Điều kiện và Lộ trình trở thành một Nhân viên đặt phòng?

Nhân viên đặt phòng (Reservation Agent) là người chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các yêu cầu đặt phòng từ khách hàng. Công việc của họ bao gồm tư vấn về loại phòng, giá cả, và thực hiện các giao dịch đặt phòng. Đồng thời, họ phải giữ liên lạc với các bộ phận khác trong khách sạn để đảm bảo sự thuận lợi và hài lòng cho khách hàng. Kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian và am hiểu về dịch vụ khách hàng là những yếu tố quan trọng để thành công trong vai trò này. Bên cạnh đó những công việc như Nhân viên Phục vụ Nhà hàng, Nhân viên lễ tân,... cũng thường đảm nhận những công việc tương tự. 

Lộ trình nghề nghiệp của Nhân viên đặt phòng

Mức lương trung bình của Nhân viên đặt phòng và các ngành liên quan:

• Nhân viên lễ tân: 8.000.000 - 12.000.000 đồng/tháng
• Nhân viên Phục vụ Nhà hàng: 5.000.000 - 8.000.000 đồng/tháng

1. Nhân viên đặt phòng 

Mức lương: 10.000.000 - 15.000.000 đồng/tháng

Kinh nghiệm làm việc: 0 - 3 năm kinh nghiệm

Trong giai đoạn đầu, nhân viên đặt phòng thường tập trung vào việc học hỏi và làm quen với các quy trình đặt phòng, hệ thống của khách sạn và kỹ năng giao tiếp với khách hàng. Họ sẽ chịu trách nhiệm chủ yếu về việc tiếp nhận yêu cầu đặt phòng, tư vấn cơ bản và xử lý thông tin đơn giản.

>> Đánh giá: Công việc Nhân viên đặt phòng đòi hỏi nhiều kỹ năng và sự nỗ lực không ngừng nghỉ. Để thành công trong vai trò này, Nhân viên đặt phòng cần có kỹ năng giao tiếp xuất sắc, khả năng thuyết phục,... và đặc biệt là tinh thần chủ động, trách nhiệm cùng với đạo đức nghề nghiệp cao. Đây là một vị trí có nhiều thách thức nhưng cũng mang lại nhiều cơ hội phát triển và thành công trong sự nghiệp.

2. Giám sát đặt phòng 

Mức lương: 15.000.000 - 25.000.000 đồng/tháng

Kinh nghiệm làm việc: 3 - 5 năm kinh nghiệm

Với thâm niên hơn 3 năm vị trí nhân viên đặt phòng đã đủ điều kiện cho bạn được đề bạt lên giám sát đặt phòng. Ở vị trí này sẽ cho bạn cơ hội làm quen công tác quản lý ở quy mô nhỏ trước khi lên chức quản lý với phạm vi quản lý lớn hơn. Trong thời gian này, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết, bao gồm kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt, kỹ năng quản lý đội nhóm, kỹ năng xây dựng kế hoạch, triển khai dự án...

>> Đánh giá: Với vai trò là Giám sát đặt phòng, bạn sẽ phải chịu trách nhiệm và đối mặt với nhiều yêu cầu cũng như tình huống phức tạp hơn, phải quản lý thông tin đặt phòng chi tiết hơn, và thậm chí tham gia đàm phán giá và ưu đãi với khách hàng đối tác. Áp lực cho vị trí này rất lớn song mức lương khá cao nên rất cạnh tranh.

>> Xem thêm: Việc làm Giám sát đặt phòng đang tuyển dụng

5 bước giúp Nhân viên đặt phòng thăng tiến nhanh trong công việc

Chăm chỉ và đạt hiệu quả cao trong công việc

Hiệu suất là yếu tố quan trọng để được đánh giá cao và có cơ hội nhận thưởng hoặc tăng lương. Đảm bảo rằng bạn thực hiện công việc của mình một cách chính xác và nhanh chóng, đồng thời đáp ứng đúng và đầy đủ đối với yêu cầu của khách hàng. Đây chính là cách đơn giản nhất để ghi điểm với cấp trên và mở ra con đường thăng tiến cho Nhân viên đặt phòng. 

Phát triển kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp tốt có thể giúp Nhân viên đặt phòng tăng cường khả năng đàm phán giá và upsell các dịch vụ khác nhau. Càng chốt được nhiều "deal" thì càng chứng minh được năng lực làm việc của bạn. Vì thế, con đường thăng tiến cũng rộng mở hơn cho Nhân viên đặt phòng. 

Nâng cao kiến thức về dịch vụ khách hàng

Hiểu rõ khách hàng và có khả năng đáp ứng đúng yêu cầu của họ có thể tạo ra trải nghiệm tích cực, dẫn đến sự hài lòng và đặt phòng lâu dài. Điều này có thể tăng cơ hội nhận thưởng từ chính sách hoặc từ khách hàng trực tiếp đối với Nhân viên đặt phòng. 

Tham gia đàm phán và xử lý yêu cầu đặc biệt

Những yêu cầu đặc biệt thường đi kèm với cơ hội tăng thu nhập, thậm chí nếu xử lý tốt còn là lợi thế trên con đường thăng tiến của Nhân viên đặt phòng, đặc biệt là khi bạn có khả năng giải quyết và đàm phán một cách linh hoạt. Hãy tìm hiểu cách xử lý các trường hợp đặc biệt và làm thế nào để tối ưu hóa giá trị từ chúng.

