Westlink International

Mô tả Công việc

Mục tiêu Công việc:
Nhân viên Hành chính chịu trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động hành chính và quản lý trong phòng Quản lý Vận hành, đảm bảo các công việc hàng ngày được thực hiện suôn sẻ và hiệu quả, hỗ trợ các hoạt động vận hành của trường học một cách tối ưu.
Nhiệm vụ và Trách nhiệm:
1. Hỗ trợ công việc hành chính:

• Thực hiện các công việc hành chính như soạn thảo văn bản, công văn, biên bản họp, báo cáo.
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của phòng Quản lý Vận hành.
• Thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bản và các hồ sơ liên quan một cách khoa học và dễ truy cập.

2. Quản lý công tác văn phòng:

• Tổ chức và sắp xếp lịch họp, hội nghị, sự kiện của phòng.
• Theo dõi và quản lý lịch công tác của nhân viên trong phòng.

3. Hỗ trợ hoạt động vận hành:

• Hỗ trợ trong việc điều phối và giám sát các hoạt động vận hành của trường học, bao gồm quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và các dịch vụ hỗ trợ.
• Phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo các hoạt động vận hành được diễn ra hiệu quả và tuân thủ các quy định của nhà trường.

4. Theo dõi và kiểm soát hợp đồng:

• Theo dõi và kiểm soát các hợp đồng liên quan đến cải tạo cơ sở vật chất, vận hành và các dịch vụ hỗ trợ khác.
• Đảm bảo các điều khoản hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ và theo đúng yêu cầu.
• Làm việc với các nhà thầu, đối tác để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hợp đồng và quá trình thực hiện.

5. Liên lạc và giao tiếp:

• Làm đầu mối liên lạc với các phòng ban khác trong trường và với các đối tác bên ngoài khi cần thiết.
• Đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác và kịp thời.

6. Báo cáo:

• Tổng hợp và báo cáo định kỳ cho Trưởng phòng về các công việc đang thực hiện và các vấn đề phát sinh cần giải quyết.

Yêu Cầu Công Việc

• Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng, ưu tiên ngành Hành chính, Quản trị văn phòng, hoặc các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính văn phòng, ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong môi trường giáo dục.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt, khả năng làm việc độc lập và theo nhóm.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả.
• Kinh nghiệm trong việc theo dõi và quản lý hợp đồng là một lợi thế.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Tỉ mỉ, cẩn thận và có trách nhiệm trong công việc.