Việc làm Ngọc Hà Group

Cập nhật 14/12/2024 22:48
Tìm thấy 0 việc làm đang tuyển dụng
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC HÀ
Executive Assistant
Ngọc Hà Group
71 việc làm 4 lượt xem
Thông tin cơ bản
Mức lương: Thỏa thuận
Chức vụ: Nhân viên
Ngày đăng tuyển: 05/11/2024
Hạn nộp hồ sơ: 04/05/2025
Hình thức: FULL_TIME
Kinh nghiệm: 5 - 6 năm
Số lượng: 1
Giới tính: Không yêu cầu
Nghề nghiệp
Ngành
Job Summary

The Executive Assistant will play a key role in supporting senior executives and facilitating the smooth operation of the organization. This position requires a proactive, organized, and detail-oriented individual who can manage a variety of tasks, ranging from scheduling and communication to event coordination and vendor management.

Key Responsibilities

Executive Support

  • Provide administrative assistance to C-level executives, including managing professional and personal schedules, arranging travel, and handling communications
  • Streamline and maintain internal processes to support top-level executives across the company, ensuring a smooth workflow by coordinating internal and external resources
  • Organize and prioritize tasks to align with senior executives' goals and overall company objectives


Scheduling & Communication

  • Manage calendars, appointments, and meetings for upper management, ensuring they are well-prepared and informed
  • Act as a liaison between executives and internal/external contacts, facilitating communication and managing project-related tasks


Travel & Logistics Management

  • Arrange travel for executives and other employees, including booking flights, hotels, and ground transportation
  • Handle visa and immigration processes for executives and employees traveling internationally, ensuring timely and accurate submission of paperwork
  • Ensure travel policies are followed, maintaining cost-efficiency and compliance with company standards


Company's Events Coordination

  • Assist the Marketing and Admin teams in coordinating company events, including conferences, meetings, and other gatherings
  • Work closely with vendors to ensure event requirements are met and preparations are executed seamlessly


Vendor & Contractor Management

  • Manage relationships with vendors, contractors, and suppliers, ensuring adherence to service-level agreements
  • Oversee the negotiation, review, and execution of contracts, securing cost-effective purchasing and high-quality services


Reporting & Documentation

  • Prepare and submit meeting minutes, reports, presentations, and proposals as requested by management
  • Ensure documentation is accurate, well-organized, and easily accessible


Time Management & Ad-Hoc Duties

  • Prioritize tasks and manage deadlines effectively, ensuring key deliverables are met
  • Perform other ad-hoc duties as assigned by the line manager, demonstrating flexibility and a willingness to take on additional responsibilities when needed


Requirements

  • Proven experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, or in a similar role with a minimum of 5 years of experience
  • Bachelor's degree in Business Administration, Communications, or a related field (preferred)
  • Full fluency in English, with excellent verbal and written communication skills
  • History of working with a foreign company using English as the main language
  • Proficiency in Notion, Google Suite, and other relevant software
  • Experience working with a technology company is a plus
  • Experience in coordinating company's events and vendor management is a plus
  • Self-motivated, proactive, and able to work independently
  • Excellent organizational and time management skills
  • Well-organized, with the ability to handle multiple tasks and adapt to changing priorities under pressure
  • Strong attention to detail and excellent presentation skills


Benefits

  • Three days remote every week and four full remote weeks per year
  • Gold level Health Insurance coverage from Bao Viet Insurance, a yearly complete Health Check and social insurance
  • All office benefits and full salary during probation
  • Flexible working time starting anytime up to 10 AM working Monday - Friday with no overtime and a long lunch break
  • Allowance for everything: meals, parking, petrol, along with unlimited snacks and nice coffee every day
  • Choose from a brand-new Mac or PC device
  • Salary review twice a year with opportunities for promotions and spot awards
  • 12 days annual leave per year, with all days not taken paid out in cash, plus 2 sick leave days
  • Yearly Training Budget up to 5 million VND per staff. On top of that, Professional coaching program, buddy system, tech talks, agile sessions, and 1on1 private English classes are available
  • Yearly company trip, monthly activities, and other Celebrations for special days in the year, such as Women's Day, YEP, and Christmas
  • Employee-led clubs within the company; games teams, sports teams, etc
  • Modern open-space office with comfortable workspace, a PS5 games room, and chill-out areas
Khu vực
Báo cáo

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGỌC HÀ
Ngọc Hà Group Xem trang công ty
Quy mô:
500 - 1.000 nhân viên
Địa điểm:
B22 - Lô 19, khu đô thị Định Công, đường Trần Điền - Phường Định Công - Quận Hoàng Mai - Hà Nội.

Công ty Ngọc Hà bắt đầu hoạt động từ năm 2000, có trụ sở chính tại thành phố Hà Nội, đại diện thương mại tại Nan Ninh, Trung Quốc và các chi nhánh tại nhiều tỉnh và thành phố như Hải Dương, Bắc Ninh, Hưng Yên, Vĩnh Phúc, Hải Phòng,.... Công ty có trên 100 nhân viên được đào tạo qua các trường Đại học, Cao đẳng và Trung học chuyên nghiệp.

Chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp hàng hóa và dịch vụ, trợ giúp và tư vấn:
- Các tổ chức, đơn vị khách hàng thực hiện công tác mua hàng có hiệu quả
- Các đơn vị sản xuất phân phối sản phẩm tới các đơn vị tiêu dùng một cách nhanh nhất và chuyên nghiệp nhất.

Công ty Ngọc Hà có mối quan hệ mật thiết với các nhà sản xuất các ngành hàng trên nằm trên các địa bàn trong cũng như ngoài nước như các nhà sản xuất của Trung Quốc, Indonesia, Thái Lan... Hiện nay Công ty cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho trên 2000 tổ chức, đơn vị trên địa bàn Hà Nội, Hải Dương, Bắc Ninh, Hưng Yên, Vĩnh Phúc, Hải Phòng,.... Đây là các tổ chức, đơn vị thuộc các thành phần kinh tế nhà nước, đầu tư nước ngoài, tư nhân và hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau: ngân hàng và tổ chức tín dụng, các học viện, trường đại học, cao đẳng, các bệnh viện, các bộ, sở, cơ quan hành chính sự nghiệp, các công ty sản xuất, xây dựng …

Những nghề phổ biến tại Ngọc Hà Group

Bạn làm việc tại Ngọc Hà Group? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn

Logo Ngọc Hà Group

Ngọc Hà Group

Click để đánh giá