lựa chọn hàng hóa và dịch vụ có chất lượng. Nó cũng cung cấp cho họ ý tưởng về các chiến lược bạn sử dụng để đảm bảo rằng công ty đang nhận được giá trị tốt nhất cho số tiền bỏ ra.

Cách trả lời:

Khi trả lời câu hỏi này, bạn muốn nhấn mạnh các chiến lược và quy trình mà bạn sử dụng để đảm bảo chất lượng. Bạn có thể đề cập đến những việc như nghiên cứu nhà cung cấp, yêu cầu mẫu sản phẩm hoặc dịch vụ, thực hiện các chuyến tham quan thực tế, đọc đánh giá từ khách hàng khác, đàm phán hợp đồng và sử dụng công nghệ như công cụ phân tích để đảm bảo rằng bạn đang nhận được giá trị tốt nhất cho số tiền mình bỏ ra. . Ngoài ra, bạn nên nêu bật bất kỳ chứng chỉ hoặc bằng cấp nào mà bạn có sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình mua sắm.

Ví dụ: “Tôi sử dụng nhiều chiến lược khác nhau để đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ được mua đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của công ty. Tôi luôn bắt đầu bằng việc nghiên cứu kỹ lưỡng các nhà cung cấp, bao gồm cả việc yêu cầu mẫu sản phẩm hoặc dịch vụ nếu cần thiết. Ngoài ra, tôi thường tiến hành các chuyến thăm quan hiện trường khi có thể để hiểu rõ hơn về hoạt động của họ. Tôi cũng đọc các bài đánh giá từ những khách hàng khác và sử dụng công nghệ như công cụ phân tích để đảm bảo rằng tôi nhận được giá trị tốt nhất cho số tiền mình bỏ ra. Ngoài ra, tôi còn có các chứng chỉ về quản lý chuỗi cung ứng và đàm phán hợp đồng, giúp ích cho tôi trong quá trình mua sắm.”

Đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp có thể là một công việc khó khăn. Để thành công, bạn phải hiểu rõ nhu cầu của công ty và nhà cung cấp, cũng như khả năng thỏa hiệp và tìm ra điểm trung gian. Người phỏng vấn muốn biết rằng bạn có những kỹ năng cần thiết để đạt được thỏa thuận tốt nhất cho công ty hay không.

Cách trả lời:

Bắt đầu bằng cách nói về quá trình bạn sử dụng để đàm phán hợp đồng. Mô tả cách bạn nghiên cứu các nhà cung cấp, dịch vụ của họ và xu hướng của ngành để đảm bảo rằng bạn có được thỏa thuận tốt nhất có thể. Nói về cách bạn xác định các lĩnh vực có thể thỏa hiệp và đưa ra các giải pháp sáng tạo cho mọi điểm vướng mắc tiềm ẩn. Cuối cùng, hãy nhấn mạnh khả năng của bạn trong việc xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp trong khi vẫn mang lại lợi ích lớn cho công ty.

Ví dụ: “Tôi có nhiều kinh nghiệm đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp. Khi có vấn đề phát sinh, tôi luôn dành thời gian để xác định nguyên nhân gốc rễ và làm việc với nhà cung cấp để đưa ra giải pháp làm hài lòng cả hai bên. Tôi cũng rất quen thuộc với các chiến thuật được sử dụng để đàm phán thành công, chẳng hạn như đưa ra các ưu đãi hoặc giảm giá. Nếu cần, tôi cũng đã làm việc với nhóm pháp lý để giải quyết vấn đề với nhà cung cấp khi cần thiết. Ngoài ra, tôi đảm bảo áp dụng các biện pháp để ngăn chặn những vấn đề tương tự xảy ra trong tương lai. Điều này có thể bao gồm những việc như đăng ký thường xuyên với nhà cung cấp hoặc cung cấp trước cho họ các thông số kỹ thuật chi tiết hơn.”