Đề xuất ý kiến và góp ý đóng góp cải thiện

Đề xuất ý kiến và góp ý có thể giúp Nhân viên đặt phòng cải thiện quy trình làm việc và mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Nếu ý tưởng của bạn được chấp nhận và triển khai, điều này có thể dẫn đến các cơ hội thưởng hoặc tăng lương.

Yêu cầu tuyển dụng Nhân viên đặt phòng

Yêu cầu về bằng cấp và kiến thức chuyên môn

• Bằng cấp: Nhân viên đặt phòng là người cần sở hữu một loạt kỹ năng và độ chuẩn xác trong công việc của mình. Thông thường, họ cần ít nhất một bằng cấp tương đương trung học hoặc cao đẳng, với ưu tiên cho những người có bằng liên quan đến ngành dịch vụ khách hàng hoặc quản lý du lịch.
• Kinh nghiệm: Kinh nghiệm là một yếu tố quan trọng. Những ứng viên có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành khách sạn, đặc biệt là ở vị trí liên quan đến đặt phòng, thường được ưu tiên. Kinh nghiệm này giúp họ hiểu rõ quy trình đặt phòng, hệ thống phòng và các yêu cầu khách hàng đặc biệt.
• Kiến thức chuyên môn: Nhân viên đặt phòng phải có kiến thức sâu rộng về các phần mềm và hệ thống đặt phòng là quan trọng. Sự thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm như Opera, Amadeus, hoặc các hệ thống đặt phòng khác giúp họ nhanh chóng và chính xác trong việc xử lý thông tin đặt phòng.

Yêu cầu về kỹ năng

• Kỹ năng Giao Tiếp: Nhân viên đặt phòng cần có khả năng giao tiếp xuất sắc để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và truyền đạt thông tin một cách chính xác. Kỹ năng nghe và nói rõ ràng là quan trọng để tạo ra một trải nghiệm tư vấn và đặt phòng tích cực.
• Kiến Thức Về Ngành Dịch Vụ Khách Hàng: Hiểu rõ về ngành dịch vụ khách hàng là yếu tố quan trọng. Nhân viên đặt phòng cần biết cách đối mặt với đòi hỏi và mong muốn của khách hàng, đồng thời cung cấp giải pháp và tư vấn phù hợp để tối ưu hóa trải nghiệm của họ.
• Thành Thạo Công Nghệ: Sự thành thạo trong việc sử dụng các hệ thống đặt phòng và phần mềm quản lý khách sạn là không thể thiếu. Nhân viên cần nhanh chóng và chính xác trong việc xử lý thông tin đặt phòng, theo dõi tính trạng phòng, và thực hiện các thủ tục thanh toán.
• Kỹ Năng Tổ Chức và Quản Lý Thời Gian: Quản lý nhiều yêu cầu đặt phòng cùng một lúc đòi hỏi kỹ năng tổ chức tốt. Nhân viên đặt phòng cần phân loại, theo dõi và xử lý một lượng lớn thông tin một cách hiệu quả, đồng thời giữ được sự linh hoạt trong lịch trình làm việc.
• Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề: Đối mặt với các yêu cầu đặc biệt và vấn đề từ khách hàng đòi hỏi kỹ năng giải quyết vấn đề. Nhân viên đặt phòng cần có khả năng nhanh chóng tìm ra giải pháp linh hoạt và đảm bảo rằng mọi vấn đề được giải quyết một cách hiệu quả.
• Tư Duy Phân Tích và Logic: Sự tư duy phân tích giúp nhân viên đặt phòng nắm bắt và hiểu rõ nhanh chóng về các thông tin khách hàng, từ đó đưa ra quyết định và hỗ trợ khách hàng một cách chính xác và chất lượng.

Các yêu cầu khác

• Tinh thần học hỏi, cầu tiến và chịu khó.
• Tính kỷ luật, trung thực và có trách nhiệm với công việc.
• Nhiệt tình, năng động và sáng tạo.
• Sẵn sàng tham gia các khóa đào tạo và nâng cao kỹ năng chuyên môn.
• Có khả năng thích nghi với môi trường làm việc năng động và thay đổi nhanh.

Các trường đào tạo quản trị khách sạn tốt nhất Việt Nam hiện nay?

• Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân (NEU)
• Trường Đại học Thương mại (TMU)
• Trường Đại học Kinh tế TP.HCM (UEH)
• Trường Đại học Ngoại Thương
• Trường Đại học Công nghiệp TP.HCM (IUH)
• Trường Đại học Tài chính - Marketing (UFM)
• Trường Đại học Ngoại ngữ - Tin học TP. Hồ Chí Minh (HUFLIT)
• Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn

Mỗi trường đại học, cao đẳng sẽ có những chương trình đào tạo khác nhau, chia thành chuyên ngành Du lịch khách sạn riêng hoặc đào tạo chung. Tùy vào định hướng nghề nghiệp, việc làm sau này mà bạn sẽ lựa chọn cho mình chuyên ngành phù hợp nhất. Tất nhiên, nếu muốn tìm việc làm Nhân viên đặt phòng bạn nên ưu tiên chọn chuyên ngành Du lịch khách sạn.