Câu hỏi này nói lên những kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn cần có với tư cách là nhân viên thu mua. Người phỏng vấn đang tìm hiểu cách bạn xử lý tình huống khi nhà cung cấp không đáp ứng các nghĩa vụ theo hợp đồng của họ. Bạn sẽ xác định vấn đề và làm việc với nhà cung cấp như thế nào để giải quyết nó? Bạn có chiến lược đàm phán với nhà cung cấp hoặc khiến họ thực hiện nghĩa vụ của mình không? Bạn có kinh nghiệm giải quyết vấn đề với nhà cung cấp hoặc nhóm pháp lý không? Đây là tất cả những kỹ năng bạn cần có với tư cách là nhân viên thu mua.

Cách trả lời:

Bắt đầu bằng cách giải thích các bước bạn sẽ thực hiện để xác định và giải quyết mọi vấn đề với nhà cung cấp. Nói về cách bạn làm việc với họ để giải quyết vấn đề cũng như bất kỳ chiến lược hoặc chiến thuật nào để đàm phán với nhà cung cấp. Nếu bạn có kinh nghiệm giải quyết các vấn đề với nhóm pháp lý hoặc các bộ phận khác, đây cũng là cơ hội tốt để đề cập đến điều đó. Cuối cùng, hãy giải thích những biện pháp bạn sẽ áp dụng để đảm bảo rằng những vấn đề tương tự sẽ không tái diễn trong tương lai.

Ví dụ: “Khi một nhà cung cấp không đáp ứng các nghĩa vụ theo hợp đồng, trước tiên tôi xác định vấn đề và sau đó làm việc với họ để cố gắng giải quyết. Tôi có kinh nghiệm đàm phán với các nhà cung cấp và có thể sử dụng kỹ năng giao tiếp của mình để thu hẹp mọi khoảng cách về hiểu biết hoặc kỳ vọng. Nếu cần, tôi cũng sẵn lòng chuyển vấn đề lên nhóm pháp lý hoặc các phòng ban khác. Ngoài ra, tôi luôn áp dụng các biện pháp để đảm bảo rằng những vấn đề tương tự không tái diễn trong tương lai bằng cách triển khai hệ thống giám sát tốt hơn hoặc sửa đổi hợp đồng.”

Nhân viên mua sắm có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp tốt nhất cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, vì vậy họ cần có hiểu biết sâu sắc về các loại quy trình mua sắm khác nhau. Người phỏng vấn muốn biết rằng bạn có kiến ​​thức chuyên sâu về các chiến lược khác nhau hiện có và có thể giải thích chúng một cách rõ ràng. Câu hỏi này cũng cho phép bạn thể hiện kiến ​​thức của mình về các chiến lược khác nhau và cách thực hiện chúng một cách hiệu quả.

Cách trả lời:

Bắt đầu bằng cách giải thích các loại quy trình mua sắm khác nhau, chẳng hạn như đấu thầu cạnh tranh, đấu giá ngược và mua trực tiếp. Sau đó cung cấp các ví dụ về từng quy trình và giải thích cách chúng được sử dụng trong môi trường mua sắm. Hãy chắc chắn nhấn mạnh sự hiểu biết của bạn về những ưu điểm và nhược điểm của từng quy trình, để bạn có thể chứng minh rằng bạn có kiến ​​thức toàn diện về các chiến lược khác nhau hiện có. Cuối cùng, hãy thảo luận về cách bạn sẽ lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể dựa trên sự hiểu biết của bạn về các quy trình này.

Ví dụ: “Tôi hiểu các chiến lược và quy trình khác nhau liên quan đến mua sắm, bao gồm đấu thầu cạnh tranh, đấu giá ngược và mua trực tiếp. Đối với đấu thầu cạnh tranh, nhà cung cấp gửi giá thầu cho một sản phẩm hoặc dịch vụ và người mua chọn phương án hiệu quả nhất về mặt chi phí. Đấu giá ngược liên quan đến việc người mua chào giá từ các nhà cung cấp tiềm năng và trao hợp đồng cho người trả giá thấp nhất. Mua hàng trực tiếp là khi người mua đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp mà không cần bất kỳ quy trình đấu thầu nào. Tôi có kinh nghiệm sử dụng từng quy trình này trong môi trường mua sắm và có thể giải thích những ưu điểm và nhược điểm của từng quy trình. Khi lựa chọn nhà cung cấp, tôi sử dụng kiến ​​thức của mình về các quy trình mua sắm khác nhau để xác định chiến lược nào sẽ hiệu quả nhất trong việc tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp với mức giá tốt nhất.”